Приложение N 7. Образец заполнения реестра описей

Приложение N 7
к п. 3.3

Образец заполнения реестра описей

1. Первичное поступление дел постоянного хранения, по личному составу, временного (45 лет) хранения, временного (15 лет) хранения в архив организации и составление первых годовых разделов описей дел (заполняются графы 1, 2, 3, 4, 10):

N п/п	N фонда	N описи	Название описи	Количество дел в описи			Крайние даты	Количество листов в описи	Количество экземпляров описи	Примечание
				постоянного хранения	временного (свыше 10 лет) хранения	по личному составу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1	1	1	Постоянного хранения						4
2	1	2	По личному составу						3
3	1	3	Временного (45 лет) хранения						2
4	1	4	Временного (15 лет) хранения						2

2. Опись дел постоянного хранения закончена (заполняются графы 5, 6, 7, 8, 9) и заведена следующая опись дел постоянного хранения (заполняются графы 1, 2, 3, 4, 10):

N п/п	N фонда	N описи	Название описи	Количество дел в описи			Крайние даты	Количество листов в описи	Количество экземпляров описи	Примечание
				постоянного хранения	временного (свыше 10 лет) хранения	по личному составу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1	1	1	Постоянного хранения	9999			15 января 1995 г. - 26 декабря 2006 г.	385	4
2	1	2	По личному составу						4
3	1	3	Временного (45 лет) хранения						4
4	1	4	Временного (15 лет) хранения						4
5	1	5	Постоянного хранения						4

3. Составление ежегодной итоговой записи (например, на 1 января 2015 года):

Всего хранится в архиве 5 (пять) _______________________ описей, из них (цифрами и прописью) постоянного хранения 2 (две) _________________________________________, (цифрами и прописью) временного хранения (свыше 10 лет) 2 (две) ___________________________, (цифрами и прописью) по личному составу 1 (одна) __________________________________________, (цифрами и прописью) в том числе поступило в ________ году __________________________ описей (цифрами и прописью) в том числе выбыло в _______ году ______________________________ описей (цифрами и прописью) Наименование должности работника архива организации, составившего реестр описей Подпись О.И. Архипова Наименование должности руководителя архива(лица, ответственного за архив) Подпись И.Н. Тучин 15.01.2015