Приложение N 1. Реестр процессов, обеспечивающих комплектование, хранение, учет и использование документов в архиве организации

Приложение N 1

Реестр процессов, обеспечивающих комплектование, хранение, учет и использование документов в архиве организации

1. Комплектование архива организации документами

1.1. Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве

1.1.1. Составление, согласование, утверждение номенклатуры дел организации

1.1.1.1. Разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации

1.1.1.2. Выявление состава документов для составления номенклатуры дел

1.1.1.3. Составление заголовков (наименований) дел

1.1.1.4. Систематизация заголовков внутри раздела номенклатуры дел

1.1.1.5. Индексация дел

1.1.1.6. Определение сроков хранения дел

1.1.1.7. Составление итоговой записи номенклатуры дел

1.1.2. Отбор документов для передачи в архив организации и для выделения к уничтожению

1.2. Оформление дел

1.3. Организация розыска недостающих дел

1.4. Передача дел в архив организации

2. Хранение документов в архиве организации

2.1. Организация хранения документов в архиве организации

2.1.1. Систематизация дел в архиве организации

2.1.2. Предоставление помещения для архива организации

2.1.2.1. Определение площади и выбор помещений архива

2.1.2.2. Оснащение архивохранилищ специальным оборудованием

2.1.3. Обеспечение нормативных условий хранения документов

2.1.3.1. Соблюдение противопожарного режима

2.1.3.2. Соблюдение охранного режима

2.1.3.3. Соблюдение нормативного светового режима

2.1.3.4. Соблюдение нормативного температурно-влажностного режима

2.1.3.5. Соблюдение нормативного санитарно-гигиенического режима

2.2. Обеспечение сохранности документов

2.2.1. Рациональное размещение документов в архивохранилище

2.2.2. Топографирование

2.2.3. Контроль за движением документов и их состоянием

2.2.3.1. Проверка наличия и состояния документов

2.2.3.2. Порядок выдачи дел из архивохранилища

2.2.3.3. Установление порядка действий в чрезвычайных ситуациях

3. Учет документов в архиве организации

3.1. Учет поступления дел

3.2. Учет количества и состава дел

3.3. Учет количества и состава описей дел

3.4. Учет количества и состава фондов

3.5. Учет изменений в количестве и составе фонда

3.6. Учет выбытия дел

3.7. Ведение дела фонда

3.8. Учет использования документов

4. Создание и ведение научно-справочного аппарата архива организации

5. Использование архивных документов

5.1. Исполнение запросов пользователей, в т.ч. запросов социально-правового характера

5.2. Информационное обеспечение работников организации

5.3. Выдача документов во временное пользование (в т.ч. для работы в читальном зале архива)

6. Передача дел из архива организации

6.1. Передача дел на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив

6.1.1. Подготовка дел, документов к передаче в государственный (муниципальный) архив

6.1.2. Порядок передачи дел на хранение в государственный (муниципальный) архив

6.2. Передача дел при реорганизации, ликвидации организации

6.3. Передача дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив)

7. Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению