Приложение N 1. Регламент подготовки и проведения совещаний в системе МЧС России

Приложение N 1
к приказу МЧС России
от 03.07.2018 N 265

Регламент
подготовки и проведения совещаний в системе МЧС России

I. Общие положения

1. Настоящий Регламент подготовки и проведения совещаний в системе МЧС России (далее - Регламент) устанавливает перечень и сроки выполнения мероприятий по организации совещаний под председательством руководства МЧС России, начальников территориальных органов, учреждений и организаций МЧС России (далее - совещание).

В МЧС России организуются и проводятся следующие совещания с участием центрального аппарата МЧС России:

ежемесячные тематические селекторные совещания, еженедельные селекторные совещания, заседания Правительственной комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности и её рабочих групп, заседания коллегии МЧС России и военного совета спасательных воинских формирований МЧС России, заседания Общественного совета при МЧС России, совещания по анализу оперативной обстановки на территории Российской Федерации, межведомственные совещания, а также другие совещания под председательством Министра Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - Министр), первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра и заместителей Министра (далее - заместители Министра), руководителей структурных подразделений центрального аппарата МЧС России (далее - ЦА МЧС России).

2. Совещания подразделяются на плановые и внеплановые.

3. Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколами.

4. Структурное подразделение ЦА МЧС России, ответственное за направление деятельности (далее - ответственное подразделение), обеспечивает планирование, подготовку и проведение совещания на всех его этапах, а также за подготовку протокола совещания.

Готовность помещения, в котором проводится совещание, обеспечивает подразделение МЧС России, за которым оно закреплено.

Ответственность за информационно-техническое сопровождение совещания возлагается на Управление информационных технологий и связи МЧС России (далее - УИТС) и на подразделения МЧС России, на территории которых проводится совещание.

II. Организация проведения и сопровождение совещаний

Подготовка к совещаниям

1. При подготовке к совещаниям выполняются следующие мероприятия:

планирование совещаний;

подготовка организационно-распорядительных, информационно-справочных и других материалов;

подготовка помещения;

подготовка технических средств, в том числе средств отображения информации, видео- и аудио-конференц-связи, к проведению совещания;

организация взаимодействия по соответствующим направлениям с участниками совещания и другими должностными лицами по вопросам подготовки совещания.

2. Постоянно действующие коллегиальные органы МЧС России работают по своему регламенту.

При планировании остальных совещаний учитываются сроки, в которые необходимо провести совещание, план работы председателя совещания, количество участников совещания, с определением помещения, в котором планируется проведение совещания. При необходимости привлечения участников совещания в режиме видео-конференц-связи (далее - ВКС) учитывается план работы и возможности системы конференц-связи.

3. При подготовке организационно-распорядительных, информационно-справочных и других материалов разрабатываются следующие документы:

план (повестка, порядок) проведения совещания (приложение N 1 к Регламенту);

вступительное и заключительное слово председателя совещания; список участников совещания от ЦА МЧС России (приложение N 2 к Регламенту);

список участников совещания от территориальных органов МЧС России (приложение N 3 к Регламенту);

список приглашенных участников совещания от федеральных органов исполнительной власти и других организаций (при необходимости, приложение N 4 к Регламенту);

список участников совещания, находящихся в режиме ВКС; список оперативных групп, находящихся в готовности к заслушиванию на совещании (приложение N 5 к Регламенту); проект протокола совещания; презентационные материалы;

раздаточные материалы для участников совещания.

Документы направляются ответственным подразделением на утверждение председателю совещания не позднее трех дней до начала совещания.

4. Повестка или порядок проведения совещания составляется ответственным подразделением на основе указаний председателя совещания. При формировании повестки необходимо учитывать сложность и количество обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в один час.

5. В случае проведения внепланового совещания ответственным подразделением или оперативной дежурной сменой федерального казенного учреждения "Национальный центр управления в кризисных ситуациях" (далее - ФКУ НЦУКС) проводится экстренное оповещение участников совещания о дате, времени, месте совещания, его председателе и тематике рассматриваемых вопросов.

Подготовка документов на внеплановое совещание осуществляется ответственным подразделением в рабочее время или оперативной дежурной сменой ФКУ НЦУКС под руководством ответственного подразделения в нерабочее время.

6. При подготовке помещения к проведению совещания осуществляется:

установление непосредственного контакта с должностным лицом, ответственным за организацию совещания, согласование с ним порядка подготовки помещения к проведению совещания;

подготовка рабочего места председателя совещания, рабочих мест участников совещания, обеспечение необходимым раздаточным материалом, материально-техническими и иными средствами.

7. Подготовка к совещанию технических средств, в том числе средств отображения информации, видео- и аудио-конференц-связи, проводится в соответствии с разделом III настоящего Регламента.

8. Мероприятия по организации взаимодействия по соответствующим направлениям с участниками совещания и другими должностными лицами по вопросам подготовки совещания реализуются ответственным подразделением и включают в себя:

представление повестки или порядка проведения совещания на утверждение председателю совещания;

согласование презентационных материалов;

подготовку и направление заинтересованным подразделениям МЧС России, органам государственной власти и их должностным лицам, организациям и гражданам Российской Федерации писем (телеграмм) о плановом (запланированном) совещании и тематике рассматриваемых вопросов;

сбор материалов, докладов и слайдового сопровождения;

сбор данных об участниках совещания по установленной форме, составление списков для согласования и утверждения заявок на проход и (или) проезд в целях организации пропускного режима.

9. Подразделение ЦА МЧС России, ответственное за взаимодействие со средствами массовой информации (далее - СМИ), совместно с Управлением организации информирования населения ФКУ НЦУКС проводит уточнение порядка освещения в СМИ совещания и принятых на нем решений.

Проведение совещаний

10. При проведении совещаний выполняются следующие мероприятия:

организация встречи, регистрация и размещение участников совещания на рабочих местах;

сопровождение совещания с использованием средств отображения информации (при их наличии);

встреча, сопровождение и организация работы представителей СМИ;

обеспечение устойчивой связи, в том числе видео- и аудио-конференц-связи, а также ведение аудио- и видеозаписи совещания;

сбор аудио-, видеозаписи и материалов совещания и их архивирование;

обеспечение порядка в помещении после завершения совещания и готовности помещения к последующим мероприятиям;

подготовка протокола совещания и представление на подпись руководителю совещания.

11. Порядок организации проведения и использования аудио- и видеозаписи служебных совещаний с участием руководства МЧС России определяется Инструкцией по ведению, хранению и использованию аудио- и видеозаписи служебных совещаний с участием руководства МЧС России (приложение N 2 к настоящему приказу).

12. Протокол составляется в день проведения совещания, согласовывается и представляется на подпись руководителю совещания не позднее, чем на следующий день. Протокол регистрируется и доводится до исполнителей сразу после подписания.

13. Организация встречи, сопровождение, регистрация и размещение участников совещания на рабочих местах осуществляется ответственным подразделением совместно с подразделением МЧС России, за которым закреплено помещение, где проводится совещание. При проведении совещания с участием сотрудников ЦА МЧС России на территории другого ведомства (организации) вышеперечисленные мероприятия осуществляются по согласованию с администрацией ведомства (организации).

14. Участие в совещании представителей СМИ, организация трансляции совещания в прямом эфире телеканалов, качество и порядок отображения фото- и видеоматериалов из зоны чрезвычайной ситуации в прямом эфире, другие вопросы освещения в СМИ реализуются подразделением ЦА МЧС России, ответственным за взаимодействие со СМИ по согласованию с председателем совещания.

15. Форма одежды на ежемесячные тематические селекторные совещания, еженедельные селекторные совещания, коллегии МЧС России и военного совета спасательных воинских формирований МЧС России - синяя специальная МЧС России. Форма одежды на заседания Правительственной комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности, Общественного совета при МЧС России и Экспертного совета МЧС России - представительская.

Особенности организации подготовки, проведения и сопровождения ежемесячных тематических селекторных совещаний и еженедельных селекторных совещаний

16. Ежемесячные тематические селекторные совещания проводятся в первый понедельник месяца в 10.00 (мск) под председательством Министра с участием заместителей Министра, руководителей структурных подразделений ЦА МЧС России, территориальных органов, организаций и учреждений МЧС России, представителей федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации (далее - ФОИВ) и других заинтересованных организаций.

Темы рассматриваемых вопросов и состав докладчиков по тематическим вопросам утверждаются Министром по предложениям Административно-правового управления (далее - АПУ) ежеквартально.

17. Еженедельные селекторные совещания проводятся по понедельникам в 10.00 (мск) под председательством первого заместителя Министра или по его поручению одним из заместителей Министра с участием заместителей Министра, руководителей структурных подразделений ЦА МЧС России, территориальных органов, организаций и учреждений МЧС России, представителей ФОИВ и других заинтересованных организаций.

Вопросы для рассмотрения на еженедельных селекторных совещаниях представляются структурными подразделениями МЧС России в АПУ. Повестка утверждается еженедельно первым заместителем Министра по предложениям АПУ.

18. Ответственность за подготовку и сопровождение совещания возлагается на следующие структурные подразделения МЧС России:

АПУ - за подготовку, утверждение и доведение до структурных подразделений ЦА МЧС России, территориальных органов МЧС России, организаций и учреждений МЧС России центрального подчинения повестки к совещанию, протоколирование, а также за контроль подготовки материалов совещания по тематическому вопросу ответственным подразделением;

УИТС - за планирование и организацию связи;

Подразделение ЦА МЧС России, ответственное за взаимодействие со СМИ - за участие в совещании представителей СМИ, организацию "прямого эфира", качество и порядок отображения в "прямом эфире";

Федеральное государственное казенное учреждение "Рузский центр обеспечения пунктов управления МЧС России" (далее - РЦОПУ) - за обеспечение работы программно-технических средств видео- и аудио-конференц-связи в ходе подготовки и проведения совещания;

ФКУ НЦУКС - за информационно-техническое сопровождение, бесперебойную работу систем жизнеобеспечения помещения, подготовку рабочих мест руководителя и участников совещания, сбор материалов, запланированных к демонстрации на совещании, подготовку списков участников, подготовку представителей ФОИВ для участия в совещании;

территориальные органы МЧС России - за подготовку, качество, и достоверность представляемых материалов, запланированных к демонстрации на совещании.

19. Руководители структурных подразделений ЦА МЧС России, ответственные за тематику рассматриваемого вопроса, организуют:

подготовку и согласование предложений в проект протокола и материалов совещания по тематическому вопросу не позднее 5 рабочих дней до дня проведения ежемесячного тематического селекторного совещания;

подготовку и согласование темы вопроса, планируемого к рассмотрению на еженедельном селекторном совещании, с соответствующим по направлению деятельности заместителем Министра и представление в АПУ, не позднее 5 рабочих дней до дня проведения;

представление в АПУ предложений в проект протокола и материалов совещания по рассматриваемым вопросам не позднее 3 рабочих дней до дня проведения селекторного совещания;

представление в ФКУ НЦУКС перечня ФОИВ, предлагаемых к участию в селекторном совещании.

20. Не позднее 3 рабочих дней до дня проведения селекторного совещания структурными подразделениями ЦА МЧС России, территориальными органами, организациями и учреждениями МЧС России в ФКУ НЦУКС представляются материалы для сопровождения на средствах отображения информации.

III. Организация применения системы конференц-связи при проведении совещаний в системе МЧС России

Организация проведения совещаний в МЧС России с применением системы конференц-связи

1. При организации плановых совещаний с применением системы конференц-связи структурное подразделение ЦА МЧС России, ответственное за подготовку совещания, не позднее чем за 2 суток до проведения данного совещания направляет:

в УИТС, ФКУ НЦУКС и РЦОПУ копию плана совещания с указанием даты, времени, должности и фамилии председателя совещания и список участников совещания;

в ФКУ НЦУКС заявку о выделении помещения на время проведения совещания.

Данное требование не относится к подготовке и проведению следующих совещаний с участием руководства МЧС России (в случае принятия решения председателя совещания о применении системы конференц-связи):

заседание Правительственной комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности и ее рабочих групп;

заседание коллегии МЧС России;

заседание военного совета спасательных воинских формирований МЧС России; заседание Общественного совета при МЧС России; заседание Экспертного совета МЧС России; заседание Центральной аттестационной комиссии МЧС России; заседание комиссии МЧС России по повышению эффективности бюджетных расходов и сокращению текущих затрат;

ежемесячное тематическое селекторное совещание; еженедельное селекторное совещание.

2. При организации внеплановых совещаний заинтересованное структурное подразделение ЦА МЧС России, ответственное за подготовку совещания, докладывает Министру или замещающему должностному лицу, при его отсутствии, по форме (приложение N 8 к Регламенту).

При принятии Министром или замещающим должностным лицом, при его отсутствии, положительного решения, заинтересованное структурное подразделение ЦА МЧС России сообщает о проведении совещания в территориальные органы МЧС России и РЦОПУ по форме (приложение N 9 к Регламенту), а также осуществляет согласование списков и оповещение участников совещания.

3. При возникновении или угрозе возникновения чрезвычайных ситуаций, по решению начальника ФКУ НЦУКС или его заместителя, старший оперативный дежурный ФКУ НЦУКС организует внеплановые совещания МЧС России с применением системы конференц-связи с последующим письменным уведомлением начальника УИТС, которое представляется до 10.00 (мск) следующего рабочего дня по форме (приложение N 10 к Регламенту).

Использование мобильных комплексов ВКС при проведении внеплановых совещаний в МЧС России допускается только по согласованию с начальником УИТС или его заместителем.

4. На межрегиональном уровне с применением системы конференц-связи могут проводиться:

совещания по планам региональных центров МЧС России (далее - РЦ МЧС России) в соответствии с нормами обеспечения конференц-связью в системе МЧС России;

внеплановые совещания при возникновении или угрозе возникновения чрезвычайных ситуаций по решению начальника (заместителя начальника) РЦ МЧС России с уведомлением ФКУ НЦУКС по форме (приложение N 9 к Регламенту).

РЦ МЧС России ежемесячно до 20 числа согласовывают с УИТС сводные (обобщенные) планы проведения совещаний РЦ МЧС России и подчиненных подразделений с использованием системы конференц-связи на очередной месяц.

Использование мобильных комплексов конференц-связи при возникновении или угрозе возникновения чрезвычайных ситуаций осуществляется по решению начальника (заместителя начальника) РЦ МЧС России.

5. На региональном уровне с применением системы конференц-связи могут проводиться:

совещания по планам главных управлений МЧС России (далее - ГУ МЧС России) в соответствии с нормами обеспечения конференц-связью в системе МЧС России;

внеплановые совещания при возникновении или угрозе возникновения чрезвычайных ситуаций по решению начальника (заместителя начальника) ГУ МЧС России с уведомлением регионального центра МЧС России, ФКУ НЦУКС и РЦОПУ по форме (приложение N 9 к Регламенту).

ГУ МЧС России ежемесячно до 15 числа согласовывают с соответствующим РЦ МЧС России планы проведения совещаний с применением системы конференц-связи на очередной месяц.

Использование мобильных комплексов конференц-связи при возникновении или угрозе возникновения чрезвычайных ситуаций осуществляется по решению начальника (заместителя начальника) ГУ МЧС России с обязательным согласованием с УИТС и РЦ МЧС России.

Подготовка и проведение совещаний с применением системы конференц-связи и действия персонала

6. Применение системы конференц-связи обеспечивает участие в совещании должностных лиц, находящихся на значительном удалении от места проведения совещания, с использованием программно-технических средств видео- и аудио-конференц-связи.

7. При обсуждении вопросов, содержащих сведения ограниченного доступа, система конференц-связи не используется.

8. Руководство техническим обеспечением системы конференц-связи в МЧС России осуществляют начальник УИТС, начальники РЦ МЧС России, ГУ МЧС России, начальники спасательных воинских формирований, учреждений и организаций МЧС России.

9. Ответственность за организацию системы конференц-связи в МЧС России возлагается на УИТС.

Ответственность за качество конференц-связи и поддержание в постоянной готовности к использованию по предназначению аппаратуры конференц-связи, каналов связи, обеспечение взаимодействия студий селекторной связи при проведении совещаний в МЧС России возлагается на РЦОПУ, РЦ МЧС России, ГУ МЧС России, спасательные воинские формирования, учреждения и организации МЧС России.

Ответственность за работоспособность оборудования и подготовку персонала к проведению селекторного совещания в режиме конференц-связи возлагается на начальников связи - начальников отделов информационных технологий, связи и автоматизированных систем управления территориальных органов, учреждений и организаций МЧС России.

10. Для обеспечения конференц-связи в качестве основных каналов используются цифровые каналы сети связи с интеграцией услуг МЧС России, в качестве резервных каналов - аналоговые каналы дальней связи и междугородные каналы связи. Для обеспечения конференц-связи с оперативными группами МЧС России из зон чрезвычайных ситуаций используются каналы связи систем спутниковой связи.

11. Во время подготовки и проведения совещания с применением системы конференц-связи на федеральном уровне запрещается использовать технические средства конференц-связи для проведения межрегиональных и региональных совещаний.

12. Мобильные комплексы конференц-связи используются в целях показа характера и масштаба чрезвычайных ситуаций, а также в целях оказания помощи в принятии решения по предупреждению, локализации и ликвидации чрезвычайных ситуаций. Использование в ходе совещания спутниковых комплексов ВКС разрешается до 10 минут, в режиме аудио-конференц-связи продолжительность работы не ограничивается.

13. Запрещается использовать мобильные комплексы конференц-связи для трансляции видеосюжетов, передачи сведений, не несущих информации о чрезвычайных ситуациях.

14. При подготовке и проведении совещаний с применением системы конференц-связи необходимо руководствоваться нормами обеспечения конференц-связью в системе МЧС России (приложение N 6 к Регламенту).

Подготовка и проведение совещаний с использованием аппаратуры стационарной конференц-связи

15. При проверке связи должностное лицо, ответственное за проведение проверок с оконечных устройств конференц-связи:

прибывает на рабочее место участника совещания;

сообщает в студию конференц-связи о готовности к проверке;

по команде режиссера студии конференц-связи проверяет качество изображения и звука;

при неудовлетворительном качестве сообщает режиссеру студии конференц-связи и действует по его команде.

Персонал, ответственный за проведение проверок конференц-связи в студиях:

организует в установленное время проверку качества основных и резервных каналов, линий связи и оконечного оборудования;

при неудовлетворительном качестве связи (неисправности оборудования, каналов связи) докладывает в студию конференц-связи старшего узла связи и принимает меры по устранению неисправности.

В случае отсутствия ВКС или ее неудовлетворительного качества участие должностного лица обеспечивается по системе аудио-конференц-связи или сети междугородной телефонной связи (далее - МГТС), заранее подготовленным к использованию по предназначению.

16. Во время проведения совещания должностное лицо, ответственное за проведение проверок с оконечных устройств конференц-связи:

участвует в совещании, находясь рядом с рабочим местом руководителя совещания, контролирует качество конференц-связи, регулирует вид представляемого с рабочего места видеосигнала (изображение или контент);

контролирует состояние включения/выключения микрофона, качество видеосигнала и вид заднего фона;

во время выступления участника совещания обеспечивает резервную связь со студией конференц-связи старшего узла связи;

при пропадании связи обеспечивает продолжение доклада по резервному каналу связи (аудио-конференц-связи, МГТС) и докладывает в студию конференц-связи старшего узла связи.

Во время проведения совещаний запрещается:

включать в помещении участника совещания устройства, влияющие на качественную работу аппаратуры связи (включая электробытовые приборы), а также вести посторонние переговоры, в том числе по телефону;

допускать несанкционированные действия по включению, отключению, ремонту и перемещению аппаратуры связи, используемой для обеспечения связи.

17. После окончания совещания при наличии недостатков (неисправностей) в работе оконечных устройств конференц-связи, выявленных в ходе проведения совещания, должностное лицо, ответственное за проведение проверок с оконечных устройств конференц-связи, сообщает о них в студию конференц-связи и согласовывает время их устранения.

При наличии недостатков (неисправностей) в работе устройств конференц-связи в студиях конференц-связи, выявленных в ходе проведения совещания, персонал, обеспечивающий конференц-связь, сообщает о них в студию конференц-связи старшего узла связи и согласовывает время их устранения.

Подготовка совещаний с использованием аппаратуры мобильной конференц-связи

18. При подготовке к сеансу связи из зоны чрезвычайной ситуации оператор ВКС оперативной группы МЧС России:

уточняет у старшего оперативной группы МЧС России время и место проведения конференц-связи;

проводит видеосъемку (фотосъемку) зоны чрезвычайной ситуации;

докладывает дежурному режиссеру ВКС ФКУ НЦУКС по телефонам 8 (495) 983-6690, 3780-6690 или режиссеру отдела ВКС РЦОПУ по телефонам 8 (499) 995-5860, 3780-5860 о готовности к сеансу связи (передаче информации), уточняет время проведения сеанса ВКС и проверок;

согласовывает с ФКУ НЦУКС или РЦОПУ режимы работы конференц-связи (основной и резервный), порядок обеспечения служебной связью;

готовит оборудование конференц-связи к работе, обеспечивает проведение проверки в установленное время. Особое внимание обращается на освещенность рабочего места участника совещания;

совместно со студией конференц-связи РЦОПУ проверяет качество изображения и речи, видеоматериалов (видеороликов), резервирование каналов и технических средств ВКС.

19. При проведении сеанса связи оператор ВКС оперативной группы МЧС России:

обеспечивает связь руководителю оперативной группы МЧС России и передачу видеоролика в установленное время, не совпадающее по времени с докладом руководителя совещания в системе конференц-связи;

обеспечивает показ зоны чрезвычайной ситуации в реальном масштабе времени с использованием радиоудлинителя;

при пропадании связи обеспечивает связь по резервному каналу со студией конференц-связи РЦОПУ и докладывает режиссеру ВКС РЦОПУ по телефону (приложение N 7 к Регламенту).

Организация проведения совещаний в МЧС России с оперативными группами МЧС России с использованием системы конференц-связи

20. Решение об участии оперативных групп МЧС России в совещании с использованием системы конференц-связи на федеральном уровне принимает Министр или замещающее должностное лицо, при его отсутствии.

21. Включение оперативных групп МЧС России в конференц-связь с использованием станций спутниковой связи в нерабочее время осуществляется через оперативную дежурную смену ФКУ НЦУКС, в рабочее время - через отдел (ВКС и отображения информации) РЦОПУ по согласованию с УИТС.

22. Ответственность за обеспечение конференц-связи из зоны чрезвычайной ситуации возлагается на старшего оперативной группы МЧС России и оперативного дежурного пункта управления (оперативного обеспечения связи) ФКУ НЦУКС. Общее руководство установлением и поддержанием конференц-связи из зоны чрезвычайной ситуации осуществляет начальник связи территориального органа (учреждения) МЧС России.

23. Порядок действий персонала оперативных групп МЧС России, ответственного за обеспечение конференц-связи из зоны чрезвычайной ситуации, при подготовке и проведении совещаний.

24. При подготовке к сеансу конференц-связи из зоны чрезвычайной ситуации ответственное должностное лицо:

уточняет у старшего оперативной группы МЧС России время и место проведения конференц-связи;

проводит видеосъемку (фотосъемку) зоны чрезвычайной ситуации;

докладывает дежурному режиссеру ВКС ФКУ НЦУКС по телефонам 8 (495) 983-0690, 3780-6690 или режиссеру отдела ВКС РЦОПУ по телефонам 8 (499) 995-5860, 3780-5860 о готовности к работе, уточняет время проведения сеанса конференц-связи и проверок;

согласовывает режимы работы конференц-связи (основной и резервный) и порядок обеспечения служебной связи.

25. При проведении проверки готовности оборудования к сеансу конференц-связи из зоны чрезвычайной ситуации ответственное должностное лицо:

приводит оборудование конференц-связи в работоспособное состояние и обеспечивает проведение проверки в установленное время. Особое внимание обращается на освещенность рабочего места участника совещания;

совместно с вышестоящей студией проверяет качество изображения и речи, видеоматериалов (видеороликов) и отрабатывает переход на резервный канал связи.

26. При проведении сеанса конференц-связи из зоны чрезвычайной ситуации ответственное должностное лицо:

обеспечивает конференц-связь в установленное время;

показывает доклад руководителя оперативной группы МЧС России и видеозапись из зоны чрезвычайной ситуации, в готовности к показу видеоизображения зоны чрезвычайной ситуации с использованием радиоудлинителя.

При прерывании сеанса конференц-связи из зоны чрезвычайной ситуации ответственное должностное лицо докладывает дежурному режиссеру ВКС ФКУ НЦУКС (режиссеру отдела (ВКС и отображения информации) РЦОПУ), по его команде обеспечивает связь по резервному каналу через станцию междугородной связи и студию РЦОПУ по телефонам 8 (495) 983-6541, 8 (495) 983-6999 или обеспечивает подключение к серверу ВКС по номерам 10.21.20.101, 10.21.20.102 или 10.21.20.105.

Проведение проверок системы конференц-связи при подготовке к проведению совещаний

27. Для обеспечения готовности системы конференц-связи к применению по предназначению в МЧС России организуются и проводятся:

ежедневные проверки оборудования ВКС ГУ МЧС России; еженедельные комплексные проверки;

проверки готовности технических средств конференц-связи к проведению совещаний в МЧС России;

тренировки с использованием мобильных комплексов видео-конференц-связи.

28. Ежедневные проверки оборудования ВКС ГУ МЧС России проводятся дежурным группы систем ВКС отдела ВКС РЦОПУ согласно графику проверки на полугодие, утвержденным УИТС.

В ходе проверки проверяются:

настройки серверов ВКС и оборудования ВКС залов совещаний ГУ МЧС России (удалённо);

проверка сервера ВКС в работе (регистрация и прохождение вызовов через VCS);

проверка ошибок на видеосервере, их устранение с последующей перезагрузкой сервера;

проверка оборудования ВКС залов совещаний (прохождение вызова, качество изображения и звука).

29. Еженедельные комплексные проверки готовности стационарной системы конференц-связи организуются начальником РЦОПУ по четвергам.

В ходе комплексной проверки проверяются:

ракурс и качество изображения, звука, наличие и расположение баннера, готовность презентационных материалов;

навыки и умения должностных лиц, ответственных за подготовку и проведение сеансов видео-конференц-связи;

резервирование каналов и линий связи, а также технических средств конференц-связи.

30. Проверки готовности технических средств конференц-связи МЧС России проводятся непосредственно перед проведением совещания.

31. Проверка качества конференц-связи с рабочих мест участников планового совещания осуществляется в день его проведения и обеспечивается должностными лицами, ответственными за проведение проверок с оконечных устройств конференц-связи.

Списки должностных лиц, ответственных за проведение проверок с оконечных устройств конференц-связи, представляются в РЦОПУ руководителями структурных подразделений ЦА МЧС России, начальниками РЦ МЧС России, командирами спасательных воинских формирований, руководителями учреждений и организаций МЧС России 2 раза в год к 15 января и 15 июля и уточняются по мере необходимости.

32. С 6.30 до 7.00 (мск) под руководством начальников связи - начальников отделов информационных технологий, связи и автоматизированных систем управления территориальных органов, учреждений и организаций МЧС России, должностными лицами, ответственными за проведение проверок конференц-связи в РЦ МЧС России, проводится проверка качества каналов связи, их регулировка, настройка региональных систем конференц-связи, в том числе настройка автоматического перевода видеокамеры на выступающего при включении микрофона (настройка "пресетов"), проверка качества видеосигнала и вида заднего фона. Отрабатывается переход на резервные каналы связи (цифровой сети связи с интеграцией услуг МЧС России, информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" с использованием оборудования VipNet, каналы тональной частоты и МГТС) с абонентами ГУ МЧС России. Максимальное время перевода абонента системы конференц-связи на резервный канал связи должно составлять не более 10 сек.

33. С 7.00 до 7.45 (мск) сотрудники РЦОПУ из студии аудио-конференц-связи (г. Москва, ул. Ватутина, д. 1) проводят проверку качества каналов связи, их регулировку, настройку ведомственной системы аудио-конференц-связи со студиями связи МЧС России (г. Москва, Театральный пр., д. 3), РЦ МЧС России, ГУ МЧС России, спасательных воинских формирований, учреждений и организаций МЧС России.

34. С 7.45 до 8.15 (мск) должностными лицами, ответственными за проведение проверок конференц-связи в РЦ МЧС России, проводится проверка абонентов ВКС в РЦ МЧС России.

35. С 8.00 до 8.45 (мск) сотрудниками РЦОПУ, ответственными за проведение проверок конференц-связи, проводится проверка качества каналов связи, их регулировка и настройка ведомственных систем видео- и аудио-конференц-связи с абонентами ЦА МЧС России, территориальными органами МЧС России, организациями и учреждениями МЧС России, задействованными в совещании, из студии конференц-связи по адресу г. Москва, ул. Ватутина, д. 1.

36. С 8.00 до 8.15 (мск) сотрудниками РЦОПУ, ответственными за проведение проверок ВКС, проводится проверка качества изображения и звука, оборудования ВКС, работы резервной системы связи (аудио-конференц-связи) на рабочих местах Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра и заместителей Министра.

37. С 8.15 до 8.45 (мск) сотрудниками РЦОПУ из студии ВКС (г. Москва, ул. Ватутина, д. 1) проводится проверка качества изображения и звука с абонентами ЦА МЧС России, РЦ МЧС России, ГУ МЧС России, организаций и учреждений МЧС России, оперативных групп МЧС России, задействованных в совещании.

38. С 08.30 до 08.45 (мск) под руководством заместителя начальника ФКУ НЦУКС (или лица, его замещающего) проводится уточнение списков участников совещания и доведение уточненного порядка проведения совещания.

В целях оперативного управления дежурными службами МЧС России при проведении плановых совещаний собирается аудиоконференция с участием одного из заместителей Министра. Сотрудниками РЦОПУ проводится сбор технической аудиоконференции, проверка работоспособности включенных в аудиоконференцию средств связи, качества звука на рабочих местах должностных лиц, а также проверка работоспособности средств связи должностных лиц РЦ МЧС России, включенных в аудиоконференцию.

К участию в аудиоконференции от территориальных органов приглашаются заместители начальников РЦ МЧС России и заместители начальников головных ГУ МЧС России. При нахождении начальника РЦ МЧС России в одном из ГУ МЧС России, подчиненном РЦ МЧС России, в аудиоконференции должен участвовать один из заместителей начальника ГУ МЧС России.

39. С 08.45 до 09.45 (мск) проводится комплексная проверка готовности системы конференц-связи со всеми участниками планового совещания под руководством ответственного офицера НЦУКС. Проверяется качество изображения, звука, презентационных материалов, отрабатывается переход на резервные каналы связи.

Проверка телефонной связи с участниками технической аудиоконференции проводится под руководством начальника РЦОПУ или лица его замещающего.

Проверка готовности аппаратуры конференц-связи к проведению планового совещания заканчивается не позднее, чем за 15 минут до назначенного времени проведения совещания.

При подготовке к проведению совещаний (в том числе внеплановых) под руководством Министра или замещающего должностного лица, при его отсутствии, а также первого заместителя Министра, проверки технической готовности системы конференц-связи в МЧС России проводятся с 08.45 до 09.45 (мск) в день проведения совещания под руководством заместителя начальника УИТС (начальника отдела организации и развития связи). Окончательная проверка конференц-связи с запланированными абонентами проводится непосредственно с рабочего места председателя совещания.

40. Проверка готовности аппаратуры конференц-связи к проведению внеплановых совещаний осуществляется аналогично пункту 3.31 настоящего Регламента, при этом проверка готовности аппаратуры конференц-связи начинается за 3 часа до назначенного времени проведения совещания.

Проверка готовности аппаратуры конференц-связи к проведению внеплановых совещаний заканчивается не позднее, чем за 15 минут до назначенного времени проведения совещания.

41. Проверка работоспособности оконечных устройств конференц-связи.

На рабочих местах Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря заместителя Министра, заместителей Министра проверка проводится с 08.00 до 08.15 (мск) сотрудниками РЦОПУ, ответственными за проведение проверок. На рабочих местах других участников внепланового совещания должностных лиц МЧС России - проверка проводится с 8.15 до 8.45 (мск) сотрудниками структурных подразделений ЦА МЧС России, ответственными за проведение проверок с оконечных устройств конференц-связи.

На рабочих местах должностных лиц и в местах коллективного использования системы конференц-связи территориальных органов МЧС России, спасательных воинских формирований, учреждений и организаций МЧС России проверки технических средств конференц-связи проводятся ответственными должностными лицами не позднее, чем за 2 часа до проведения совещания.

42. Тренировки по обеспечению ВКС с использованием мобильных комплексов конференц-связи проводятся в соответствии с планом проведения тренировок с ГУ МЧС России на очередной месяц, разрабатываемым РЦОПУ и утверждаемым начальником УИТС. В ходе тренировок проверяются качество изображения, звука, видеоматериалов (видеороликов), работа радиоудлинителя, отрабатывается переход на резервные каналы связи.

Внеплановые тренировки проводятся только по согласованию с начальником УИТС или его заместителем.

Заказ ресурса спутниковых каналов связи для организации и проведения тренировок, а также подключения оперативных групп МЧС России, осуществляется через пункт управления (оперативного обеспечения связи) ФКУ НЦУКС по телефонам 8 (495) 983-6542, 8 (495) 983-6543 или пункт управления (системой телекоммуникации) РЦОПУ по телефону 8 (495) 992-2260.