Приложение. Порядок регистрации на лицевых счетах бюджетных учреждений, открытых в министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области, обязательств государственных бюджетных учреждений Новосибирской области, принятых по договорам на поставку товаров, оказание услуг и выполнение работ

Приложение
к приказу МФ и НП НСО
от 27 июля 2011 г. N 43-НПА

Порядок
регистрации на лицевых счетах бюджетных учреждений, открытых в министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области, обязательств государственных бюджетных учреждений Новосибирской области, принятых по договорам на поставку товаров, оказание услуг и выполнение работ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет правила представления документов для регистрации на лицевых счетах бюджетных учреждений, открытых в министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области, обязательств государственных бюджетных учреждений Новосибирской области, принятых по договорам на поставку товаров, оказание услуг и выполнение работ, источником финансового обеспечения которых являются:

- средства, предоставленные учреждениям в виде субсидий из областного бюджета Новосибирской области на возмещение нормативных затрат, связанных с оказанием ими в соответствии с государственным заданием государственных услуг (выполнением работ);

- средства, полученные учреждениями сверх установленного государственного задания, а также в случаях, определенных законами, в пределах государственного задания, за выполнение работ (оказание услуг), относящихся к основным видам деятельности учреждения, предусмотренных в его учредительных документах;

- средства, полученные учреждениями от осуществления иных видов деятельности, не являющихся основными видами деятельности, предусмотренных в его учредительных документах.

1.2. В целях настоящего Порядка используются следующие понятия и термины:

Министерство финансов - Министерство финансов и налоговой политики Новосибирской области (МФ и НП НСО);

Управления финансов районов - управления финансов и налоговой политики районов Новосибирской области;

Клиент - государственное бюджетное учреждение Новосибирской области, которому в соответствии с настоящим Порядком открыт лицевой счет в Министерстве финансов;

Лицевой счет - регистр аналитического учета, предназначенный для отражения в учете операций клиентов, связанных с принятием обязательств, кассовыми поступлениями и кассовыми выплатами соответствующих средств;

Казначейское управление - Управление казначейского исполнения бюджета Министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области;

Соответствующее управление - казначейское управление (для клиентов, находящихся на территории г. Новосибирска, г. Бердска, г. Обь, р.п. Кольцово) или управления финансов районов (для клиентов, находящихся на территории районов Новосибирской области).

Для клиентов, расположенных в г. Бердске, соответствующим управлением может быть казначейское управление или Управление финансов и налоговой политики Искитимского района;

АС "Бюджет" - автоматизированная система планирования, исполнения бюджета, бюджетного учета и анализа исполнения бюджетов в финансовых органах;

АС "УРМ" - автоматизированное удаленное рабочее место клиента в АС "Бюджет";

Пакет отчетных форм - файл, содержащий электронные документы, формируемые по лицевому счету клиента сотрудником казначейского управления и подписанные электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП);

Графический файл - файл произвольного формата, прикрепляемый клиентом к электронному документу (платежное поручение, сведения об обязательстве, сведения о документах, подтверждающих возникновение денежных обязательств) и содержащий изображение документа, полученное в результате сканирования бумажного оригинала документа.

Учредитель - государственный орган исполнительной власти Новосибирской области, осуществляющий в отношении государственного бюджетного учреждения Новосибирской области функции и полномочия учредителя.

КОСГУ - классификация операций сектора государственного управления;

ФХД - финансово-хозяйственная деятельность.

1.3. Регистрация обязательств в соответствии с настоящим Порядком осуществляется в целях обеспечения органов государственной власти Новосибирской области, осуществляющих функции и полномочия учредителя бюджетного учреждения, информацией для осуществления контроля за ФХД бюджетного учреждения в соответствии с нормативными правовыми актами.

1.4. Договоры клиентов подлежат представлению в Министерство финансов в течение десяти рабочих дней с момента заключения соответствующих гражданско-правовых договоров.

1.5. Оплата договоров допускается только после их представления в установленном порядке в Министерство финансов.

1.6. Регистрация на лицевых счетах обязательств Министерством финансов осуществляется в АС "Бюджет" с использованием АС "УРМ".

1.7. Обязательства регистрируются на лицевых счетах бюджетных учреждений Министерством финансов в структуре кодов КОСГУ и типов средств.

1.8. Договоры, заключенные на срок, превышающий пределы финансового года, подлежат первоочередной регистрации на лицевых счетах в следующем году за счет плановых показателей ФХД следующего финансового года.

1.9. Регистрация обязательств производится в пределах доведенных клиенту плановых показателей ФХД и с учетом заключенных и неисполненных договоров.

2. Регистрация обязательств по договорам

2.1. Основанием для регистрации обязательств по договорам на лицевых счетах в Министерстве финансов являются:

2.1.1. гражданско-правовые договоры на закупку и поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг;

2.1.2. иные сделки гражданско-правового характера, заключенные посредством составления счета.

2.2. Для регистрации на лицевых счетах в Министерстве финансов обязательств по договорам клиенты направляют в соответствующее управление посредством АС "УРМ" электронный документ, содержащий сведения об обязательстве по договору (далее по тексту - сведения об обязательстве по договору).

Сведения об обязательстве по договорам, предусматривающим поэтапное или периодическое оказание услуг (выполнение работ, поставку товаров):

- ежемесячное, ежеквартальное и т.п.;

- в соответствии с утвержденным договором графиком,

подлежат регистрации на лицевых счетах с разбивкой на этапы в соответствии с условиями заключенных договоров.

Сведения об обязательстве по договорам, не предусматривающим поэтапное или периодическое оказание услуг (выполнение работ, поставку товаров), а также по договорам, относящимся по экономическому содержанию к КОСГУ 221 "Услуги связи" и 223 "Коммунальные услуги", подлежат регистрации на лицевых счетах с указанием только одного этапа договора.

2.3. Обязательства по договорам по оказанию услуг водоснабжения, водоотведения, канализации, теплоснабжения, газоснабжения, электроэнергоснабжения, электросвязи регистрируются на лицевых счетах в Министерстве финансов с указанием в сведениях об обязательстве по договору суммы обязательств, самостоятельно рассчитанной клиентом на текущий год, исходя из установленных тарифов (цен) и предполагаемых объемов потребления вышеуказанных услуг в текущем финансовом году в пределах установленных плановых показателей ФХД.

2.4. Сведения об обязательстве по договору направляются посредством АС "УРМ".

В случае предоставления документов, указанных в пункте 2.1 настоящего Порядка, в виде графических файлов, сведения об обязательстве по договору должны содержать графические файлы с изображением документов, являющихся основанием для регистрации на лицевом счете договора.

В случае заключения договоров в форме электронного документа по результатам проведенных аукционов в электронной форме, данные договоры предоставляются в виде графических файлов с изображением бумажной копии электронного документа, заверенной ЭЦП клиента.

При этом проставление электронной цифровой подписи на сведениях об обязательстве по договору означает подтверждение руководителем клиента соответствия информации, содержащейся в сведениях об обязательстве по договору, отправленных посредством АС "УРМ", информации, содержащейся в соответствующих оригиналах документов о заключенных договорах на бумажном носителе.

За достоверность предоставленных сведений об обязательстве по договору клиенты несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

В случае отсутствия у клиента технической возможности предоставления документов, указанных в пункте 2.1 настоящего Порядка, в виде графических файлов, одновременно со сведениями об обязательстве по договору в соответствующее управление предоставляются заверенные главным бухгалтером клиента копии документов о заключенных договорах на бумажном носителе, которые возвращаются клиентам после проверки.

2.5. Представленные клиентами сведения об обязательстве по договору контролируются соответствующим управлением на:

а) наличие активной электронной цифровой подписи (в случае если она используется);

б) соответствие сведений об обязательстве по договору, предоставленных посредством АС "УРМ", сведениям, содержащимся в графических файлах с изображением документов или предоставленным копиям документов на бумажных носителях по всем реквизитам;

в) наличие следующих реквизитов в договоре:

- номера документа (возможно без номера);

- даты заключения договора;

- даты вступления в силу и даты окончания договора (либо порядка их определения);

- наименования сторон;

- цены договора (либо порядка ее определения);

- размер авансового платежа (при его наличии в договоре);

- сроков поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг;

- сроков оплаты поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг (либо порядок их определения);

- юридических адресов и банковских реквизитов сторон, печатей и подписей уполномоченных лиц;

- приложений к договору, которые являются его неотъемлемой частью (спецификаций, графиков выполнения работ и т.п.), при их наличии;

г) соответствие указанных кодов КОСГУ предмету и содержанию договора;

д) соответствие поля "Содержание договора" в сведениях об обязательстве по договору предмету договора;

е) наличие достаточного остатка плановых показателей ФХД по кодам КОСГУ и типу средств (в автоматическом режиме с использованием АС "Бюджет").

ж) наличие условий об ответственности поставщика (исполнителя, подрядчика) за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства, предусмотренного договором;

з) наличие условий о порядке и сроках осуществления заказчиком приемки поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг на соответствие их количества, комплектности, объема и качества требованиям, установленным в договоре.

Непрохождение какого-либо из вышеуказанных контролей является основанием для отказа в регистрации на лицевых счетах в Министерстве финансов соответствующего обязательства.

2.6. После завершения проверки казначейское управление визирует в АС "Бюджет" сведения об обязательстве по договору и регистрирует обязательства по договору на лицевых счетах, либо делает отметку о недостатках в предоставленных сведениях и возвращает на доработку клиенту, либо делает отметку об отказе в регистрации обязательств по договору на лицевых счетах и указывает причину отказа.

Обязательства по договору, принятые клиентами, обслуживающимися в управлениях финансов районов, контролируются по месту обслуживания лицевых счетов.

После завершения проверки Управления финансов районов визируют в АС "Бюджет" сведения об обязательстве по договору, либо делают отметку о недостатках в предоставленных сведениях и возвращают на доработку клиенту, либо делают отметку об отказе в отражении на лицевых счетах и указывает причину отказа.

2.7. На основании сведений об обязательстве по договору, прошедших контроль в соответствии с настоящим разделом, обязательства регистрируются на лицевых счетах клиентов.

При регистрации на лицевых счетах обязательства ему автоматически присваивается уникальный регистрационный номер в пределах текущего финансового года.

Если в одном договоре предусматривается наличие обязательств, исполняемых по нескольким кодам КОСГУ, то такие обязательства регистрируются на лицевых счетах раздельно с присвоением регистрационного номера каждому обязательству.

При наличии в договоре условий авансирования, обязательство на аванс и обязательство на окончательный расчет регистрируются на лицевых счетах с присвоением отдельных регистрационных номеров.

2.8. Регистрация на лицевых счетах обязательств по договору приводит к уменьшению суммы свободного остатка плановых показателей ФХД на лицевом счете бюджетного учреждения.

2.9. Министерство финансов ведет Журнал принятых обязательств (приложение N 1 к настоящему Порядку) в электронном виде в АС "Бюджет".

2.10. По письменному запросу клиента казначейское управление выдает Справку об исполнении обязательств по состоянию на первое число соответствующего месяца по форме согласно приложению N 2 к настоящему Порядку в составе пакета отчетных форм.

2.11. Зарегистрированные на лицевых счетах и неисполненные в текущем финансовом году обязательства подлежат первоочередной регистрации на лицевых счетах на основании ведомости контроля неисполненных обязательств в следующем финансовом году за счет плановых показателей ФХД следующего финансового года.

3. Представление уточнений к обязательствам по договорам

3.1. Клиенты в течение десяти рабочих дней с момента изменения или прекращения соответствующих договорных отношений обязаны уведомить Министерство финансов об изменениях в зарегистрированных на лицевых счетах обязательствах посредством внесения изменений в них.

Основанием для внесения изменений в обязательства по договору, зарегистрированные на лицевых счетах, являются документы, подтверждающие изменение условий или прекращение соответствующих договоров.

Основанием для внесения изменений в обязательства по договору, зарегистрированные на лицевых счетах, помимо иных документов, подтверждающих изменение условий или прекращение соответствующих обязательств, может являться уведомление об одностороннем отказе от исполнения обязательств полностью или частично, направленное клиентом контрагенту на основании пункта 3 статьи 450 Гражданского кодекса Российской Федерации.

3.2. Для регистрации на лицевых счетах изменений в обязательства по договору клиенты должны подготовить и предоставить в соответствующее управление сведения об изменениях условий договоров (далее - сведения об изменении обязательств) в порядке, аналогичном описанному в разделе 2 настоящего Порядка, при этом в сведениях об изменениях обязательств указываются регистрационные номера обязательств по изменяемым договорам (или последних изменений к ним).

В поле "Примечание" в обязательном порядке указывается изменяемый параметр сведений об изменении обязательств, а также указывается наименование и реквизиты документа, являющегося основанием для данных изменений.

3.3. Изменения обязательств по договорам на оказание услуг водоснабжения, водоотведения, канализации, теплоснабжения, газоснабжения, электроэнергоснабжения, электросвязи, регистрируются на лицевых счетах в Министерстве финансов с указанием суммы, самостоятельно рассчитанной клиентом на текущий год, исходя из установленных тарифов (цен) и предполагаемых объемов потребления вышеуказанных товаров, работ, услуг в текущем году в пределах доведенных плановых показателей ФХД с учетом фактически потребленного объема вышеуказанных услуг за истекший период текущего года.

3.4. Сведения об изменениях обязательств контролируются соответствующим управлением в соответствии с пунктом 2.5 настоящего Порядка.

Сведения об изменениях обязательств дополнительно контролируются соответствующим управлением на предмет непротиворечия фактически исполненной части основных обязательств (в автоматическом режиме).

3.5. Обязательству, возникшему при дополнении (изменении) ранее зарегистрированных на лицевых счетах обязательств, автоматически присваивается новый уникальный регистрационный номер в пределах текущего финансового года.

3.6. В случае досрочного прекращения исполнения договора для оформления завершения исполнения обязательств клиентом должны быть подготовлены и предоставлены в соответствующее управление сведения об изменениях обязательств, содержащие сумму фактически исполненных обязательств.

В случае, когда дополнительное соглашение о прекращении обязательств не может быть представлено, клиент предоставляет в соответствующее управление согласованное с учредителем ходатайство в произвольной форме о досрочном прекращении исполнения обязательств с объяснением причин, препятствующих предоставлению дополнительного соглашения.

3.7. По окончании финансового года в течение пяти рабочих дней казначейское управление формирует Ведомость контроля неисполненных обязательств по каждому клиенту по форме согласно приложению N 3 к настоящему Порядку.

Клиент обязан письменно сообщить в соответствующее управление в течение трех рабочих дней после получения Ведомости контроля неисполненных обязательств свои возражения. При отсутствии возражений в указанные сроки, Ведомость контроля неисполненных обязательств считается подтвержденной.

4. Регистрация обязательств по оплате гражданско-правовых договоров,
и их аннулирование

4.1. Основанием для регистрации на лицевых счетах в Министерстве финансов обязательств по оплате гражданско-правовых договоров, являются:

- счет-фактура;

- акт о приемке выполненных работ, услуг;

- акт приема-передачи товаров;

- товарная накладная;

- иные документы, подтверждающие обязательства по оплате гражданско-правовых договоров.

Для регистрации на лицевых счетах обязательств по оплате гражданско-правовых договоров, по строительству и капитальному ремонту дополнительно предоставляется первичная учетная документация, подтверждающая объемы выполненных работ (ф. КС 2, ф. КС 3, оформленные в соответствии с требованиями Госкомстата РФ).

4.2. Для регистрации на лицевых счетах обязательств по оплате гражданско-правовых договоров, клиенты направляют в соответствующее управление посредством АС "УРМ" электронный документ, содержащий сведения об обязательствах по оплате гражданско-правовых договоров, в котором указывается регистрационный номер обязательства по договору, являющегося основанием для возникновения данного документа.

В случае предоставления документов, указанных в пункте 4.1 настоящего Порядка, в виде графических файлов, сведения об обязательствах по оплате гражданско-правовых договоров, должны содержать графические файлы с изображением документов, являющихся основанием для регистрации на лицевом счете обязательств по оплате гражданско-правовых договоров.

При этом проставление электронной цифровой подписи на сведениях об обязательствах по оплате гражданско-правовых договоров означает, что руководитель клиента подтверждает соответствие информации, содержащейся в сведениях об обязательствах по оплате гражданско-правовых договоров, отправленных посредством АС "УРМ", информации, содержащейся в соответствующих оригиналах документов на бумажном носителе.

За достоверность предоставленных сведений об обязательствах по оплате гражданско-правовых договоров, клиенты несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

В случае отсутствия у клиента технической возможности предоставления документов, указанных в пункте 4.1 настоящего Порядка, в виде графических файлов, одновременно со сведениями об обязательствах по оплате гражданско-правовых договоров, в соответствующее управление предоставляются заверенные главным бухгалтером клиента копии первичных учетных документов об исполнении заключенных договоров на бумажном носителе, которые возвращаются клиентам после проверки.

4.3. В соответствующем управлении представленные сведения об обязательствах по оплате гражданско-правовых договоров, контролируются на:

а) наличие активной электронной цифровой подписи (в случае если она используется);

б) соответствие сведений об обязательствах по оплате гражданско-правовых договоров, сведениям об обязательстве по договору, по которому соответствующие документы являются основанием для оплаты;

в) соответствие сведений об обязательствах по оплате гражданско-правовых договоров, сведениям, содержащимся в графических файлах с изображением документов, или копиям документов на бумажном носителе по всем реквизитам;

г) непревышение суммы, указанной в сведениях об обязательствах по оплате гражданско-правовых договоров, суммы неисполненных обязательств.

Непрохождение какого-либо из вышеуказанных контролей является основанием для отказа в регистрации на лицевых счетах в Министерстве финансов обязательств по оплате гражданско-правовых договоров.

После завершения проверки казначейское управление визирует в АС "Бюджет" сведения об обязательствах по оплате гражданско-правовых договоров, и регистрирует обязательства на лицевых счетах, либо делает отметку об отказе в регистрации на лицевых счетах и указывает причину отказа.

Сведения об обязательствах по оплате гражданско-правовых договоров у клиентов, обслуживающихся в управлениях финансов районов, контролируются по месту обслуживания лицевых счетов.

После завершения проверки Управления финансов районов визируют в АС "Бюджет" сведения об обязательствах по оплате гражданско-правовых договоров, либо делают отметку об отказе в регистрации на лицевых счетах обязательств и указывают причину отказа.

4.4. Обязательства по оплате гражданско-правовых договоров регистрируются на лицевых счетах Министерством финансов под уникальными регистрационными номерами, присвоенными в АС "Бюджет" в пределах текущего года.

4.5. Зарегистрированные на лицевых счетах в Министерстве финансов обязательства по оплате гражданско-правовых договоров, могут быть аннулированы полностью либо частично. Аннулирование обязательств по оплате гражданско-правовых договоров может быть произведено только на неоплаченную часть обязательств.

Для аннулирования обязательств по оплате гражданско-правовых договоров клиенты направляют электронный документ об аннулировании обязательств по оплате гражданско-правовых договоров (далее - сведения об аннулировании).

В поле "Примечание" сведений об аннулировании клиент указывает причину аннулирования обязательств по оплате гражданско-правовых договоров.

В случае предоставления документов в виде графических файлов, сведения об аннулировании должны содержать графические файлы с изображением документов, являющихся основанием для аннулирования ранее зарегистрированных на лицевых счетах обязательств по оплате гражданско-правовых договоров.

При этом проставление электронной цифровой подписи на сведениях об аннулировании означает, что руководитель клиента подтверждает соответствие информации, содержащейся в сведениях об аннулировании, отправленным посредством АС "УРМ", информации, содержащейся в соответствующих оригиналах документов на бумажном носителе.

За достоверность предоставленных сведений об аннулировании клиенты несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

В случае отсутствия у клиента технической возможности предоставления документов в виде графических файлов, одновременно со сведениями об аннулировании в соответствующее управление предоставляются заверенные главным бухгалтером клиента копии первичных учетных документов об отказе от ранее принятых обязательств, которые возвращаются клиентам после проверки.

В случае полного или частичного отказа от ранее принятых обязательств по оплате гражданско-правовых договоров в части полного или частичного возврата товара подтверждающим документом является:

- товарная накладная, подтверждающая возврат товара, составленная по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В случае полного или частичного отказа от ранее принятых обязательств по оплате гражданско-правовых договоров в части выполненных работ, оказанных услуг, подтверждающими документами являются:

- претензия;

- акт некачественно выполненных работ, оказанных услуг;

- уведомление об одностороннем отказе от исполнения обязательств полностью или частичного по договору.

В соответствующем управлении представленные сведения об аннулировании контролируются на:

а) наличие активной электронной цифровой подписи (в случае если она используется), в автоматическом режиме;

б) соответствие сведений об аннулировании сведениям об обязательстве по договору и сведениям об обязательствах по оплате гражданско-правовых договоров, подлежащих изменению;

в) соответствие сведений об аннулировании сведениям, содержащимся в графических файлах с изображением документов, или копиям документов на бумажном носителе, по всем реквизитам;

г) непревышение суммы неисполненных обязательств по оплате гражданско-правовых договоров (в автоматическом режиме).

5. Исполнение обязательств, зарегистрированных на лицевых счетах

5.1. Оплата обязательств возможна только после регистрации советующих обязательств на лицевых счетах.

5.2. При оплате зарегистрированных на лицевых счетах обязательств клиент предоставляет платежные поручения с указанием соответствующих регистрационных номеров.