Приложение N 1. Единый отраслевой порядок по подготовке систем менеджмента организаций - участников международных проектов к сертификации

N
п/п

Этап

Результат

Сроки исполнения, рабочие дни

Участники и их роли

Комментарий к этапу

1

2

3

4

5

6

1.

Подтверждение соответствия системы менеджмента базовым требованиям*(1)

Сертификат(ы) соответствия системы менеджмента организации базовым требованиям

С учетом п. 1.1-1.11

Ответственный: Руководитель организации

1.1. КП

Назначение ответственных за выполнение работ

Организационно-распорядительный документ организации о формировании рабочей группы по доведению системы менеджмента организации до соответствия базовым требованиям

15

(от даты введения Порядка в действие в организации)

Ответственный:

Руководитель организации утверждает организационно-распорядительный документ организации о формировании рабочей группы

Участники:

Руководитель подразделения по управлению качеством:

1. Определяет состав рабочей группы (определяет перечень подразделений организаций, работники которых должны принять участие в рабочей группе).

2. Определяет руководителя рабочей группы.

3. Готовит проект организационно-распорядительного документа организации о формировании рабочей группы

При назначении руководителя рабочей группы (не ниже заместителя генерального директора) на него должны быть возложены обязанности за организацию и выполнение работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия базовым требованиям, а также за предоставление отчетности руководителю организации о ходе выполнения работ.

Руководитель подразделения по управлению качеством должен быть включен в состав рабочей группы по доведению системы менеджмента организации до соответствия базовым требованиям в обязательном

порядке.

Объем контроля - сплошной метод

Свидетельство контроля: утвержденный организационно-распорядительный документ организации о формировании рабочей группы по доведению системы менеджмента организации до соответствия базовым требованиям

1.2.

Анализ существующей системы менеджмента организации на предмет соответствия базовым требованиям

Отчет о результатах анализа действующей системы менеджмента организации на предмет соответствия базовым требованиям

20-25

(после п. 1.1)

Ответственный:

Руководитель рабочей группы утверждает отчет о результатах анализа действующей системы менеджмента организации на предмет соответствия базовым требованиям.

Участники:

Члены рабочей группы готовят проект отчета о результатах анализа действующей системы менеджмента организации на предмет соответствия базовым требованиям

При подготовке проекта отчета руководитель рабочей группы и члены рабочей группы:

1. Проводят анализ действующей системы менеджмента организации на соответствие базовым требованиям,

2. Определяют перечень требований, не реализованных в системе менеджмента организации

1.3.

Определение области применения системы менеджмента

Документ, утверждающий область применения системы менеджмента и перечень процессов

15-20

(после п. 1.2)

Ответственный:

Руководитель организации утверждает область применения системы менеджмента и перечень процессов

Участники:

Руководитель рабочей группы и члены рабочей группы определяют область применения системы менеджмента и перечень процессов

При определении области применения системы менеджмента и перечня процессов должны быть определены границы системы менеджмента и охватываемая ей деятельность, а также схемы взаимодействия процессов

1.4. КП

Планирование работ

Программа проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия базовым требованиям

10-15

(после п. 1.3)

Ответственный:

Руководитель рабочей группы утверждает программу проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия базовым требованиям

Участники:

Члены рабочей группы разрабатывают проект программы проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия базовым требованиям

В разрабатываемую программу проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия базовым требованиям, следует включать план-график разработки документированных процедур, мероприятия по совершенствованию существующей системы менеджмента и т.п. При формировании программы проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия базовым требованиям рекомендуется учитывать требования МАГАТЭ GSR Part 2.

Объем контроля - сплошной метод

Свидетельство контроля:

Утвержденная программа проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия базовым требованиям

1.5.

Выполнение работ

Отчет о выполнении программы проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия базовым требованиям

В соответствии с утвержденной программой проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия базовым требованиям (после п. 1.4)

Ответственный:

Руководитель рабочей группы утверждает отчет о выполнении программы проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия базовым требованиям

Участники:

Ответственные исполнители в соответствии с утвержденной программой проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия базовым требованиям осуществляют выполнение запланированного объема работ

В отчете должна быть дана оценка соответствия системы менеджмента организации базовым требованиям

1.6.

Обучение персонала (при необходимости)

Отчет о проведении обучения персонала организации

В соответствии с планом по подготовке персонала

(после п. 1.5)

Ответственный:

Руководитель подразделения по управлению персоналом утверждает отчет о проведении обучения персонала организации.

Участники:

Члены рабочей группы, руководитель подразделения по управлению персоналом организуют обучение персонала и подготовку проекта отчета о проведении обучения персонала организации.

Обучение персонала должно включать:

1. Определение направлений, по которым будет проводиться обучение.

2. Разработку программ обучения.

3. Определение перечня персонала, который должен пройти обучение.

4. Включение обучения в план по подготовке персонала.

5. Организацию и проведение обучения.

Данные работы проводятся в соответствии с порядком, установленном в организации

1.7.

Доработка по результатам внедрения

Отчет об устранении несоответствий

В соответствии с утвержденным планом мероприятий по устранению выявленных несоответствий

(после п. 1.6 или после п. 1.5)

Ответственный:

Руководитель рабочей группы утверждает план мероприятия по устранению выявленных несоответствий и отчет об устранении несоответствий.

Участники:

Члены рабочей группы, руководители подразделений определяют перечень выявленных несоответствий, проводят их анализ, устанавливают причины несоответствий, разрабатывают проект плана мероприятий по устранению выявленных несоответствий, реализуют план мероприятий по устранению выявленных несоответствий и их причин, готовят проект отчета об устранении несоответствий

По результатам работ должны быть получены доказательства соответствия системы менеджмента организации базовым требованиям.

Работы по управлению с выявленными несоответствиями должны проводиться в соответствии с порядком установленном в организации

1.8.

Принятие решения о готовности системы менеджмента организации к сертификации

Решение о начале процедуры сертификации системы менеджмента организации на соответствие базовым требованиям

2-5 (после п. 1.7)

Ответственный:

Руководитель организации выдает поручение руководителю подразделения по управлению качеством о начале процедуры сертификации системы менеджмента организации на соответствие базовым требованиям

Выдача поручения осуществляется в соответствии с порядком, установленном в организации

1.9.

Разработка технического задания для привлечения органа по сертификации системы менеджмента

Техническое задание для привлечения органа по сертификации системы менеджмента

10-15

(после п. 1.8)

Ответственный:

Руководитель подразделения по управлению качеством подписывает техническое задание для привлечения органа по сертификации системы менеджмента

Техническое задание должно быть разработано с учетом базовых требований (перечень базовых требований в приложении N 1 к Порядку)

1.10.

Организация привлечения органа по сертификации

Договор(ы) с органом(ами) по сертификации систем менеджмента

В соответствии с требованиями ЕОСЗ

(после п. 1.9)

Ответственный:

Руководитель подразделения по закупкам организует процедуру закупки и обеспечивает подписание договора с органом(ми) по сертификации

Заключение договора(ов) с органом(ами) по сертификации систем менеджмента должно осуществляться по правилам и в соответствии с ЕОСЗ, с учетом базовых требований (перечень базовых требований в приложении N 1 к Порядку)

1.11. КП

Проведение сертификации системы менеджмента организации

Результаты сертификации системы менеджмента организации

В соответствии со сроками проведения сертификации*(2)

(после п. 1.9)

Ответственный:

Руководитель организации, организует проведение сертификации системы менеджмента организации органом(ми) по сертификации.

Участники:

Руководители подразделений, работники организации участвуют в проведении сертификации системы менеджмента организации органом(ами) по сертификации

Сертификация системы менеджмента осуществляется в соответствии с порядком, действующим в системе сертификации.

Объем контроля - сплошной метод

Свидетельство контроля:

сертификат(ы) соответствия системы менеджмента организации

1.12.

Анализ выявленных при сертификации системы менеджмента организации несоответствий (при их наличии)

Отчет об устранении несоответствий

В соответствии с утвержденным планом мероприятий по устранению выявленных несоответствий

(после п. 1.10)

Ответственный:

Руководитель организации утверждает план мероприятий по устранению выявленных несоответствий и отчет об устранении несоответствий.

Участники:

Руководитель рабочей группы, члены рабочей группы, руководители подразделений определяют перечень выявленных несоответствий, проводят их анализ, устанавливают причины несоответствий, разрабатывают проект плана мероприятий по устранению выявленных несоответствий, реализуют план мероприятий по устранению выявленных несоответствий и их причин, готовят проект отчета об устранении несоответствий

Работы по управлению с выявленными несоответствиями должны проводиться в соответствии с порядком, установленном в организации

2.

Подтверждение соответствия системы менеджмента требованиям конкретного(ых) заказчика(ов)

Документ, подтверждающий соответствия системы менеджмента организации требованиям заказчика

С учетом

п. 2.1-2.8

Ответственный:

Руководитель организации

2.1. КП

Инициирование Назначение ответственных за выполнение работ

Организационно-распорядительный документ организации о формировании рабочей группы по доведению системы менеджмента организации до соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов)*(3)

5-10

(только после завершения этапа 1)

Ответственный:

Руководитель организации утверждает организационно-распорядительный документ организации о формировании рабочей группы

Участники:

Руководитель подразделения по управлению качеством:

1. Определяет состав рабочей группы (определяет перечень подразделений организаций, работники которых должны принять участие в рабочей группе).

2. Определяет руководителя рабочей группы.

3. Готовит проект организационно-распорядительного документа организации о формировании рабочей группы

В организационно-распорядительном документе организации о формировании рабочей группы должен быть определен перечень заказчиков и выдано поручение о начале работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов).

При назначении руководителя рабочей группы (не ниже заместителя генерального директора) на него должны быть возложены обязанности за организацию и выполнение работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов), а также за предоставление отчетности руководителю организации о ходе выполнения работ.

Руководитель подразделения по управлению качеством должен быть включен в состав рабочей группы по доведению системы менеджмента организации до соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов) в обязательном порядке.

Объем контроля - сплошной метод

Свидетельство контроля:

утвержденный организационно-распорядительный документ организации о формировании рабочей группы по доведению системы менеджмента организации до соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов)

2.2.

Определение перечня организаций, устанавливающих требования

Перечень организаций, устанавливающих требования, утвержден

5-10

(после п. 2.2)

Ответственный:

Руководитель рабочей группы утверждает перечень организаций, устанавливающих требования, которые должны быть учтены в системе менеджмента организации.

Участники:

Члены рабочей группы определяют и анализируют перечень органов регулирования стран, в которые предполагается поставка продукции

2.3. КП

Анализ существующей системы менеджмента организации на предмет соответствия требованиям заказчика

Отчет о результатах анализа действующей системы менеджмента организации на предмет соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов)

20-25*(4)

(после п. 2.2)

Ответственный:

Руководитель рабочей группы утверждает отчет о результатах анализа действующей системы менеджмента организации на предмет соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов)

Участники:

Члены рабочей группы проводят анализ требований заказчика (перечень вопросов, на которые должны быть получены ответы при проведении анализа требований заказчика в приложении N 2 к Порядку) и готовят проект отчета о результатах анализа действующей системы менеджмента организации на предмет соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов)

При анализе требований, которые должны быть учтены в системе менеджмента организации, должны быть определены требования:

1. К наличию обязательных лицензий/разрешений на деятельность и порядку их выдачи;

2. К системам менеджмента организации и её отдельным процессам, отличающимся от базовых требований.

3. К процессу и порядку подтверждения соответствия системы менеджмента организации, отличающиеся от базовых требований (сертификация/квалификация поставщика со стороны заказчика/декларация).

4. К процессу и порядку подтверждения соответствия продукции

(сертификация/контроль в процессе производства/декларация).

5. К процессам производства продукции, включая специальные процессы.

6. К аккредитации лабораторий.

7. К компетенции и квалификации персонала.

8. К привлекаемым поставщикам и/или подрядчикам (цепочке кооперации);

9. По обращению с несоответствующей продукцией и работе с претензиями;

10. К гарантийным обязательствам;

11. По коммуникации.

В отчет о результатах анализа действующей системы менеджмента организации на предмет соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов) должны быть включены:

1. Результаты анализа действующей системы менеджмента организации на соответствие требованиям конкретного(ых) заказчика(ов);

2. Перечень требований, не реализованных в системе менеджмента организации;

3. Перечень мероприятий, необходимых для обеспечения соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов) (получение лицензий/разрешений, сертификация системы менеджмента организации, сертификация продукции, аккредитация лаборатории и т.п.)

Объем контроля - сплошной метод

Свидетельство контроля: утвержденный отчет о результатах анализа действующей системы менеджмента организации на предмет соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов)

2.4. КП

Планирование работ

Программа проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов)

10-15

(после п. 2.3)

Ответственный:

Руководитель рабочей группы утверждает программу проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов)

Участники:

Члены рабочей группы разрабатывают проект программы проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов)

В разрабатываемую программу проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов) следует включать план-график разработки документированных процедур, мероприятия по совершенствованию существующей системы менеджмента, получение лицензий/разрешений, сертификацию продукции, аккредитацию лаборатории и т.п.

Объем контроля - сплошной метод.

Свидетельство контроля:

Утвержденная программа проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов)

2.5.

Оценка необходимых ресурсов для выполнения работ

Утвержденные сроки выполнения работ, потребность в ресурсах, смета расходов (при необходимости)

3-5

(после п. 2.4)

Ответственный: Руководитель организации утверждает сроки выполнения работ, потребность в ресурсах, смету расходов (при необходимости)

Участники:

Руководитель рабочей группы и члены рабочей группы:

1. Проводят оценку сроков и анализ необходимых ресурсов (включая финансовые) для доведения системы менеджмента организации до соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов), включая получение лицензий/разрешений, сертификацию продукции, аккредитацию лаборатории и т.п.

2. Включают работы по получению разрешительных документов в финансовый план

Определение, планирование и выделение ресурсов, необходимых для выполнения работ осуществляется в порядке, установленном в организации

2.6.

Выполнение работ

Отчет о проведении работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов)

В соответствии с утвержденной программой проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов)

(после п. 2.5)

Ответственный:

Руководитель рабочей группы утверждает программу проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов) и отчет о проведении работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов).

Участники:

Ответственные исполнители в соответствии с утвержденной программой проведения работ по доведению системы менеджмента организации до соответствия требованиям конкретного(ых) заказчика(ов) осуществляют выполнение запланированного объема работ

В отчете должна быть дана оценка соответствия системы менеджмента организации требованиям конкретного(ых) заказчика(ов)

2.7. КП

Оценка системы менеджмента организации со стороны заказчика

Результаты оценки системы менеджмента организации со стороны заказчика

В соответствии с процедурой заказчика

(после п. 2.6)

Ответственный: Руководитель организации организует проведение оценки системы менеджмента организации со стороны заказчика.

Участники:

Руководители подразделений, работники организации участвуют в проведении оценки системы менеджмента организации со стороны заказчика

Оценка системы менеджмента организации со стороны заказчика осуществляется в соответствии с порядком, действующем у заказчика.

Объем контроля - сплошной метод

Свидетельство контроля:

документ, подтверждающий соответствия системы менеджмента организации требованиям заказчика или заключенный контракт

2.8.

Анализ выявленных при оценке системы менеджмента организации со стороны заказчика несоответствий

(при их наличии)

Отчет об устранении несоответствий

В соответствии с утвержденным планом мероприятий по устранению выявленных несоответствий

(после п. 2.7)

Ответственный:

Руководитель организации утверждает план мероприятия по устранению выявленных несоответствий и отчет об устранении несоответствий.

Участники:

Члены рабочей группы, руководители подразделений определяют перечень выявленных несоответствий, проводят их анализ, устанавливают причины несоответствий, разрабатывают проект плана мероприятий по устранению выявленных несоответствий, реализуют план мероприятий по устранению выявленных несоответствий и их причин, готовят проект отчета об устранении несоответствий

Работы по управлению с выявленными несоответствиями должны проводиться в соответствии с порядком, установленном в организации