Приложение N 1. Положение об организации проектной деятельности в Министерстве спорта Российской Федерации

Приложение N 1
к приказу Министерства спорта
Российской Федерации
от 04 мая 2018 г. N 426

Положение
об организации проектной деятельности в Министерстве спорта Российской Федерации

I. Общие положения

1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации проектной деятельности в Министерстве спорта Российской Федерации (далее - Министерство).

2. Организационная структура системы управления проектной деятельностью Министерства включает в себя:

а) постоянные органы управления проектной деятельностью Министерства, к которым относятся:

координационный орган;

проектный офис;

б) формируемые в целях реализации проектов (программ) Министерства временные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

проектный комитет (программы);

функциональный заказчик проекта (программы);

руководитель проекта (программы);

администратор проекта (программы);

рабочая группа проекта (программы);

участники проекта (программы);

в) обеспечивающие и вспомогательные органы управления проектной деятельностью Министерства:

общественно-деловой совет;

экспертные группы.

II. Инициирование проектов (программ) Министерства и формирование портфеля проектов (программ) Министерства

Предложение по проекту (программе) Министерства

3. Предложения по ведомственным проектам (программам) Министерства (далее - проект (программа) инициируются Министром, заместителями Министра, координационным органом, проектным офисом, структурными подразделениями Министерства, подведомственными организациями Министерства, а также в соответствии с решениями Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, федерального проектного офиса.

Предложения по проектам (программам) могут инициироваться органами власти субъектов Российской Федерации, общественными объединениями, научными и другими организациями, а также по итогам проведения экспертно-аналитических мероприятий (заседаний) рабочих органов Совета при Президенте Российской Федерации по развитию физической культуры и спорта.

В целях формирования предложений по проектам (программам) проектным офисом могут проводиться проектные сессии с участием Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Министерства, сотрудников Министерства и подведомственных Министерству организаций, представителей общественно-деловых кругов и экспертного сообщества.

4. При наличии решения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Министра о целесообразности подготовки проекта (программы) разработка и одобрение предложения по проекту (программе) не требуются. В соответствии с решением формируется паспорт проекта (программы).

5. Предложение по проекту (программе) должно содержать идею проекта (программы), описание проблемы, цели, конкретные результаты и показатели, базовые подходы к способам, этапам и формам их достижения, обоснования оценки сроков, бюджета, риски и иные сведения о проекте (программе). Цель проекта (программы) должна соответствовать следующим принципам: конкретность, измеримость, достижимость, реалистичность.

6. Подготовка предложения по проекту (программе) осуществляется по форме и содержанию согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

7. Инициатор представляет предложение по проекту (программе) в проектный офис.

8. Проектный офис в течение 14 дней готовит заключение на предложение по проекту (программе) и вносит его вместе с предложением на рассмотрение в координационный орган.

9. Координационный орган рассматривает предложение по проекту (программе) вместе с заключением, представленным проектным офисом и принимает одно из следующих решений:

1) об одобрении реализации предложения и подготовке паспорта проекта (программы), назначает структурное подразделение Министерства, ответственное за разработку паспорта проекта (программы);

2) о нецелесообразности (отказе) реализации проекта (программы);

3) о доработке предложения по проекту (программе) к повторному рассмотрению. В случае необходимости устанавливает срок повторного рассмотрения предложения координационным органом.

Паспорт проекта (программы)

10. По проекту (программе) в течение 7 календарных дней со дня принятия решения о разработке паспорта проекта (программы) Министром назначаются функциональный заказчик, руководитель, администратор, а также формируются проектный комитет и рабочая группа.

11. Паспорт проекта (программы) включает наименование проекта (программы), обоснование проекта (программы), основания для инициирования проекта (программы), перечень государственных программ Российской Федерации в сфере реализации проекта (программы), цели проекта (программы), целевые показатели и критерии успешности проекта (программы), способы достижения целей и задач проекта (программы), ключевые риски и возможности, сроки начала и окончания проекта (программы), оценку бюджета проекта (программы), иные сведения.

12. Подготовка паспорта проекта (программы) Министерства осуществляется по форме и содержанию согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

13. Паспорт проекта (программы) направляется структурным подразделением Министерства, ответственным за его разработку, на согласование заинтересованным структурным подразделениям Министерства, иным органам и организациям, общественно-деловому совету. Структурные подразделения Министерства, иные органы и организации рассматривают и согласовывают соответствующие материалы в течение 21 календарного дня со дня их поступления. Общественно-деловой совет в течение 21 календарного дня направляет заключение структурному подразделению Министерства, ответственному за разработку паспорта проекта (программы).

14. Структурное подразделение Министерства, ответственное за разработку паспорта проекта (программы), направляет согласованный паспорт проекта (программы) с заключением общественно-делового совета в проектный офис.

15. Проектный офис рассматривает паспорт проекта (программы) и в случае согласования вносит его на рассмотрение в проектный комитет (программы).

16. Проектный комитет (программы) рассматривает паспорт проекта (программы) и принимает решение:

1) об одобрении паспорта проекта (программы);

2) о возврате на доработку паспорта проекта (программы).

17. Одобренный проектным комитетом (программы) паспорт проекта (программы) направляется в координационный орган для принятия решения об его утверждении.

В случае если проект (программу) предлагается реализовывать в качестве приоритетного проекта (программы), инициируемого Министерством, по указанному проекту принимается решение координационным органом о представлении его в федеральный проектный офис.

ГАРАНТ:

Пункт 18 вступает в силу с 1 января 2020 г.

18. При назначении руководителя, администратора, руководителя рабочей группы проекта (программы) и определении участников проекта (программы) должны соблюдаться требования к уровню их квалификации в сфере проектного управления, а также личностные компетенции, включая опыт успешной реализации проектов.

19. Проект (программа) отражается в составе государственной программы Российской Федерации в сфере деятельности Министерства в виде ее структурного элемента.

III. Подготовка проекта (программы)

20. Руководитель проекта (программы) в течение 60 календарных дней со дня утверждения паспорта проекта (программы) обеспечивает разработку сводного плана проекта (программы), его согласование с заинтересованными структурными подразделениями Министерства, иными органами и организациями, проектным офисом, а также Департаментом бюджетного учета, внутреннего финансового контроля и аудита, если мероприятия проекта (программы) предполагают финансирование за счет средств, предусмотренных Министерству на эти цели, и направление экспертной группе на заключение.

Согласованный сводный план проекта (программы) вносится руководителем проекта (программы) в проектный комитет для принятия решения о его утверждении.

21. Подготовка сводного плана проекта (программы) Министерства осуществляется по форме и содержанию согласно приложению N 3 к настоящему Положению.

22. Департамент бюджетного учета, внутреннего финансового контроля и аудита обеспечивает финансирование проекта (программы) только после утверждения сводного плана проекта (программы), если иное не установлено решением Министра.

IV. Реализация проекта (программы) и управление изменениями проекта (программы)

23. Реализация проекта (программы) осуществляется всеми участниками в соответствии со сводным планом проекта (программы) и рабочим планом проекта (программы), разрабатываемым руководителем проекта (программы) на основе сводного плана проекта (программы) (приложение N 4).

24. В случае если в проекте (программе) выделены этапы реализации, мероприятия очередного этапа начинаются при наличии решения о завершении текущего этапа проекта (программы), принимаемого координационным органом - в отношении этапов, зафиксированных в паспорте проекта (программы), или проектным комитетом (программы) - в отношении этапов, зафиксированных в сводном плане проекта (программы), не включенных в паспорт проекта (программы).

25. В ходе реализации проекта (программы) в сводный план проекта (программы) и в рабочий план проекта (программы) могут вноситься изменения в соответствии с процедурой управления изменениями проектов (программ), определенной в сводном плане проекта (программы).

26. В целях исполнения связанных с реализацией проекта (программы) решений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также Министра вносятся соответствующие изменения в паспорт проекта (программы), сводный план проекта (программы), рабочий план проекта (программы) в соответствии с установленной процедурой управления изменениями проектов (программ), определенной в определенной в сводном плане проекта (программы).

27. Запрос на изменение паспорта и (или) сводного плана проекта (программы) подготавливается по форме и содержанию согласно приложению N 5 к настоящему Положению.

28. В ходе реализации проекта (программы) проводится соответствующая оценка актуальности его целей, задач и способов реализации с учетом имеющихся рисков и возможностей по повышению выгод от реализации проекта (программы).

Соответствующая оценка может проводиться функциональным заказчиком проекта (программы) с участием экспертной группы в соответствии со сводным планом проекта (программы), а также по инициативе функционального заказчика проекта (программы), либо по решению проектного комитета (программы) при существенных изменениях обстоятельств, влияющих на реализацию проекта (программы). Результаты оценки и соответствующие предложения рассматриваются проектным комитетом (программы).

29. Решение о разработке проектов федеральных законов и нормативных правовых актов, подготавливаемых Министерством в рамках реализации проектов (программ), принимается проектным комитетом (программы) по согласованию со статс-секретарем - заместителем Министра спорта Российской Федерации.

30. Проекты федеральных законов и нормативных правовых актов, подготавливаемые Министерством в рамках реализации проектов (программ), представляются Министру вместе с протоколом заседания проектного комитета (программы), на котором было принято соответствующее решение.

V. Мониторинг реализации проекта (программы)

31. Мониторинг реализации проектов (программ) представляет собой систему мероприятий по измерению фактических параметров проектов (программ), расчету отклонения фактических параметров проектов (программ) от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации проектов (программ), принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий, а также фиксации этих сведений в отчетности по проектам (программам).

32. Мониторинг реализации проектов (программ) проводится в отношении паспорта проекта (программы), сводного плана проекта (программы), рабочего плана проекта (программы).

33. Мониторинг реализации проектов (программ) осуществляют:

координационный орган - в отношении паспорта проекта (программы);

проектный офис - в отношении паспорта проекта (программы) и сводного плана проекта (программы);

проектный комитет (программы) - в отношении сводного плана проекта (программы) и рабочего плана проекта (программы).

34. Руководитель проекта (программы) ежемесячно, не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца, представляет отчет о ходе реализации проекта (программы) в проектный офис в части реализации паспорта проекта (программы) и сводного плана проекта (программы).

35. Данные мониторинга реализации проекта (программы) рассматриваются на заседаниях проектного комитета (программы). Информацию о ходе реализации проекта (программы) докладывает руководитель проекта (программы).

36. Мониторинг реализации проекта (программы) проводится начиная с принятия решения об утверждении паспорта проекта (программы) и завершается в момент принятия решения о его закрытии.

37. Руководителем проекта (программы) подготавливается ежегодный отчет о ходе его реализации в сроки, определенные сводным планом проекта (программы), который одобряется проектным комитетом (программы). После одобрения проектным комитетом (программы) отчет публикуется функциональным заказчиком проекта (программы) на официальном сайте Министерства.

38. Ежегодный сводный отчет о ходе реализации портфеля проектов (программ) подготавливается проектным офисом и представляется для одобрения в координационный орган. После одобрения координационным органом сводный отчет публикуется проектным офисом на официальном сайте Министерства.

VI. Завершение проекта (программы)

39. Завершение проекта (программы) может быть:

1) плановое;

2) досрочное.

40. Проект решения координационного органа о плановом завершении проекта (программы) подготавливается руководителем проекта (программы) и одобряется проектным комитетом (программы).

41. В ходе реализации проекта (программы) руководитель проекта может инициировать процедуру досрочного завершения проекта (программы) в форме прекращения или приостановления проекта (программы).

42. Прекращение проекта (программы) означает его досрочное завершение без возможности возобновления.

43. Приостановление проекта (программы) означает его досрочное завершение с возможностью последующего возобновления.

44. Решение о прекращении или приостановлении проекта может быть принято по окончании этапов проекта координационным органом после одобрения проектным комитетом (программы).

К проекту решения о завершении проекта (программы) прилагается итоговый отчет о реализации проекта (программы), который подлежит согласованию с функциональным заказчиком проекта (программы), проектным офисом, участниками проекта (программы) в соответствии со сводным планом проекта (программы) до рассмотрения указанного итогового отчета на заседании проектного комитета (программы).

При принятии решения о завершении проекта (программы) координационный орган может также принять решение о подготовке и реализации плана достижения результатов и выгод на период после завершения проекта (программы).

45. Проект (программа) считается прекращенным или приостановленным с даты издания решения координационного органа.

46. Взаимодействие с подрядчиками на этапе прекращения или приостановления проекта регулируется иными нормативными правовыми актами и методологическими документами Министерства.

47. Материалы проекта размещаются проектным офисом в архиве завершенных проектов и доступны для последующего использования в рамках проектной деятельности (приложение N 6).

VII. Оценка и иные контрольные мероприятия реализации проектов (программ)

48. Плановые оценки и иные контрольные мероприятия в отношении проекта (программы) осуществляются в соответствии с планом согласований и контрольных мероприятий проекта (программы), включенным в состав сводного плана проекта (программы).

49. При формировании плана согласований и контрольных мероприятий проекта (программы) в составе сводного плана проекта (программы) руководитель проекта (программы) и заинтересованные структурные подразделения Министерства обеспечивают согласованность проведения оценок и иных контрольных мероприятий по срокам и мероприятиям в целях минимизации затрат ресурсов как проверяющих органов, так и участников проекта (программы).

50. В отношении реализуемых проектов (программ) могут проводиться следующие виды оценок и иных контрольных мероприятий реализации проекта (программы):

а) плановые оценки и иные контрольные мероприятия, реализуемые проектным офисом при необходимости с привлечением структурных подразделений Министерства и иных федеральных органов исполнительной власти в соответствии с их компетенцией, экспертных и иных организаций, в том числе:

ежегодная комплексная оценка проекта (программы), включающая оценку рисков и реализуемости проекта (программы), оценку соответствия стратегическим задачам и приоритетам Министерства;

оперативная оценка хода реализации проекта (программы) при прохождении ключевых этапов и контрольных точек, в том числе в отношении достижения ожидаемых результатов и выгод проекта (программы);

оценка успешности и итогов реализации проекта (программы);

б) плановые оценки, проверки и иные контрольные мероприятия, реализуемые структурными подразделениями Министерства и подведомственными организациями Министерства;

в) экстренная углубленная оценка или иное контрольное мероприятие, реализуемые проектным офисом, в том числе по результатам мониторинга реализации проекта (программы), при необходимости с привлечением структурных подразделений Министерства в соответствии с их компетенцией, общественно-делового совета и иных организаций в целях разрешения кризисной ситуации, связанной с реализацией проекта (программы), а также оперативная оценка реализации антикризисных мероприятий.

51. По итогам проведенных оценок и иных контрольных мероприятий Министр, координационный орган могут принять решения о внесении изменений в проект (программу), в том числе требующих корректировки паспорта проекта (программы), сводный план, рабочий план проекта (программы) и иные решения.