Приложение N 1. Временный регламент использования Единой унифицированной почтовой системы

Приложение N 1

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ФНС России
от 31 октября 2018 г. N 284@

Единая унифицированная почтовая система ФНС России

ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

                             На ____ листах

                  Действует с "___" ________ 2018 г.

                                Москва

                                 2018

1. Общие положения

1.1. Назначение документа

Настоящий регламент устанавливает принципы:

- обмена электронной корреспонденцией (электронной почтой и мгновенными сообщениями) между сотрудниками Федеральной налоговой службы России (далее - ФНС России) и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (далее - Учреждение);

- обмена электронной корреспонденцией (электронной почтой) между сотрудниками ФНС России и Учреждения, а также внешними абонентами;

- электронного документооборота центрального аппарата, территориальных налоговых органов и подведомственных учреждений ФНС России;

- обмена электронной корреспонденцией, содержащей сведения ограниченного распространения (ДСП документы).

1.2. Нормативные документы:

- приказ ФНС России от 19.02.2015 N ММВ-7-12/75@ (с изменениями и дополнениями) "О передаче функций в сфере информационных технологий в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России";

- приказ ФНС России от 31.12.2009 N ММ-7-6/728@ "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах";

- приказ ФНС России от 01.03.2016 N ММВ-7-6/111@ "Об утверждении Регламента взаимодействия центрального аппарата ФНС России и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России при выполнении функций в сфере информационных технологий и признании утратившим силу приказ ФНС России от 03.07.2015 N ММВ-7-6/264@";

- приказ ФНС России от 11.11.2016 N ММВ-7-6/611@ "Об утверждении Регламента взаимодействия территориальных органов ФНС России и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России при выполнении функций в сфере информационных технологий";

- приказ ФНС России от 31.10.2008 N ММВ-3-6/546@ "Об утверждении Типового порядка использования средств криптографической защиты информации и управления ключевой информацией в территориальном налоговом органе";

- приказ ФНС России от 31.12.2009 N ММ-7-6/731 "Об утверждении Регламента управления ключевой информацией";

- Порядок выдачи сертификатов ключей проверки подписи пользователям органов государственной власти, введен в действие письмом ФНС России от 23.05.2011 N А-4-4/8186@;

- Регламент Удостоверяющего центра Федеральной налоговой службы, утвержден 28.04.2017 заместителем руководителя ФНС России А.С. Петрушиным;

- Временный порядок предоставления доступа к информационным ресурсам ФНС России и Учреждения, утвержден 10.04.2015 Заместителем руководителя ФНС России, А.С. Петрушиным;

- приказ ФНС России от 23.10.2007 N ММ-4-27/29дсп "Об утверждении Руководства по организации информационной безопасности на объектах информатизации Федеральной налоговой службы";

- приказ ФНС России от 22.09.2008 N ММ-3-6/423@ "Об утверждении Типового порядка использования глобальной сети Интернет и средств электронной почты в территориальном налоговом органе";

- приказ Учреждения от 22.08.2014 N 0362 "Об утверждении Порядка обращения с информацией ограниченного доступа".

1.3. При использовании ЕУПС запрещается:

- Использовать ЕУПС в личных целях.

- Осуществлять пересылку корреспонденции, содержащей сведения ограниченного распространения (ДСП документы) и/или персональные данные без применения специализированных средств (механизмов) защиты в соответствии с установленной политикой информационной безопасности.

- Осуществлять массовую (более 50 адресатов единовременно или более 500 сообщений в день) рассылку электронной корреспонденции (если рассылка не связана с выполнением служебных обязанностей).

- Пересылать файлы (программное обеспечение (далее - ПО)), содержащие вредоносный код (вирусы), а также ссылки на такие файлы.

- Переходить по ссылкам и открывать вложенные файлы электронных сообщений, полученных от неизвестных отправителей.

- Оформлять подписки на рассылку рекламных и развлекательных материалов из сети Интернет.

1.4. Правила оформления сообщений электронной почты

Все сообщения должны содержать тему и подпись отправителя в следующем формате:

"Наименование территориального налогового органа/филиала Учреждения"

"Должность с указанием подразделения"

"И.О. Фамилия"

"Контактный телефонный номер (городской) включая код города в виде (Х..Х)-УУУ-УУ-УУ"

"Внутренний телефонный номер включая код в ведомственной телефонной сети в виде 8(RR)-NN-N...N"

1.5. Контроль за исполнением требований настоящего регламента организуется владельцами ресурсов.

1.6. Типовые настройки клиентского ПО приведены в приложении N 2 к настоящему Регламенту.

2. Порядок организации и использования внутренней почтовой системы

Система обмена электронной корреспонденцией, функционирующая на базе платформы IBM Lotus Domino (далее - ВПС), предназначенная для обмена почтовыми сообщениями между сотрудниками ФНС России, а также подведомственных учреждений по защищенным каналам связи внутриведомственной сети ФНС России (СТК ФНС России).

При эксплуатации ВПС запрещаются:

- пересылка средствами ВПС почтовых сообщений пользователям иных организаций через сеть Интернет;

- предоставление доступа к/от ВПС непосредственно из/в сеть(и) Интернет;

- присвоение интернет-адресов пользователям (поле интернет адрес-документа Person базы Domino Directory);

- осуществление доступа к ВПС, за исключением ПО IBM Lotus.

Организация приобретения оборудования и ПО осуществляются владельцем ресурса в соответствии с положениями утвержденного ФНС России "Системного проекта СЭД ФНС России".

Организация приобретения серверного оборудования и ПО ВПС, установка и администрирования клиентского ПО и поддержка пользователей организуется владельцем ресурса учетом требований с приказов ФНС России от 01.03.2016 N ММВ-7-6/111@ и от 11.11.2016 N ММВ-7-6/611@

3. Порядок организации и использования публичной почтовой системы

Система обмена электронной корреспонденцией, функционирующая на базе платформы CommuniGate Pro (далее - ППС) и предназначенная для обмена почтовыми сообщениями между сотрудниками ФНС России, подведомственных учреждений, сотрудниками иных организаций, их представителями и частными лицами через сеть Интернет.

ППС также используется для рассылки сообщений сервисами портала ФНС России. При этом используются специальные компоненты (сервера) ППС, а также обеспечивается соблюдение ограничений по количеству и объёму отправляемой корреспонденции в соответствии с установленными ограничениями.

3.1. ФНС России обеспечивается:

- разработка и реализация методологии внедрения и эксплуатации ЕУПС;

- организация комплексного обеспечения информационной безопасности ЕУПС.

Учреждением обеспечивается:

- организация приобретения оборудования и ПО (включая обновления ПО) программно-аппаратный комплекс (далее - ПАК);

- установка и администрирование системы;

- обеспечение доступности сервиса ППС в режиме 24х7 (за исключением времени технологических перерывов);

- защита ППС от вредоносного ПО и спама;

- резервное копирование (по отдельному регламенту) почтовых ящиков с глубиной хранения ежедневных резервных копий не более 5 дней;

- резервное копирование архивов почтовых ящиков с глубиной хранения не более 30 дней.

Квоты на объем почтового ящика и объем пересылаемого сообщения по умолчанию устанавливаются в размере 1Гб и 25 Мб соответственно. Изменение квот осуществляется на основании заявок, подписанных Руководителем Управления ФНС России по субъекту Российской Федерации или начальником Межрегиональной инспекции ФНС России и согласованных Управлением информационных технологий ФНС России. В случае превышения квоты на объем почтового ящика пользователю автоматически направляется уведомление и прием сообщений, поступающих в его адрес, прекращается. В случае превышения квоты на объем отправляемого сообщения, пользователю автоматически направляется уведомление о превышении квоты на объем отправляемого сообщения, и сохранение отправленного сообщения в почтовом ящике не осуществляется. Приём сообщений от внешних абонентов, превышающий установленные ограничения, не производится. Отправителю направляется соответствующее сообщение.

Доступ к ППС предоставляется из СТК ФНС России и Интернет-средствами:

- Pronto!. Также возможно использовать WEB-интерфейс почтового сервера с доступом через браузер (при этом приоритетно рекомендуется использовать интерфейс Pronto!).

- При доступе к ППС со стационарного рабочего места в ФНС России/территориальном органе Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации (далее - ТНО)/Учреждении или его филиалах, по запросу пользователя, возможна установка и настройка на его рабочем месте для доступа к ППС:

DiPost (DioPost) - рекомендуется для служебных почтовых ящиков, требующих автоматизацию обработки сообщений с вложениями;

Thunderbird.

- Также допускается использовать на время действия имеющихся лицензий

Microsoft Outlook (доступ к ППС по протоколам IMAP, SMTP) для сотрудников ФНС России;

- IBM Lotus (доступ к ППС по протоколам POP3, SMTP) для сотрудников Учреждения. Иными почтовыми клиентами или WEB-браузерами (при доступе к системе с мобильного рабочего места или с рабочего места, находящегося вне СТК ФНС России)*.

Типовые настройки клиентского ПО приведены в приложении N 2 к настоящему Регламенту.

3.2. Установка и настройка клиентских рабочих мест организовывается ФНС России/НО/Учреждением или его филиалами (по месту расположения рабочего места).

3.3. Порядок поддержки пользователей определяется приказами ФНС России от 01.03.2016 N ММВ-7-6/111@ и от 11.11.2016 N ММВ-7-6/611@

3.4. Порядок назначения, изменения, аннулирования электронных адресов и паролей для доступа к ППС.

При регистрации пользователей ППС используются следующие правила формирования пользовательских (персонализированных) адресов:

Сотрудник ФНС России

[Первая буква имени].[Фамилия]@nalog.ru

Сотрудник ТНО

[Первая буква имени].[Фамилия].r[Код ТНО]@nalog.ru

где [Код ТНО] - четырехзначный код ТНО

В случае совпадения префикса адреса у сотрудников ТНО

[Первая буква имени].[Первая буква отчества].[Фамилия].r[Код ТНО]@.nalog.ru

Сотрудник Учреждения

[Первая буква имени].[Фамилия]@service-nalog.ru

Сотрудник филиала Учреждения

[Первая буква имени].[Фамилия].r[Код региона]@.service-nalog.ru

где [Код региона] - двухзначный код региона по местонахождению

В случае совпадения префикса адреса у сотрудников в данном регионе

[Первая буква имени].[Первая буква отчества].[Фамилия].r[Код региона]@service-nalog.ru

В случае совпадения префикса адреса у сотрудников в данном регионе и отделении

[Первая буква имени].[Первая буква отчества].[Фамилия].[Номер отделения].r[Код региона]@service-nalog.ru

При регистрации почтового ящика коллективного доступа/неперсонализированного адреса используются следующие правила формирования адресов:

ФНС России

[Значимое название]@nalog.ru

где [Значимое название] - название или аббревиатура отражающая предназначение адреса. Например, Office@nalog.ru, UIT@nalog.ru.

ТНО

[Значимое название].r[Код ТНО]@nalog.ru

Учреждение

[Значимое название]@service-nalog.ru

Филиал Учреждения

[Значимое название].r[Код региона]@service-nalog.ru

Формирование адресов осуществляется в соответствии с упрощенной транслитерацией ГОСТ Р 7.0.34-2014. Правила транслитерации приведены в приложении N 3.

Допустимые наименования почтовых адресов ящика коллективного доступа для ТНО приведены в приложении N 4.

Аутентификация пользователя для доступа к пользовательскому (персонализированному) почтовому ящику осуществляется средствами ППС, с использованием пользовательского логина и пароля доступа Единого системного каталога ФНС России (пример логина: 0000-00-001@nalog.ru).

Пароль доступа к почтовому ящику не должен содержать русские символы.

Создание/блокировка/удаление пользовательских (персонализированных) адресов в ППС осуществляется на основании заявок, поданных в Системе Обработки Обращений ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (далее - СОО).

3.5. Порядок создания, изменения, аннулирования списков рассылки

Для регистрации/изменения состава/аннулирования списка рассылки в ППС, заявка подается средствами СОО и обрабатывается в соответствии с требованиями приказов ФНС России от 01.03.2016 N ММВ-7-6/111@ и от 11.11.2016 N ММВ-7-6/611@, при этом, Учреждение организует согласование указанной заявки с Управлением информационных технологий ФНС России (за исключением заявок, оформленных от имени Управления информационных технологий ФНС России).

3.6. Порядок использования средств коллективной работы (общие календари, общие адресные книги)

Предоставление совместного доступа к календарю и адресной книге и набор предоставляемых прав осуществляется владельцем почтового ящика в соответствии с руководством пользователя ППС.

3.7. Порядок восстановления почтового ящика из резервной копии

Для восстановления почтового ящика заявка подается средствами СОО и обрабатывается в соответствии с требованиями приказов ФНС России от 01.03.2016 N ММВ-7-6/111@ и от 11.11.2016 N ММВ-7-6/611@.

3.8. Порядок переноса почтовых сообщений из наследуемых систем.

Перенос почтовых сообщений из наследуемых систем осуществляется пользователем самостоятельно. Перенос осуществляется со стационарного рабочего места пользователя в ФНС России/ТНО/Учреждении или его филиалах. Для переноса почтовых сообщений из наследуемых систем на рабочем месте пользователя устанавливается Microsoft Outlook с доступом к ППС и наследуемой системе по протоколу IMAP. Установка и настройка клиентских рабочих мест организовывается ФНС России/ТНО/Учреждением или его филиалами (по месту расположения рабочего места). Перенос почтовых сообщений из наследуемых систем осуществляется пользователем самостоятельно медом копирования/вставки, выбранных по тому или иному признаку сообщений из учетной записи наследуемой системы в учётную запись ППС. После переноса сообщений пользователю устанавливается почтовый клиент в соответствии с п. 4.1 Регламента.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "п.3.1"

4. Порядок организации и использования системы обмена электронной корреспонденцией, содержащей сведения ограниченного распространения (ДСП-документы)

Система предназначена для обмена электронной корреспонденцией, содержащей сведения ограниченного распространения (ДСП-документы), между сотрудниками ФНС России, ТНО, Учреждения и его филиалов, а также иных организаций. Общий порядок обмена ДСП-документами в ФНС России и ТНО определяется приказом ФНС России от 31.12.2009 N ММ-7-6/728@ "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах", в Учреждении и его филиалах - приказом Учреждения от 22.08.2014 N 0362 "Об утверждении Порядка обращения с информацией ограниченного доступа".

В качестве серверной компоненты системы используется ППС, при этом порядки:

- организации приобретения оборудования системы,

- установка и администрирования системы,

- антивирусной защиты почтовых ящиков,

- резервного копирования и восстановления почтовых ящиков

определяются п. 4 настоящего Регламента.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "п.3.1"

Доступ к системе осуществляется средствами ПО DipostCA (DioPost). Установка и настройка клиентских рабочих мест организовывается ФНС России/ТНО/Учреждением или его филиалами (по месту расположения рабочего места).

Инструкция по настройке клиентского ПО приведена в приложении N 2 к настоящему Регламенту.

Квоты на объем почтового ящика и объем пересылаемого сообщения устанавливаются п. 4 настоящего Регламента.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "п.3.1"

Порядок назначения, изменения, аннулирования электронных адресов определяется п. 4 настоящего Регламента, при этом используются следующие правила формирования адресов коллективного доступа/неперсонализированных адресов:

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "п.3.4"

Сотрудник подразделения собственной безопасности управления ФНС России по субъекту Российской Федерации (далее - УФНС) или Межрегиональной инспекции (далее - МИ) ФНС России

sb.rZZ00@nalog.ru, где ZZ - код региона

Сотрудник подразделения информационной безопасности УФНС или МИ ФНС России

ib.rZZ00@nalog.ru, где ZZ - код региона

Сотрудник подразделения информационной безопасности филиала Учреждения

ib.rZZ@service-nalog.ru, где ZZ - код региона

Почтовый адрес, используемый официальной ДСП-переписки УФНС или МИ ФНС России

dsp.rZZ00@nalog.ru, dsp(N).rХХXX@nalog.ru, где XXXX - код ТНО, N - условный номер, ZZ - код региона

Почтовый адрес, используемый официальной ДСП-переписки Учреждения

dsp_P@service-nalog.ru, где P - аббревиатура подразделения Учреждения

Почтовый адрес, используемый официальной ДСП-переписки филиала Учреждения

dsp.rZZ@service-nalog.ru, dsp(N).rZZ@service-nalog.ru, где ZZ - код региона

Почтовый адрес, используемый официальный ДСП-переписки по технологическим вопросам УФНС или МИ ФНС России

td.rZZ00@nalog.ru, td(N).rZZ00@nalog.ru, где ZZ - код региона

Создание/блокировка/удаление адресов в ППС осуществляется на основании заявок, поданных в Системе Обработки Обращений ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (далее - СОО).

Пароли доступа передаются и хранятся в соответствии с требованиями по ИБ.

Порядок управления ключевой информацией и оснащения рабочего места средствами защиты информации определяются соответствующими приказами ФНС России.

Приложение:

1. Функциональная схема ЕУПС

2. Типовые настройки клиентского ПО

3. Правила транслитерации

4. Допустимые наименования почтовых ящиков

______________________________

* Установка и настройка почтового клиента осуществляется пользователем самостоятельно.