Инструкция по делопроизводству в государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов" (утв. решением Правления Агентства по страхованию вкладов от 30 августа 2018 г. протокол N 100, раздел XIV)

Инструкция по делопроизводству в государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов"
(утв. решением Правления Агентства по страхованию вкладов от 30 августа 2018 г. протокол N 100, раздел XIV)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов" (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к делопроизводству в государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов" (далее - Агентство), включая подготовку, обработку, рассмотрение, контроль исполнения, хранение, учет и использование документов, образующихся в связи с деятельностью Агентства (далее - документы), совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы Агентства.

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

Положения Инструкции распространяются также на работу с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, в том числе персональные данные и иные охраняемые законом сведения, расчетно-денежными, финансовыми, бухгалтерскими документами, договорами в той части, в которой эта работа не регламентируется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также внутренними регулятивными документами Агентства.

Внутренними регулятивными документами Агентства также могут устанавливаться особенности делопроизводства при регистрации, подготовке, обработке, рассмотрении, контроле исполнения, хранении, учете и использовании отдельных видов документов, в том числе обращений граждан и их объединений, включая юридических лиц, документов, образующихся в связи с выполнением Агентством функций временной администрации, конкурсного управляющего или ликвидатора финансовых организаций.

1.3. Делопроизводство в Агентстве ведется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭДО).

1.4. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства в Агентстве, в том числе установление единого порядка работы с документами, совершенствование форм и методов работы с документами с применением информационных технологий, методическое руководство и контроль за общим состоянием делопроизводства, соблюдением установленного порядка работы с документами, в том числе прохождением и исполнением документов в структурных подразделениях Агентства, разработку внутренних регулятивных, распорядительных, методических документов и иных материалов по вопросам документационного обеспечения, организацию архивного хранения документов Агентства осуществляет Административно-хозяйственный департамент (далее - АХД).

1.5. Для ведения делопроизводства в структурных подразделениях Агентства определяются работники, ответственные за ведение делопроизводства, которые осуществляют контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, а также за их сохранность.

Ответственность за состояние делопроизводства в структурных подразделениях Агентства, включая соблюдение установленного порядка работы с документами (в том числе соблюдение требований Инструкции), соблюдение правил орфографии и пунктуации при подготовке документов, сохранность документов, контроль за неразглашением содержащейся в них информации (в том числе сведений ограниченного распространения), осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты информации возлагается на руководителей структурных подразделений Агентства, которые обязаны:

1) организовывать надлежащую работу с документами;

2) организовывать ведение делопроизводства согласно установленным в Агентстве требованиям, контролировать работу работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Агентства;

3) своевременно доводить до работников Агентства поступающие документы, контролировать их учет и исполнение;

4) организовывать работу по сохранности документов, в том числе в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций;

5) организовывать работу по своевременному отбору и уничтожению документов, в том числе с истекшими сроками хранения.

1.6. Проекты документов готовят и представляют на рассмотрение структурные подразделения Агентства на основании поручений коллегиальных органов управления Агентства, резолюций Генерального директора Агентства, заместителей Генерального директора Агентства и Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства либо в инициативном порядке.

1.7. Если иное не предусмотрено внутренними регулятивными и распорядительными документами Агентства, содержание документов не подлежит разглашению. Передача (в том числе по электронным каналам связи) работниками Агентства документов, их копий, проектов документов третьим лицам допускается только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения Агентства, имеющего доступ к таким документам, а в случае отсутствия этого руководителя - лица, исполняющего его обязанности.

Работники Агентства несут дисциплинарную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за нарушение правил делопроизводства, включая нарушение установленного порядка работы с документами, в том числе несвоевременное или некачественное исполнение поручений и документов, нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, несоблюдение требований Инструкции, иных внутренних регулятивных и распорядительных документов Агентства по вопросам делопроизводства.

Предложения о наложении на работника Агентства дисциплинарного взыскания инициируются заместителями Генерального директора Агентства, Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства, руководителями дирекций и структурных подразделений Агентства и направляются в адрес Генерального директора Агентства для принятия решения.

1.8. Лица, принимаемые на работу в Агентство, должны быть под подпись ознакомлены работниками Управления по работе с персоналом АХД с Инструкцией, Положением об организации контроля исполнения поручений и документов в Государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов", иными определяемыми АХД документами по вопросам делопроизводства.

II. Основные требования к составлению и оформлению документов

2.1. Документы оформляются на бланках (образцы шаблонов бланков приведены в приложениях 2-10 к Инструкции).

В Агентстве применяются следующие бланки:

1) бланк исходящего письма - для переписки со сторонними контрагентами, в том числе организациями и физическими лицами. К указанной категории относятся должностные бланки Генерального директора Агентства, заместителей Генерального директора Агентства и Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства, а также бланк письма без наименования должности (приложения 2-6 к Инструкции);

2) бланк приказа - для оформления приказов по основной деятельности (приложение 7 к Инструкции);

3) бланк распоряжения - для оформления распоряжений заместителей Генерального директора Агентства и Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства по основной деятельности (приложение 8 к Инструкции);

4) бланк распоряжения руководителя структурного подразделения Агентства (приложение 9 к Инструкции).

Электронные шаблоны бланков и требования по их заполнению и использованию размещаются в корпоративной информационной сети Агентства.

Бланки должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим лицам.

Письма, справки и другие документы, подготавливаемые Агентством совместно с иными организациями, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (не на бланках).

2.2. Документы составляются с использованием компьютерной техники. Отдельные документы, авторами которых являются лично работники Агентства, допускается составлять от руки (заявления, объяснительные записки и т.п.).

2.3. При оформлении документов необходимо соблюдать следующие правила:

1) документы печатаются на бланках или бумаге формата А4 (210 х 297 мм), табличные материалы могут печататься на бумаге формата А3 (297 х 420 мм);

2) каждый лист документа, оформленного как на бланке, так и без него, должен иметь следующие поля: 20 мм - левое, верхнее и нижнее (30 мм - левое при оформлении документов с установленным сроком хранения "постоянно"); 10 мм - правое. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны;

3) текст документа составляется с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman с полуторным межстрочным интервалом размером шрифта N 14 (N 12 или меньше - для оформления табличных материалов). Текст документа выравнивается по ширине текстового поля (по границам левого и правого полей документа). Интервал между словами - один пробел. Первая строка абзаца должна иметь отступ 1,25 см от левой границы текстового поля. Протоколы заседаний Совета директоров и Правления Агентства (далее - коллегиальные органы управления Агентства) печатаются с одинарным межстрочным интервалом;

4) многостраничные документы нумеруются начиная со второй страницы, номер страницы проставляется в середине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа размером шрифта N 11.

Для выделения главных положений содержания документа некоторые элементы текста (даты, ключевые слова и др.) могут печататься курсивом и (или) полужирным шрифтом.

2.4. При подготовке и обработке документов, а также при изготовлении бланков используются элементы оформления документов - реквизиты, которые должны иметь определенный порядок расположения (схема расположения реквизитов документов представлена в приложении 11 к Инструкции).

Многострочные реквизиты печатаются одинарным межстрочным интервалом, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.5. Наименование Агентства в документах указывается в соответствии с Федеральным законом от 23 декабря 2003 г. N 177-ФЗ "О страховании вкладов физических лиц в банках Российской Федерации" (с 1 января 2019 г. - "О страховании вкладов в банках Российской Федерации") полностью со строчной буквы: государственная корпорация "Агентство по страхованию вкладов". Сокращенное наименование - Агентство - может применяться при введении сокращения и в других случаях, определяемых Инструкцией. В листках нетрудоспособности и в иных случаях, специально предусмотренных внутренними регулятивными документами Агентства, допускается использование аббревиатуры - ГК АСВ.

Наименования структурных подразделений Агентства указываются в соответствии с положениями о них и начинаются с прописной буквы. Во внутренней переписке в Агентстве допускается использование сокращенного наименования структурных подразделений Агентства, а также отдельных часто встречающихся словосочетаний и слов (приложение 12 к Инструкции).

2.6. Ограничительная пометка "Для служебного пользования" проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа и дополняется номером экземпляра, который по отношению к ней выравнивается по левому краю. Дополнительные требования к порядку работы с документами, содержащими ограничительную пометку "Для служебного пользования", устанавливаются внутренними регулятивными документами Агентства в области организации защиты сведений ограниченного распространения.

2.7. Инициалы пишутся после фамилии в реквизите "адресат документа", при упоминании в тексте документа, в резолюции, а также в реквизите "отметка об исполнителе".

Инициалы пишутся перед фамилией в составе грифа утверждения, грифа согласования, при подписании и проставлении на проекте документа отметки о согласовании в виде личной подписи с расшифровкой и датой согласования (далее - визирование).

Фамилия и инициалы разделяются пробелом. Не следует отрывать инициалы имени и отчества от фамилии и переносить их при этом на другую строку.

2.8. Инициальные аббревиатуры, читаемые по названию букв, не склоняются и пишутся прописными буквами (МВД России, МЧС России, ЭВМ, ООН).

Звуковые аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного (МИД России - МИДа России, ГОСТ - ГОСТом), и строчными буквами, если образованы от имени нарицательного (вуз - вуза).

При написании имен, географических названий, терминов, наименований должностей, учреждений и т.д. по всему документу должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения.

Если в одном предложении встречаются 2 одинаковых сокращения, обозначающих разные слова, то используется сокращение одного слова, другое пишется полностью (25 октября 2015 г. в городе Пскове).

В названиях праздников и памятных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные (День Конституции Российской Федерации, Новый год, Рождество Христово, но: День Победы, День защитника Отечества). Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово, порядковое числительное при этом не имеет наращения (8 Марта).

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с буквенным наращением (8-й ряд, 80-е годы). Если подряд идут 2 порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого (50-е, 60-е годы; 80-е и 90-е годы). Если несколько (более 2) порядковых числительных идут подряд, то падежное окончание наращивается только у последнего (50, 70, 80-е годы).

Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции обозначаются века (XX век, XIX-XX века, XX столетие), кварталы (I квартал, IV квартал), номера съездов, конференций, конгрессов (ХIV Всероссийский налоговый форум).

При оформлении дат, календарных сроков, в названиях праздников и памятных дат не следует отрывать слова, словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.

Для написания чисел используется только цифровая форма (25 ПЭВМ, 20 печатных листов). Если иное не предусмотрено используемыми в Агентстве формами (бланками) документов, при указании сумм в расчетно-денежных, финансовых, бухгалтерских документах, договорах сначала прописывается сумма в цифровом выражении, включая рубли и копейки в виде десятичной дроби, с сокращением "руб.", а затем сумма в скобках повторяется прописью с указанием количества копеек цифрами в именительном падеже: 17 363,50 руб. (Семнадцать тысяч триста шестьдесят три рубля 50 копеек).

Буквенно-цифровая форма написания чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями "тыс.", "млн", "млрд": 5 тыс. руб., 12 млн руб., 20 млрд руб.

Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов; но 10 листов бумаги.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.

Если в документе встречаются выражения с дробными числительными (1,95 раза), то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами ("при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза", но не "в полтора раза").

Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Знаки номера, параграфа, процента при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз (N 1-5; § 1 и 2; 25-30%; от 1 до 10%).

Знаки номера, параграфа и соответствующие цифры разделяются пробелом. Не допускается располагать их на разных строках и разных страницах.

Математические обозначения (=, +, - и др.) допускается применять только в формулах. В текстах документов их необходимо передавать словами "равно", "плюс", "минус" и др.

2.9. Регистрационный номер документа, оформленного на бланке, проставляется в отведенном для этого реквизита месте на соответствующем бланке.

На документе, оформленном не на бланке, регистрационный номер может располагаться ниже подписи под датой от левой границы текстового поля или в регистрационном штампе, который может располагаться на первой странице документа над его заголовком или текстом с левой стороны в верхней части страницы.

Регистрационный номер документа, подготовленного Агентством совместно с другими организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

С целью автоматизированной обработки на документы могут наноситься специальные метки, например штрих-коды.

2.10. Датой документа является дата его подписания: для внутренних регулятивных и оформляемых в форме приказов и распоряжений распорядительных документов Агентства - дата их принятия, утверждения или издания; для протокола - дата заседания (принятия решения); для акта - дата фиксируемого актом события. Документы, подписанные более чем одним лицом, должны иметь одну (единую) дату.

В текстах документов применяется словесно-цифровой способ оформления дат (например, 3 февраля 2017 г.). При оформлении дат не следует отрывать и переносить на другую строку число от названия месяца (25 сентября), название месяца от года (июль 2018 г.). При обозначении в тексте даты, состоящей только из года, слово "год" пишется полностью: план работы на 2017 год.

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она оформляется следующим образом: в июле 2015 г., в июле-августе 2015 г.; в I квартале 2015 г., в III-XV кварталах 2015 г.; в первом полугодии 2015 г. Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется словом.

Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: в июле 2015 г., но: за 8 месяцев 2015 года, в 2015 году, с 2005 по 2015 год, в 2012-2015 годах.

При оформлении виз и резолюций может использоваться цифровой способ датирования. При цифровом способе датирования после цифр года буква "г" не ставится (03.02.2017).

Дата документа проставляется в отведенном на бланке месте. На документе, оформленном не на бланке, дата проставляется по левому краю ниже подписи или под наименованием должности работника, подписавшего документ, а при наличии регистрационного штампа - в оттиске регистрационного штампа. Дата утверждения (согласования) документа указывается в соответствующем грифе.

Все отметки, связанные с прохождением и исполнением документа, датируются и подписываются.

2.11. Для целей Инструкции применяются следующие термины:

поручение - поручение, содержащееся в решениях коллегиальных органов управления Агентства, распорядительных документах и решениях созданных в Агентстве совещательных органов (комиссий, рабочих групп и т.д.) (далее - совещательные органы);

исполнитель - работник Агентства, создающий проект внутреннего документа или исходящего письма и координирующий процесс его согласования и подписания, а также лицо, указанное в поручениях и резолюциях как обязанное выполнить определенные действия по исполнению поручения, документа и (или) резолюции;

структурное подразделение - исполнитель - структурное подразделение Агентства, инициирующее создание (и (или) создающее) проект документа и (или) указанное в документе, поручении или резолюции как обязанное выполнить определенные действия по исполнению поручения, документа и (или) резолюции;

ответственный исполнитель - структурное подразделение Агентства (работник Агентства), указанное (указанный) в поручении или резолюции первым или наряду с иными исполнителями назначенное (назначенный) ответственным за исполнение. Ответственный исполнитель имеет право координировать работу соисполнителей, требовать от них своевременного предоставления необходимых материалов и информации. Соисполнители несут ответственность за своевременное предоставление ответственному исполнителю необходимых материалов и информации, их полноту и достоверность;

резолюция - письменное указание Генерального директора Агентства, заместителей Генерального директора Агентства и Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства, руководителей дирекций, руководителей структурных подразделений Агентства по исполнению документа, а также по определению исполнителей или ответственных исполнителей, назначению контролера (при необходимости, определяемой автором резолюции);

исполнение документа (поручения) - в зависимости от вида и содержания документа (поручения) может включать сбор и обработку необходимой информации и (или) материалов, подготовку и согласование решений и (или) документов, связанных с содержанием документа и (или) вытекающих из его содержания, выполнение резолюций, указаний, направление ответа на документ, совершение иных действий, вытекающих из содержания документа (поручения), а также резолюций и указаний по его исполнению.

Исполнение документа (поручения) должно осуществляться своевременно, добросовестно и разумно с соблюдением требований законодательства Российской Федерации, положений внутренних регулятивных и распорядительных документов Агентства, решений органов управления Агентства и совещательных органов.

2.12. Резолюция оформляется на первом листе документа на свободном от текста месте (пункт 4.11 Инструкции). По решению автора резолюции она может оформляться на отдельном листе (специальном бланке для резолюций). При оформлении резолюции на специальном бланке для резолюций на этом бланке указываются регистрационный номер и дата документа, к которому он относится.

2.13. Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа, точно передающее смысл документа и отвечающее на вопрос "о чем?".

Пример -

                   Об утверждении штатного расписания

                   О создании аттестационной комиссии

                   О предоставлении информации

Заголовок размещается в левой стороне ниже бланковых реквизитов либо печатается над текстом центрованным способом в документах, оформленных не на бланке. Заголовок печатается размером шрифта N 14 (N 12 - если текст заголовка занимает более 4 строк), с одинарным межстрочным интервалом и отделяется от текста письма или от обращения (при наличии) двумя полуторными межстрочными интервалами. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах.

Заголовок не составляется, если текст документа занимает менее 5 строк.

На внутренних регулятивных и распорядительных документах Агентства заголовок (наименование) проставляется независимо от объема текста.

2.14. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа и должен быть кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

В тексте документа необходимо правильно использовать официально установленные наименования, общеизвестные понятия и термины. В документах недопустимо использование произвольных сокращений, профессионального жаргона, не определенных по смыслу или допускающих двоякое толкование понятий и положений, а также выражений, обычно используемых исключительно в разговорной речи. При подготовке проекта документа должны соблюдаться правила грамматики, орфографии и пунктуации русского языка, должны правильно использоваться и унифицироваться термины, символы, единицы измерения, условные сокращения. Документ должен составляться в едином стиле изложения, быть внутренне согласованным, содержать достоверную и актуальную информацию. Текст документа должен быть написан строгим деловым языком с соблюдением общепринятых норм делового этикета.

Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины, цели составления документа, и основной части, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.

Текст документа может (а текст внутреннего регулятивного и распорядительного документа Агентства должен) делиться на структурные единицы - разделы, подразделы, пункты, подпункты и абзацы. Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, оформленные римскими цифрами с точками, и наименования. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела выполняется арабскими цифрами и состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела ставится точка. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов. Заголовки разделов и подразделов центрируются по ширине текстового поля.

Смысловые части структурных единиц документа разделяются на абзацы.

Пункты нумеруются арабскими цифрами путем указания номера раздела с точкой (при наличии раздела), номера подраздела с точкой (при наличии подраздела), номера пункта с точкой ("3.2.1.", "3.2.2." и т.д., при отсутствии подразделов - "3.1.", "3.2.", при отсутствии разделов и подразделов - "1.", "2.") и не имеют наименований. Рубрикация текста, как правило, не должна состоять более чем из 4 уровней пунктов.

Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, которые в свою очередь могут подразделяться на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Пример -

1. 1.1. 1.1.1. 1.1.1.1. _______:	ПУНКТЫ
1) _______; а) ______; б) ______. 2)...	ПОДПУНКТЫ

Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы. Если в документе используется деление пунктов на подпункты, то при этом недопустимо использовать деление пунктов также на абзацы, которые в тексте пунктов следуют после двоеточия и содержат какие-либо перечисляемые элементы. Абзацы в документе не нумеруются и никак не выделяются. Элементы списка (перечисления нескольких признаков, вариантов действий, участников процесса и т.д.) оформляются в виде отдельных абзацев, при этом первое слово каждого абзаца пишется со строчной буквы, а перед ним ставится дефис.

Пример -

Для обеспечения сохранности, учета документов и дел структурного подразделения, организации доступа к ним проводится следующий комплекс работ:

- создание оптимальных условий хранения документов и дел;

- размещение дел;

- проверка наличия и состояния документов и дел;

- соблюдение порядка выдачи дел.

В ссылках на какое-либо положение документа сначала указывается обозначение подпункта цифрой без закрывающей скобки либо номер абзаца (словом, а не цифрой), обозначение подпункта цифрой, а затем номер пункта (цифрой). При отсутствии подпункта указывается номер пункта, при наличии в подпункте или пункте только одного абзаца его номер не указывается ("абзац второй пункта 3.2.4.2", "абзац второй пункта 2", "абзац первый подпункта 1 пункта 3.2", "пункт 3"). Буквенные обозначения подпунктов в ссылках на положения действующих документов используются в случаях, когда такой способ рубрикации применен в этих документах ("подпункт "а" пункта 2").

Наименования разделов или подразделов при ссылке на пункт, подпункт или абзац не указываются.

Если пункт или подпункт содержит перечисление каких-либо элементов в отдельных абзацах, то абзацем первым считается абзац, с которого начинается соответствующий пункт или подпункт.

При подготовке документов совместно с другими организациями могут применяться иные форматы рубрикации документов.

В тексте внутреннего регулятивного и издаваемого в форме приказа или распоряжения распорядительного документа Агентства используются глаголы в неопределенной форме ("направить сообщение", "осуществить выплату возмещения", "выполнить в срок до", "разработать проект", "создать комиссию" и т.п.).

В остальных документах текст может излагаться как от 1-го лица единственного или множественного числа ("предлагаю", "предлагаем", "прошу", "просим", "сообщаем" и др.), так и от 3-го лица единственного или множественного числа ("Агентство рассмотрело и сообщает следующее", "Правление Агентства утвердило", "Агентство считает нецелесообразным"). Изложение текста от 1-го и 3-го лица в одном документе ("Агентство рассмотрело и сообщаю следующее") недопустимо.

В тексте протокола предписываемое действие (задание) выражается глаголом в неопределенной форме ("утвердить", "направить", "одобрить", "внести" и др.).

Текст документа может быть также выполнен в виде таблицы, анкеты или комбинированным (при этом таблицы, схемы, диаграммы и др., как правило, приводятся в приложении к документу).

2.15. Сведения о наличии приложений указываются в тексте документа.

Пример -

"(приложение к настоящему решению)" или "прилагаемое к настоящему решению" - если приложение одно;

"(приложения 1-3 к настоящему приказу)" или "согласно приложениям 1 и 2 к настоящему распоряжению" - если приложений несколько.

2.15.1. Отметка о приложении (за исключением протоколов коллегиальных органов управления Агентства и совещательных органов, а также внутренних регулятивных и распорядительных документов Агентства) оформляется под текстом, на расстоянии полуторного межстрочного интервала от текста, от левой границы текстового поля следующим образом:

1) если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

2) если приложение не названо в тексте или если неназванных приложений несколько, указывают названия (заголовки) приложений. Отметка о приложении оформляется одинарным межстрочным интервалом:

Приложение:

1. Положение об Административно-хозяйственном департаменте государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов" на 5 л. в 1 экз.

2. Справка о кадровом составе Департамента бухгалтерского учета и отчетности на 2 л. в 1 экз.

3) если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение: отчет о проверке ООО КБ "ОГНИ МОСКВЫ" на 2 л. в 2 экз.

4) если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: копия письма Минфина России от 21 июля 2013 г. N 12-1-3/12558 и приложения к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

5) если приложение направляют не всем указанным в документе адресатам:

Приложение: справка о финансовом состоянии ПАО "Банк" на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

6) если приложением является съемный машинный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше в конверт, куда помещается съемный машинный носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Пример -

N п/п	Наименование документа	Имена файлов
1	Письмо о назначении представителя конкурсного управляющего ПАО "Банк" от 22 апреля 2018 г. N 1-1/5561	1-1_5561.docx
2

2.15.2. Листы приложений нумеруются самостоятельно, при этом номер страницы на первом листе не указывается.

Отметка о приложении на первом листе приложения оформляется одинарным межстрочным интервалом с выравниванием по левому краю текстового поля для данного реквизита. В отметке о приложении допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" (без кавычек) печатать прописными буквами, а также центрировать его, наименование (вид), дату и регистрационный номер документа, к которому относится приложение, относительно самой длинной строки.

При наличии нескольких приложений к документу их нумеруют арабскими цифрами (без знака "N"). Пример - приложение 1, приложение 2.

В приложении к решению коллегиального органа управления Агентства или совещательного органа, внутреннему регулятивному и распорядительному документу Агентства на первом листе в правом верхнем углу делается отметка "Приложение" (без кавычек, строчными буквами) и указанием номера приложения (без знака "N", если приложений несколько), наименования (вида) документа к которому оно относится, его даты и регистрационного номера (для приказов и распоряжений) или номера протокола заседания соответствующего органа. В приложении к решению коллегиального органа управления Агентства, помимо даты и номера протокола, указывается раздел протокола заседания, к которому относится данное приложение. При оформлении приложений к решениям коллегиальных органов управления Агентства, совещательных органов, распорядительным документам наименование Агентства пишется сокращенно - "Агентство".

Пример -

                                         Приложение 1

                                         к приказу Генерального

                                         директора Агентства

                                         от 22 августа 2013 г. N 3/1/2208

или

                                         Приложение 5

                                         к решению Правления Агентства

                                         от 19 февраля 2013 г.

                                         (протокол N 5, раздел I)

В приложении к внутреннему регулятивному документу Агентства указывается только наименование документа, к которому относится данное приложение.

Пример -

                                             Приложение 1

                                             к Порядку конкурсного отбора

                                             банков-агентов

2.16. В зависимости от вида документа на нем проставляется реквизит "подпись".

В состав подписи входят наименование должности работника Агентства, подписывающего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается); личная подпись (проставляется от руки чернилами синего цвета) и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Если документ подписывают несколько работников Агентства, должностные бланки не применяются, а должность каждого подписывающего работника Агентства указывается отдельно. Подпись отделяется от текста или отметки о приложении 2 полуторными межстрочными интервалами.

Наименование должности работника, подписывающего документ не на должностном бланке, печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом (длиной не более 8 см). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля.

При подписании документа несколькими работниками Агентства их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей уровню занимаемых должностей, - от более высокой к более низкой.

При подписании документа несколькими работниками равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если работник Агентства, подпись которого предусмотрена проектом документа, отсутствует, то документ подписывает работник Агентства, исполняющий обязанности отсутствующего работника Агентства (далее - замещающее лицо), или заместитель (при наличии) отсутствующего работника Агентства (за исключением случаев, когда соответствующий документ в силу требований законодательства и (или) внутренних регулятивных или распорядительных документов Агентства вправе подписать только отсутствующий работник Агентства или лицо, его замещающее). При этом обязательно указываются фактическая должность работника Агентства, подписавшего документ, его инициалы и фамилия и вносятся отметки "Зам.", "И.о." (данные отметки можно вносить от руки). Недопустимо подписывать документ с предлогом "за" или проставлять косую черту перед изначально заготовленным наименованием должности.

Исходящие письма за подписью лица, замещающего Генерального директора Агентства, оформляются на должностном бланке такого лица (либо на бланке исходящего письма без наименования должности, если такое лицо не имеет должностного бланка) с указанием текущего статуса подписывающего.

Пример -

И.о. Генерального директора

Подпись

И.О. Фамилия

Работники Агентства подписывают документы в рамках своей компетенции, которая определяется законодательством Российской Федерации, внутренними регулятивными и распорядительными документами Агентства, выданными им доверенностями или иными документами, устанавливающими их должностные (трудовые) обязанности, а также в рамках компетенции соответствующих структурных подразделений Агентства, которая определяется внутренними регулятивными и распорядительными документами Агентства.

Электронные документы могут быть подписаны электронной подписью, для визуализации которой в подписанный ею электронный документ выводится отметка об электронной подписи. Отметка об электронной подписи должна соответствовать следующим требованиям:

- место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения личной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

- элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

- элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

- элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать текст документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Пример -

	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Фамилия Имя Отчество Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017
Директор		И.О. Фамилия

2.17. Утверждение документа - особый способ введения документа в действие. Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения уполномоченным на это работником Агентства, а также распорядительным документом Агентства или решением коллегиального органа управления Агентства.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается с одинарным межстрочным интервалом. Строки данного грифа выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если документ утверждается работником, гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек, прописными буквами), наименования должности в именительном падеже, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. При оформлении грифа утверждения документов, утверждаемых в Агентстве, наименование Агентства пишется сокращенно ("Агентство").

Пример -

                                           УТВЕРЖДАЮ

                                           Заместитель Генерального

                                           директора Агентства

                                           _________________ А.А. Петров

                                           21 августа 2018 г.

При утверждении документа коллегиальным органом управления Агентства или распорядительным документом Агентства гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО" - в зависимости от рода или числа наименования утверждаемого документа: "Порядок", "Методика", "Правила", "Сообщение") без кавычек, прописными буквами, наименования (вида) утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. При утверждении документа коллегиальным органом управления Агентства в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утверждается документ, дата принятия решения, а также номер и раздел протокола (в скобках) заседания, на котором утвержден документ. Если утверждаемых документов несколько, то перед грифом утверждения указывается порядковый номер приложения без реквизитов документа, так как они указаны в грифе утверждения.

Пример -

                                         УТВЕРЖДЕН

                                         приказом Генерального

                                         директора Агентства

                                         от 5 февраля 2014 г. N 14/1/0502

                                         УТВЕРЖДЕНО

                                         решением Совета

                                         директоров Агентства

                                         от 3 февраля 2004 г.

                                         (протокол N 2, раздел I)

или

                                         Приложение 2

                                         УТВЕРЖДЕНА

                                         решением Правления Агентства

                                         от 19 февраля 2004 г.

                                         (протокол N 5, раздел II)

При утверждении документа несколькими лицами или организациями грифы утверждения располагаются на одном уровне. В этих случаях при оформлении грифа утверждения наименование Агентства пишется полностью: государственная корпорация "Агентство по страхованию вкладов".

Пример -

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Генерального директора государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов" _________________ А.А. Петров 21 августа 2018 г.

УТВЕРЖДАЮ Заместитель руководителя Главной инспекции Центрального банка Российской Федерации ________________ Е.Е. Сенченко 21 августа 2018 г.

2.18. При указании в тексте документа ссылки на решение коллегиального органа управления Агентства или совещательного органа необходимо указывать дату принятия соответствующего решения и номер протокола (без указания раздела протокола).

Пример -

В соответствии с решением Правления Агентства от 21 июля 2014 г. (протокол N 81).

2.19. Изменения в подписанные, принятые, утвержденные или изданные документы вносятся только в порядке, предусмотренном для подписания, принятия, утверждения или издания соответствующих документов.

2.20. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа его подлиннику. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа - на обороте документа и включает слово "Верно" (без кавычек); наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии. Работники Агентства получают право на заверение копий документов на основании доверенности или приказа Генерального директора Агентства. Копии документов, заверенные работниками Агентства, при необходимости заверяются главной печатью Агентства.

Пример -

     Верно

     Эксперт отдела администрирования персонала

     Управления по работе с персоналом

     Административно-хозяйственного департамента

     Подпись            А.Б. Леонидова

     21 августа 2018 г.

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп с указанием слова "Верно" (без кавычек); наименования должности заверяющего лица; места для его личной подписи; расшифровки подписи (инициалов, фамилии); места для даты заверения копии.

Копии электронных документов, направляемых по электронным каналам связи, заверяются электронной подписью уполномоченного на это работника Агентства и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном настоящим пунктом для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием после даты заверения информационной системы Агентства, в которой хранится данный электронный документ.

2.21. Согласование проекта документа осуществляется для оценки целесообразности и обоснованности принятия документа, соответствия его действующему законодательству, внутренним регулятивным и распорядительным документам Агентства, решениям коллегиальных органов управления Агентства и совещательных органов. Согласование проектов документов, в том числе представляемых на рассмотрение коллегиальных органов управления Агентства и совещательных органов, осуществляется посредством СЭДО. В исключительных случаях (например, при возникновении объективной необходимости подготовки документа в течение 2 дней и менее) допускается согласование проектов документов на бумажном носителе.

Согласование проектов документов, представляемых на рассмотрение созданных в Агентстве совещательных органов, осуществляется в порядке, определяемом председателем/руководителем соответствующего совещательного органа или внутренним регулятивным документом о соответствующем совещательном органе.  

Подготовка проекта внутреннего документа или исходящего письма исполнителем включает в себя создание регистрационной карточки в СЭДО (далее - РК), формирование маршрута согласования, запуск проекта документа на согласование, урегулирование замечаний, полученных в процессе согласования, подготовку документа к подписанию, передачу подписанного документа на регистрацию и отправку.

Состав согласующих работников и структурных подразделений для документов, процедура согласования которых и (или) состав согласующих не описаны в Инструкции или иных внутренних регулятивных и распорядительных документах Агентства, определяет руководитель структурного подразделения - исполнителя или руководитель соответствующего совещательного органа.

Участники согласования в результате рассмотрения проекта документа могут принять решение:

- "Согласовать" - в случае, если по документу замечания отсутствуют или вносимые замечания не влекут за собой изменение содержательной части/доработку/переработку документа, а также не затрагивают компетенцию согласующего структурного подразделения или работника;

- "Не согласовать" - в случае наличия замечаний к проекту документа, которые влекут изменение содержательной части/доработку/переработку документа, а также в случае наличия у согласующего структурного подразделения или работника затрагивающих их компетенцию и не разрешенных в проекте документа вопросов и (или) предложений по тексту проекта документа.

В случае получения от участников согласования решения "Не согласовать" исполнитель обязан урегулировать замечания и направить документ на повторное согласование. Допускается не направлять проект на повторное согласование участникам, от которых получено решение "Согласовать", при условии, что изменения, внесенные в проект в результате обработки результатов согласования, не затрагивают вопросов, входящих в компетенцию предыдущих участников согласования.

В случае получения комментариев к решению "Согласовать" исполнитель обязан изучить комментарии и при необходимости (определяется руководителем структурного подразделения - исполнителя) внести изменения в проект, после чего продолжить его согласование.

Проект документа считается согласованным, если от всех участников согласования получено решение "Согласовать".

После завершения согласования проекта документа в электронном виде исполнитель изготавливает нужное количество экземпляров документа на бумажном носителе и передает их на подпись вместе с листом согласования, распечатанным посредством СЭДО. В передаваемом листе согласования должны быть видны полученные в процессе согласования замечания и комментарии.

Согласованные проекты документов, изготовленные на бумажном носителе и передаваемые на подпись заместителю Генерального директора Агентства или Финансовому директору - Главному бухгалтеру Агентства, должны быть завизированы руководителем структурного подразделения - исполнителя. Проекты документов, передаваемые на подпись Генеральному директору Агентства, а также представляемые на рассмотрение коллегиальных органов управления Агентства, изготовленные на бумажном носителе, должны быть завизированы руководителем структурного подразделения - исполнителя проекта документа и координирующим деятельность структурного подразделения - исполнителя заместителем Генерального директора Агентства, или Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства, или руководителем дирекции. В случае если деятельность структурного подразделения - исполнителя координирует Генеральный директор Агентства, такие проекты визирует только руководитель структурного подразделения - исполнителя проекта документа.

Лист согласования визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения - исполнителя. Если в листе согласования содержатся замечания или комментарии участников согласования, исполнитель вносит в лист согласования запись "Замечания урегулированы". Исполнитель обязан обеспечить аутентичность бумажных экземпляров тексту, согласованному посредством СЭДО.

Срок подписания проекта документа после передачи его уполномоченному на подписание такого документа работнику Агентства не должен превышать 2 дней. Исполнитель обязан своевременно передавать проект документа на подпись с учетом необходимости соблюдения данных по документу поручений, резолюций, срока исполнения документа.

В случае согласования проекта документа на бумажном носителе, в том числе проекта документа, изготавливаемого в нескольких экземплярах, один из которых остается в Агентстве (например, договоры, акты), визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа согласовываемого проекта. При этом проставляется виза исполнителя, а также личные подписи визирующих с их расшифровкой (инициалы и фамилия).

Возможно оформление виз на отдельном листе согласования.

Допускается наличие нескольких листов с визами, а также листов со скан-образами документа, содержащего визы согласующих лиц.

Допускается при необходимости полистное визирование документа и его приложений.

2.22. В целях сокращения сроков согласования и трудовых затрат при согласовании проектов типовых документов (неоднократно выпускаемых и не требующих значительных изменений при повторной подготовке) могут применяться шаблоны таких типовых документов.

Шаблон разрабатывается в случае, если доля документов данного типа составляет не менее 5% от всех документов определенной группы (например, договоры или доверенности), регистрируемых в Агентстве в течение предшествующих 12 месяцев, или если количество документов данного типа составило не менее 5 в течение 12 предшествующих месяцев, либо если такие доля и количество прогнозируются в течение ближайших 12 месяцев.

Структурное подразделение - инициатор подготовки шаблона типового документа готовит и в установленном Инструкцией порядке направляет на согласование проект распорядительного документа об утверждении шаблона типового документа, в том числе его изменяемой и неизменяемой части, маршрута (в том числе этапов) согласования документа, подготавливаемого на основании данного шаблона, с указанием перечня должностей участников согласования такого документа и продолжительности каждого этапа согласования в рабочих днях, матрицы распределения полномочий и ответственности участников согласования. Кроме того, в проект распорядительного документа могут вноситься условия использования данного шаблона типового документа (например, ограничение стоимости товаров и услуг по договорам, заключаемым на основании конкретного шаблона).

2.23. Проекты документов, передаваемые на подпись Генеральному директору Агентства, заместителям Генерального директора Агентства и Финансовому директору - Главному бухгалтеру Агентства, а также представляемые на рассмотрение коллегиальных органов управления Агентства, должны быть последовательно согласованы:

- с руководителем структурного подразделения - исполнителя или лицом, его замещающим;

- руководителями структурных подразделений Агентства или лицами, их замещающими, в чью компетенцию входит решение вопросов, затронутых в проекте документа и (или) упоминаемых в нем, а также указанными в проекте документа в качестве исполнителей поручений или резолюций (если таких структурных подразделений несколько, то на этом этапе организуется параллельное согласование);

- Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства или лицом, его замещающим, если рассматриваемый вопрос связан с распоряжением имуществом Агентства, в том числе денежными средствами (за исключением случаев, когда Финансовый директор - Главный бухгалтер Агентства подписывает данный документ);

- директором Юридического департамента (далее - ЮД) (или лицом, его замещающим) и редактором-корректором;

- заместителем Генерального директора Агентства, Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства или руководителем дирекции, координирующим деятельность структурного подразделения - исполнителя документа (за исключением документов, подготовленных структурными подразделениями Агентства, деятельность которых координирует Генеральный директор Агентства, и случаев, когда руководитель, координирующий деятельность структурного подразделения - исполнителя, подписывает данный документ);

- с заместителями Генерального директора Агентства, или Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства, или руководителем дирекции, координирующими деятельность структурных подразделений Агентства, в чью компетенцию входят вопросы, содержащиеся в представляемых на рассмотрение документах об утверждении или внесении изменений во внутренние регулятивные документы Агентства (за исключением вопросов, относящихся к компетенции структурных подразделений, деятельность которых координирует Генеральный директор Агентства).

Проекты исходящих писем, направляемых в центральные аппараты правоохранительных органов (Генеральная прокуратура Российской Федерации, ФСБ России, МВД России, Следственный комитет Российской Федерации, Росфинмониторинг, ФТС России и др.), за исключением исходящих писем по вопросам участия Агентства и (или) ликвидируемых Агентством финансовых организаций в уголовном судопроизводстве, подлежат согласованию с директором Департамента безопасности и защиты информации (далее - ДБЗИ) (или лицом, его замещающим).

Материалы к заседаниям Совета директоров Агентства, представляемые на подпись Генеральному директору Агентства, должны быть также согласованы с ответственным секретарем Совета директоров Агентства.

Руководители структурных подразделений Агентства (лица, их замещающие), согласно настоящему пункту участвующие в согласовании проектов документов, вправе поручить такое согласование своим заместителям, в том числе на постоянной основе, в рамках распределения обязанностей между заместителями. При этом ответственность за соблюдение порядка и качество согласования несут руководители структурных подразделений Агентства (лица, их замещающие). По решению лиц, которым передаются проекты документов на подпись, а также при согласовании проектов документов, вносимых на рассмотрение Совета директоров Агентства, предусмотренное настоящим пунктом согласование осуществляется только руководителями структурных подразделений Агентства или лицами, их замещающими.

Требования настоящего пункта не распространяются на проекты документов, подготавливаемые на основании шаблонов, утвержденных в установленном порядке (пункт 2.22 Инструкции). Маршруты (в том числе этапы) согласования документов, подготавливаемых на основании шаблонов типовых документов, с указанием перечня должностей участников такого согласования устанавливаются распорядительными документами Агентства, которыми утверждаются соответствующие шаблоны.

2.24. Генеральный директор Агентства, заместитель Генерального директора Агентства, координирующий деятельность АХД, директор АХД или его заместитель, директор ЮД или его заместитель, а также помощник Генерального директора Агентства могут принять решение о необходимости согласования проектов документов и (или) их отдельных видов, а также документов, относящихся к определенным вопросам деятельности Агентства, представляемых на рассмотрение коллегиальным органам управления Агентства, на подпись Генеральному директору Агентства, с не участвовавшими в согласовании проекта документа структурными подразделениями Агентства и работниками Агентства, в компетенцию которых входят затрагиваемые проектами документов вопросы.

Материалы, представляемые на рассмотрение Правления Агентства, должны быть согласованы в соответствии с требованиями пунктов 16 и 17 Регламента работы Правления Государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов".

Требования к материалам, представляемым на рассмотрение Совета директоров Агентства, определены пунктом 13 Положения о Совете директоров Государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов".

2.25. Проекты внутренних регулятивных и распорядительных документов Агентства (за исключением приказов по личному составу, в том числе приказов по кадровым вопросам и вопросам командирования), проекты решений коллегиальных органов управления Агентства, проекты исходящих писем за подписью Генерального директора Агентства, заместителей Генерального директора Агентства и Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства подлежат согласованию (визированию) редактором-корректором, который осуществляет проверку поступающих ему проектов документов на предмет соблюдения при их подготовке правил грамматики, орфографии и пунктуации, правильности написания и унификации терминов, символов, единиц измерения, условных сокращений, исправляет недостатки стилистического характера. Срок согласования документа редактором-корректором входит в срок согласования, определенный для ЮД.

2.26. Передавая исходящую корреспонденцию в АХД, исполнитель представляет копию документа или поручения (при их наличии), в связи с исполнением которого подготовлен соответствующий исходящий документ. Указанные копии не представляются при наличии в созданной исполнителем РК проекта исходящего документа ссылки на данный документ или поручение.

2.27. Срок согласования (визирования) структурными подразделениями Агентства проектов документов (исходящих писем, служебных записок, договоров, дополнительных соглашений, доверенностей, проектов решений коллегиальных органов управления Агентства и совещательных органов) составляет не более 3 рабочих дней; внутренних регулятивных документов Агентства, документаций о конкурентных закупках - не более 5 рабочих дней с даты поступления проекта документа в структурное подразделение Агентства.

Сроки согласования проектов документов, создаваемых на основе шаблонов типовых документов, устанавливаются распорядительными документами Агентства, которыми утверждаются данные шаблоны.

Сроки согласования могут быть изменены по согласованию с руководителем структурного подразделения - исполнителя документа.

Отказ от рассмотрения проекта документа, поступившего на согласование в установленном порядке, не допускается.

Работники, участвующие в процедуре согласования, излагают замечания и предложения по проектам и несут ответственность только за те положения проектов, которые касаются вопросов их компетенции.

Излагаемые согласующими замечания по проекту документа должны быть конкретными и обоснованными. Не допускается изложение замечаний в виде вопросов. При этом если поступивший для согласования проект документа требует, по мнению согласующего, существенной доработки, то замечания и предложения могут излагаться тезисно.

Замечания и предложения по проекту документа, излагаемые работниками одного согласующего подразделения, не должны противоречить друг другу и должны содержать единую позицию согласующего подразделения.

При необходимости существенной переработки текст проекта после переработки и устранения всех отмеченных согласующими недостатков может быть направлен на повторное согласование (визирование). Допускается не направлять проект документа на повторное согласование в структурные подразделения Агентства, от которых было получено решение "Согласовать", если изменения, внесенные в результате обработки результатов согласования, не затронули вопросов, входящих в компетенцию указанных структурных подразделений.

В случае получения проекта документа для повторного согласования не допускается излагать замечания и предложения к положениям проекта документа, по которым не было изложено замечаний и предложений при первоначальном поступлении проекта на согласование (визирование) и которые ни редакционно, ни по содержанию не претерпели изменений (за исключением случаев, когда внесенные в другие части проекта документа изменения влияют на эти положения проекта документа).

Структурное подразделение - исполнитель несет ответственность за урегулирование замечаний, учет предложений, полученных от участников согласования.

В случае наличия неурегулированных разногласий по проекту документа структурное подразделение - исполнитель составляет таблицу разногласий (приложение 13 к Инструкции). Заместитель Генерального директора Агентства, или Финансовый директор - Главный бухгалтер Агентства, или руководитель дирекции, координирующие деятельность структурного подразделения - исполнителя, или руководитель структурного подразделения - исполнителя (для структурных подразделений, деятельность которых координирует Генеральный директор Агентства) созывает совещание по возникшим разногласиям, на которое приглашаются представители структурных подразделений, разногласия между которыми не удалось урегулировать, и вносится для принятия окончательного решения по разногласиям проект документа, а также может прилагаться таблица разногласий.

После устранения разногласий проект документа в окончательной редакции направляется на повторное согласование в структурные подразделения Агентства и (или) работникам Агентства, участвовавшим в процедуре согласования. Если на совещании разногласия по проекту документа устранить не удалось, руководитель структурного подразделения - исполнителя представляет проект документа и таблицу разногласий на рассмотрение Генерального директора Агентства или Правления Агентства.

2.28. Внешнее согласование (то есть согласование с третьими лицами) проекта документа оформляется грифом согласования, которым выражается согласие органа, организации с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименования должности лица (включая наименование организации) в именительном падеже, который согласовывает документ, его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты. Составные части данного реквизита печатаются одинарным межстрочным интервалом. Он располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования (в этом случае на документе делается отметка "Лист согласования прилагается").

Если согласование производится коллегиальным органом управления Агентства или если документ согласовывается посредством письма, гриф согласования включает название документа в именительном падеже, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер.

Если документ имеет 2 грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами.

Пример -

СОГЛАСОВАНО Заместитель руководителя ФНС России ___________ Д.В. Ксенофонтов ___ _________ 2017 г.

СОГЛАСОВАНО Письмо Банка России от 12 апреля 2017 г. N 33-12/1255

2.29. Агентство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - главная печать Агентства) и иные (специальные) печати. Печати Агентства используются для заверения документов Агентства и подлинности подписей уполномоченных работников Агентства на документах Агентства и (или) документах, подписываемых уполномоченными Агентством лицами, не являющимися его работниками, а также для подтверждения соответствия копий документов их оригиналам.

Печатями Агентства заверяются документы и подлинность подписей:

- Генерального директора Агентства;

- заместителей Генерального директора Агентства, Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства и других работников Агентства, уполномоченных на основании доверенностей, приказов Генерального директора Агентства;

- не являющихся работниками Агентства лиц, уполномоченных представлять интересы Агентства на основании доверенности Агентства.

Печать проставляется, не захватывая личной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Вопросы изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей в Агентстве регулируются Порядком изготовления, использования и уничтожения печатей в государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов", утверждаемым приказом Генерального директора Агентства.

2.30. На исходящих письмах проставляется отметка об исполнителе с указанием фамилии и инициалов исполнителя, номера его служебного телефона (добавочный номер указывается в скобках). Данный реквизит может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя.

Такая отметка проставляется на лицевой стороне последнего листа документа с левой стороны в нижней его части (размер шрифта N 11).

Пример -

Ветров И.И.

+7 (495) 135-00-00 (доб. 41-42)

или

Ветров И.И.

Ведущий специалист проектного отдела

Департамента информационных технологий

+7 (495) 135-00-00 (доб. 41-42), Vetrov@asv.org.ru

2.31. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Агентства, ежегодно утверждаемой Генеральным директором Агентства (далее - номенклатура дел).

При завершении работы над документом структурным подразделением - исполнителем в СЭДО формируется следующая информация: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении) или ссылка на дату и номер ответного документа; отметка "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ по номенклатуре дел; дата, должность исполнителя.

III. Особенности подготовки отдельных видов документов

3.1. Внутренние регулятивные и распорядительные документы Агентства

3.1.1. Внутренний регулятивный документ Агентства - документ, который имеет применительно к деятельности Агентства нормативный характер, рассчитывается на многократное применение, принимается, утверждается или издается коллегиальным органом управления Агентства или Генеральным директором Агентства в целях установления, изменения или отмены предписаний постоянного или временного характера.

Требования к подготовке и оформлению внутренних регулятивных документов Агентства содержатся в пунктах 3.2.1 - 3.2.17 Инструкции.

3.1.2. Распорядительный документ Агентства - документ (протокол заседания коллегиального органа управления Агентства; протокол совещания у Генерального директора Агентства, заместителей Генерального директора Агентства и Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства, руководителя структурного подразделения Агентства; приказ Генерального директора Агентства; распоряжение заместителя Генерального директора Агентства, Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства, руководителя дирекции или руководителя структурного подразделения Агентства), подписываемый, утверждаемый или издаваемый в целях обеспечения реализации правовых норм и (или) разрешения задач в связи с определенным вопросом (ситуацией), которые влекут возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений, прав и обязанностей точно определенных субъектов.

3.1.3. Приказами оформляются решения Генерального директора Агентства по наиболее важным и комплексным вопросам функционирования Агентства, которые имеют, как правило, применительно к деятельности Агентства нормативный характер и рассчитаны на длительный срок действия и широкий круг лиц, а также решения по личному составу, включая кадровые вопросы и вопросы командирования.

Приказом Генерального директора Агентства право издания приказов по личному составу, включая приказы по кадровым вопросам и вопросам командирования, может предоставляться работникам, определяемым Генеральным директором Агентства.

Распоряжениями и протоколами оформляются решения по отдельным вопросам деятельности Агентства, как правило, имеющим оперативный характер.

Требования к подготовке и оформлению приказов и распоряжений содержатся в пунктах 3.3.1 - 3.3.8 Инструкции.

3.2. Требования к подготовке и оформлению внутренних регулятивных документов Агентства

3.2.1. Внутренние регулятивные документы Агентства принимаются, утверждаются или издаются в следующих формах:

- положение, правила, порядок, инструкция - документы, устанавливающие общие правила и (или) процедуру осуществления Агентством своей деятельности;

- регламент - документ, детально определяющий порядок взаимодействия Агентства с другими организациями (органами), между структурными подразделениями Агентства и (или) работниками Агентства. Регламент может включать в себя элементы методики;

- методика - не являющийся рекомендательным документ, определяющий методы или способы совершения отдельных действий в целях реализации Агентством своих прав и обязанностей.

3.2.2. Подготовка и согласование проекта внутреннего регулятивного документа Агентства производятся в соответствии с разделом II Инструкции с учетом особенностей, установленных настоящим подразделом.

Проекты внутренних регулятивных документов Агентства готовят и представляют на рассмотрение структурные подразделения - исполнители на основании поручений, резолюций Генерального директора Агентства, заместителей Генерального директора Агентства и Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства, а также в инициативном порядке. Последующие изменения в принятый, утвержденный или изданный внутренний регулятивный документ Агентства готовятся и представляются на рассмотрение структурным подразделением - исполнителем.

3.2.3.  Наименование внутреннего регулятивного документа Агентства должно отражать его содержание и основной предмет правового регулирования. Наименование должно быть точным, четким и максимально информационно насыщенным.

Текст внутреннего регулятивного документа Агентства отделяется от заголовка 3 полуторными межстрочными интервалами и выравнивается по ширине текстового поля.

3.2.4. Текст внутреннего регулятивного документа Агентства делится на структурные единицы в соответствии с требованиями пункта 2.14 Инструкции.

3.2.5. Внутренний регулятивный документ Агентства может иметь приложения, в которых помещаются перечни, таблицы, графики, схемы, образцы бланков, формы документов и т.д.

3.2.6. При внесении изменений во внутренний регулятивный документ Агентства, в том числе при признании утратившими силу его структурных единиц, недопустимо изменять нумерацию его разделов, подразделов, пунктов и подпунктов.

Если вносимая во внутренний регулятивный документ Агентства новая структурная единица (единицы) следует за последней структурной единицей раздела, подраздела или внутреннего регулятивного документа Агентства, то имеющаяся нумерация структурных единиц документа продолжается.

Если новая структурная единица (единицы) вносится между имеющими нумерацию структурными единицами, то для нумерации такой новой структурной единицы (единиц) используется номер структурной единицы с добавлением порядкового номера, начиная с "1". Например, при включении новых пунктов между имеющимися пунктами 2.5 и 2.6 новым пунктам присваиваются номера 2.5.1., 2.5.2. и т.д.

При необходимости включения нового абзаца в пункт или подпункт, уже имеющий деление на абзацы, новый абзац включается после имеющихся абзацев. В случае невозможности включения нового абзаца после имеющихся весь пункт или подпункт излагаются в новой редакции.

3.2.7. При необходимости указания во внутреннем регулятивном документе Агентства ссылки на иной внутренний регулятивный или распорядительный документ Агентства указывается только вид и полное наименование внутреннего регулятивного или распорядительного документа Агентства, на который дается ссылка, без указания реквизитов его принятия, утверждения или издания (даты принятия (утверждения, издания), номера распорядительного документа или протокола и раздела протокола).

Пример -

Согласно Положению о порядке реализации активов, приобретенных государственной корпорацией "Агентство по страхованию вкладов".

3.2.8. При необходимости ссылки в решении коллегиального органа управления Агентства, протоколе, приказе, распоряжении либо ином документе (за исключением внутреннего регулятивного документа Агентства) на внутренний регулятивный документ Агентства указываются вид, полное наименование внутреннего регулятивного документа Агентства, на который дается ссылка, а также реквизиты его принятия, утверждения или издания (дата принятия, утверждения или издания, номер приказа или протокола). При этом реквизиты внутренних регулятивных документов Агентства, которыми в такой внутренний регулятивный документ Агентства вносились изменения, не указываются.

Пример -

В соответствии с Положением о Комиссии по оперативным вопросам конкурсного производства (ликвидации), утвержденным решением Правления Агентства от 13 апреля 2005 г. (протокол N 26)...

или

В соответствии с пунктом 1.3 Регламента учета операций при выплате возмещения по вкладам, утвержденного приказом Генерального директора Агентства от 28 марта 2016 г. N 11/2/2803 "Об утверждении Регламента учета операций при выплате возмещения по вкладам"_

3.2.9. Изменения, вносимые во внутренний регулятивный документ Агентства, по объему изложения занимающие более 3 листов, оформляются как приложение к вносящему изменения документу с указанием всех необходимых реквизитов согласно Инструкции. При этом заголовок приложения должен содержать ссылку на изменения и наименование изменяемого документа.

Пример -

                                            Приложение 3

                                            к решению Правления Агентства

                                            от 19 февраля 2013 г.

                                            (протокол N 5, раздел I)

Изменения
в Регламент установления суммы обязательств перед вкладчиками государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов"

_______________..

3.2.10. Если изменения вносятся менее чем в 30% структурных единиц текста, способом внесения изменений во внутренний регулятивный документ Агентства является замена или исключение структурных единиц, слов, цифр, предложений; дополнение новыми структурными единицами, словами, цифрами, предложениями. Для целей подсчета указанной доли, а также долей, указанных в пункте 3.2.11, структурной единицей считается пункт или подпункт (в зависимости от количества уровней рубрикации текста).

3.2.11. В случае внесения во внутренний регулятивный документ Агентства изменений, которые затрагивают более 30% структурных единиц документа и при этом меняют внутренний регулятивный документ по существу, принимается, утверждается или издается новый внутренний регулятивный документ с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего либо соответствующий внутренний регулятивный документ Агентства излагается в новой редакции.

В случае внесения во внутренний регулятивный документ Агентства изменений, которые затрагивают более 50% структурных единиц документа и при этом меняют внутренний регулятивный документ Агентства по существу, внесение изменений во внутренний регулятивный документ Агентства не осуществляется (в том числе путем изложения его в новой редакции), а принимается, утверждается или издается новый внутренний регулятивный документ с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего.

Если во внутренний регулятивный документ Агентства вносятся изменения путем изложения его в новой редакции, то соответствующий гриф должен содержать и реквизиты документа, полностью изложившего его в новой редакции.

Пример -

                                     УТВЕРЖДЕН

                                     решением Совета директоров Агентства

                                     от 3 февраля 2015 г.

                                     (протокол N 2, раздел I)

                                     В редакции

                                     решения Совета директоров Агентства

                                     от 25 сентября 2018 г.

                                     (протокол N 4, раздел IV)

Вносить изменения во внутренний регулятивный документ Агентства путем внесения изменений в изменяющие его документы не допускается.

3.2.12. В случае принятия, утверждения или издания нового внутреннего регулятивного документа Агентства ранее действовавший документ и все документы, которыми в него вносились изменения (в части внесенных изменений), утрачивают силу. В связи с утратой силы внутреннего регулятивного документа Агентства все ранее внесенные в него изменения также автоматически утрачивают силу.

Внутренний регулятивный документ Агентства вступает в силу или утрачивает силу с момента принятия решения коллегиальным органом управления Агентства, издания приказа Генерального директора Агентства или с даты, указанной в соответствующем решении либо приказе.

3.2.13. В решении коллегиального органа управления Агентства или распорядительном документе о признании утратившим силу внутреннего регулятивного документа указываются вид и полное наименование утрачивающего силу внутреннего регулятивного документа, а также реквизиты его принятия, утверждения или издания (дата утверждения, принятия или издания, номер протокола). При этом реквизиты документов, которыми вносились изменения в его структурные единицы, не указываются.

Пример -

Признать утратившим силу с 1 января 2015 г. Положение о Комиссии по оперативным вопросам конкурсного производства, утвержденное решением Правления Агентства от 13 апреля 2005 г. (протокол N 26).

3.2.14. В случае утверждения внутреннего регулятивного документа, внесения изменений во внутренний регулятивный документ, признания внутреннего регулятивного документа утратившим силу наименование решения коллегиального органа управления Агентства или приказа Генерального директора Агентства должно указывать на утверждение, внесение изменений или признание утратившим силу соответствующего внутреннего регулятивного документа Агентства.

Независимо от характера вносимых в текст внутреннего регулятивного документа Агентства изменений (замена или исключение структурных единиц, слов, цифр; дополнение новыми структурными единицами, словами, цифрами; изложение структурных единиц или всего документа в новой редакции и т.п.) в решении коллегиального органа управления Агентства или приказе Генерального директора Агентства должно содержаться слово "изменение" в соответствующем числе и падеже.

Пример -

О внесении изменений в Положение о Комиссии по оперативным вопросам конкурсного производства (ликвидации)

_________________________________________________________________________

1. Внести изменения в Положение о Комиссии по оперативным вопросам конкурсного производства (ликвидации), утвержденное решением Правления Агентства от 13 апреля 2005 г. (протокол N 26) (приложение 2 к настоящему решению).

2. Установить, что внесенные в соответствии с пунктом 1 настоящего решения изменения вступают в силу с 1 января 2015 г.

или

О внесении изменений в Положение о Комиссии по оперативным вопросам конкурсного производства (ликвидации)

_________________________________________________________________________

1. Внести изменения в Положение о Комиссии по оперативным вопросам конкурсного производства (ликвидации), утвержденное решением Правления Агентства от 13 апреля 2005 г. (протокол N 26), изложив его в новой редакции согласно приложению 2 к настоящему решению.

2. Установить, что внесенные в соответствии с пунктом 1 настоящего решения изменения вступают в силу с 1 января 2015 г.

3.2.15. Подготовленный проект внутреннего регулятивного документа, представляемый на рассмотрение коллегиальных органов управления Агентства, должен сопровождаться пояснительной запиской, раскрывающей содержание проекта соответствующего решения.

Пояснительная записка, как правило, не должна превышать 3 страниц. К ней могут прилагаться аналитические и справочные материалы.

3.2.16. Принятый, утвержденный или изданный коллегиальным органом управления Агентства внутренний регулятивный документ Агентства, за исключением внутреннего регулятивного документа, в отношении которого принято решение о его неразмещении на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сайт Агентства) (размещении в изложении и (или) в части), подлежит размещению на сайте Агентства в установленном внутренними регулятивными документами Агентства порядке. В случае внесения во внутренний регулятивный документ Агентства изменений на сайте Агентства размещается редакция данного документа со всеми внесенными в него изменениями без указания на внесенные изменения.

При подготовке проекта внутреннего регулятивного документа Агентства, принятие, утверждение или издание которого осуществляется коллегиальным органом управления Агентства, исполнитель оценивает проект в том числе на предмет наличия в его содержании информации, относящейся к охраняемой законом тайне и (или) отнесенной в Агентстве к сведениям (информации) ограниченного распространения.

Исполнитель оценивает также необходимость включения в проект решения соответствующего коллегиального органа управления Агентства или приказ положения о неразмещении (размещении в изложении и (или) в части) на сайте Агентства принимаемого, утверждаемого или издаваемого внутреннего регулятивного документа и при необходимости включает в проект решения или приказа такое положение.

Пример -

Утвержденный в соответствии с пунктом 3 настоящего решения Регламент подготовки данных, подлежащих внесению в информационно-аналитическую систему Агентства, не подлежит размещению на официальном сайте Агентства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

3.2.17. В течение 5 рабочих дней с даты принятия, утверждения или издания внутреннего регулятивного документа Агентства АХД посредством СЭДО направляет в ЮД файл с текстом такого документа (файл с текстом документа в изложении и (или) в части, если соответствующим коллегиальным органом управления Агентства принято решение о размещении текста внутреннего регулятивного документа в изложении и (или) в части) в формате .pdf.

В течение 5 рабочих дней с даты принятия, утверждения или издания внутреннего регулятивного документа Агентства структурное подразделение - исполнитель посредством СЭДО направляет в ЮД файл с текстом документа (файл с текстом документа в изложении и (или) в части, если соответствующим коллегиальным органом управления Агентства принято решение о размещении текста документа в изложении и (или) в части) в форматах .docx и (или) .xlsx.

3.2.18. Рассылка копий внутренних регулятивных документов Агентства, принятых, утвержденных или изданных коллегиальными органами управления Агентства, осуществляется АХД через СЭДО на основании указателя рассылки (приложение 26 к Инструкции), который подготавливается исполнителем вместе с проектом документа и согласовывается руководителем структурного подразделения - исполнителя. Возможна также рассылка указанных копий документов с использованием корпоративной электронной почты.

В случае если внутренний регулятивный документ Агентства принимается, утверждается или издается приказом Генерального директора Агентства, руководитель структурного подразделения - исполнителя обязан одновременно с проектом документа подготовить список рассылки. Если такой документ принят, утвержден или издан приказом Генерального директора Агентства, то его рассылку осуществляет АХД (после получения от исполнителя текста соответствующего внутреннего регулятивного документа Агентства).

3.3. Требования к подготовке и оформлению распорядительных документов Агентства в форме приказов и распоряжений

3.3.1. Подготовка и согласование проектов распорядительных документов осуществляются в соответствии с разделом II Инструкции с учетом особенностей, установленных настоящим подразделом.

3.3.2. Текст приказа и распоряжения состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Заголовок к приказу (распоряжению) оформляется в соответствии с требованиями, содержащимися в пункте 2.13 Инструкции. В констатирующей части (преамбуле) приказа (распоряжения) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для его издания. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии с", "во исполнение" и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части (преамбуле) указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер (номер протокола) и заголовок.

Констатирующая часть текста в приказах отделяется от распорядительной и завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается прописными буквами от левого края текстового поля (с новой строки) без отступа.

В распоряжениях констатирующая часть, как правило, заканчивается двоеточием, а предписываемое действие (задание) выражается глаголом в неопределенной форме (например, "утвердить", "направить", "одобрить", "внести" и др.), который ставится в начале каждого пункта распоряжения.

Распорядительная часть текста приказа и распоряжения имеет повелительную форму изложения и отделяется полуторным межстрочным интервалом в приказах от слова "ПРИКАЗЫВАЮ:", в распоряжениях - от констатирующей части. В ней перечисляются предписываемые действия с указанием структурного подразделения и (или) работника, являющегося исполнителем каждого действия, при необходимости - сроков исполнения. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или работнике, на которых возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения) или его отдельных положений.

Каждое решение (поручение) оформляется в приказе и распоряжении как отдельный пункт. Пункты располагаются в логико-временной последовательности. Если поручение дается конкретному структурному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже. Отметка о приложении под текстом приказа и распоряжения не оформляется.

При необходимости ссылки в приказе и распоряжении на внутренний регулятивный или распорядительный документ Агентства указываются вид и полное наименование внутреннего регулятивного или распорядительного документа Агентства, на который дается ссылка, а также реквизиты его утверждения или издания (дата принятии, утверждения или издания, номер приказа (распоряжения) или протокола). При этом реквизиты внутренних регулятивных и распорядительных документов Агентства, которыми в такой распорядительный документ Агентства вносились изменения, не указываются.

Пример -

Признать утратившим силу Регламент электронного документооборота, утвержденный приказом Генерального директора Агентства от 18 мая 2012 г. N 123 "Об утверждении Регламента электронного документооборота".

3.3.3. В случае внесения изменений в распорядительный документ наименование и текст соответствующего распорядительного документа должны содержать ссылки на реквизиты документа, в который вносятся изменения.

Пример -

ГОСУДАРСТВЕННАЯ КОРПОРАЦИЯ
АГЕНТСТВО ПО СТРАХОВАНИЮ ВКЛАДОВ
П Р И К А З

____ _______________                                       N ____________

Москва

О внесении изменения в приказ
от 20.12.2013 N 15/3/2012
"О назначении секретаря Правления
государственной корпорации
"Агентство по страхованию вкладов"

В связи с ____________

П Р И К А З Ы В А Ю:

Внести изменение в пункт 1 приказа от 20 декабря 2013 г. N 15/3/2012 "О назначении секретаря Правления государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов", заменив слово "ведущего" словом "главного".

3.3.4. Приложения к проектам приказов и распоряжений визируются руководителями структурных подразделений - исполнителей (ответственных исполнителей) или лицами, их замещающими (либо заместителями, если руководителем структурного подразделения Агентства на основании пункта 2.23 согласование проекта документа поручено своему заместителю).

3.3.5. Проекты приказов по личному составу, включая приказы по кадровым вопросам и вопросам командирования, а также приказов и распоряжений по хозяйственным вопросам готовит и представляет АХД.

Обеспечение подготовки проектов приказов и распоряжений и их согласование с заинтересованными структурными подразделениями Агентства возлагаются на структурные подразделения - исполнители (ответственные исполнители).

3.3.6.  Проекты приказов и распоряжений печатаются на соответствующих бланках (приложения 7 - 9 к Инструкции). Проекты приказов и распоряжений, подготовленные Агентством совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (не на бланке), с указанием на одном уровне наименований Агентства и соответствующих организаций.

3.3.7. Поручения в приказах и распоряжениях указываются с использованием модели: структурное подразделение Агентства, ответственное за выполнение принятых решений (в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя в именительном падеже), или должность, фамилия и инициалы работника Агентства, ответственного за выполнение поручения, в дательном падеже, срок исполнения, содержание поручения. В качестве исполнителя может быть указан как один, так несколько работников Агентства (либо структурных подразделений Агентства). Срок указывается как календарная дата или как период.

3.3.8.  Приказы по основной деятельности нумеруются в формате А/Б/В, где А - делопроизводственный референс структурного подразделения - исполнителя (ответственного исполнителя); Б - арабскими цифрами порядковый номер, присваиваемый приказам в пределах одного дня; В - арабскими цифрами дата в формате ддмм (например, 16 апреля - 1604).

Распоряжения по основной деятельности нумеруются в формате Г/Д/Е, где Г - делопроизводственный референс руководителя, подписавшего распоряжение; Д - арабскими цифрами порядковый номер распоряжения, подписанного этим руководителем в течение дня; Е - арабскими цифрами дата в формате ддмм (например, 16 апреля - 1604).

Приказы по личному составу нумеруются отдельно. Регистрацию, рассылку и хранение приказов и распоряжений по основной деятельности, за исключением приказов по личному составу, осуществляет отдел документооборота и архива АХД (далее - отдел ДиА), приказов по личному составу - Управление по работе с персоналом АХД.

3.3.9. Регистрация распоряжений руководителей структурных подразделений Агентства осуществляется посредством СЭДО работниками Агентства, ответственными за делопроизводство в этих структурных подразделениях Агентства.

3.3.10. Рассылка копий приказов и распоряжений, зарегистрированных АХД, осуществляется АХД через СЭДО на основании указателя рассылки (приложение 26 к Инструкции), который подготавливается исполнителем вместе с проектом документа и согласовывается руководителем структурного подразделения - исполнителя (ответственного исполнителя). Возможна также рассылка указанных копий документов с использованием корпоративной электронной почты.

При подготовке проекта приказа Генерального директора Агентства, проекта распоряжения заместителя Генерального директора Агентства (или проекта приказа Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства, руководителя дирекции или руководителя структурного подразделения Агентства) руководитель структурного подразделения - исполнителя (ответственного исполнителя) обязан одновременно с проектом документа подготовить список рассылки. Если такой документ утвержден или издан Генеральным директором Агентства, заместителем Генерального директора Агентства и Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства, то его рассылку осуществляет АХД (после получения от исполнителя утвержденного документа). Порядок рассылки документа, утверждаемого или издаваемого руководителем структурного подразделения Агентства, определяет лицо, утверждающее или издающее такой документ.

3.4. Требования к подготовке и оформлению протоколов

3.4.1. Протокол - документ, в котором фиксируются решения, принятые в ходе обсуждения вопросов на заседаниях, собраниях и совещаниях (далее совместно - заседания), проводимых коллегиальными органами управления Агентства, Генеральным директором Агентства, заместителями Генерального директора Агентства и Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства, а также на заседаниях совещательных органов и рабочих совещаниях структурных подразделений Агентства. В зависимости от содержания протокол может являться распорядительным документом Агентства.

3.4.2. Протоколам присваиваются порядковые номера (по каждой группе протоколов отдельно) в пределах календарного года.

Протоколы могут оформляться в полной или краткой форме. Форму составления протокола конкретного заседания выбирает лицо, проводящее соответствующее заседание. В краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируются только принятые по нему решения. В полной форме протокола не только фиксируются обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и передаются содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

3.4.3. Протокол оформляется на основании записей, которые велись на заседании, а также на основании представленных проектов решений, тезисов докладов и выступлений, справок и других материалов, отражает позицию, выработанную при обсуждении вопроса, и данные на заседании поручения.

3.4.4. Протоколы печатаются на бланках (приложения 14-17 к Инструкции) и должны иметь следующие реквизиты:

- вид документа (протокол);

- вид заседания (заседание Правления Агентства/Совета директоров Агентства/совещание, заседание рабочей группы и др.);

- наименование Агентства (государственная корпорация "Агентство по страхованию вкладов");

- дата протокола (указывается дата заседания);

- порядковый номер;

- заголовок;

- текст протокола;

- подпись (подписи);

- ограничительная пометка "Для служебного пользования" (при необходимости).

Заголовок состоит из слова "ПРОТОКОЛ", вида заседания и наименования Агентства, печатается заглавными буквами, полужирным шрифтом N 14, выравнивается по центру и подчеркивается одной чертой после последней строки.

Дата протокола печатается ниже заголовка строчными буквами полужирным шрифтом, выравнивается от правой границы текстового поля и подчеркивается одной жирной чертой. Дата оформляется словесно-цифровым способом.

Также к реквизитам протокола могут быть добавлены такие реквизиты, как форма проведения (очная/заочная), время проведения, результаты голосования, ограничительная пометка "Для служебного пользования".

Ограничительная пометка "Для служебного пользования" (в случае необходимости) оформляется в соответствии с пунктом 2.6 Инструкции.

3.4.5. Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.

3.4.5.1. Во вводной части указываются:

- председательствовавший (состоит из слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ", а также должности, фамилии и инициалов лица, председательствовавшего на заседании, печатается полужирным шрифтом, выравнивается по центру);

- участники заседания (слово "Присутствовали" печатается с новой строки полужирным шрифтом, без кавычек, с подчеркиванием; перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы лиц, с указанием их статуса в составе коллегиального органа управления Агентства или совещательного органа (в случае составления протокола коллегиального органа управления Агентства или совещательного органа), а также приглашенных, докладчиков по вопросам повестки дня и секретаря. При необходимости секретарь (лицо, отвечающее за организацию заседания и документирование хода проведения и результатов заседания) может указываться отдельной строкой. В протоколах совещательных органов могут указываться должности работников Агентства. При необходимости в протоколе могут указываться отсутствующие члены коллегиального органа управления Агентства или совещательного органа).

В тех случаях, когда на заседаниях присутствовали представители сторонней организации, в протоколе с новой строки печатается наименование такой организации, а также должности, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание. В протоколах заседаний коллегиальных органов управления Агентства (в протоколах иных заседаний - по усмотрению лица, проводящего заседание) допускается не указывать наименование должностей лиц, приглашенных на заседание. При оформлении протокола фамилии участников от Агентства и приглашенных могут не перечисляться (если их количество превышает 15 человек), при этом делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Пример -

     От Агентства             -   27 человек (список прилагается)

Повестка дня (перечень рассматриваемых вопросов) может быть включена в текст протокола или оформлена как самостоятельный документ, который прилагается к протоколу.

Если повестка дня включена в текст протокола, то ее заголовок выравнивается по центру, на расстоянии одного полуторного межстрочного интервала от списка участников, печатается прописными буквами, полужирным шрифтом.

Пример -

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Если повестка дня оформляется как самостоятельный документ, то к реквизитам добавляется вид заседания, дата и время проведения, место проведения (при необходимости).

Пример -

ПОВЕСТКА ДНЯ
заседания Совета директоров государственной корпорации
"Агентство по страхованию вкладов"
7 апреля 2017 г., 14:00
Центральный банк Российской Федерации,
ул. Неглинная, д. 12, Малый зал, 2-й этаж

Каждый пункт повестки дня формулируется с предлогом "о" ("об") и отвечает на вопрос "о чем?". По каждому пункту указываются фамилия и инициалы докладчика, готовившего сообщение по данному вопросу, и его должность.

Пункты повестки дня нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке значимости.

3.4.5.2.  Основная часть протокола должна состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Каждый раздел протокола нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога "о" ("об") с заглавной буквы, которое располагается по центру и подчеркивается одной чертой после последней строки по ширине текстового поля. Под чертой в скобках указываются фамилии (без инициалов) докладчика и лиц, выступавших на заседании.

С новой строки фиксируются принятые решения по вопросу повестки дня.

Принятые решения по вопросам повестки дня заседаний совещательных органов могут быть оформлены в виде таблицы (приложение 15 к Инструкции).

Решения по идентичным вопросам повестки дня должны иметь единообразное оформление. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами.

Поручения и иные предписываемые действия указываются в протоколах с использованием следующей модели: структурное подразделение Агентства, ответственное за выполнение поручений или иных предписываемых действий (в скобках фамилия и инициалы руководителя структурного подразделения Агентства в именительном падеже), или должности, фамилии и инициалы работников Агентства, ответственных за выполнение поручений или иных предписываемых действий, в дательном падеже, срок исполнения, содержание поручения (иного предписываемого действия). В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько лиц либо структурных подразделений Агентства. Срок указывается как календарная дата или как период.

3.4.6. В случае необходимости по каждому вопросу повестки дня (или отдельно по каждому пункту решения) указываются результаты голосования.

Если решение по вопросу повестки дня принято единогласно, то ниже соответствующего решения (пункта решения) указывается "Принято единогласно" полужирным шрифтом, без кавычек и выравнивается от левой границы текстового поля с отступом.

Если решение по вопросу повестки дня принято не единогласно, то в протоколе после соответствующего решения или пункта решения отражаются все результаты голосования.

Пример -

Результаты голосования:

"За": Иванов, Петров, Сидоров.

"Против": нет.

"Воздержались": Новиков.

Принято большинством голосов.

3.4.7. Протокол оформляется не позднее 3 рабочих дней, следующих за днем проведения заседания или совещания, если иное не предусмотрено внутренним регулятивным документом Агентства, в том числе определяющим порядок работы соответствующего коллегиального органа управления Агентства или совещательного органа.

Протокол заседания Правления Агентства подписывается председательствовавшим и одним из членов Правления Агентства, присутствовавшим на заседании. Протокол заседания Совета директоров Агентства визируется Генеральным директором Агентства, ответственным секретарем Совета директоров Агентства и подписывается председательствовавшим на заседании.

Если иное не предусмотрено внутренним регулятивным документом Агентства, в том числе определяющим порядок работы соответствующего совещательного органа, протоколы заседаний совещательных органов подписываются председательствовавшим и секретарем совещательного органа, а если его наличие не предусмотрено - лицом, которое вело протокол соответствующего заседания.

Подпись отделяется от текста двумя полуторными межстрочными интервалами и включает наименования должностей лиц, подписывающих протокол, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии). Наименование должности выравнивается по левому краю текстового поля, оформляется одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности, последняя буква в расшифровке ограничивается правой границей текстового поля. Отметка о приложении после текста протокола не оформляется.

Подписанный протокол, а также подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, хранятся в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.

3.4.8. Принятые на заседаниях и совещаниях решения доводятся до исполнителей, структурных подразделений - исполнителей (ответственных исполнителей) в виде выписок из протоколов.

В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий принятое решение.

Если выписка дается для представления в другую организацию, то в целях нераспространения конфиденциальной информации допускается указание в ней не всей части текста по вопросу повестки дня, а только необходимых пунктов, требующихся для представления в стороннюю организацию.

Выписки из протоколов коллегиальных органов управления Агентства подписываются секретарем (ответственным секретарем) соответствующего коллегиального органа управления Агентства. Выписки из протоколов заседаний совещательных органов подписываются секретарем совещательного органа (если его наличие не предусмотрено - лицом, которое вело протокол соответствующего заседания) или председательствовавшим, если иное не предусмотрено внутренним регулятивным документом, определяющим порядок работы соответствующего совещательного органа. Выписка из протокола, представляемая в стороннюю организацию, может заверяться главной печатью Агентства или иной печатью, определенной внутренним регулятивным или распорядительным документом Агентства.

Образцы оформления протоколов заседаний коллегиальных органов управления Агентства представлены в приложениях 16 и 17 к Инструкции; образцы оформления протоколов иных заседаний - в приложениях 14 и 15 к Инструкции; образец оформления выписки из протокола - в приложении 18 к Инструкции.

Образцы документов к заседаниям коллегиальных органов управления Агентства, представляемых структурными подразделениями Агентства, ответственными за подготовку вопросов к заседаниям соответствующих органов, приведены в приложениях 19 - 22 к Инструкции.

3.5. Требования к подготовке и оформлению исходящих писем

3.5.1. Исходящие письма готовятся в виде инициативных, ответных и сопроводительных писем (приложения 23 - 25 к Инструкции).

В исходящих письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем в Ваш адрес");

- от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

- от третьего лица единственного числа ("Агентство сообщает").

Если основанием составления документа является другой документ, то в тексте на него делается ссылка с указанием вида документа, его даты и номера. На исходящих (ответных) письмах, оформленных на бланках, ссылка проставляется в отведенном на бланка месте "на N __________ от ________"). Датой исходящего письма является дата его регистрации.

Структура исходящего письма состоит из следующих элементов:

1) адресата (в качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные лица или граждане. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже);

2) заголовка к тексту (отвечает на вопрос "о чем?");

3) обращения к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату, в конце которого ставится восклицательный знак, отделяется от текста одним полуторным межстрочным интервалом). Обращения должны соответствовать нормам официального этикета.

В переписке наиболее часто употребляется сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения.

Пример -

Уважаемый Матвей Сергеевич!

При обращении к нескольким адресатам или коллективу допустимо следующее обращение.

Пример -

Уважаемые господа!

Уважаемые коллеги!

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам можно воспользоваться следующей формулировкой обращения:

Пример -

Уважаемый гражданин Хохлов!

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии. В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы.

Пример -

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Директор!

4) текста документа, который может состоять из следующих элементов:

- вводной части (словесные конструкции, состоящие из одного или нескольких предложений, которые включают благодарность адресату, поясняют мотивы и цель послания, осуществляют смысловую и стилистическую подводку к существу исходящего письма). Во вводной части также используются формулы подтверждения, обоснования действия, предложения и другие.

Пример -

Подтверждаем получение проекта федерального закона_

В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...

В связи с переносом сроков исполнения_

На основании подписанного договора_

Высылаем инструкцию (документацию, проект указания и др.)...

Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения_

Сообщаем, что Ваше обращение рассмотрено_

Просим принять участие в заседании_

Приглашаем Вас принять участие в конференции, которая состоится 22 декабря 2018 г. в ..;

- основной части (несколько логически и стилистически увязанных абзацев (предложений), в которой формулируется суть излагаемого вопроса, информация о проделанной работе и т.п. Текст исходящего письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата);

- заключительной части (выводы, предложения, просьбы). В конце письма автор высказывает просьбу, пожелание, благодарность, сформулированные следующим образом.

Пример -

Просим направить (исключить, оказать содействие и др.)...

Предлагаем провести экспертизу (дать заключение, дать согласие и др.)_

Прошу оформить (организовать исполнение, сообщить сведения и др.)...

Заранее благодарим за возможную помощь_

Заключительная часть также может содержать этикетную фразу (устойчивое словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату, предшествует подписи, располагается на один полуторный межстрочный интервал ниже текста письма, используется по усмотрению работника, подписывающего исходящее письмо, и может оформляться им собственноручно);

5) отметки о наличии приложения;

6) подписи;

7) отметки об исполнителе.

К особенностям официальной переписки относится также использование местоимения "Вы" с заглавной буквы (во всех падежах) в качестве вежливого обращения к индивидуальному адресату.

3.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются автором резолюции, в том числе на основании требований законодательства, внутренних регулятивных документов Агентства, уже имеющихся сроков исполнения документов или по решению автора резолюции, либо на основании типовых сроков, указанных в пункте 5.9 Инструкции. При отсутствии резолюции сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании типовых сроков, указанных в пункте 5.9 Инструкции.

Ответные письма должны точно соответствовать указаниям, зафиксированным в резолюции ее автором.

3.5.3. Адресование документа осуществляется посредством указания адресата и при необходимости его почтового адреса. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо. Выравнивание текста адресата производится по левой границе текстового поля данного реквизита. Максимальная длина строки не должна превышать 7,5 см и ограничивается правой границей текстового поля. Допускается центрировать каждую строку реквизита "адресат" по отношению к самой длинной строке. Составные части данного реквизита печатаются одинарным межстрочным интервалом. Адрес отделяется от адресата одинарным межстрочным интервалом.

Пример -

                                   ПАО "Совкомбанк"

                                   Краснопресненская наб., д. 14, стр. 1,

                                   Москва, 123100

При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Должность и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже. Фамилия и инициалы отделяются от наименования должности одним одинарным межстрочным интервалом. При адресовании инициалы должностного лица указывают после фамилии.

Пример -

                                         Начальнику инспекции

                                         Федеральной налоговой службы

                                         по Курчатовскому району

                                         г. Челябинска

                                         Попову А.В.

                                         ул. Чичерина, д. 13,

                                         г. Челябинск, 454100

При адресовании писем в структурные подразделения организаций используются полные наименования как самой организации, так и ее структурных подразделений в именительном падеже. Наименование структурного подразделения отделяется от наименования организации.

Пример -

                                          Центральный банк

                                          Российской Федерации

                                          Департамент банковского надзора

При адресовании письма должностному лицу структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, а должность (сюда входит и наименование структурного подразделения организации) и фамилия лица - в дательном. Наименование должности отделяется от наименования организации, от фамилии и инициалов одним одинарным интервалом.

Пример -

                                           Центральный банк

                                           Российской Федерации

                                           Директору Департамента допуска

                                           и прекращения деятельности

                                           финансовых организаций

                                           Тяжельниковой Л.А.

При адресовании документа физическому лицу фамилия и инициалы, отделяются от почтового адреса одним одинарным межстрочным интервалом.

Пример -

                                         Феоктистову К.К.

                                         ул. Мигаловская, д. 30, кв. 671,

                                         г. Тверь, 180235

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

Пример -

                                                  Директору ООО "Паритет"

                                                  г-ну Фамилия И.О.

                                                  г-же Фамилия И.О.

Если документ направляется в несколько (не более 4) однородных организаций или структурных подразделений организаций, то их следует указывать обобщенно.

Пример -

                                                 Руководителям дочерних

                                                 обществ АО "Профиль"

                                                 Руководителям

                                                 управлений Росархива

При рассылке документа руководителям организаций или структурных подразделений организаций под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

Пример -

                                                 Руководителям дочерних

                                                 обществ АО "Профиль"

                                                 (по списку)

При отправке письма в форме электронного документа по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки на материальном носителе) почтовый адрес не указывается. В случае отправки письма по электронной почте указывается адрес электронной почты, по которому направляется письмо.

Пример -

                                        Всероссийский научно-

                                        исследовательский институт

                                        документоведения и архивного дела

                                        mail@vniidad.ru

При направлении письма нескольким получателям адресование оформляется следующим образом:

                                       Прокурору Северного

                                       административного округа г. Москвы

                                       Лукьяновой В.В.

                                       ул. Куусинена, д. 21,

                                       Москва, 125252

                                       Прокурору города Москвы

                                       Чурикову А.С.

                                       пл. Крестьянская Застава, д. 1,

                                       Москва, 109992

                                       Заместителю начальника

                                       ГСУ ГУ МВД России по г. Москве -

                                       начальнику КМУ

                                       Галицкому А.А.

                                       ул. Новослободская, д. 45,

                                       Москва, 127055

В этом случае в тексте письма обращаются к первому адресату ("Уважаемая Вера Владимировна!").

Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат. Все экземпляры такого документа должны быть подписаны. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.

При направлении документа одного содержания в адрес Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти все его экземпляры оформляются как первые.

В необходимых случаях в тексте документа указывается, кому направлен данный документ или его копия.

В адресате документа, а также на конверте указывается почтовый адрес. Составные части почтового адреса располагаются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234. Адрес пишется разборчиво и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий, кроме установленных сокращений.

В соответствии с указанными Правилами оказания услуг почтовой связи устанавливается следующий порядок написания почтового адреса:

- наименование адресата (для физических лиц - фамилия, имя, инициалы);

- название улицы, номер дома, номер строения или корпуса, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.), района;

- название республики, края, области, автономного округа;

- название страны (для международных отправлений);

- почтовый индекс.

Пример -

                                        Всероссийский научно-

                                        исследовательский институт

                                        документоведения и архивного дела

                                        ул. Профсоюзная, д. 82,

                                        Москва, 117393

Почтовый адрес не может не указываться на документах, направляемых в органы государственной власти, а также постоянным корреспондентам.

3.5.4. Исходящие письма подписываются Генеральным директором Агентства, заместителями Генерального директора Агентства и Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства, руководителями дирекций, а также руководителями структурных подразделений Агентства (лицами, их замещающими) и иными работниками Агентства в пределах их компетенции.

Документы, направляемые на имя руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации, подписываются Генеральным директором Агентства или лицом, его замещающим.

3.5.5. Исходящие письма зарубежным адресатам оформляются на бланках с соблюдением требований, изложенных в разделе II Инструкции.

Текст исходящего письма начинается, как правило, с обращения.

Пример -

Уважаемые господа! (к организации в целом)

Уважаемый господин Блэк! (к мужчине)

Уважаемая госпожа Смит! (к женщине)

Уважаемый господин Председатель!
(к должностному лицу, фамилия которого неизвестна)

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата опускается, указывается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В соответствии с международными стандартами составные части реквизита "адресат" выравниваются по левой границе текстового поля реквизита. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке - 30. Если адресат занимает более 6 строк, а в строке более 30 знаков, то данный реквизит можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний.

Рекомендуется писать прописными буквами на английском языке или национальном языке адресата название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), и страны назначения.

Если исходящее письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Пример -

                                       American National Social Institute

                                       28 Noth 37nd Street

                                       NEW YORK, NY. 12148

                                       USA

Если исходящее письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.

Пример -

                                       Mr. A. Widmar, Chairman,

                                       D. Coke and Son Ltd

                                       LONDON SWK48C

                                       ENGLAND

Если исходящее письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Пример -

                                       Mr. Luis Serrano Correcher

                                       34 Calle Alcala 6a pl.

                                       (servicio de prenca)

                                       MADRID 28071

                                       ESPANA

Если исходящее письмо зарубежному адресату составлено на русском языке, то к нему, как правило, прилагается перевод.

3.6. Требования к подготовке и оформлению служебных записок

3.6.1. Внутренняя переписка включает в себя служебные записки, которые направляются Генеральному директору Агентства, заместителям Генерального директора Агентства и Финансовому директору - Главному бухгалтеру Агентства, руководителям дирекций, а также руководителям структурных подразделений Агентства и их заместителям, как правило, в электронной форме посредством СЭДО. Служебные записки служат для обмена информацией о деятельности структурных подразделений Агентства, запроса информации, позиций и заключений, согласования вопросов по решению совместных задач и в иных случаях, предусмотренных внутренними регулятивными и распорядительными документами Агентства. Служебные записки также используются для оформления решений по вопросам организационного, кадрового и материально-технического обеспечения.

3.6.2. Служебные записки подписывают заместители Генерального директора Агентства, Финансовый директор - Главный бухгалтер Агентства, руководители дирекций, руководители структурных подразделений Агентства (лица, их замещающие) и их заместители, а также иные работники Агентства. Служебная записка, подписанная руководителем структурного подразделения Агентства (лицом, его замещающим, или его заместителем), может содержать отметку о согласовании с заместителем Генерального директора Агентства, Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства или руководителем дирекции, координирующим деятельность данного структурного подразделения Агентства.

3.6.3. Порядок согласования отдельных служебных записок, в том числе по вопросам организационного, кадрового и материально-технического обеспечения, может определяться внутренними регулятивными документами Агентства. Прочие служебные записки согласовываются в порядке, определяемом руководителем, подписывающим данную записку.

3.6.4. Все служебные записки подлежат регистрации по месту подписания. Установление сроков исполнения (подготовки ответов) служебных записок, направляемых в другие структурные подразделения, допускается при наличии у направляющего соответствующих оснований и компетенции.

При регистрации служебных записок проставляется регистрационный номер, автоматически формируемый в СЭДО, состоящий из делопроизводственного референса структурного подразделения - исполнителя и проставляемого через дробь порядкового номера документа, а также даты регистрации. Передача между структурными подразделениями незарегистрированных служебных записок не допускается.

IV. Организация документооборота

4.1. Доставка документов в Агентство осуществляется посредством почтовой и электрической связи, через Государственную фельдъегерскую службу Российской Федерации, ФГУП "Главный центр специальной связи", иные организации, в ходе личного приема, через установленные в занимаемых Агентством помещениях ящики для приема корреспонденции, через работников Агентства, уполномоченных принимать корреспонденцию, в том числе в специальном помещении для приема документов (экспедиции), а также через информационные системы общего пользования.

Через организации федеральной почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых почтовых отправлений, в том числе писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок и телеграмм.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсимильные сообщения и телефонограммы.

По информационным системам общего пользования поступают документы от граждан, их объединений, в том числе юридических лиц, в форме электронных документов.

4.2. Документы, поступающие в Агентство в рабочее время, принимаются АХД. Документы, полученные работниками Агентства от других организаций, немедленно (либо при первой возможности) должны передаваться на регистрацию в АХД.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

4.3. Входящие документы в форме электронных документов принимаются Агентством через специальную форму на сайте Агентства.

Документы, поступающие в нерабочее время из органов государственной власти, в том числе через Государственную фельдъегерскую службу Российской Федерации и ФГУП "Главный центр специальной связи", принимаются дежурной сменой администраторов ДБЗИ и подлежат немедленной (то есть при первой возможности) передаче в АХД.

4.4. При получении документов в АХД проверяется правильность их адресования, целостность вложений; конверты (за исключением адресованных с пометкой "лично", передаваемых непосредственно адресатам) вскрываются.

При обнаружении повреждения вложений или при их отсутствии об этом составляется акт в 2 экземплярах, один из которых вместе с конвертом и вложением передается АХД в структурное подразделение Агентства, к компетенции которого предположительно относится отсутствующее вложение, в иных случаях - в ЮД. Второй экземпляр направляется отправителю регистрируемым почтовым отправлением.

Входящие документы, в которых поставлены вопросы, не входящие в компетенцию Агентства, в течение 7 дней с даты регистрации направляются АХД в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, осуществляющие публично значимые функции, или должностным лицам указанных органов и организаций, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в документах, с уведомлением заявителей о переадресации.

Документы, в которых поставлены вопросы, не входящие в компетенцию Агентства, государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, осуществляющих публично значимые функции, или должностных лиц указанных органов и организаций, в течение 7 дней с даты регистрации возвращаются АХД заявителям с уведомлением о причинах возврата.

4.5. Входящая корреспонденция сортируется работниками АХД на регистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации не подлежат:

- денежно-расчетные, финансовые, бухгалтерские документы и договоры (без сопроводительных писем);

- поздравительные открытки, письма, телеграммы и пригласительные билеты;

- печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники, плакаты);

- рекламные материалы;

- анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

4.6. Поступившие в Агентство документы, независимо от способа их доставки и передачи, регистрируются АХД в СЭДО в день их получения. Документы, поступившие после 16:00, должны быть зарегистрированы не позднее 12:00 дня, следующего за днем поступления.

При регистрации на первой странице документа наносится отметка с указанием даты регистрации и входящего порядкового номера документа, а также заполняется РК. Конверты от входящей корреспонденции хранятся вместе с поступившими в них документами. Если текст входящего документа не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем АХД в течение 7 дней со дня регистрации обращения посредством регистрируемого почтового отправления сообщает лицу, направившему обращение, если его фамилия, наименование и (или) почтовый адрес поддаются прочтению.

Без вскрытия конвертов (по информации, имеющейся на конверте) регистрируются заявки, подлежащие вскрытию в рамках закупочных и иных проводимых Агентством отборочных процедур.

В отдельных случаях по решению руководителя АХД к массовым типовым документам может применяться упрощенный порядок регистрации. При этом должен быть обеспечен учет и возможность поиска отдельных документов.

4.7. Входящие документы при регистрации в СЭДО подлежат сканированию, за исключением:

- сшитых документов или приложений к ним, заверенных печатью организации (свыше 20 листов);

- брошюр, книг и т.д.;

- оформленных на листах большего формата, чем А4;

- оформленных на бумаге нестандартной толщины (менее 57 или более 120 ) объемом свыше 20 листов.

4.8. Прием и отправка документов (их копий) по каналам электрической связи осуществляются работниками Агентства только с использованием служебных адресов электронной почты. Отправка документов (их копий) в органы государственной власти разрешается только на адреса электронной почты, принадлежащие к официальным доменам этих органов. Исходящие письма в форме электронных документов направляются на адреса электронной почты, указанные авторами документов, поступивших в Агентство.

Использование работниками Агентства личных адресов электронной почты в целях приема и отправки документов запрещается.

АХД организует передачу документов между структурными подразделениями Агентства, размещенными в разных занимаемых Агентством помещениях. Документы передаются по реестрам через работников структурных подразделений Агентства, на которых возложены соответствующие обязанности. Работники структурных подразделений Агентства обязаны обеспечивать наличие информации (доступной без необходимости вскрытия упаковки) о регистрационных номерах пересылаемых документов или о содержании пересылаемых материалов.

4.9. Зарегистрированные документы не позднее рабочего дня, следующего за днем их регистрации, исходя из оценки содержания направляются АХД для наложения резолюции Генеральному директору Агентства, заместителю Генерального директора Агентства, Финансовому директору - Главному бухгалтеру Агентства, руководителю дирекции или руководителю структурного подразделения Агентства в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Агентства, компетенцией структурных подразделений Агентства, а также с учетом адресования документа.

4.10. Указанные в пункте 4.9 Инструкции руководители изучают содержание поступившего документа в течение не более 3 рабочих дней (если иное не следует из требований нормативных правовых актов, содержания документа и (или) обстановки), накладывают резолюцию.

Основным средством доведения документов до исполнителей в Агентстве является СЭДО.

4.11. Ввод в СЭДО информации по резолюциям Генерального директора Агентства и поручениям, содержащимся в распорядительных документах Агентства, осуществляет отдел ДиА, по резолюциям заместителей Генерального директора Агентства, Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства - помощники и секретари-референты указанных руководителей.

Ввод в СЭДО информации по поручениям, содержащимся в решениях коллегиальных органов управления Агентства, осуществляет общий отдел АХД.

Ввод в СЭДО информации по резолюциям руководителей дирекций и поручениям, содержащихся в распорядительных документах руководителей дирекций, осуществляется работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Агентства, координацию деятельности которого осуществляет руководитель дирекции и которому адресована соответствующая резолюция.

Ввод в СЭДО информации по резолюциям руководителей структурных подразделений и поручениям, содержащимся в распорядительных документах руководителей структурных подразделений Агентства, осуществляется работниками структурных подразделений Агентства, ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях Агентства.

Ввод в СЭДО информации по поручениям, содержащимся в решениях совещательных органов, осуществляется в порядке, определяемом председателем соответствующего совещательного органа.

4.12. При внесении резолюции в СЭДО указывается следующая информация:

- срок исполнения документа;

- автор резолюции;

- текст резолюции;

- фамилии и инициалы исполнителей;

- фамилия и инициалы контролера (если он назначен).

4.13. Если в процессе работы с документом выясняется, что содержащиеся в нем вопросы полностью или частично не относятся к компетенции структурного подразделения - исполнителя, то не позднее следующего рабочего дня документ (его копия, если он частично не относится к компетенции структурного подразделения - исполнителя) должен быть передан с разрешения руководителя структурного подразделения - исполнителя (лица, его замещающего, или заместителя) в другое структурное подразделение Агентства по принадлежности.

4.14. Исполнитель, указанный в резолюции первым или назначенный ответственным исполнителем, является ответственным с правом созыва соисполнителей и координирует работу по документу.

По требованию ответственного исполнителя соисполнители обязаны представлять все необходимые материалы в установленный им срок для обобщения.

4.15. Изменить резолюцию имеет право только ее автор, вышестоящее лицо или лицо, замещающее автора резолюции.

4.16. По итогам исполнения документа исполнитель не позднее 3 дней до истечения срока исполнения подготавливает соответствующий проект ответа или иного документа, согласовывает его в установленном порядке и направляет на подпись (если требуется подписание) или ознакомление. При исполнении поручения и резолюции, срок исполнения которых составляет менее 5 дней, срок направления на подпись проекта ответа или иного документа определяется руководителем структурного подразделения - исполнителя исходя из необходимости своевременного исполнения такого поручения или резолюции. Ответ на поступивший в Агентство документ подписывает лицо, наложившее резолюцию, либо работник Агентства, указанный таким лицом в резолюции.

4.17. Этапы прохождения и исполнения каждого документа, зарегистрированного в соответствии с пунктом 4.6 Инструкции, фиксируются в РК, где по завершении работы с ним исполнителем делается запись о результатах его исполнения и списании в соответствующее дело. Документы, объединенные общей темой, должны быть связаны в СЭДО с использованием инструмента создания ссылок.

4.18. Отправляемые из Агентства исходящие письма регистрируются в АХД с использованием СЭДО.

4.19. При регистрации исходящим письмам присваивается исходящий номер, который состоит из референса работника Агентства, подписавшего документ, и проставляемого через дробь порядкового регистрационного номера, а также указывается дата.

Список референсов для ведения переписки и делопроизводства в Агентстве вводится в действие приказом Генерального директора Агентства.

Референсы - цифровые коды, закрепляемые за Генеральным директором Агентства, заместителями Генерального директора Агентства, Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства, руководителями дирекций и структурными подразделениями Агентства для идентификации документов, которые готовятся соответствующими структурными подразделениями Агентства и подписываются указанными руководителями Агентства.

4.20. Подлежащая отправке корреспонденция должна быть оформлена с соблюдением требований, изложенных во внутренних регулятивных и распорядительных документах Агентства. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и осуществляет его тиражирование.

4.21. Корреспонденция, оформленная с нарушениями установленных требований, а также за подписью иного работника Агентства (кроме замещающего Генерального директора Агентства) при наличии резолюции о подготовке проекта ответа за подписью Генерального директора Агентства, к регистрации и отправке АХД не принимается.

4.22. Отправка документов Агентства организуется АХД. Вид отправки должен быть указан исполнителем - посредством почтовой и электрической связи, через Государственную фельдъегерскую службу Российской Федерации, ФГУП "Главный центр специальной связи", иные организации, а также через информационные системы общего пользования, курьеров, нарочным (в пределах г. Москвы), служб экспресс-доставки.

Документы, подлежащие отправке, должны регистрироваться и отправляться в день их поступления или не позднее следующего рабочего дня. При необходимости отправка документов может осуществляться работниками структурных подразделений - исполнителей (ответственных исполнителей) документа самостоятельно, в том числе посредством электрической связи с представлением в АХД подтверждения отправки. Исключением являются случаи, когда документы отправляются в электронной форме в соответствии с заключенными Агентством соглашениями об обмене информацией в электронной форме. Документы, отправляемые по каналам электрической связи, в случае необходимости могут досылаться адресату на бумажном носителе, что определяется при взаимодействии исполнителя-отправителя и исполнителя-адресата, если иной порядок не установлен законодательством и (или) внутренними регулятивными документами Агентства.

Исходящая корреспонденция, подлежащая отправке через организации почтовой связи, должна передаваться в АХД не позднее 13:00 дня, предшествующего дате окончания срока исполнения поручения или документа, в связи с исполнением которого она подготовлена.

Исходящая корреспонденция, подлежащая доставке нарочным либо через службы экспресс-доставки, представляется в АХД не позднее 14:00 последнего дня срока исполнения поручения или документа.

Исходящие письма, подписываемые руководителями представительств Агентства, регистрируются и отправляются адресатам работниками представительств Агентства, ответственными за делопроизводство.

4.23. Доставка документов в структурные подразделения Агентства на бумажных носителях организуется в соответствии с утверждаемым руководителем АХД графиком документооборота и осуществляется отделом ДиА, секретарями-референтами заместителей Генерального директора Агентства, Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства, руководителей дирекций и работниками структурных подразделений Агентства, ответственными за делопроизводство.

Прием и передача документов ведутся преимущественно через СЭДО. Получение документа фиксируется СЭДО по факту поступления соответствующего задания в личную папку работника в СЭДО.

4.24. АХД осуществляет обобщение данных количественного учета документов Агентства на основании сведений централизованной обработки документов в СЭДО, а также сведений, представляемых по его запросам структурными подразделениями Агентства.

За единицу учета принимается документ без учета копий, создаваемых при печатании и тиражировании.

V. Контроль исполнения поручений и документов

5.1. Контроль исполнения поручений и документов в Агентстве организуется в соответствии с Положением об организации контроля исполнения поручений и документов в государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов".

5.2. Контроль исполнения документов включает:

- ввод в СЭДО информации о поручениях и резолюциях с указанием краткого содержания поручений и резолюций, сроков их исполнения;

- ввод в СЭДО информации о документах, регистрацию документов в СЭДО с указанием краткого содержания документов, текстов резолюций, сроков их исполнения, проверку своевременного доведения документов до соответствующих работников Агентства;

- проверку и при необходимости регулирование работниками АХД и структурных подразделений Агентства, на которых возложены обязанности по контролю за исполнением поручений и документов (далее - контролеры), хода исполнения поручений и документов;

- снятие исполненных поручений и документов с контроля или продление срока их исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений и документов;

- информирование соответствующих работников Агентства о состоянии исполнения поручений и документов.

Централизованный контроль исполнения поручений и документов в Агентстве осуществляется посредством СЭДО.

5.3. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в решениях коллегиальных органов управления Агентства, осуществляется работниками общего отдела АХД (далее - Контролеры ОО).

5.4. Контроль за исполнением документов, содержащих резолюции Генерального директора Агентства, а также за исполнением поручений, содержащихся в распорядительных документах коллегиальных органов управления Агентства, Генерального директора Агентства (за исключением приказов и распоряжений, касающихся ликвидационных процедур в отношении конкретных финансовых организаций), обеспечивается работниками отдела ДиА (далее - Контролеры ОДиА).

Контроль за исполнением документов, содержащих поручения и резолюции заместителей Генерального директора Агентства, Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства и руководителей дирекций, обеспечивается помощниками и (или) секретарями-референтами заместителей Генерального директора Агентства, Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства и руководителей дирекций (далее - Контролеры заместителей Генерального директора Агентства, Финансового директора - Главного бухгалтера, руководителей дирекций соответственно).

5.5. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в распорядительных документах об организации ликвидационных процедур в отношении конкретных финансовых организаций, обеспечивается в порядке, определяемом заместителями Генерального директора Агентства, координирующими деятельность структурных подразделений Агентства, обеспечивающих реализацию Агентством функций конкурсного управляющего (ликвидатора) финансовых организаций.

5.6. Контроль за исполнением документов, содержащих поручения и резолюции руководителей структурных подразделений Агентства, обеспечивается работниками структурных подразделений Агентства, определяемыми руководителями структурных подразделений Агентства (далее - Контролеры структурных подразделений Агентства).

5.7. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в решениях совещательных органов, обеспечивается руководителем соответствующего совещательного органа.

5.8. Поручение или документ считаются полученными по истечении 3 часов с момента их доведения посредством СЭДО конкретному лицу (работнику Агентства), если ранее они не поступили этому лицу иным способом.

Поручения исполняются в сроки, установленные в документах, содержащих данные поручения. Если такой срок в документе не установлен, поручение подлежит исполнению в разумный срок с учетом его содержания, требований законодательства, внутренних регулятивных и распорядительных документов Агентства.

5.9. В случае если срок исполнения поручения или документа содержится в резолюции, конечной датой его исполнения является дата, указанная в резолюции. Если в резолюции срок исполнения не указан, то конечной датой его исполнения является дата, содержащаяся в самом поручении или документе и определяющая срок, не позднее которого поручение должно быть исполнено, а автор должен получить ответ. Если срок исполнения не указан в резолюции, поручении, то автоматически устанавливается срок исполнения 20 календарных дней со дня регистрации в Агентстве.

Поручения и документы без указания конкретной даты исполнения, но содержащие (в том числе в резолюции) пометку "весьма срочно", исполняются не позднее 12:00 дня, следующего за днем выдачи поручения, наложения резолюции, или дня регистрации документа в Агентстве (если в резолюции срок не указан); "срочно" - в течение 3 дней, исчисляемых со дня, следующего за днем выдачи поручения, наложения резолюции или дня регистрации документа в Агентстве (если в резолюции срок не указан); "оперативно" - в течение 10 дней, исчисляемых со дня, следующего за днем выдачи поручения, наложения резолюции или дня регистрации документа в Агентстве (если в резолюции срок не указан).

Работники, указанные в пункте 4.11 Инструкции, должны принимать меры по скорейшему доведению до исполнителей информации о срочных поручениях и документах.

5.10. Если в поручении, документе или резолюции при указании срока исполнения использован предлог "до", то срок исполнения заканчивается в день, предшествующий дате, указанной в поручении или документе. Если в поручении, документе или резолюции при указании срока исполнения использован предлог "по", то срок исполнения заканчивается в день, указанный в поручении или документе.

Исчисление установленного в поручении, документе или резолюции срока исполнения начинается со дня принятия решения, утверждения или издания распорядительного документа, в котором содержится поручение, либо со дня поступления документа в Агентство, либо со дня наложения соответствующей резолюции (за исключением случаев, когда исчисление сроков исполнения документов регламентируется законодательством и отсчитывается от даты поступления документа в Агентство).

5.11. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях. Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, поручение или документ подлежат исполнению в предшествующий ему рабочий день.

5.12. Установленный руководителем индивидуальный срок исполнения может быть изменен по его разрешению, разрешению лица, его замещающего, а также по разрешению вышестоящего лица.

При необходимости продления срока исполнения (за исключением продления срока исполнения поручений коллегиальных органов управления Агентства) за 3 рабочих дня до истечения установленного срока (кроме поручений и документов, имеющих пометку "весьма срочно", "срочно", "срок исполнения менее 5 рабочих дней") исполнитель представляет на имя автора резолюции, лица утвердившего и издавшего распорядительный документ, лица, проводившего заседание, на котором принят распорядительный документ в форме протокола, мотивированную служебную записку о продлении срока исполнения. Порядок продления срока исполнения поручений коллегиальных органов управления Агентства регулируется соответствующими внутренними регулятивными документами Агентства.

Продление сроков исполнения документов с пометками "весьма срочно", "срочно" и "оперативно" осуществляется в аналогичном порядке с учетом сроков исполнения поручения или резолюции. При этом разрешение на продление срока исполнения может быть дано соответствующим руководителем устно или в форме сообщения электронной почты.

При указании руководителя или решении коллегиального органа управления Агентства о переносе срока исполнения документа соответствующим контролером вносится информация в РК СЭДО с прикреплением подтверждающего документа или отчета исполнителя о принятом решении.

5.13. Оригиналы документов, на основании которых пролонгируется срок исполнения поручений коллегиальных органов управления Агентства, содержащихся в распорядительных документах, резолюций Генерального директора Агентства, хранятся у Контролеров ОО или Контролеров ОДиА в соответствии с распределением обязанностей, указанных в пунктах 5.3 и 5.4 Инструкции.

5.14. Оригиналы документов, на основании которых пролонгируется срок исполнения резолюций заместителей Генерального директора Агентства и Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства, хранятся у Контролеров заместителей Генерального директора Агентства и Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства.

5.15. Оригиналы документов, на основании которых пролонгируется срок исполнения резолюций руководителей структурных подразделений Агентства, хранятся у Контролеров структурных подразделений Агентства.

По поручениям и документам, не исполненным в установленный срок, руководители структурных подразделений - исполнителей (ответственных исполнителей) в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение, представляют Генеральному директору Агентства письменные объяснения о причинах неисполнения с указанием мер ответственности в отношении виновных в этом работников Агентства.

5.16. Срок рассмотрения поступающих в Агентство обращений граждан, их объединений, в том числе юридических лиц, может быть в исключительных случаях продлен не более чем на 30 дней. Такое решение о продлении срока исполнения обращения, поступившего на рассмотрение непосредственно в структурное подразделение Агентства, принимает заместитель Генерального директора Агентства, Финансовый директор - Главный бухгалтер Агентства или руководитель дирекции, координирующий деятельность соответствующего структурного подразделения Агентства, а в части обращений, поступивших в структурные подразделения, координацию деятельности которых осуществляет Генеральный директор Агентства, - Первый заместитель Генерального директора Агентства.

В случае принятия решения о продлении срока рассмотрения обращения заявителю исполнителем готовится соответствующее уведомление.

В случае если исполнителем является заместитель Генерального директора Агентства, Финансовый директор - Главный бухгалтер Агентства или руководитель дирекции, такое решение принимается им на основании информации или по предложению работников Агентства либо структурных подразделений Агентства, принимающих участие в рассмотрении обращения. Одновременно исполнителем должно быть дано указание об информировании заявителя о продлении срока рассмотрения обращения.

В случае если исполнителем является структурное подразделение Агентства, руководитель этого структурного подразделения за 3 дня до истечения срока рассмотрения обращения представляет руководителю, определяемому в порядке, указанном в абзаце первом настоящего пункта, письменное предложение с обоснованием необходимости продления указанного срока, а также обеспечивает информирование заявителя о продлении срока рассмотрения обращения.

5.17. Подготовленные по итогам исполнения поручений или документов проекты, не отвечающие установленным требованиям исполнения документов (не проработаны и (или) не разрешены все поставленные в резолюциях вопросы; не согласованы с заинтересованными структурными подразделениями Агентства и лицами; не прошли в установленном порядке правовую и антикоррупционную экспертизы; представлены с нарушениями сроков исполнения, без указания причин задержки и принятых (предлагаемых) мер ответственности в отношении виновных; подготовлены с нарушением правил делопроизводства), возвращаются структурному подразделению - исполнителю для доработки и повторного представления, при этом соответствующий срок исполнения не продлевается.

5.18. Техническим средством для ведения контроля сроков исполнения поручений и документов является СЭДО.

VI. Работа исполнителей с документами

6.1. Руководители структурных подразделений Агентства обеспечивают распределение и своевременное, с учетом сроков исполнения, доведение до исполнителей поручений и документов в день их поступления в соответствующее структурное подразделение Агентства, а также дальнейший контроль за качественным исполнением поручений и документов в установленные сроки.

6.2. Руководитель структурного подразделения Агентства выделяет документы, требующие срочного исполнения, в том числе имеющие пометку "весьма срочно", "срочно", имеющие срок исполнения менее 5 рабочих дней. Документы, требующие срочного исполнения, передаются на исполнение немедленно.

6.3. В случае отсутствия в решениях коллегиальных органов управления Агентства, распорядительных документах положений о возложении на конкретные структурные подразделения Агентства или работников Агентства контроля за исполнением содержащихся в этих документах поручений, ответственность за своевременное исполнение соответствующих поручений возлагается на руководителя структурного подразделения Агентства, разработавшего проект такого документа, а также на руководителей структурных подразделений Агентства и (или) работников Агентства, в чью компетенцию входят содержащиеся в поручении вопросы.

6.4. Предоставление соисполнителем ответственному исполнителю информации и (или) материалов по исполнению поручения или документа должно осуществляться таким образом, чтобы срок исполнения соответствующего поручения или документа не был нарушен.

Срок предоставления соисполнителем ответственному исполнителю информации и (или) материалов по исполнению поручения или документа либо срок согласования поступившего соисполнителю проекта документа не должен превышать половины срока исполнения соответствующего поручения или данного документа. Если на дату поступления соисполнителю проекта документа истекло более половины срока исполнения, то срок согласования соисполнителем не должен превышать 3 дней, а если до окончания срока исполнения поручения или документа остается менее 3 дней - 1 день. В случае нарушения соисполнителем сроков предоставления ответственному исполнителю необходимых для исполнения информации и (или) материалов, нарушения сроков согласования проекта документа ответственный исполнитель вправе проинформировать об этом руководителя структурного подразделения Агентства, руководителя дирекции, заместителя Генерального директора Агентства или Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства, координирующих деятельность структурного подразделения - соисполнителя, которые обязаны принять меры для организации своевременной подготовки итогового материала. В случае если таким соисполнителем является структурное подразделение Агентства, координацию деятельности которого осуществляет Генеральный директор Агентства, такая информация направляется заместителю Генерального директора Агентства, координирующему деятельность АХД.

6.5. Если при исполнении поручения или документа необходимо получение информации и (или) материалов от структурного подразделения Агентства, не указанного в поручении или резолюции, и (или) необходимо согласование проекта документа с таким структурным подразделением, исполнитель (ответственный исполнитель) вправе получить в соответствующем структурном подразделении Агентства необходимые информацию и (или) материалы, передать проект документа на согласование в это структурное подразделение Агентства. При этом исполнитель (ответственный исполнитель) с учетом срока исполнения поручения или документа вправе установить срок предоставления ему необходимых информации и (или) материалов, срок согласования проекта документа. Сведения о привлечении структурного подразделения, не указанного в поручении или резолюции, вносятся исполнителем (ответственным исполнителем) в СЭДО.

6.6. Изменение состава исполнителей (ответственных исполнителей) производится, как правило, авторами поручений или резолюций по предложению исполнителей (ответственных исполнителей).

Сведения об исполнении поручения и документа вносятся исполнителем в СЭДО в форме связки с проектом документа, фиксирующим исполнение, или отчета о решении вопроса по существу заполняемого в специальном поле РК документа, поступившего исполнителю.

Исполнители несут персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при исполнении поручения или документа.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае увольнения или перевода работник Агентства обязан передать находящиеся у него на исполнении поручения и документы работнику Агентства, ответственному за делопроизводство структурного подразделения Агентства, или другому работнику Агентства по указанию руководителя структурного подразделения Агентства (или его заместителя, начальника отдела). При увольнении или переводе работника Агентства такая передача осуществляется по акту. При наступлении временной нетрудоспособности исполнителя передачу документов новому исполнителю организует руководитель структурного подразделения Агентства. О передаче контрольных документов информируются соответствующие контролеры.

6.7. В случае утраты документов Генеральным директором Агентства назначаются работники, на которых возлагается обязанность по выяснению обстоятельств утраты документов.

Информация о результатах выяснения обстоятельств утраты документов доводится до Генерального директора Агентства не позднее 10 дней с даты обнаружения факта их утраты.

По завершении выяснения обстоятельств утраты документов в СЭДО вносятся соответствующие отметки.

6.8. По результатам исполнения поручений и документов, не требующих письменного ответа, исполнитель вносит в СЭДО подробный отчет о результатах исполнения (о проведенном совещании с указанием времени, места, обстоятельств и состава участников).

VII. Автоматизированная технология делопроизводства в Агентстве

7.1. В целях сокращения временных затрат на регистрацию и согласование документов, организации оперативного доступа к документам, эффективного планирования работы с документами, контроля сроков исполнения поручений и документов, формирования электронного архива в Агентстве используется СЭДО.

7.2. Основными объектами автоматизации в СЭДО являются создание, обработка, согласование, подписание, регистрация и поиск документов.

7.3. СЭДО обеспечивает:

- автоматизированное создание, обработку проектов документов, их согласование, подписание, регистрацию, оперативный контроль исполнения и поиск документов;

- оформление стандартных отчетов;

- внесение информации о списании документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

7.4. Пользователями СЭДО являются все работники Агентства.

7.5. Права на использование функций в СЭДО предоставляются пользователям Департаментом информационных технологий в соответствии с их компетенцией на основании заявки руководителя структурного подразделения, согласованной с ДБЗИ.

7.6. Правила работы в СЭДО определяются Регламентом электронного документооборота, утверждаемым Генеральным директором Агентства, и инструкциями пользователей, размещенными в СЭДО.

7.7. Проекты документов в электронной форме, в том числе проекты исходящих писем, внутренних регулятивных и распорядительных документов, доверенностей, договоров и дополнительных соглашений к ним, служебных записок, имеющие реквизит "согласовано", присвоенный в СЭДО работником Агентства с использованием программно-технических средств информационной системы Агентства (посредством подтверждения действия "согласовать" в программном интерфейсе СЭДО), признаются равнозначными аналогичным проектам документов на бумажном носителе, подписанным (завизированным) личной подписью соответствующего работника Агентства.

7.8. Служебные записки, сформированные в электронной форме и имеющие реквизит "подписано", присвоенный в СЭДО с использованием программно-технических средств информационной системы Агентства (посредством подтверждения действия "подписать" в программном интерфейсе СЭДО), признаются равнозначными аналогичным служебным запискам на бумажном носителе, подписанным личной подписью соответствующего работника Агентства.

7.9. Работники Агентства, находясь на рабочем месте, не реже одного раза в 2 часа обязаны проверять свои личные папки в СЭДО на предмет поступления новых поручений и документов (проектов документов).

7.10. Поручение или документ (проект документа) признается полученным работником Агентства в день поступления соответствующего поручения или документа (проекта документа) в его личную папку в СЭДО.

7.11. Работники Агентства, их непосредственные руководители или руководители структурных подразделений, в которых соответствующие работники выполняют трудовые функции, в случае отсутствия работника на рабочем месте в течение рабочего времени (служебная командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и иные случаи отсутствия по уважительной причине) обеспечивают распределение и незамедлительную переадресацию другому работнику поручений, документов (проектов документов), поступающих в личные папки отсутствующего работника, с использованием содержащегося в СЭДО функционала замещения.

7.12. Составление, оформление и согласование проектов документов в электронной форме осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО.

Документы, поступающие в Агентство на бумажном носителе, включаются в СЭДО в виде их электронных образов.

7.13. Электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В номенклатуре дел в графе "примечания" к соответствующим делам, документам, создание, хранение, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка "ЭД".

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, внутренними регулятивными документами Агентства для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Агентстве программно-технических средств, нормативных и методических документов в области архивного дела.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

VIII. Документальный фонд Агентства, формирование и оперативное хранение дел, составление номенклатуры дел

8.1. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" Агентство относится к источникам комплектования Государственного архива Российской Федерации.

Документальный фонд Агентства составляют документы, созданные в Агентстве и полученные им в результате взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и гражданами.

Формирование документального фонда Агентства осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на архивное хранение.

Часть документального фонда Агентства, включая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, составляет архивный фонд Агентства.

8.2. Дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, заключенных в обособленную обложку (папку), снабженное заголовком, четко и в обобщенной форме отражающим основное содержание и состав документов дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе на дела по личному составу и на дела временных (до 10 лет (включительно)) сроков хранения.

8.3. Дела формируются нецентрализованно, то есть в структурных подразделениях Агентства.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними данные документы не позднее 10 дней помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

Индекс дела, к которому относится документ, определяет руководитель структурного подразделения - исполнителя или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

8.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется АХД и работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства.

8.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- включать в дело по одному экземпляру документа;

- помещать в дела копии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 200 листов. При превышении данного объема заводится второй том дела.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

8.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Внутренние регулятивные и распорядительные документы Агентства группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Документы коллегиальных органов управления Агентства и совещательных органов - протоколы, принятые, изданные или утвержденные на заседаниях документы, а также документы, представленные к заседаниям, группируются, как правило, в одно дело и располагаются в хронологическом порядке по номерам протоколов. Приказы по кадровым вопросам и вопросам командирования группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ (копия) помещается за документом-запросом; обращения граждан располагаются по фамилиям авторов в алфавитном порядке.

8.7. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению, включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке (подшивке), нумерации листов и составлению заверительной надписи.

8.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу. Дела временных (до 10 лет (включительно)) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 27 к Инструкции); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 28 к Инструкции), составление внутренней описи документов дела (приложение 29 к Инструкции); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.9. На обложке дела проставляются реквизиты, которые оформляются следующим образом:

1) наименование Агентства указывается полностью в именительном падеже, наименование структурного подразделения указывается согласно положению о соответствующем структурном подразделении Агентства (в случае когда в течение года, за который готовятся дела, произошло изменение наименования структурного подразделения Агентства, указывается как его новое, так и старое наименование);

2) проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел (индекс дела);

3) заголовок дела переносится из номенклатуры дел;

4) указываются год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве (дата дела); для дел, содержащих распорядительные документы, а также состоящих из нескольких томов (частей), датой дела являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело; крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено; число и год в дате дела обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами; даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, т.к. они отражаются в заголовках дел;

5) количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела;

6) реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из утвержденной номенклатуры дел;

7) на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Сложенный лист большого формата (форматы А3 и А2) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в нумерации листов допущены ошибки, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается по согласованию с отделом ДиА употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле, указанное в заверительной надписи, проставляется на обложке дела.

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в АХД только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела, кодов государственного архива и Агентства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

8.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой соответствующих документов (особо ценные, личные дела и т.д.), а также если дела сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов, составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 29 к Инструкции), содержит сведения о порядковых номерах документов дела, индексе дела, датах, заголовках и номерах листов, из которых состоит каждый документ. В итоговой записи внутренней описи указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи, в графе "Примечание", со ссылками на соответствующие акты, при необходимости составляется новая итоговая запись.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.11. В делах, подлежащих полному оформлению (пункт 8.8 Инструкции), документы подшиваются на 4 прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (скобы, скрепки) из документов удаляются.

8.12. Дела временных (до 10 лет (включительно)) сроков хранения подлежат частичному оформлению: хранятся в папках-скоросшивателях; пересистематизация документов в деле не проводится; листы дела не нумеруются; заверительные надписи не составляются; реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

8.13. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Агентства ежегодно составляется номенклатура дел. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве Агентства, с указанием сроков хранения и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Агентства.

Номенклатура дел составляется по структурному принципу: основой для определения структуры номенклатуры дел является штатное расписание Агентства, а ее разделами и подразделами являются названия структурных подразделений Агентства.

Номенклатура дел используется для группировки в дела исполненных документов, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел разрабатывается на основе изучения законодательства, нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления, типовых и ведомственных перечней документов, внутренних регулятивных документов Агентства, а также номенклатур дел за предыдущие годы и документов, образующихся в деятельности Агентства.

В Агентстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений Агентства и номенклатура дел Агентства.

Номенклатура дел структурного подразделения Агентства составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении по соответствующей форме (приложение 30 к Инструкции), подписывается руководителем структурного подразделения Агентства и предоставляется в отдел ДиА до 1 ноября текущего календарного года.

Вновь созданное структурное подразделение Агентства обязано в месячный срок после создания разработать номенклатуру дел и представить ее в АХД.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Агентстве создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК Агентства), функции и права которой, а также организация работы определяются положением о ней.

8.14. АХД на основе номенклатур дел структурных подразделений Агентства составляет номенклатуру дел Агентства по соответствующей форме (приложение 31 к Инструкции). Номенклатура дел Агентства согласовывается ЭК Агентства, утверждается Генеральным директором Агентства не позднее конца текущего календарного года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Один раз в 5 лет номенклатура дел Агентства согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) государственного архива. В случае коренных изменений структуры и функций Агентства номенклатура дел подлежит переработке и внеочередному согласованию с ЭПК государственного архива.

Структурные подразделения Агентства получают выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел Агентства для использования в работе.

8.15. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел структурного подразделения Агентства и оформляются в виде изменений в номенклатуру дел соответствующего года.

Структурные подразделения Агентства оформляют также изменения в номенклатуру дел структурного подразделения в случае частичного изменения их структуры и функций, а также по факту приема-передачи дел на основании соответствующего акта.

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

8.16. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы; не включаются периодические издания.

8.17. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из референса структурного подразделения (пункт 4.19 Инструкции) и проставляемого через дробь порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел, которые обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: вид дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидность документов (протоколы, приказы и т.д.); автор документов; адресаты или корреспонденты документов; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады).

Пример -

Документы по оценке основных средств
(акты, заключения, сведения, расчеты и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Пример -

Переписка с банками-агентами по вопросам,
связанным с выплатой страхового возмещения

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Пример -

Переписка по вопросам страхования вкладов

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Пример -

Переписка с Банком России по вопросам проведения
проверок кредитных организаций

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), наименование организации или структурного подразделения Агентства, которым составлен отчет.

Пример -

Годовой финансовый план Агентства на 2019 год

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 "Количество дел" в номенклатуре дела заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела в соответствии с номерами статей по типовым перечням документов с указанием сроков их хранения или на основании решения ЭК Агентства.

Если срок хранения дела был установлен или продлен решением ЭК Агентства, то в графе "Примечание" делается ссылка на соответствующий протокол. Количество дел (томов) в номенклатуре дел указывается по окончании календарного года.

Срок хранения дела указывается в соответствии с номерами статей по типовому перечню документов (пункт 9 приложения 1 к Инструкции) с указанием сроков их хранения или по согласованию с государственным архивом.

Пример -

Протокол ЭК Агентства от 20.11.2014 N 3

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение (в случае изменения функций структурного подразделения).

В данную графу также переносятся примечания и комментарии из примененных статей типовых и ведомственных перечней ("после истечения срока действия договора" и т.д.).

Дела, не завершенные делопроизводством в течение календарного года, являются переходящими, о них тоже делается отметка в примечании, а их заголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года под теми же индексами.

Если в деле хранятся копии документов, в графе "Примечание" дается ссылка на дело, в котором хранятся подлинники.

8.18. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного сроков хранения. Информацию о количестве заведенных дел (томов) в АХД предоставляют работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства.

IX. Организация оперативного хранения документов

9.1. С момента заведения и до передачи на архивное хранение дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях Агентства. Ответственность за дело несут работники Агентства, отвечающие за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Агентства (перечень таких ответственных лиц указывается в выписке из номенклатуры дел Агентства).

В целях обеспечения возможности оперативного поиска документов дела в шкафах располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства выписка из номенклатуры дел Агентства может помещаться на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются наименования структурных подразделений Агентства, индексы и заголовки дел в соответствии с номенклатурой дел, крайние даты документов в деле, а также номер тома (части при наличии).

Пример -

ГК АСВ Административно-хозяйственный департамент 15/6 Переписка с организациями по основным вопросам деятельности Административно-хозяйственного департамента Том 1 09.01.2017 - 31.03.2017

ГК АСВ Административно-хозяйственный департамент Управление по работе с персоналом 15-5-1/23 переходящее Должностные инструкции (типовые) 2016-2017 годы

9.2. Для оперативного хранения дел временных (до 10 лет (включительно)) сроков хранения может привлекаться внешняя специализированная организация на основании заключенного договора.

9.3. Обмен делами (завершенными делопроизводством документами) между структурными подразделениями Агентства допускается только с письменного разрешения руководителей структурных подразделений Агентства, между которыми происходит обмен документами. В структурных подразделениях Агентства работники, ответственные за ведение делопроизводства, ведут журнал выдачи и использования дел (документов), который должен содержать следующие графы: N дела и год его заведения (справочные реквизиты документа или его краткое содержание); наименование структурного подразделения Агентства и Ф. И. О. работника Агентства, затребовавшего дело (документ); Ф. И. О. работника Агентства, разрешившего использование дела (документа); срок использования; Ф. И. О. работника Агентства, получившего дело (документ) для использования; расписка работника Агентства о получении дела (документа) с указанием даты; расписка ответственного работника Агентства за хранение дела (документа) о его возврате с указанием даты.

Дела (документы) выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений Агентства на срок не более 1 месяца. После истечения указанного срока дело (документ) должно быть возвращено на место его хранения либо сделана запись о продлении срока его использования (не более 1 месяца).

Сторонним организациям документы из дел выдаются по письменным запросам с разрешения руководителя АХД на основании утвержденного им акта приема-передачи данных документов. При этом в дело вместе с актом помещается заверенная копия документа, которая хранится до возврата выданного документа.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании письменного разрешения заместителя Генерального директора Агентства (Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства), координирующего деятельность структурного подразделения - исполнителя документа, с помещением в дело заверенной копии документа, акта о причинах выдачи подлинника, а также соответствующего разрешения. В случае если исполнителем является структурное подразделение Агентства, координацию деятельности которого осуществляет Генеральный директор Агентства, такое разрешение может быть дано заместителем Генерального директора Агентства, координирующим деятельность АХД.

9.4. В случае замены работника структурного подразделения Агентства, ответственного за делопроизводство, комиссией, образованной по распоряжению руководителя структурного подразделения Агентства, проводится проверка наличия и состояния дел. Итоги проверки оформляются актом, копия которого представляется в АХД.

X. Экспертиза ценности документов и подготовка дел к архивному хранению

10.1. С целью установления сроков хранения документов, отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации и выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению, проводится экспертиза ценности документов. Экспертизе ценности подлежат все документы Агентства независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче на архивное хранение и при подготовке дел к передаче на постоянное хранение в государственный архив.

10.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства осуществляется ежегодно работниками структурных подразделений Агентства, ответственными за делопроизводство, совместно с ЭК Агентства под методическим руководством АХД.

Решение по результатам экспертизы ценности документов и дел принимает ЭК Агентства.

10.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

- отбор дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи на архивное хранение;

- отбор дел временных (до 10 лет (включительно)) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "ЭК" для дальнейшего хранения в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

10.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

10.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.6. Ежегодно в структурных подразделениях Агентства составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу. На дела временных (до 10 лет (включительно)) сроков хранения описи не составляются.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой для составления описей является номенклатура дел.

Описи дел структурного подразделения Агентства составляют в 2 экземплярах по установленной форме (приложение 32 к Инструкции), один из которых передается в АХД вместе с делами, подлежащими архивному хранению, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Агентства.

Описи дел структурных подразделений Агентства служат основой для подготовки АХД сводных описей дел Агентства, по которым дела сдаются на хранение в государственный архив.

10.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1) в описях указывается полное действительное наименование структурного подразделения Агентства, которое вело дела и закончило их делопроизводством (в случаях когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование);

2) описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части), индекс дела (тома, части), заголовок дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части), срок хранения дела;

3) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

4) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

5) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

6) графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Агентства со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

10.8. В акт о выделении к уничтожению включаются дела, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

10.9. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 33 к Инструкции) производятся после составления сводных описей дел Агентства постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК Агентства. Согласованные ЭК Агентства акты утверждаются заместителем Генерального директора Агентства, Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства или руководителем дирекции, координирующими деятельность соответствующего структурного подразделения Агентства, только после утверждения ЭПК государственного архива описей дел постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты, могут быть уничтожены. Акты о выделении документов к уничтожению для подразделений, координацию деятельности которых осуществляет Генеральный директор Агентства, утверждаются руководителем АХД.

Уничтожение документов осуществляется методом измельчения на специализированном оборудовании, в том числе по договору с привлеченной организацией.

10.10. Для хранения документов, образующихся в деятельности Агентства с постоянным сроком хранения, и документов временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в АХД образуется архив (далее - архив).

10.11. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются на хранение в АХД по истечении 2-летнего срока их оперативного хранения и использования в структурных подразделениях.

Дела временных сроков хранения (до 10 лет (включительно)) хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (пункт 9.9 Инструкции).

10.12. Передача дел в архив осуществляется по утвержденному графику, составляемому АХД по согласованию с руководителями структурных подразделений Агентства.

10.13. При подготовке дел структурными подразделениями Агентства к передаче в архив АХД предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных по номенклатуре дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения Агентства обязаны устранить.

10.14. Прием каждого дела производится АХД по описям дел в присутствии работника структурного подразделения Агентства. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

10.15. В случае ликвидации или преобразования (выделение, разделение, присоединение) структурного подразделения Агентства работник структурного подразделения Агентства, ответственный за делопроизводство, или специально назначенный работник Агентства в период проведения ликвидационных мероприятий или мероприятий по преобразованию формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в АХД независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел (пункт 8.10 Инструкции) и номенклатурам дел за соответствующие годы.

10.16. Организация архивного хранения дел осуществляется АХД с учетом соблюдения действующих правил работы архивов, установленных архивными органами Российской Федерации.