Приложение N 1. Положение об организации проектной деятельности в Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации

Приложение N 1
к приказу Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 4 октября 2018 г. N 619

Положение об организации проектной деятельности в Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации

I. Общие положения

1. Проектная деятельность в Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации (далее - Министерство) осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 7 мая 2018 г. N 204 "О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года" (далее - Указ Президента Российской Федерации N 204), постановлением Правительства Российской Федерации от 15 октября 2016 г. N 1050 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации" (далее - постановление Правительства N 1050), а также настоящим Положением.

2. Министерство осуществляет реализацию следующих проектов:

а) национальных проектов в соответствии с Указом Президента Российской Федерации N 204 (далее - национальные проекты);

б) федеральных проектов, входящих в состав национальных проектов (далее - федеральные проекты);

в) ведомственных проектов, определяемых координационным органом проектной деятельности Министерства (далее соответственно - координационный орган проектной деятельности, ведомственные проекты).

3. Реализация Министерством национальных проектов и федеральных проектов осуществляется в соответствии с постановлением Правительства N 1050, иными нормативными правовыми актами, а также в соответствии с настоящим Положением.

Реализации Министерством ведомственных проектов осуществляется в соответствии с настоящим Положением.

4. Управление национальными проектами и федеральными проектами, в том числе осуществление мониторинга их реализации, а также взаимодействие между их участниками обеспечивается с применением информационных технологий с учетом мероприятий, осуществляемых федеральным проектным офисом.

5. Управление ведомственными проектами, в том числе осуществление мониторинга их реализации, а также взаимодействие между их участниками осуществляется с использованием автоматизированной информационной системы проектной деятельности.

6. Организационная структура системы управления проектной деятельностью в Министерстве включает в себя:

а) постоянные органы управления проектной деятельностью:

координационный орган проектной деятельности, обеспечивающий реализацию ведомственных проектов (далее - координационный орган проектной деятельности);

проектный офис Министерства (далее - проектный офис);

б) формируемые в целях реализации проектов Министерства временные органы управления проектной деятельностью:

кураторы (Министр труда и социальной защиты Российской Федерации (далее - Министр), заместители Министра, руководство Федеральной службы по труду и занятости, Пенсионного фонда Российской Федерации и Фонда социального страхования Российской Федерации);

проектные комитеты;

функциональные заказчики проектов (заместитель Министра или директор департамента Министерства);

руководители проектов (заместитель Министра, директор департамента Министерства, заместитель директора департамента Министерства);

администраторы проектов;

руководители рабочих органов проектов;

рабочие органы проектов;

участники проекта;

в) обеспечивающие и вспомогательные органы управления проектной деятельностью Министерства, к которым относятся:

общественный совет при Министерстве (далее - общественный совет);

экспертная группа при координационном органе проектной деятельности (далее - экспертная группа).

II. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью в Министерстве

Координационный орган проектной деятельности

7. Состав координационного органа проектной деятельности, утверждается приказом Министерства.

8. Координационный орган проектной деятельности:

а) определяет параметры и приоритеты для формирования ведомственного портфеля проектов;

б) одобряет ведомственный портфель проектов;

в) утверждает паспорта ведомственных проектов;

г) рассматривает информацию о ходе реализации ведомственного портфеля проектов и одобряет отчеты о ходе реализации ведомственного портфеля проектов;

д) осуществляет мониторинг достижения ключевых показателей проектной деятельности Министерства, проектного офиса, Федеральной службы по труду и занятости, а также Пенсионного фонда Российской Федерации и Фонда социального страхования Российской Федерации;

е) рассматривает вопросы внедрения передовых методов проектного управления и соответствующих информационных технологий обеспечения проектной деятельности в Министерстве;

ж) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами.

Проектный офис

9. Функции проектного офиса осуществляет отдел обеспечения проектной деятельности Департамента информационных технологий и обеспечения проектной деятельности Министерства.

Состав проектного офиса утверждается приказом Министерства.

10. Проектный офис:

а) обеспечивает ведение национальных и федеральных проектов в соответствии с разделом III настоящего Положения;

б) осуществляет при наличии соответствующего решения Министра, координационного органа проектной деятельности функции администратора ведомственного проекта;

в) проводит оценку проектных предложений по ведомственным проектам в части соответствия описания целей проекта, показателей проекта, способов достижения целей, основных результатов и мероприятий проекта методическим рекомендациям федерального проектного офиса и настоящего Положения;

г) согласовывает предложения по ведомственным проектам перед представлением их на рассмотрение в координационный орган проектной деятельности;

д) согласовывает паспорта и сводные планы ведомственных проектов перед их представлением для утверждения в координационный орган проектной деятельности и проектный комитет соответственно;

е) обеспечивает текущий мониторинг ведомственных проектов, инициирует рассмотрение вопросов, требующих решений координационного органа проектной деятельности, проектного комитета, кураторов и руководителей проектов;

ж) представляет отчет о ходе реализации портфеля ведомственных проектов на утверждение в координационный орган проектной деятельности;

з) проводит оценку хода реализации ведомственных проектов в части выполнения мероприятий и контрольных точек проекта, сроков их выполнения, достижения показателей проекта, а также подготавливает соответствующие рекомендации и предложения;

и) проводит оценку успешности и итогов реализации ведомственного проекта в части достижения целей и показателей проекта, а также подготавливает соответствующие рекомендации и предложения;

к) обеспечивает деятельность координационного органа проектной деятельности;

л) обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в Министерстве и согласовывает с департаментами Министерства соответствующие методические рекомендации;

м) обеспечивает в Министерстве ведение и развитие автоматизированной информационной системы проектной деятельности;

н) координирует внедрение и развитие системы стимулирования федеральных государственных гражданских служащих Министерства, участвующих в проектной деятельности;

о) координирует в Министерстве работу по накоплению опыта и развитию профессиональной компетентности федеральных государственных гражданских служащих Министерства в сфере проектной деятельности;

п) представляет ежемесячный отчет о реализации проектов, в том числе в целях принятия решения о материальном стимулировании федеральных государственных гражданских служащих Министерства, участвующих в проектной деятельности, включающий следующую основную информацию о:

количестве проектов, в реализации которых принимают участие федеральные государственные гражданские служащие Министерства и структурные подразделения Министерства;

качестве реализации мероприятий и контрольных точек, в том числе соблюдении сроков их выполнения;

р) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами.

Куратор

11. Куратор назначается решением координационного органа проектной деятельности и указывается в паспорте ведомственного проекта.

Функции куратора могут возлагаться на Министра, заместителя Министра, руководителя Федеральной службы по труду и занятости, председателя правления Пенсионного фонда Российской Федерации, председателя Фонда социального страхования Российской Федерации.

12. Куратор:

а) оказывает всестороннее содействие успешной реализации ведомственного проекта, в том числе через личную вовлеченность в проект;

б) возглавляет проектный комитет и согласовывает общие подходы к реализации ведомственного проекта;

в) согласовывает кандидатуру руководителя проекта;

г) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением и иными правовыми актами Министерства.

Проектный комитет

13. Состав проектного комитета формируется и утверждается координационным органом проектной деятельности одновременно с утверждением паспорта ведомственного проекта и отражается в протоколе заседания координационного органа проектной деятельности.

Руководителем проектного комитета является куратор проекта.

В состав проектного комитета включаются директора либо заместители директоров департаментов Министерства, являющихся исполнителями или соисполнителями мероприятий ведомственного проекта либо заинтересованных в результатах реализации ведомственного проекта, руководитель проекта, представитель проектного офиса.

В состав проектного комитета могут включаться (по согласованию) представители федеральных органов исполнительной власти, Пенсионного фонда Российской Федерации, Фонда социального страхования Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, а также иных организаций, являющихся исполнителями или соисполнителями мероприятий ведомственного проекта либо заинтересованных в результатах реализации ведомственного проекта.

Проектный комитет может формироваться в целях реализации одного или нескольких ведомственных проектов.

Решения проектного комитета являются обязательными для реализации департаментами Министерства, участвующими в реализации соответствующего ведомственного проекта.

14. Проектный комитет:

а) одобряет паспорт ведомственного проекта;

б) утверждает сводный план ведомственного проекта и вносит в него изменения, а также принимает решения о прохождении контрольных точек и этапов, контролируемых на уровне проектного комитета;

в) рассматривает информацию о ходе реализации ведомственного проекта и координирует в соответствующей сфере деятельность департаментов Министерства и участников ведомственного проекта;

г) заслушивает директоров департаментов Министерства и членов проектного комитета по вопросам реализации ведомственного проекта;

д) представляет в координационный орган проектной деятельности доклады и предложения по вопросам реализации ведомственного проекта;

е) одобряет отчеты о реализации ведомственного проекта;

ж) принимает решение о проведении оценки актуальности целей, задач, способов реализации ведомственного проекта с учетом рисков и возможностей ведомственного проекта.

Функциональный заказчик

15. Функциональный заказчик проекта назначается решением координационного органа проектной деятельности и указывается в паспорте ведомственного проекта.

Функциональный заказчик проекта назначается из числа заместителей Министра или директоров департаментов Министерства, в наибольшей степени заинтересованных в результатах соответствующего проекта.

16. Функциональный заказчик проекта:

а) определяет основные требования в отношении результатов ведомственного проекта, согласовывает результаты и ключевые показатели эффективности ведомственного проекта;

б) обеспечивает приемку промежуточных и окончательных результатов ведомственного проекта и представляет их для утверждения в проектный комитет и координационный орган проектной деятельности;

в) принимает участие в работе проектного комитета;

г) участвует в проведении мониторинга реализации ведомственного проекта, а также в проведении оценки и иных контрольных мероприятий по ведомственному проекту;

д) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением и иными правовыми актами Министерства.

Руководитель проекта

17. Руководитель проекта назначается решением координационного органа проектной деятельности и указывается в паспорте ведомственного проекта.

Руководитель проекта назначается из числа директоров департаментов Министерства, заместителей директоров Министерства.

18. Руководитель проекта:

а) осуществляет оперативное управление реализацией ведомственного проекта, обеспечивая достижение целей, показателей, промежуточных, непосредственных и долгосрочных результатов и выгод проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии со сроками осуществления проекта и с заданными требованиями к качеству;

б) обеспечивает разработку и согласование с заинтересованными департаментами Министерства паспорта ведомственного проекта;

в) руководит рабочими органами проекта и организует их работу;

в) обеспечивает разработку, выполнение и своевременную актуализацию сводного и рабочего планов ведомственного проекта;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

г) обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся ведомственного проекта, в автоматизированной информационной системе проектной деятельности;

д) обеспечивает представление отчетности и организацию мониторинга ведомственного проекта;

е) выполняет иные функции, предусмотренные Положением, иными правовыми актами Министерства, а также принимаемыми в соответствии с ними решениями координационного органа проектной деятельности и проектного комитета.

Администратор проекта

19. Администратор проекта назначается решением координационного органа проектной деятельности (по представлению куратора проекта) и отражается в протоколе заседания координационного органа проектной деятельности.

Функции администратора на время реализации ведомственного проекта могут возлагаться на проектный офис Министерства, иную организацию, на соответствующий рабочий орган проекта или на одного из участников проекта.

20. Администратор проекта:

а) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя проекта и рабочих органов проекта;

б) обеспечивает ведение мониторинга реализации ведомственного проекта и формирование отчетности по ведомственному проекту;

в) обеспечивает учет методических рекомендаций по организации проектной деятельности в Министерстве и требований в отношении применения автоматизированной информационной системы проектной деятельности;

г) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением, иными правовыми актами Министерства, а также принимаемыми в соответствии с ними решениями координационного органа проектной деятельности, проектного комитета и руководителя проекта.

Рабочие органы проекта и участники проекта

21. Рабочие органы проекта и участники проекта определяются проектным комитетом и отражаются в сводном плане проекта.

Решение о привлечении федерального государственного гражданского служащего департамента Министерства в проект в качестве участника принимается совместно руководителем проекта и директором департамента Министерства, который является непосредственным руководителем привлекаемого в проект федерального государственного гражданского служащего.

Рабочие органы проекта и его участники обеспечивают выполнение работ по проекту в соответствии с планами и иными документами проекта, указаниями руководителя проекта и руководителей соответствующих рабочих органов проекта.

Общественный совет

22. Общественный совет реализует следующие основные функции:

а) участвует в определении основных требований к результатам ведомственного проекта, качественных результатов и ключевых показателей эффективности;

б) направляет проектному комитету заключение на паспорт ведомственного проекта;

в) участвует в приемке промежуточных и окончательных результатов ведомственного проекта и направляет соответствующие заключения проектному комитету;

г) участвует в организации мониторинга, оценки и иных контрольных мероприятий по ведомственному проекту;

д) разрабатывает и направляет проектному комитету и руководителю проекта рекомендации и предложения по увеличению выгод от ведомственного проекта, в том числе с учетом открывшихся по ходу ведомственного проекта возможностей, а также рекомендации по управлению рисками.

23. Общественный совет может формировать экспертные группы как по отдельному ведомственному проекту, так и по нескольким ведомственным проектам.

Экспертная группа

24. Экспертная группа ведомственного проекта формируется в целях внешнего экспертного сопровождения реализации ведомственного проекта.

Экспертная группа ведомственного проекта оказывает содействие руководителю проекта в разработке наиболее эффективных путей достижения целей и результатов ведомственного проекта, мер реагирования на риски и открывшиеся возможности в разрешении сложных вопросов в содержательной части ведомственного проекта.

Экспертная группа ведомственного проекта готовит заключения о сводном плане ведомственного проекта, а также представляет проектному комитету и руководителю проекта предложения по совершенствованию содержательных и технологических решений, а также иные предложения по эффективной реализации ведомственного проекта.

III. Реализация Министерством функций исполнителя национальных и федеральных проектов

25. В соответствии с установленным порядком организации проектной деятельности проектный офис Министерства:

а) обеспечивает согласование федеральных проектов, руководителем проекта по которым является Министерство, с федеральным проектным офисом;

б) обеспечивает необходимые действия для формирования проектного комитета федерального проекта;

в) обеспечивает деятельность проектного комитета федерального проекта;

г) обеспечивает мониторинг реализации национальных и федеральных проектов и представления администраторами, исполнителями и соисполнителями федеральных проектов отчетности в Министерство в рамках реализации проектов;

д) обеспечивает согласование отчетности по федеральным проектам с соответствующими должностными лицами Министерства в целях ее представления в федеральный проектный офис;

е) обеспечивает формирование отчетности по национальным проектам и ее согласование с соответствующими должностными лицами Министерства в целях ее представления в федеральный проектный офис;

ж) обеспечивает представление отчетности по национальным и федеральным проектам в федеральный проектный офис;

з) обеспечивает взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти, Пенсионным фондом Российской Федерации, Фондом социального страхования Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, общественно-деловым советом и экспертными группами, а также организациями, являющимися исполнителями или соисполнителями мероприятий проекта либо заинтересованными в результатах реализации проекта, в целях внесения изменений в паспорт национального и (или) федерального проекта и иные документы в рамках реализации национальных и федеральных проектов, в том числе на основании соответствующего решения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, президиума Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и национальным проектам или проектного комитета;

и) обеспечивает согласование изменений паспорта национального и (или) федерального проекта и иных документов в рамках реализации национальных и федеральных проектов с соответствующими должностными лицами Министерства и направление в федеральный проектный офис.

IV. Реализация и управление Министерством ведомственного проекта

Инициирование ведомственного проекта

26. Предложения по ведомственным проектам разрабатываются и инициируются заместителями Министра, департаментами Министерства, а также Федеральной службой по труду и занятости, Пенсионным фондом Российской Федерации и Фондом социального страхования Российской Федерации, подведомственными Министерству организациями.

27. Подготовка предложения по ведомственному проекту осуществляется по форме, предусмотренной приложением N 1 к настоящему Положению.

28. Предложение по ведомственному проекту включает следующие разделы:

раздел 1 - Общие сведения;

раздел 2 - Органы управления проектом;

раздел 3 - Дополнительные сведения, ограничения и допущения.

Предложение по ведомственному проекту направляется на согласование в проектный офис.

29. Проектный офис в срок до 5 рабочих дней согласовывает предложение по ведомственному проекту и представляет его на рассмотрение в координационный орган проектной деятельности либо возвращает предложение с мотивированным отказом.

30. При одобрении предложения по ведомственному проекту координационным органом проектной деятельности принимается решение о назначении куратора проекта, функционального заказчика проекта, руководителя проекта, администратора проекта, а также подготовке паспорта проекта с учетом замечаний и предложений (при наличии).

Предложения по ведомственному проекту могут быть рассмотрены общественным советом и (или) экспертной группой в случае принятия такого решения координационным органом проектной деятельности.

31. Руководитель проекта в течение 20 рабочих дней разрабатывает паспорт ведомственного проекта, форма которого предусмотрена приложением N 2 к настоящему Положению, и согласовывает его с заинтересованными департаментами Министерства и с проектным офисом.

32. Паспорт ведомственного проекта включает следующие разделы:

раздел 1 - Основные положения;

раздел 2 - Содержание проекта;

раздел 3 - Этапы и контрольные точки;

раздел 4 - Ключевые риски и возможности;

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "раздел 5 - Ключевые риски и возможности"

раздел 5 - Описание проекта.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "раздел 6 - Описание проекта"

К паспорту прилагается обоснование проекта, подготавливаемое по форме, предусмотренной приложением N 3 к настоящему Положению.

33. Проектный офис в срок до 10 рабочих дней согласовывает паспорт ведомственного проекта.

34. Согласованный паспорт ведомственного проекта представляется проектным офисом в координационный орган проектной деятельности для принятия решения о его утверждении.

35. В случае наличия замечаний и предложений координационного органа проектной деятельности по паспорту ведомственного проекта паспорт проекта подлежит корректировке руководителем проекта в течение 10 рабочих дней и направлению в координационный орган проектной деятельности для принятия решения о его утверждении.

36. Руководитель проекта в срок до 5 рабочих дней после утверждения паспорта ведомственного проекта обеспечивает его внесение в автоматизированную информационную систему проектной деятельности.

Если у руководителя проекта отсутствует техническая возможность внесения паспорта ведомственного проекта в автоматизированную информационную систему проектной деятельности, обмен информацией с участниками проекта, функциональным заказчиком и проектным офисом осуществляется с применением документооборота.

Подготовка (планирование) ведомственного проекта

37. Руководитель проекта в срок до 20 рабочих дней после утверждения паспорта ведомственного проекта обеспечивает разработку сводного плана проекта, его согласование с участниками проекта, функциональным заказчиком, проектным офисом.

38. Сводный план ведомственного проекта разрабатывается по форме, предусмотренной приложением N 4 к настоящему Положению.

39. Сводный план ведомственного проекта включает следующие разделы:

раздел 1 - Показатели проекта;

раздел 2 - План проекта по контрольным точкам;

раздел 3 - План управления проектом.

40. Проектный офис совместно с руководителем проекта представляет согласованный сводный план ведомственного проекта в проектный комитет для принятия решения о его утверждении.

41. Руководитель проекта в срок до 5 рабочих дней после утверждения сводного плана ведомственного проекта обеспечивает его внесение в автоматизированную информационную систему проектной деятельности.

Если у руководителя проекта, отсутствует техническая возможность внесения сводного плана ведомственного проекта в автоматизированную информационную систему проектной деятельности,