Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 22310-2009 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами" (утв. и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15 декабря 2009 г. N 1260-ст)

System of standards on information, librarianship and publishing. Information and documentation. Guidelines for standards drafters records management requirements in standards

ОКС 01.140.20
Т62

Дата введения - 1 июля 2010 г.
Введен впервые

Предисловие

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании", а правила применения национальных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 1.0-2004 "Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения"

Сведения о стандарте

1 Подготовлен Государственным учреждением Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела "ВНИИДАД" на основе аутентичного перевода на русский язык международного стандарта, указанного в пункте 4

2 Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"

3 Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15 декабря 2009 г. N 1260-ст

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 22310:2006 "Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами" (ISO 22310:2006 "lnformation and documentation - Guidelines for standards drafters records management requirements in standards", IDT)

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5 Введен впервые

Введение

Все большее число стандартов содержит требования, касающиеся создания, использования и управления документами. Поэтому важно, чтобы новые стандарты являлись дополнениями стандартов ИСО 15489-1:2001 и ИСО/ТО 15489-2:2001 для того, чтобы документы, разрабатываемые на основании их требований, оставались последовательными, аутентичными и единообразными.

В стандартах ИСО ТК 46/ПК 11 говорится о необходимости обеспечения взаимодействия международных стандартов. Поэтому настоящий стандарт о требованиях к управлению документацией, устанавливаемых в стандартах ИСО, разрабатывался как дополнительное руководство к Директивам ИСО/МЭК.

Цель настоящего стандарта - содействие специалистам, разрабатывающим новые либо корректирующим устаревшие требования к управлению документами, заложенные в стандартах, а также обеспечивающим соответствие этих требований вышеупомянутым критериям последовательности и функциональной совместимости.

Следование настоящим руководящим принципам предполагает включение в стандарты ИСО/МЭК по управлению документами дополнительных требований, разработанных на основании общих требований, представленных в ИСО 15489.

Применение настоящих руководящих принципов обеспечит взаимодействие вышеназванных стандартов и соответствие им других стандартов по управлению документами и системами с целью их совместного использования заинтересованными организациями.

Технические комитеты ИСО, ответственные за разработку общих требований к управлению документами в стандартах, отвечают за обеспечение целостности своих стандартов. Эти технические комитеты проводят отраслевую политику и обеспечивают дальнейшее руководство в области развития стандартов для каждой отрасли. Такое руководство является дополнением к руководящим указаниям настоящего стандарта.

1 Область применения

Настоящий стандарт объединяет требования, предъявляемые к документам в стандартах ИСО 15489-1, ИСО/ТО 15489-2 и ИСО 23081-1 для включения их во все стандарты, регламентирующие процессы создания и хранения документов. В нем также выделены различные элементы требований, которые следует рассматривать как компоненты расширенной структуры управления документацией.

Содержащиеся в настоящем стандарте указания дополняют правила выполнения технической работы и методологию разработки международных стандартов, установленные Директивами ИСО/МЭК.

Настоящий стандарт предназначен для использования всеми организациями ИСО, участвующими в разработке проблем управления документами или требований к документации в стандартах. Он также может использоваться организациями, не входящими в состав ИСО, но применяющими стандарты ИСО на международном, региональном или национальном уровне и находящимися в процессе разработки стандартов и/или соответствующих документов, устанавливающих требования к управлению документами.

Примечание - Значение термина "стандарт" в настоящем стандарте охватывает целый ряд документов разных видов, а именно: международные стандарты, руководящие принципы ИСО/МЭК, технические спецификации, технические отчеты, общественно доступные спецификации и международные рабочие соглашения, если не указывается конкретный вид документа.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы датированные и недатированные ссылки на международные стандарты. При датированных ссылках последующие редакции международных стандартов или изменений к ним действительны для настоящего стандарта только после внесения изменений к настоящему стандарту или путем подготовки новой редакции настоящего стандарта. Для недатированных ссылок действительно последнее издание стандарта, на который была произведена ссылка, включая поправки.

ИСО 15489-1:2001 Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования (ISO 15489-1:2001, Information and documentation - Records management - Part 1: General)

ИСО/ТО 15489-2:2004 Информация и документация. Управление документами. Часть 2. Руководящие принципы (ISO/TR 15489-2, Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines)

ИСО 23081-1 Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы (ISO 23081-1, Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1: Principles)

ИСО/МЭК Руководство 2. Стандартизация и смежные виды деятельности. Общий словарь (ISO/IEC Guide 2, Standardization and related activities - General vocabulary)

МЭК 82045-1 Управление документами. Часть 1. Принципы и методы (IEC 82045-1, Document management - Part 1: Principles and methods)

ИСО/МЭК Директивы, Часть 2. Правила для структурирования и проектирования международных стандартов (ISO/IEC Directives, Part 2, Rules for the structure and drafting of International Standards)

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины, данные в Руководстве 2 ИСО/МЭК и ИСО 15489-1.

4 Общие принципы

4.1 Типовые требования, устанавливаемые в других стандартах в соответствии с ИСО 15489

Типовые требования, установленные в ИСО 15489, включают в себя:

- требования к созданию документов (правила документирования) - требования, определяющие, какие конкретные документы должны быть созданы в процессе деятельности и введены в систему документов, а также информацию, содержащуюся в этих документах, и данные, которые необходимо собрать об этих документах (метаданные об управлении документами);

- требования к хранению документов - требования, устанавливающие, как долго должны храниться документы, и каким образом их следует передавать сторонним организациям, а также как организовать их уничтожения;

- требования к доступу к документам - требования, устанавливающие, кому разрешен доступ к документам и как регулируются права доступа;

- требования к обеспечению сохранности документов - требования, определяющие условия доступа и использования документов;

- требования к системам, предназначенным для создания и хранения документов;

- инструменты или процедуры управления документами - средства типа схем метаданных, схем классификации, касающихся безопасности и доступа, а также соответствующие органы.

4.2 Дополнительные требования

Дополнительные требования включают в себя:

- целесообразность - специальные требования к управлению документами, которые могут быть разработаны только тогда, когда в этом есть необходимость и когда ссылка на ИСО 15489 является недостаточной;

- совместимость, которая должна быть обеспечена в полном объеме в соответствии с ИСО 15489.

5 Руководство по разработке и структуре требований к управлению документами, устанавливаемых в стандартах

5.1 Общие положения

Большинство руководящих указаний, представленных в данном подразделе, являются дополнением к правилам, данным в Директивах ИСО/МЭК Часть 2, которые содержат требования к структуре и проектированию (порядку создания) международных стандартов.

В процессе разработки нового стандарта следует учитывать совместимость и легкость использования данного дополнения со стандартами ИСО 15489 и ИСО/МЭК 82045-1, включая следующие аспекты:

- термины и определения;

- согласованные общие элементы;

- использование согласованной общей структуры с разделами, на которые следует ссылаться;

- ясность изложения (как текста, так и оформления);

- отсутствие повторений и противоречий.

Разработка и пересмотр всех требований к управлению документами в стандартах должны следовать согласно процессам, описанным в 5.3. В организациях, где проект документа уже принят и обнародован, следует установить области применения рекомендаций 5.3 и 4.2, основываясь на завершенности документа.

Во всех требованиях к управлению документами следует использовать единую терминологию для удобства их использования. По возможности в требованиях к управлению документацией следует использовать общие элементы (см. 5.3.3.).

5.2 Специфические отраслевые требования

5.2.1 Общие положения

Там, где предложенные требования к управлению документами касаются какой-либо конкретной области применения (отрасли), нижеследующие положения применяют как дополнение к руководству, данному в 5.3 и 4.2.

5.2.2 Требования к управлению документами, касающиеся конкретной области применения (отрасли)

a) Должны быть совместимы и согласованы с общими требованиям к управлению документами.

b) Должна быть ясно определена специфика этих требований и их отношения с общими требованиями к управлению документами (например, дополнительные требования, касающиеся определенной отрасли, пояснения или и то и другое совместно).

c) Должна быть всегда четко обозначена специфика информации, касающаяся конкретной области применения (например, с использованием различных типографских стилей)

5.2.3 Спецификация разработки (техническое задание)

В случае разработки требований к управлению документами (ИСО 15489-1 п. 3.16), следует указать ссылку на стандарт ИСО 15489-1 и ИСО/ТО 15489-2 (в дальнейшем обозначенный как ИСО 15489). В случаях наличия требований, касающихся конкретной области применения (отрасли), они должны быть добавлены к основным в соответствии с рекомендуемой структурой, описанной в настоящем стандарте.

5.2.4 Работа с отступлениями

Любое отступление от спецификации проекта должно быть подтверждено комитетом, разрабатывающим стандарт и задокументировано для предоставления техническому комитету возможности обосновать эти отступления в ИСО. Кроме того, следует установить соответствующие процедуры для внесения этих изменений. За это отвечает технический комитет, работающий со стандартами.

5.3 Модель управления документами, структура и общие элементы

5.3.1 Общие положения

Рекомендуется, чтобы в требованиях к управлению документами для различных целей применялась согласованная терминология и идентифицированный набор общих элементов. Это позволит организациям осуществить внедрение стандартов на единой методологической основе.

Совместимость требований и удобство их использования могут быть повышены путем унификации стандартов. Следует согласовывать такие аспекты, как структура стандарта, количество общих элементов, а также их содержание и используемую терминологию.

5.3.2 Соответствие модели и структуре ИСО 15489

Общая структура требований к управлению документами должна быть основана на признанной модели и логической систематизации требований в соответствии с этой моделью.

Выбранная модель должна включать основные принципы, применяемые к ИСО 15489 с целью содействия:

a) пользователям в понимании этих принципов и применении систем управления документами;

b) разработчикам стандартов в построении последовательной и логической структуры.

Существующие модели требований к управлению документами развиваются, и в будущем могут появиться новые модели. Технические комитеты ИСО, разрабатывающие требования к управлению документами в стандартах, и те, кто собирается использовать другую модель, должны гарантировать ее совместимость со стандартом ИСО 15489 и стандартами, разработанными другими техническими комитетами.

Примечание - Примеры использования этих моделей приведены в ИСО 15489.

5.3.3 Общие элементы

Если технический комитет, разрабатывающий проект требований к управлению документами, выбирает набор элементов, который значительно отличается от приведенного в таблице 1, то в этом случае следует ему включать в свои документы таблицы перекрестных ссылок к другим стандартам.

При формировании типовых элементов требований к управлению документами следует использовать те же самые формулировки, если подразумевается то же самое значение. Такую систематизацию элементов рекомендуется прилагать к проекту стандарта для удобства его использования, а также для совместного применения этого стандарта и стандарта ИСО 15489.

6 Типовые элементы требований к управлению документами

Цель применения систем управления документами так же, как и детали различных аспектов, представлены в ИСО 15489.

Таблица 1 - Типовые элементы требований к управлению документами

Основная область применения требований к управлению документами	Общий элемент требований	Типовой элемент содержания требований
Создание документов	Административные правила, определяющие, какие документы должны быть созданы и объединены в систему документов. Кроме того, административные правила для контроля статуса документа в течение всего его жизненного цикла и средства для классификации и индексирования документа	Требования к созданию документов Правила ведения деловых операций Правила классификации Правила индексирования Требования к созданию метаданных
Хранение документов	Административные правила контроля хранения и уничтожения документов, включая сроки хранения и экспертизу ценности	Специфические требования к хранению, например: - юридические, налоговые, финансовые; - политика организации деловых операций; - интересы других заинтересованных сторон; - история организации; - культурные требования
Доступ к документам	Административные правила контроля и регулирования доступа к документам и их использования	Ответственность за доступ включает в себя: - аспекты безопасности (физические и логические); - гарантии того, что обеспечение доступа не ставит под угрозу целостность
Обеспечение сохранности документов	Административные правила контроля выбора формата документов и процессов, связанных с обеспечением воспроизводимости документов и возможностью их восстановления. Требования к созданию и сбору метаданных о действиях, производимых при работе с документами	Правила перемещения (миграции) документов. Правила выбора программного обеспечения. Руководящие принципы для выбора формата документа. Требования к метаданным
Системы, создающие и управляющие документами	Системы, создающие и управляющие документами, должны обладать качествами, гарантирующими (обеспечивающими) полноту (неизменность) содержащихся в них документов и их соответствие требованиям организации в отношении учета и контроля	Системы должны быть: - надежными; - целостными; - легкими в применении; - полными; - упорядоченными
Инструменты и процедуры управления документами	Инструменты и процедуры управления должны быть разработаны так, чтобы поддерживать структуры управления документами, требуемые в системах управления	Эти инструменты могут включать в себя: - схемы метаданных; - схемы классификации; - процедуры хранения документов; - схемы классификации уровней безопасности и доступа; - перечни сроков хранения; - соответствующие органы власти и управления
Ответственность	Ответственность за информацию должна быть распределена и оцениваться в соответствии с контекстом деловой деятельности