Приложение А (справочное). Руководство по процессу организации доступного собрания

Приложение А
(справочное)

Руководство по процессу организации доступного собрания

Примечание - Это приложение предусматривает рекомендации в отношении процесса организации собрания для того, чтобы помочь отождествить правила, относящиеся к общему управлению собранием и использование служебного персонала поддержки и вспомогательных средств, которые могут способствовать участию в собраниях пожилых людей и людей с ограничениями жизнедеятельности.

А.1 Подготовка и рассылка материалов собрания

А.1.1 Общие положения

Решение о том, как подготовить и посылать материалы собрания, включая уведомления о собрании, должны основываться на требованиях потенциальных участников. Предшествующая форма регистрации может быть использована для получения информации, касающейся требуемой поддержки и предпочтений (см. приложение В).

А.1.2 Утверждение метода доставки

Должен быть утвержден предпочтительный для участников метод получения материалов собрания. Возможна доставка по почте, по электронной почте и по факсу.

А.1.3 Подготовка и рассылка предварительной регистрационной формы

Предварительная регистрационная форма должна использоваться для получения информации о требованиях и предпочтениях участников.

А.1.4 Подготовка уведомления о собрании и карта доступа

А.1.4.1 Общие положения

Все документы должны быть легко читаемы и доступны для понимания и должны быть подготовлены в форматах, подходящих для участников (например, посредством применения укрупненного шрифта, алфавита Брайля, электронных носителей информации и т.д.).

А.1.4.2 Уведомление о собрании

Уведомление о собрании должно указывать:

- наличие информационного сервиса на собрании,

- альтернативную дорогу (дороги) для лиц с ограничениями жизнедеятельности (например, для тех, кто имеет нарушение статодинамической функции, использует ходунки и кресла-коляски, имеет проблемы с рукой или кистью);

- наличие парковки.

А.1.4.3 Карта доступа

Карта доступа должна указывать:

- общественный транспорт и парковки в шаговой доступности с маршрутом (маршрутами) к месту проведения собрания (например, альтернативные маршруты, которые позволяют избегать препятствий, таких как ступени, узкие проходы, при необходимости),

- находящиеся вблизи ориентиры (которые могут быть изображены тактильными картами для облегчения ориентации).

Если для участника предусмотрена карта доступа в альтернативном формате, то должна быть кроме того предусмотрена карта доступа, пригодная для восприятия сопровождающего лица (лиц).

А.2 Подготовка доступного маршрута и доступного местоположения собрания

А.2.1 Предварительный поиск и подготовка

Должны быть определены общественный транспорт и парковка в пределах шаговой доступности от места проведения собрания; их доступность и маршруты к месту проведения собрания должны быть изучены в отношении возможного наличия проблем.

Доступность места проведения собрания должна быть утверждена заранее. Она включает в себя, но не ограничивается этим, подход к зданию, вход, помещения в здании, которые участники будут использовать, такие как коридоры, лифты, лестницы, обеденные залы, помещения для встреч, туалеты и санитарно-бытовые помещения (в том числе пригодные для лиц, использующих мешок для стомы).

Планировка здания должна быть легко понятной и запоминающейся.

Потенциальные опасности, такие как лестницы без перил, колонны, края ступеней, изменение уровней, стеклянные двери и стены, скользкие полы и тротуар в сухих или влажных условиях, плохой контраст, горизонтальная/вертикальная циркуляция, а также щели (интервалы) должны быть выявлены и устранены или четко обозначены.

А.2.2 Ориентация с использованием знаков и других устройств

- Должны быть даны простые и ясные инструкции.

- Знаки/символы о направлении движения внутри места проведения собрания должны быть легко узнаваемы и понятны. Заслуживают внимания: освещение, цветовой контраст, размер буквы/символа/изображения, понятность.

- Должно быть рассмотрено использование выпуклых букв, азбуки Брайля, аудиогида и т.д.

- Должна быть рассмотрена возможность использования доступных информационно-коммуникационных технологий и телекоммуникаций, таких как мобильные телефоны и Интернет.

А.2.3 Ориентация с использованием персонала поддержки

- Человеческие ресурсы, например помощники-проводники должны быть в распоряжении организаторов собраний, особенно в местах, где направления не ясны.

- Участникам, которые испытывают трудности с ориентацией в месте проведения собрания и при перемещении к месту/от места (например, из-за нарушения зрения, физического или когнитивных нарушений), должна быть предоставлена соответствующая информация и помощь (например, описание места, поездка к месту и организация заказа такси).

А.2.4 Доступность помещения, где проводится собрание

- Пол без каких-либо изменений в уровне поверхности является предпочтительным. В противном случае следует использовать скаты, переносные пандусы или переносные подъемные платформы.

- Помещение для собрания должно быть приспособлено к упрощенной ориентации для участников.

- Размещение объектов не должно препятствовать движению или блокировать людей, поскольку такие объекты могут быть опасны. Даже объекты, расположенные вдоль стен, могут препятствовать движению.

- Пространство для информационного сервиса (например, индукционно-петлевые системы) должны быть соответствующим образом подготовлены.

- Пространство под столами должно быть приспособлено для размещения подставки для ног и опоры для рук, смонтированные на кресле-коляске.

- Акустическое сопровождение (громкость, звук, качество и т.д.) должно быть хорошего качества и осуществляться на протяжении всего периода проведения собрания в целом (включая рабочие паузы и обеденные перерывы);

- Аудиоподдерживающая система должна быть обеспечена в соответствии с требованиями участников;

- Качество освещения должно быть проверено заранее (например, четкость, отсутствие рефлексии, неоднородность);

- Визуальная информация должна быть легко распознаваемой;

- Для собаки-участника (например, собаки-проводника) должно быть предусмотрено пространство рядом с участником и туалет, приспособленный для собаки;

- Организатор собрания перед началом собрания должен обсудить (согласовать) присутствие собаки-проводника с другими участниками (например, с участниками, у которых аллергия на животных).

А.2.5 Доступное программное обеспечение для веб-конференций

Доступность программного обеспечения для веб-конференций должна быть обеспечена заранее до собрания, чтобы обеспечить участие в ней всех участников собрания.

А.2.6 Доступная парковка

- Доступные пространства для парковки должны быть предусмотрены вблизи входа в здание.

- Поверхность дороги от площади парковки до входа в здание должна быть в хорошем состоянии. Любая помеха, которую нельзя избежать, должна быть четко обозначена.

А.3 Материалы собрания

А.3.1 Общие положения

- Нижеперечисленные пункты имеют важное значение для проведения собрания. Следующие рекомендации реализуют в соответствии с требованиями и предпочтениями участников:

- Читаемость печатных материалов должна быть принята во внимание (например, размеры букв, шрифт, контрасты).

- Материалы должны быть подготовлены в доступных форматах в соответствии с требованиями участников.

- При подготовке документов заголовки рисунков не должны быть частью изображения, и следует избегать сложных таблиц, поскольку они не воспринимаются при чтении с экрана людьми, имеющими нарушения зрения.

- При подготовке документов следует избегать цветовое кодирование.

А.3.2 Легко читаемые материалы

- Фразы должны быть короткими и легкими для понимания.

- Изображения графиков и рисунков должны быть четкими.

- Сокращения следует пояснять при первом их появлении.

- Резюме документов, содержащих длинные, сложные слова, предложения или презентации может быть полезным. В резюме можно использовать специфический стиль и четкие, легко понятные выражения.

А.3.3 Материалы, подготовленные для демонстрации слайдов

- Слайд-шоу презентации должны быть сделаны в соответствии с подходящими рекомендациями по обеспечению доступности.

- Слайды должны иметь изображения с четкой контрастностью.

- Раздаточный материал презентаций должен иметь не более двух слайдов на одну страницу.

Примечание - Пригодны также руководства, подготовленные Всемирным союзом слепых.

А.3.4 Видеопрезентации

Язык жестов или субтитры должны быть предусмотрены по мере возможности. Если это не представляется возможным обеспечить, следует рассматривать альтернативные меры, такие как использование сурдопереводчиков, языка жестов или тифлосурдопереводчиков.

А.3.5 Доставка материалов собрания

Материалы собрания (например, приглашения, заметки, дискуссионные документы, презентации и т.д.) должны быть разосланы до совещания участникам и другим лицам (например, сурдопереводчикам), которые будут присутствовать на собрании.

А.3.6 Поправки и изменения в материалах собрания

Любые поправки и изменения в материалах должны быть своевременно предоставлены соответственно участникам и другим лицам (например, сурдопереводчикам), которые будут присутствовать на собрании.

А.4 Организация проведения собрания

А.4.1 Общие положения

Следующие правила должны быть реализованы по мере необходимости, в зависимости от структуры помещения собрания и системы организации собрания:

- Для участников должны быть эффективно предоставлены соответствующие информационные услуги.

- Для участников с ограничениями жизнедеятельности должна быть подготовлена программа в предпочтительном для них формате и должна быть предоставлена соответствующая вводная информация (например, для человека с нарушением функции зрения - программа по Брайлю и устная информация о том, кто присутствует на собрании, где они усажены, а также о том, как устроен конференц-зал; для человека с нарушением функции слуха - информация об имеющейся системе поддержки, например аудиосистема поддержки (помощник-информатор).

- Собрания должны быть организованы в соответствии с потребностями участников (например, почасовые перерывы, регулировка температуры в помещении, подходящее время начала и продолжительность собрания).

- Работоспособность и эффективность поддержки и используемых устройств следует отслеживать и корректировать в случае необходимости.

А.4.2 Правила, относящиеся к звуковому сопровождению

Акустическое сопровождение должно содержаться в исправности и в хорошем состоянии.

А.4.3 Правила, относящиеся к освещению

- Должна быть обеспечена адекватная яркость.

- Следует избегать ослепительного яркого света.

А.4.4 Правила, относящиеся к прохладительным напиткам и легким закускам

- Маркировка пищевых продуктов должна быть снабжена соответствующей информацией для участников собрания с нарушением иммунологической системы организма (в отношении аллергии, интолерантности или гиперчувствительности).

- Соответствующая помощь должна быть доступна лицам с нарушением функции зрения, а также статодинамической функции, в том числе с проблемами руки и кисти.

А.5 Информационные услуги и проведение собрания

А.5.1 Правила, относящиеся к проведению собрания

- Вся информация должна быть представлена в соответствующих форматах, включая слуховое или текстовое представление в веб-конференции.

- Информация о расписании работы собрания (продолжительность заседания каждой секции и перерыва, время закрытия и т.д.) должна быть предоставлена заранее.

- Должно быть подтверждено, что устройства для интерпретации и вспомогательные системы для людей с нарушением функции слуха находятся в готовности.

- Должно быть подтверждено, что заявки о предоставлении вспомогательного персонала были рассмотрены и приняты во внимание.

А.5.2 Меры по поддержанию дискуссии

- Мероприятия для сурдопереводчиков, сопровождающих и помощников-информаторов должны быть проведены до начала собрания (например, мероприятия по размещению) таким образом, чтобы обеспечить возможность и достаточное время для интерпретации и для того, чтобы сопровождающие/информаторы и участники могли посовещаться, и таким образом, чтобы все участники собрания могли принять активное участие в дискуссиях и т.д.

- Председатель должен предоставлять информацию об организации собрания так, чтобы все участники могли бы активно участвовать в обсуждениях. Информация включает в себя, но не ограничивается этим, каким образом участники, помощники-информаторы, сурдопереводчики и сопровождающие могут продемонстрировать, когда требуется дополнительное время в ходе дискуссии для того, чтобы все участники могли проследить за ходом обсуждения и участвовать в нем. Может быть полезна процедура/система подачи сигналов для участников (например, карточками) о том, что они нуждаются в короткой паузе в обсуждении (например, чтобы проконсультироваться с сурдопереводчиком/сопровождающим или помощником, или чтобы получить дополнительную информацию).

- Председатель должен соблюдать процедуры, особенно в отношении лиц с ограничениями жизнедеятельности, помощников-информаторов и сурдопереводчиков, чтобы гарантировать, что все участники понимают презентации и дискуссии, и имеют возможность участвовать в них.

- При необходимости должна быть предусмотрена поддержка председателя и докладчиков.

- Должна быть обеспечена поддержка участников, испытывающих трудности при обращении вручную с текстами (например, перелистывание страниц).

- В случае, когда участник испытывает затруднения в передаче устного сообщения, могут быть использованы письменные объяснения для подтверждения с использованием белой доски, проекционного аппарата или компьютера.

- Использование оборудования для синхронного сурдоперевода должно быть правильно сориентировано.

- Карточки для выражения мнения, такие как "Да/я согласен", "Нет/я не согласен", "Не ясно", и "Мне нужна поддержка" могут быть использованы, когда участники испытывают трудности самовыражения.

А.5.3 Информация для всех участников

- Выступающие на собрании должны идентифицировать себя, прежде чем сделать замечания.

- Информация, представленная в виде графиков, на белых досках, на слайдах перевернутых графиках и в виде иллюстраций, должна быть объяснена в устной форме.

- Указательные местоимения, такие как "эти", "это", или "что" следует избегать, четко указывая предмет, на который в данный момент дана ссылка.

- При ссылке на конкретную страницу печатных материалов также должны быть упомянуты соответствующие страницы в альтернативных форматах, таких как Брайлевский алфавит или версия с укрупненным шрифтом.

- Микрофоны должны быть расположены таким образом, чтобы не заслонять движение губ говорящего.

- Участники должны говорить медленно и четко, простыми словами, с соответствующими паузами.

- Презентации должны быть легко понятны даже при сурдопереводе.

- Прежде чем говорить участники должны убедиться в том, что предыдущий спикер закончил говорить, и не следует перебивать других докладчиков.

А.5.4 Другие вопросы

- Решения должны быть изложены четко, так как для некоторых участников может быть трудно понять неопределенные резолюции.

- Все решения должны быть представлены в соответствующих форматах для облегчения надлежащего просмотра участниками.

- Когда организатор собрания просит участников заполнить вопросник после собрания, метод ответа и сбор опросных листов должны соответствовать предпочтениям участников. Некоторые участники могут иметь трудности с ответом на опросные листы на сайте.

А.6 Контрольный перечень правил и средств

Таблица А.1 включена, чтобы облегчить организацию доступного собрания тем, кто использует этот национальный стандарт. Вопросы, подлежащие рассмотрению, перечислены в перечне со ссылкой на пункт или подпункт в настоящем приложении, где эти вопросы обсуждены в части организации доступного собрания. Более подробная информация о правилах и поддержке применительно к функциональным особенностям организма человека представлена в основном тексте этого национального стандарта.

Таблица А.1 - Контрольный перечень правил и средств для облегчения организации доступного собрания

Вопросы	Ссылка	Проверено	Комментарии
Материалы собрания	А.1
Метод доставки	А.1.2
Предварительная регистрационная форма	А.1.3
Уведомление о собрании и карта доступа	А. 1.4
Доступная дорога и доступное место расположения	А.2
Предварительный поиск и подготовка	А.2.1
Ориентация: знаки и другие устройства	А.2.2
Ориентация: персонал	А.2.3
Доступность помещений для собрания	А.2.4
Программное обеспечение веб-конференции	А.2.5
Доступная парковка	А.2.6
Подготовка материалов	А.3
Альтернативные форматы	А.3.1
Легко читаемые материалы	А.3.2
Презентация слайдов	А.3.3
Видеопрезентации	А.3.4
Доставка материалов собрания	А.3.5
Поправки и изменения в материалах собрания	А.3.6
Организация проведения собрания	А.4
Звуковое сопровождение	А.4.2
Освещение	А.4.3
Прохладительные напитки и холодные закуски	А.4.4
Информационные услуги и проведение собрания	А.5
Правила проведения собрания	А.5.1
Меры для поддержания дискуссии	А.5.2
Информация для всех участников	А.5.3
Другие вопросы	А.5.4