Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока

Приложение N 1

Утверждены
приказом Минвостокразвития России
от 28 ноября 2018 г. N 222

Правила обработки персональных данных в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока

I. Общие положения

1. Правила обработки персональных данных в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока (далее - Министерство) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Министерстве.

2. Настоящие Правила определяют политику Министерства как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.

3. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящими Правилами и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

II. Процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных

4. Для выявления и предотвращения нарушений, предусмотренных законодательством Российской Федерации в сфере персональных данных, в Министерстве используются следующие процедуры:

4.1. Осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных.

4.2. Оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных.

4.3. Ознакомление федеральных государственных гражданских служащих Министерства, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с законодательством Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных и настоящими Правилами.

4.4. Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

4.5. Осуществление обработки персональных данных в соответствии с принципами и условиями обработки персональных данных, установленными законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

4.6. Недопущение обработки персональных данных, несовместимых с целями сбора персональных данных.

4.7. Недопущение объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

4.8. Соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

4.9. Обеспечение при обработке персональных данных точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к целям обработки персональных данных.

III. Цели обработки персональных данных, содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются

5. В Министерстве персональные данные обрабатываются в целях:

1) осуществления статистических или иных исследовательских целей;

2) осуществления и выполнения возложенных на Министерство полномочий.

6. В целях, указанных в подпунктах 1 - 2 пункта 5 настоящих Правил, в Министерстве обрабатываются следующие категории персональных данных:

1) фамилия, имя и отчество (прежние фамилия, имя, отчество, дата, место и причина изменения (в случае изменения));

2) дата и место рождения;

3) сведения о гражданстве (в том числе предыдущее гражданство, иные гражданства);

4) сведения об образовании (наименование и год окончания образовательной организации, научной организации, наименование и реквизиты документа об образовании, квалификация, направление подготовки или специальность по документу об образовании);

5) сведения об ученой степени;

6) информация о владении иностранными языками, уровень владения;

7) спортивное звание, спортивный разряд;

8) адрес и дата регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;

9) номер контактного телефона или сведения о других способах связи;

10) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;

11) идентификационный номер налогоплательщика;

12) номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

13) реквизиты полиса обязательного медицинского страхования;

14) отношение к воинской обязанности, сведения по воинскому учету (для граждан, пребывающих в запасе, и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

15) семейное положение, состав семьи;

16) сведения о трудовой деятельности (включая работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и иную деятельность), сведения о военной службе;

17) государственные награды, иные награды и знаки отличия (кем награжден и когда);

18) классный чин государственной гражданской службы Российской Федерации, гражданской службы субъекта Российской Федерации, муниципальной службы, дипломатический ранг, воинское или специальное звание, классный чин правоохранительной службы;

19) информация о наличии либо отсутствии судимости;

20) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

21) сведения о наличии либо отсутствии заболевания, препятствующего поступлению на федеральную государственную гражданскую службу или ее прохождению, подтвержденного заключением медицинского учреждения;

22) сведения о пребывании за границей (когда, где, с какой целью);

23) допуск к государственной тайне, оформленный за период работы, службы, учебы (форма, номер и дата);

24) личная фотография;

25) иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных подпунктами 1-2 пункта 5 настоящих Правил.

7. В Министерстве для каждой цели обработки персональных данных определяется содержание обрабатываемых персональных данных:

1) для цели обработки персональных данных, указанной в подпункте 1 пункта 5 настоящих Правил, определяется содержание персональных данных, перечисленное в подпунктах 2-15 пункта 6 настоящих Правил, и соответствующие категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве, указанные в подпунктах 1 - 3 пункта 8 настоящих Правил;

2) для цели обработки персональных данных, указанной в подпункте 2 пункта 5 настоящих Правил, определяется содержание персональных данных, перечисленное в подпунктах 1-25 пункта 6 настоящих Правил, и соответствующие категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве, указанные в подпунктах 1 - 3 пункта 8 настоящих Правил.

8. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве:

1) федеральные государственные гражданские служащие Министерства;

2) граждане, претендующие на замещение должностей федеральной государственной гражданской службы в Министерстве;

3) лица, замещающие должности руководителей подведомственных Министерству организаций.

IV. Сроки обработки и хранения персональных данных, порядок их уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

9. Сроки обработки и хранения персональных данных в Министерстве определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если сроки обработки и хранения персональных данных не установлены федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, то обработка и хранение персональных данных категорий субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве, указанных в подпунктах 1 и 2 пункта 8 настоящих Правил, осуществляются не дольше, чем этого требуют цели их обработки и хранения.

10. Персональные данные, содержащиеся в личных делах федеральных государственных гражданских служащих Министерства и лиц, замещающих должности руководителей подведомственных Министерству организаций, а также в личных карточках федеральных государственных гражданских служащих Министерства хранятся в кадровом подразделении Министерства в течение десяти лет с последующим формированием и передачей указанных документов в архив, где хранятся в течение 75 лет.

11. Персональные данные граждан, обратившихся в Министерство лично, а также направившие индивидуальные или коллективные обращения в письменной форме или в форме электронного документа, хранятся в течение 5 лет.

12. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на разных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных настоящими Правилами.

13. Контроль за хранением и использованием материальных носителей, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Министерства.

14. Структурным подразделением Министерства, ответственным за документационное обеспечение, осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании экспертной комиссии Министерства, состав которой утверждается приказом Министерства.

По итогам заседания экспертной комиссии Министерства составляются протокол и акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами экспертной комиссии Министерства и утверждается начальником Министерства.

15. Уничтожению подлежат обрабатываемые персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Уничтожение документов, содержащих персональные данные, производится путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины.

Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).