Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. N 327/17-42 "Об утверждении Укрупненных нормативов времени на работы по делопроизводственному обслуживанию" (документ не действует)

Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. N 327/17-42
"Об утверждении Укрупненных нормативов времени на работы по делопроизводственному обслуживанию"

Государственный комитет СССР по труду и социальным вопросам и Секретариат Всесоюзного Центрального Совета Профессиональных Союзов постановляют:

1. Утвердить Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию, разработанные Центральным бюро нормативов по труду при Всесоюзном научно-методическом центре по организации труда и управления производством Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам совместно с Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Главного архивного управления при Совете Министров СССР при участии нормативно-исследовательских организаций, объединений, предприятий, министерств и ведомств. Установить срок их действия до 1993 года.

Укрупненные нормативы времени предназначены для определения затрат времени на работы, выполняемые делопроизводителями, экспедиторами, секретарями-машинистками, старшими инспекторами, инспекторами, заведующими архивов (архивариусами), установления нормированных заданий, а также обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами в объединениях, на предприятиях, в организациях и учреждениях независимо от их ведомственной подчиненности.

2. Укрупненные нормативы времени вводятся в действие в объединениях, на предприятиях, в организациях и учреждениях в порядке, предусмотренном "Положением об организации нормирования труда в народном хозяйстве", утвержденным постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. N 226/П-6.

3. Признать утратившим силу постановление Госкомтруда от 6 октября 1969 г. N 398 об утверждении Типовых норм времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

4. Контроль за внедрением и правильностью применения Укрупненных нормативов времени на работы по делопроизводственному обслуживанию в объединениях, на предприятиях, в организациях и учреждениях осуществляется соответствующими министерствами и ведомствами, центральными комитетами и советами профессиональных союзов.

5. Центральному бюро нормативов по труду при Всесоюзном научно-методическом центре по организации труда и управления производством Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам обеспечить контроль за изданием и доведением сборника Укрупненных нормативов времени на работы по делопроизводственному обслуживанию до министерств и ведомств в установленном порядке в соответствии с тематическим планом издания.

Заместитель Председателя Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам

Б.Н. Гаврилов

Заместитель Председателя Всесоюзного Центрального Совета Профессиональных Союзов

В.Г. Ломоносов

Укрупненные нормативы времени
на работы по делопроизводственному обслуживанию

Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию предназначаются для нормирования работ в сфере делопроизводственного обслуживания, наиболее рациональной расстановки работников, выполняющих эти работы, а также определения их численности.

Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию разработаны Центральным бюро нормативов по труду при ВНМЦентре Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам совместно с Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Главного архивного управления при Совете Министров СССР с участием предприятий министерств: автомобильной промышленности, морского флота, сельскохозяйственного машиностроения, электротехнической промышленности, химической промышленности, легкой промышленности, машиностроения для легкой и пищевой промышленности, энергетики и электрификации, местной промышленности БССР, а также Госснаба СССР.

Все замечания и предложения по сборнику направлять по адресу: 105043, Москва, 4-я Парковая, 29, ЦБНТ.

1. Общая часть

1.1. Укрупненные нормативы предназначены для расчета норм времени на работы, выполняемые работниками делопроизводственной службы, установления им нормируемых заданий, определения их численности и рекомендуются для применения в организациях, учреждениях, предприятиях народного хозяйства*.

1.2. Сборник содержит нормативы оперативного времени в человеко-часах на принятую единицу измерения объема работы.

1.3. Нормативами охвачены следующие виды работ:

- работы по документационному обеспечению управления;

- работы, выполняемые в архиве организации.

1.4. В основу разработки нормативов времени положены следующие данные:

- материалы изучения существующей организации труда и передового опыта работников делопроизводственной службы;

- фотографии рабочего дня, проведенные на предприятиях;

- данные оперативного учета и отчетности.

1.5. При разработке сборника использованы следующие материалы:

- Положение о порядке разработки нормативных материалов для нормирования труда. М.: Госкомтруд, 1968;

- Нормирование труда служащих. Методические рекомендации. М.: НИИ труда, 1979;

- Квалификационный справочник должностей служащих (часть 1).

1.6. Обработка исходных данных осуществлена графоаналитическим методом.

1.7. Нормы времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитываются по нормативу оперативного времени и определяются по формуле:

, где:

- затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, час.;

Н - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленной по сборнику;

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий и самофотографий рабочего временя работников К принимается равным 1,1.

1.8. Годовая трудоемкость нормируемых работ определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:

, где:

- годовая трудоемкость нормируемых работ, час.;

- объем конкретного вида работы, выполняемой за год.

1.9. Годовая трудоемкость ненормируемых работ определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполненных работ по формуле:

, где:

- годовая трудоемкость ненормируемых видов работ

- годовой объем ненормируемых видов работ.

1.10. Общая годовая трудоемкость работ рассчитывается по формуле:

1.11. Численность работников определяется по формуле:

, где:

Ч - численность работников, чел.;

- полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1910 человеко-часов).

Пример расчета численности работников, занятых в делопроизводственном обслуживании, приведен в приложении 1. Если в делопроизводственном обслуживании планируемые объемы работ выполняются в полном соответствии с нормативными документами меньшим количеством работников по сравнению с рассчитанным на основе нормативов настоящего сборника, то данные нормативы не являются основанием для изменения фактической численности.

1.12. B таблицах нормативной части сборника приведены наименования и содержание выполняемых работ и установленные на них нормативы времени.

1.13. Состав документов, применяемых в работе делопроизводственной службы, правила их разработки и оформления устанавливаются в соответствии с требованиями "Единой государственной системы делопроизводства" (М., 1986 г.), "Основных правил работы ведомственных архивов" (М., 1986 г.) и другими нормативно-методическими документами. Перечень нормативно-методических документов для организации работ по делопроизводственному обслуживанию см. в приложении 2.

1.14. Под единицей измерения "дело" подразумевается дело в объеме 150 листов. Если дело содержит больше или меньше 150 листов, к норме времени необходимо применять соответствующий коэффициент. Пример 1: количество листов в деле 165, поправочный коэффициент к норме К = 165 : 150 = 1,1

Пример 2: количество листов в деле 90, поправочный коэффициент к норме К = 90 : 150 = 0,6

1.15. 1 печатный лист составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, содержащих 2450 знаков или 24 машинописных страницы напечатанных через 2 интервала, содержащих 1860 знаков.

1.16. Приведенные в нормативных таблицах числовые значения с указанием "до" следует понимать включительно.

1.17. До введения нормативов времени необходимо привести организационно-технические условия в подразделениях и на рабочих местах в соответствии с запроектированными в нормативах.

1.18. На работы, не предусмотренные настоящим сборником, устанавливаются местные нормы времени существующими методами нормирования труда.

2. Организация труда

Организация труда работников службы документации строится на:

- разграничении функций между подразделениями и отдельными работниками;

- регламентации численного и должностного состава работников;

- повышении их квалификационного уровня и культуры работы;

- рациональной организации рабочих мест и обеспечении оптимальных условий труда;

- нормировании труда работников.

Служба документации создается в зависимости от объема документооборота в данной организации, степени его централизации, уровня технической оснащенности и действует на правах самостоятельного структурного подразделения с непосредственным подчинением руководителю организации.

Функции работников, занятых делопроизводственным обслуживанием, регламентируются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих и утвержденными руководителем организации.

Работа службы документации регламентируется положением об этой службе.

Наименования должностей работников делопроизводственной службы устанавливаются в соответствии с Единой номенклатурой должностей служащих.

В функции службы документации входит:

- прием документов;

- обработка документов и учетно-справочная работа;

- контроль исполнения документов;

- оформление и рассылка документов;

- формирование, хранение дел и их использование;

- подготовка и передача дел в архив организации;

- внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;

- организационно-методическое руководство осуществлением работ с документами в структурных подразделениях организации и подведомственных учреждениях.

Служба документации в своей деятельности руководствуется:

Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). М., 1986 г.

Архив организации выполняет функции:

- обеспечение сохранности документов;

- комплектование документов;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата;

- использование документов архива;

- методическое руководство и контроль за деятельностью архивов подведомственных учреждений;

- контроль и оказание методической помощи в организации документов в делопроизводстве.

Архив в своей деятельности руководствуется:

Основными правилами работы ведомственных архивов. М., 1986.

Организационно-техническими условиями, принятыми в сборнике, предусматривается:

- рациональная организация рабочих мест;

- своевременное получение работающими необходимой информации, консультации и инструктажа;

- соблюдение рационального режима труда и отдыха;

- обеспечение установленных санитарных норм.

Условия труда должны соответствовать требованиям строительных норм и правил, указаниям и инструкциям Госстроя СССР, Госгражданстроя, государственным и отраслевым стандартам.

Рабочие места работников делопроизводственной службы оборудуются однотумбовым столом (с приставкой), обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола - хранение соответствующей документации и канцелярских принадлежностей.

Выдвижные ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждом ящике укреплялась карточка с перечнем находящихся в нем папок.

На столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня.

Для хранения специальной и справочной литературы и документов должен быть шкаф.

Типовые рабочие места работников делопроизводственной службы показаны на рис. 1-5.

Работники делопроизводственной службы обеспечиваются необходимыми справочными материалами (инструкции по ведению делопроизводства и другие нормативно-методические документы, справочники по действующему законодательству, справочники по административно-территориальному делению СССР, орфографический и терминологический словари, справочник по написанию отдельных наименований слов, списки работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитные книжки адресов и телефонов работников, которые связаны с деятельностью данного предприятия, картотеки-указатели к сборникам постановлений и приказов вышестоящего органа и другие).

Режим труда и отдыха работников, занятых делопроизводственным обслуживанием, устанавливается исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее трудоемких из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая устойчивая трудоспособность. Наряду с этим необходимо проведение физкультурных пауз продолжительностью 5-10 минут за 1-1,5 часа до обеда и за 1-1,5 часа до окончания работы.

Типовое рабочее место экспедитора
(по обработке поступающей корреспонденции)

Типовое рабочее место экспедитора
(по обработке отравляемой корреспонденции)

Типовое рабочее место делопроизводителя

Типовое рабочее место секретаря-машинистки

Типовое рабочее место зав. архивом, архивариуса

3. Нормативная часть

Раздел 1. Затраты времени на работы по документационному обеспечению управления

1.1. Обработка и регистрация документов

Исполнитель - заведующий канцелярией, инспектор, секретарь-машинистка, экспедитор, делопроизводитель

Наименование работы		Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени чел.-час.
1		2	3	4
1.	Обработка получаемых документов	Прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, составление регистрационно-контрольных карточек (РКК), простановка, заполнение регистрационных штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю организации для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения, передача документов на исполнение	10 документов	0,74
2.	Обработка отправляемых документов	Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе; регистрация документов, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов,составление реестра на заказную почту	10 документов	0,74

1.2. Работы по контролю исполнения документов

Исполнитель - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени чел.-час.
Контроль исполнения документов	Составление регистрационно-контрольной карточки (РКК) в случае, когда РКК не передается из службы регистрации); проставление пометки "К" на документе и на РКК, вливание первого экземпляра РКК в картотеку, направление второго экземпляра РКК вместе с документом в структурное подразделение исполнителю, контролирование хода исполнения документа, напоминание о сроке исполнения, получение сведений о результатах исполнения, запись сведений в РКК, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля. Составление сводки документов, не исполненных в установленный срок. Составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю. Обобщение результатов исполнения документов в структурном подразделении. Анализ состояния исполнения документов в организации	10 документов	0,69

1.3. Создание и ведение картотек

Исполнитель - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка

Наименование работы		Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени чел.-час.
1.	Составление и ведение контрольно-справочной картотеки	Систематизация, расстановка РКК в картотеке в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки; внесение в карточки изменений (запись сведений об исполнителе, переносе срока исполнения и т.п.); отбор карточек на документы, сроки исполнения которых истекают (для информирования исполнителей); перестановка РКК на исполненные документы в соответствующий раздел картотеки; отбор; РКК на документы с истекшими сроками исполнения (для информирования руководства)	1 регистрационно-контрольная карточка	0,14
2.	Составление и ведение картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан	Систематизация, расстановка РКК в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки, расстановка новых карточек, внесение необходимых изменений на карточки	1 регистрационно-контрольная карточка	0,17
3.	Составление и ведение тематических картотек к ведомственным нормативам, приказам, решениям	Систематизация, расстановка тематических карточек в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки, расстановка новых карточек, внесение необходимых изменений на карточки	1 тематическая карточка	0,24

1.4. Формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив

Исполнитель - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка

Наименование работы		Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени, чел.-час.
1		2	3	4
1.	Формирование дел постоянного хранения, составление заголовков, оформление дел (управленческая документация)	Группировка исполненных документов в дела, проверка соответствия содержания документов заголовкам дел по номенклатуре дел, правильности оформления и полноты (комплектности) документов, нумерация листов в деле и составление заверительной надписи, составление и уточнение заголовков дел, описание дел на обложках	1 дело	0,72
2.	Формирование дел по личному составу организации, составление заголовков, оформление дел	То же	1 дело	0,66
3.	Формирование дел временного (свыше 10 лет) хранения, составление заголовков, оформление дел	То же	1 дело	0,52
4.	Формирование дел временного (до 10 лет) хранения, составление заголовков, оформление дел (управленческая документация)	Группировка исполненных документов в дела, проверка соответствия содержания документов заголовкам дел по номенклатуре дел, правильности оформления и полноты (комплектности) документов, составление и уточнение заголовков дел, описание дел на обложках	1 дело	0,42
5.	Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению	Изучение состава и содержания документов, определение их научно-исторической и практической значимости, полистный просмотр дел, отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению, составление акта на дела, выделенные к уничтожению, рассмотрение акта на заседании экспертной комиссии (ЦЭК), утверждение акта, сдача дел, включенных в акт, на утилизацию в установленном порядке	1 дело, подлежащее полистному просмотру	1,00
6.	Составление годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в ведомственный архив	Составление, оформление описей (в соответствии с действующими правилами) на дела, прошедшие экспертизу ценности, рассмотрение описей на заседании ЭК (ЦЭК), доработка описей по замечаниям, утверждение описей в установленном порядке	10 описательных статей описи	0,80
7.	Передача дел в ведомственный архив из структурного подразделения	Передача дел по описям и номенклатурам дел, передача контрольно-справочных и тематических картотек согласно графику, оформление передачи по установленной форме	10 дел	3,20

Раздел 2. Затраты времени на работы архива организации

2.1. Методическая работа

Исполнитель - заведующий архивом

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени чел.-час.
			Разрабатывается вновь	Перерабатывается
Разработка нормативно-методических пособий (инструкций, рекомендаций, положений)	Составление библиографии, изучение научно-методической литературы и документов по теме, выявление и сбор материалов, их анализ, составление плана и схемы пособия, систематизация сведений, написание текста, редактирование, обсуждение, доработка по замечаниям	1 печатный лист	138	71,8

2.2. Создание научно-справочного аппарата к документам архива организации

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус

Наименование работы		Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени чел.-час.	Примечания
1		2	3	4	5
1.	Составление предисловий к описям архивных фондов	Изучение законодательной и научно-справочной литературы, истории фонда и его документов для определения дат образования, переименования, ликвидации фондообразователя, изменения его структуры, функций и места в системе учреждений, сбор сведений о наличии научно-справочного аппарата к фонду, об особенностях обработки и систематизации документов, составление текста предисловия, обсуждение, доработка по замечаниям	1 печатный лист	159
2.	Составление исторических справок на архивные фонды учреждений, организаций и предприятий	Изучение законодательных и нормативных документов, научно-справочной литературы, документов фонда с целью определения дат образования, реорганизации, переименования, ликвидации фондообразователя; выяснение его подведомственности, функций, структуры; изучение системы делопроизводства, характера и состояния документов, сбор данных по истории фонда, написание и редактирование справки, обсуждение, доработка по замечаниям	1 печатный лист	90,8	С использованием данных, выявленных при составлении предисловий к описям дел за этот период
3.	Составление предметных, географических, именных указателей к описям	Просмотр описи, выявление данных, написание карточек, составление указателя	10 карточек указателя	1,40	1 карточка указателя содержит одно понятие
4.	Составление описей дел постоянного хранения	Написание, оформление описи (годового раздела сводной описи) по установленной форме, рассмотрение на экспертной комиссии (ЦЭК) учреждения, представление описи на утверждение ЭПК государственного архива, обсуждение, доработка по замечаниям	10 описательных статей описи	1,00
5.	Составление описей дел по личному составу	Написание, оформление описи (годового раздела сводной описи) по установленной форме, рассмотрение на экспертной комиссии (ЦЭК) учреждения, представление описи на согласование с ЭПК государственного архива (с ЭК вышестоящего учреждения), обсуждение, доработка по замечаниям	10 описательных статей описи	0,90

2.3. Каталогизация документов

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус

Наименование работы		Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени чел.-час.
1		2	3	4
1.	Составление карточек и ведение систематического каталога	Изучение описи с целью отбора дел для каталогизации документов, полистный просмотр дела, выявление документов, подлежащих каталогизации, аннотирование содержания выявленного документа, написание карточки по установленной форме, простановка штампа о каталогизации на обложке дела; группировка карточек в соответствии со схемой построения каталога (по рубрикам, подрубрикам и хронологически); включение карточек в каталог в соответствии с его схемой	1 карточка	0,38
2.	Составление карточек и ведение именного каталога (на государственных, общественных, творческих деятелей)	Изучение описи с целью отбора дел для каталогизации документов, полистный просмотр дела, выявление документов, подлежащих каталогизации, изучение содержания выявленных документов, написание карточки по установленной форме, группировка карточек по фамилиям, именам и отчествам в алфавитной порядке, далее по схеме, принятой для данного каталога; включение карточек в каталог в соответствии с его схемой	1 карточка	0,23
3.	Составление карточек и ведение алфавитного каталога (на работников организаций)	То же	1 карточка	0,15

2.4. Организация использования документов. Информационное обслуживание учреждений и граждан

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус

Наименование работы		Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени чел.-час.
1		2	3	4
1.	Исполнение тематических запросов	Ознакомление с запросом, изучение научно-справочного аппарата и документов архива, выявление сведений по теме запроса, написание текста ответа	1 запрос	24,1
2.	Тематическое выявление и подготовка информационного документа	Просмотр дел, выявление сведений по теме, составление текста информационного документа (тематического перечня, информационного письма, справки о составе и содержании документов)	1 печатный лист	127
3.	Выдача дел во временное пользование	Ознакомление с запросом, поиск, отбор дел, проверка соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в описи, нумерации листов, физического состояния дел, оформление выдачи по установленной форме, выдача дел	10 дел	2,80
4.	Прием посетителя с целью консультаций	Консультирование по вопросам состава и содержания документов по теме запроса, информирование о наличии в архиве документов для получения справки о работе, службе, учебе	1 посетитель	0,86
5.	Исполнение запросов социально-правового характера	Ознакомление с запросом (заявлением), изучение научно-справочного аппарата и документов архива, выявление сведений биографического характера, написание текста ответа	1 запрос	2,42
6.	Прием и выдача невостребованных трудовых книжек	Прием трудовых книжек на хранение, оформление приема, размещение трудовых книжек в ящике картотеки по алфавиту, выдача трудовых книжек владельцам	10 трудовых книжек	4,70

2.5. Проведение комплексной проверки работы архива подведомственного учреждения

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус

Наименование работы	Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени чел.-час.
Проведение комплексной проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения (участие в комплексной проверке совместно с работниками государственного архива)	Изучение условий хранения, состояния учета и НСА, эффективности использования документов, проверка готовности документов к передаче на государственное и ведомственное хранение, правильности оформления экспертизы ценности, обработки дел, информирование руководства организации о результатах проверки, обсуждение итогов проверки в архиве подведомственного учреждения, составление справки по результатам проверки	1 комплексная проверка	26,7

2.6. Контроль и оказание методической помощи в организации документов в делопроизводстве в структурных подразделениях организации и в учреждениях ее системы (подведомственной сети)

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус

Наименование работы		Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени чел.-час.
1		2	3	4
1.	Проведение проверки организации документов в структурных подразделениях ведомства и в учреждениях его системы (совместно с работниками службы документации)	Изучение основных задач и функций учреждения в целом и его структурных подразделений, составление плана проверки, изучение работы с документами на обследуемом объекте, информирование руководства учреждения (структурного подразделения) о результатах проверки, обсуждение итогов проверки в учреждении (структурном подразделении), составление справки по итогам проверки	1 проверка одного структурного подразделения (учреждения), номенклатура дел которого включает до 100 позиций	19,6
2.	Контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений учреждения (совместно с работниками службы документации)	Проверка правильности формирования и описания дел, обеспечения сохранности документов в делопроизводстве, составления описей, подготовки дел к передаче в ведомственный архив; подготовка предложений о совершенствовании работы с документами	1 проверка работы с документами 1 структурного подразделения, номенклатура дел которого включает до 100 позиций	7,10
3.	Консультирование работников организаций и ведомственных архивов	Консультирование по вопросам формирования дел, составления номенклатур дел, описей, проведения экспертизы ценности, отбора документов на государственное хранение, практического применения методических пособий	1 консультация	1,20

2.7. Обеспечение сохранности документов

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус

Наименование работы		Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени чел.-час.
1		2	3	4
1.	Прием дел в архив из структурного подразделения	Ознакомление с состоянием дел, проверка правильности оформления дел, оформление акта приема-передачи, укладка дел на места хранения, отметка в топографических указателях о размещении дел, запись в книге учета поступлений и выбытия документов	10 дел	3,60
2.	Отбор, подготовка и передача документов для дезинфекции, дезинсекции, реставрации и переплета	Подбор дел по актам проверки наличия в картотеке учета состояния документов, регистрация в книге выдачи дел из архивохранилища, заполнение формы заказа и передача дел в лабораторию	10 дел	4,70
3.	Выдача (прием) дел	Выдача дел: ознакомление с требованием, определение по указателям местонахождения дел, выемка дел, размещение карт-заместителей, проверка нумерации листов и физического состояния дел, определение соответствия заголовка дела его описанию в описи (номенклатуре дел), отметка в книге выдачи дел. Прием дел: визуальный осмотр дел, проверка нумерации листов и физического состояния дел, отметка о возвращении дел в книге выдачи, изъятие карт-заместителей, укладка дел на места хранения	10 дел, выданных из архива, или принятых в архив	1,55
4.	Картонирование дел	Размещение дел в коробке, по порядку номеров, написание ярлыка, наклейка его на коробку	10 дел	0,52
5.	Формирование связок дел, подлежащих хранению	Группировка дел по порядку номеров, написание ярлыка, прикрепление ярлыка к шпагату, перевязка дел	10 дел	0,57
6.	Составление топографических указателей	Заполнение граф карточки указателя по установленной форме, группировка карточек в последовательности расположения стеллажей, номеров фондов	10 карточек	2,74
7.	Проверка наличия и состояния документов	Сверка фактического наличия дел на местах хранения и по описи (номенклатуре дел), описательной статьи описи (номенклатуры дел) с описанием на обложке дела, проверка физического состояния и технического оформления дел, заполнение листа проверки наличия с указанием в нем физического состояния дел, составление акта проверки наличия и состояния дел в фонде	10 дел	0,68
8.	Передача ведомственным архивом документов на государственное хранение	Подготовка и доставка дел, участие в передаче дел, оформление передачи документов по установленной форме, запись о выбытии в книге учета поступлений и выбытия документов	10 дел	1,00

2.8. Учет документов

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус

Наименование работы		Содержание работы	Единица объема работы	Норматив времени чел.-час.
1.	Составление и ведение учетных документов ведомственного архива	Изучение источников по истории фондообразователя, составление и ведение списка фондов, количественный и пофондовый учет фондов и коллекций, составление листа фонда, выявление и запись сведений о составе и объеме фонда на основе соответствующих документов, составление карточки архивного фонда по установленной форме, представление карточки в учреждение государственной архивной службы	1 архивный фонд	2,25
2.	Составление паспорта ведомственного архива	Сбор и анализ сведений об архиве, заполнение граф паспорта архива по установленной форме на основании данных учетных документов	1 паспорт ведомственного архива	11,8

______________________________

* Далее по тексту "организации".

Приложение 1

Пример расчета численности работников делопроизводственной службы

Расчет численности исполнителей произведен исходя из трудоемкости работ, выполняемых в течение года

NN п/п	Вид выполняемой работы	Параграф сборника	Единица измерения	Объем работ за год	Норматив времени на единицу измерения	Сумма затрат времени в человеко-часах
1.	Обработка получаемых документов	1.1.1	10 документов	14400	0,74	1065,6
2.	Обработка отправляемых документов	1.1.2	10 документов	10650	0,74	788,10
3.	Контроль исполнения документов	1.2	10 документов	150	0,69	10,35
	...
13.	Передача дел в ведомственный архив из структурного подразделения	1.4.7	10 дел	100	3,20	32,0
	и т.д. по всем видам работ
	Итого					8115,2

- трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени - 8115,2 х К = 8115,2 х 1,1 = 8926,7

- трудоемкость работ, не предусмотренных сборником - 114,2 человеко-часа

- полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1910 часов)

чел.

Аналогично рассчитывается численность работников архива организации

Приложение 2

Список
нормативно-методических документов

1. Закон СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры". - Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст. 628.

2. Постановление Верховного Совета СССР "О порядке введения в действие Закона СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры". - Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст. 629.

3. Указ Президиума Верховного Совета СССР "Об административной ответственности за нарушение правил охраны и использования памятников истории и культуры". - Ведомости Верховного Совета СССР, 1977, N 8, ст. 141.

4. Постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 "Об утверждении "Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР". - СП СССР, 1980, N 10, ст. 71.

5. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и формуляр-образец. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

6. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования, ГОСТ 17914-72.

7. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83.

8. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. ОСТ 55.6-85.

9. Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М.,#

10. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М., 1981.

11. Методические рекомендации по внедрению и ведению унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) в организациях, учреждениях и на предприятиях. М., 1982.

12. Типовое положение об архиве учреждения. М., 1965.

13. Типовое положение об объединенном ведомственном архиве. М., 1969.

14. Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственного и научно-производственного объединения. М., 1977.

15. Типовые положения о постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) СССР и союзной республики и о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения. М., 1977.

16. Типовое положение о центральном архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации. М., 1983. (Приказ Главархива СССР от 25.04.83 N 114).