Приложение N 9. Положение о выдаче под отчет денежных средств, составлении и представлении отчетов подотчетными лицами Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору

Приложение N 9
к Учетной политике Федеральной
службы по ветеринарному
и фитосанитарному надзору
в целях бухгалтерского учета

Положение о выдаче под отчет денежных средств, составлении и представлении отчетов подотчетными лицами Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору

1. Общие положения

Настоящее положение устанавливает единый порядок расчетов с подотчетными лицами Россельхознадзора.

Основными нормативными правовыми актами, использованными при разработке настоящего положения, являются:

- Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства";

- Инструкция N 157н;

- Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

2. Порядок выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства выдаются (перечисляются) под отчет на расходы, связанные с приобретением товаров, работ, услуг, и командировочные расходы.

Выдача под отчет денежных средств на расходы, связанные с приобретением товаров, работ, услуг, производится должностным лицам, приведенным в Перечне лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет на приобретение товаров (работ, услуг), утвержденном приказом Россельхознадзора.

Авансы на командировочные расходы выдаются под отчет всем должностным лицам, работающим в Россельхознадзоре на основании трудовых договоров, направленным в служебную командировку в соответствии с приказом руководителя Россельхознадзора.

Для получения денежных средств под отчет должностное лицо оформляет служебную записку с указанием суммы аванса, назначения аванса, расчета (обоснования) размера аванса и срока, на который он выдается.

На служебной записке Отдела бухгалтерского учета и отчетности Россельхознадзора делается отметка о наличии на текущую дату задолженности за должностным лицом по ранее выданным ему авансам. При наличии задолженности указываются ее сумма, дата и номер документа, которым оформлена выдача денежных средств под отчет, ставится подпись главного бухгалтера. В случае отсутствия задолженности на служебной записке проставляется отметка "Задолженность отсутствует" с указанием даты и подписи главного бухгалтера.

Начальник Управления финансов Россельхознадзора в течение двух рабочих дней рассматривает служебную записку и делает на ней надпись о сумме выдаваемых (перечисляемых) под отчет работнику денежных средств и сроке, на который они выдаются, ставит свою подпись и дату.

Выдача (перечисление) денежных средств под отчет производится при условии отсутствия за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления Авансового отчета (ф. 0504505).

Денежные средства под отчет на расходы, связанные с приобретением товаров, работ, услуг, выдаются из кассы Россельхознадзора.

Предельная сумма выдачи денежных средств под отчет одному подотчетному лицу на расходы, связанные с приобретением товаров, работ, услуг с учетом перерасхода, устанавливается в размере 100 000 (Ста тысяч) рублей.

Авансы на расходы, связанные со служебными командировками, выдаются из кассы Россельхознадзора или перечисляются на личные банковские карты работников в пределах сумм расходов, установленных Положением о служебных командировках (Приложение N 3 к Учетной политике Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору в целях бухгалтерского учета).

Максимальный срок выдачи денежных средств под отчет на расходы по приобретению товаров, работ, услуг составляет 10 календарных дней.

Передача выданных (перечисленных) под отчет денежных средств одним лицом другому запрещается.

В исключительных случаях, когда должностное лицо с разрешения руководителя произвело оплату расходов за счет собственных средств, производится возмещение этих расходов. Возмещение расходов производится по авансовому отчету об израсходованных средствах, утвержденному руководителем Россельхознадзора, с приложением подтверждающих документов.

3. Представление отчетности подотчетными лицами

Об израсходовании полученных сумм подотчетное лицо представляет в Отдел бухгалтерского учета и отчетности Россельхознадзора авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Авансовый отчет (ф. 0504505) по расходам, связанным с приобретением товаров, работ, услуг, представляется подотчетным лицом в Отдел бухгалтерского учета и отчетности Россельхознадзора не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы денежные средства.

Авансовый отчет (ф. 0504505) по командировочным расходам представляется командированным лицом в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней со дня его возвращения из командировки.

Отделом бухгалтерского учета и отчетности Россельхознадзора проверяются правильность оформления полученного от подотчетного лица Авансового отчета (ф. 0504505), наличие документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованность расходования средств.

Все прилагаемые к авансовому отчету документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, с обязательным заполнением необходимых граф, реквизитов, наличием печатей, подписей и т.д.

Проверенный Отделом бухгалтерского учета и отчетности Россельхознадзора Авансовый отчет (ф. 0504505) утверждается Руководителем Россельхознадзора. После этого утвержденный Авансовый отчет (ф. 0504505) принимается Отделом бухгалтерского учета и отчетности Россельхознадзора к учету.

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) перечисляется на личную банковскую карту подотчетного лица или выдается из кассы Россельхознадзора в течение 30 календарных дней.

Остаток неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу Россельхознадзора по приходному кассовому ордеру не позднее дня за днем утверждения Руководителем Россельхознадзора Авансового отчета (ф. 0504505).

Проверка авансового отчета Отделом бухгалтерского учета и отчетности Россельхознадзора и утверждение его Руководителем Россельхознадзора осуществляются в течение трех рабочих дней со дня представления его подотчетным лицом в Отдел бухгалтерского учета и отчетности Россельхознадзора.

В случае если в установленный срок должностным лицом не представлен Авансовый отчет (ф. 0504505) в Отдел бухгалтерского учета и отчетности Россельхознадзора или не внесен остаток неиспользованного аванса в кассу Россельхознадзора, Россельхознадзор имеет право произвести удержание суммы задолженности по выданному авансу из заработной платы должностного лица с соблюдением требований, установленных ст. ст. 137 и 138 Трудового кодекса Российской Федерации.

В случае увольнения должностного лица, имеющего задолженность по подотчетным суммам, остаток этой задолженности удерживается из причитающихся при увольнении ему выплат.