Приложение D (рекомендуемое). Условия договора на закупку и поставку продукции

Приложение D
(рекомендуемое)

Условия договора на закупку и поставку продукции

Содержание этого приложения рассматривается как руководство и может применяться целиком или частично в политике, требованиях или процедурах организации.

Следует получить консультацию юрисконсульта, прежде чем использовать требования настоящего приложения в полном составе или частично в требованиях контракта.

D.1 Условия договора. Основные положения

Положения, представленные в D.1.1, или аналогичный текст включают во все договоры на закупку и поставку электронных изделий, поставляемых в организацию. Они должны дополнять, но не дублировать или замещать требования, содержащиеся в стандартах менеджмента качества (например, ГОСТ Р 9001, ГОСТ Р ЕН 9100).

D.1.1 С целью минимизации риска закупки фальсифицированной/контрафактной продукции в текст договора на закупку и поставку включают требования, которые способствуют обеспечению поставки соответствующих аутентичных изделий. Ответственность продавца должна быть ясно установлена и согласована, включая:

a) прослеживаемость продукции. В соответствии с приложением С настоящего стандарта продавец должен быть способен обеспечить полную прослеживаемость закупаемых изделий, включая наименования и адреса предыдущих источников поставок (если их несколько). Покупатель и продавец должны вести записи, содержащие коды дат и/или партий и данные о любых прослеживаемых по номерам серий изделиях, связанных с договором и инвойсом;

b) испытания и проверки. Продавец должен быть извещен обо всех испытаниях и проверках, которые потребуются для гарантирования аутентичности продукции, в том числе о критериях принятия/отклонения и квалификации персонала для проведения испытаний/проверок;

c) систему менеджмента качества. В договоре должны содержаться требования к продавцу о подтверждении соответствия продукции, в том числе о декларировании, сертификации на соответствие требованиям технических регламентов и сертификации на соответствие требованиям стандартов менеджмента качества (например, ГОСТ Р ЕН 9100, ГОСТ Р ЕН 9120, ГОСТ Р 9001).

d) принятие финансовой ответственности. Продавец должен быть извещен, что может наступить юридическая ответственность в виде возмещения затрат, связанных с поставкой фальсифицированной/контрафактной продукции. Договоры на закупку и поставку должны устанавливать, что покупатель не обязан возвращать сомнительное или доказанное фальсифицированное/контрафактное изделие. Покупатель может потребовать доказательств финансовой ответственности, таких как обязательства в отношении продукции или предоставление гарантий в отношении выполненных операций (например, документ, гарантирующий ответственность). Покупатель может также потребовать подтверждение профессиональной ответственности и/или гарантии возврата продукции с обязательствами продавца, если их цена будет коммерчески приемлема для продавца.

e) долгосрочность обязательств. Продавец должен быть информирован о конкретном периоде времени, на которое распространяется его ответственность. Содержание условий договора между покупателем и продавцом должно обеспечивать для покупателя время, достаточное для определения, изоляции, доказательства фальсифицированности/контрафактности или нестандартности продукции. Покупатель должен применять уровень контроля или испытаний, достаточный для определения важнейших или общих признаков фальсифицированности/контрафактности до истечения установленного времени;

f) требуемую документацию. Продавец должен быть снабжен точными и конкретными инструкциями, относящимися к поставляемой документации, - товарно-сопроводительными и иными документами. Требования к документации, включая декларации, сертификаты соответствия и данные испытаний/проверок, должны быть включены в статьи и условия контракта;

g) ответственность за подделку. Продавец должен быть извещен о потенциальных наказаниях по федеральному законодательству, связанных с фальсификацией.

D.1.2 Пример положений договора в этом приложении дополняет, но не дублирует и не замещает положения о качестве продукции и другие требования, содержащиеся в стандартах на системы менеджмента качества, таких как ГОСТ Р ЕН 9100, ГОСТ Р ЕН 9120. Ссылки на данные документы должны быть приведены в положениях договора на закупку относящихся к гарантированию качества продукции.

D.2 Примеры положений договора с поставщиками сборок/оборудования/систем

D.2.1 Гарантии источника(ов) поставки продукции

"Продавец должен гарантировать, что только новые и аутентичные изделия содержатся в продукции, поставляемой (наименование ПОКУПАТЕЛЯ). Продавец может закупать изделия только напрямую у действительных изготовителей компонентов, уполномоченных действительным изготовителем компонента (франчайзинговых) дистрибьюторов или уполномоченных изготовителей вторичного рынка. Использование продукции из иных источников не допускается, кроме как при наличии письменного согласия (наименование ПОКУПАТЕЛЯ). Продавец должен представить исчерпывающие сведения (например, документацию действительного изготовителя компонента, которая подтверждает подлинность данных прослеживаемости изделий от действительного изготовителя компонента) и выполнять при этом заказе все действия, направленные на гарантирование того, что все закупаемые изделия являются аутентичными/соответствующими".

"Организация должна представлять в письменной форме во время каждого конкретного заказа данные об источниках поставок (наименование, место нахождения, адрес каждой организации), для которых организация в момент рассмотрения заказа является уполномоченным (франчайзинговым) поставщиком заказываемых изделий, и о возможности предоставления полной гарантии изготовителя на закупаемые изделия. Если организация считает, что наименование источника поставок является частным делом организации, то организация и заказчик должны обсудить приемлемую формулировку соглашения, не раскрывающую эти сведения".

D.2.2 Прослеживаемость в цепи поставок

"Продавец должен применять метод прослеживаемости в цепи поставок, который гарантирует отслеживание событий в цепи поставок назад, вплоть до каждого изготовителя электрических, электронных или электромеханических изделий, включенных в сборочные единицы, поставляемые по данному заказу. Для продавца метод прослеживаемости в цепи поставок должен точно идентифицировать наименования, место нахождения, адреса всех организаций-посредников в цепи поставок, от изготовителя до непосредственного источника продукции, и должен включать идентификацию партий изготовителя изделий, в том числе коды даты, партий, серийных номеров и другие идентификаторы партии".

D.3 Примеры положений договоров, заключенных вне сферы уполномоченной дистрибуции (например, при действиях на рынке, брокерами, брокерами-дистрибьюторами, независимыми дистрибьюторами, дистрибьюторами со складом)

D.3.1 Требования контроля и испытаний

"Продавец должен установить и применять действия по контролю и испытаниям, необходимые для гарантирования аутентичности закупаемой продукции, в соответствии с требованиями заказчика, включая:

- проверку прослеживаемости в цепи поставок и верификацию документации;

- визуальную проверку;

- см. описания действий по проверке и испытаниям и примеры в приложении Е настоящего стандарта.

Проверки и испытания должны выполняться в соответствии с точно определенными критериями принятия/отклонения изделий, представленными или утвержденными (наименование ПОКУПАТЕЛЯ). Продавец должен подготовить и представить (наименование ПОКУПАТЕЛЯ) записи, удостоверяющие проведенные проверки и испытания изделий по установленным критериям принятия.

Проверки и испытания должен проводить персонал, прошедший обучение и имеющий квалификацию для определения фальсифицированных/контрафактных ЭЭЭ изделий и проведения эффективной аутентификации продукции".

D.3.2 Прослеживаемость в цепи поставок

"Продавец должен применять метод прослеживаемости в цепи поставок, гарантирующий отслеживание в цепи поставок назад, до изготовителя электрических, электронных и электромеханических изделий, включенных в сборочные единицы, поставляемые по договору. Этот метод прослеживаемости должен точно идентифицировать наименования, место нахождения, адреса всех организаций-посредников в цепи поставок, от изготовителя до непосредственного источника продукции для продавца, и должен включать идентификацию изделия изготовителем, в том числе коды дат, партий, серийных номеров и другие идентификаторы партии".

D.3.3 Сертификат соответствия

"Продавец должен представлять полные данные по прослеживаемости в цепи поставок, включая копии сертификатов соответствия (деклараций соответствия) электрических, электронных и электромеханических изделий.

"Изготовитель и продавец его изделий должны представлять сертификат/декларацию соответствия и полную прослеживаемость в цепи поставок для всех изделий.

Сертификат/декларация соответствия, представляемые изготовителем, должны в копии передаваться вплоть до конечного потребителя. Не должно быть случаев внесения изменений или наличия следов изменений в сертификате/декларации соответствия.

Продавец должен сохранять копии сертификатов/деклараций с записями о партии вплоть до полной отправки партии.

Продавец должен поддерживать прослеживаемость изделий и грузов на срок, установленный условиями договора".

D.3.4 Система менеджмента качества

"Продавец должен иметь систему менеджмента качества, которая соответствует ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ Р ЕН 9120 или ГОСТ Р ЕН 9100. Сертификация системы менеджмента качества независимой организацией не требуется, если это не является условием договора.

Организации, которые прошли сертификацию по ГОСТ Р ИСО 9001 и, если требуется, по ГОСТ Р ЕН 9120 или ГОСТ Р ЕН 9100 и которым впоследствии органом по сертификации приостановлено или прекращено действие выданных сертификатов соответствия, должны в срок не позднее трех дней известить закупающую организацию (организации) о получении такого извещения от органа по сертификации.

D.3.5 Изъятие из оборота и финансовая ответственность

Если по соглашению о закупке поставлены сомнительные или доказанные фальсифицированные/контрафактные ЭЭЭ изделия, то такие изделия должны быть изъяты из оборота. Продавец должен быстро заменить эти изделия на изделия, приемлемые для (наименование ПОКУПАТЕЛЯ). Продавец может быть привлечен к ответственности для возмещения всех затрат, связанных с изъятием из оборота, удалением, заменой изделий. ПОКУПАТЕЛЬ может передать эти изделия государственным органам, наделенным необходимой юрисдикцией, для проведения расследований и оставляет за собой право отказаться от оплаты за эти изделия в зависимости от результатов исследований".