Приложение В (рекомендуемое). Процессы закупки

Приложение В
(рекомендуемое)

Процессы закупки

Содержание этого приложения рассматривается как руководство и может применяться целиком или частично в политике, требованиях или процедурах организации.

В.1 Подход к закупкам

В.1.1 Общие положения

В.1.1.1 Электронные изделия должны закупаться, когда это возможно, напрямую у действительного изготовителя компонента или уполномоченных поставщиков. Независимых дистрибьюторов следует привлекать только после рассмотрения возможностей применения альтернативных изделий, перепроектирования, а также после проведения поиска компонентов из привилегированных/уполномоченных источников и получения необходимого утверждения на закупку.

В.1.1.2 Соглашения с действительным изготовителем компонента о привилегиях обычно включают статьи, которые защищают пользователя, гарантируя ему целостность продукции и прослеживаемость в цепи поставок, в том числе:

a) гарантию действительного изготовителя;

b) установленные процедуры обработки, хранения и транспортирования;

c) поддержку анализа дефектов и корректирующих действий;

d) сертификат соответствия и прослеживаемость в цепи поставок.

Независимые дистрибьюторы не имеют гарантии или соглашений о поддержке продукции с действительным изготовителем компонента и поэтому имеют ограниченные возможности гарантировать целостность продукции и прослеживаемость в цепи поставок. Брокеры-дистрибьюторы, в частности, могут работать только как агентства по поиску трудно разыскиваемых изделий и могут не предоставлять гарантии качества в отношении своих товаров.

В.1.1.3 Уполномоченные (франчайзинговые) дистрибьюторы должны поставлять продукцию по соглашению о франшизе с действительным изготовителем компонента. Если дистрибьютор не работает указанным образом, он в рамках данного документа должен считаться независимым дистрибьютором данной продукции.

В.1.1.4 Процессы гарантирования закупки от фальсифицированной/контрафактной продукции должны начинаться до проведения тендера на заключение контракта на поставку продукции. Масштаб этих процессов должен быть соразмерным с рисками, относящимся к источникам поставок и критичности продукции. На рисунке В.1 представлен полный риск как функция надежности поставщика и критичности продукции. На рисунке В.2 представлены факторы, учитываемые при оценке и снижении рисков от поставщика.

В.1.2 Утверждение поставщика и выбор источника

В.1.2.1 При выборе и утверждении поставщика следует принимать во внимание:

a) опыт общения покупателя с поставщиком;

b) ранее документированные проблемы, известные по внешним источникам. Руководство: приложение G;

c) как давно поставщик находится на рынке;

d) демонстрируемое поставщиком выполнение требований и/или сертификация на соответствие требованиям стандартов высокого уровня менеджмента качества, таких как:

- для поставщиков сборок/оборудования/систем - ГОСТ Р ЕН 9100;

- для действительных изготовителей компонентов, изготовителей вторичного рынка - ГОСТ Р ЕН 9100, ГОСТ Р ИСО 9001;

- для дистрибьюторов - ГОСТ Р ЕН 9120;

- для испытательных лабораторий - ГОСТ Р ИСО 9001;

e) демонстрируемое поставщиком соответствие требованиям стандартов по предотвращению фальсификаций и контрафакта;

f) результаты выполненных аудитов по В.1.3;

g) приемлемое документирование процесса закупки и приемки продукции, практические действия по верификации аутентичности поставляемых изделий;

h) использование сторонних или собственных испытательных лабораторий;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

j) использование инспекторов по проверке качества, которые обучены и имеют практические навыки по распознаванию типов и видов фальсифицированной/контрафактной продукции и проведению эффективной аутентификации продукции;

k) условия соглашения с поставщиком в части предоставления им гарантии, определения порядка возврата продукции и других обязательств поставщика в отношении продукции.

В.1.2.2 Покупатели должны удостовериться, что независимые дистрибьюторы имеют документированные процессы и финансовые средства для выполнения ожидаемых действий по гарантийным обязательствам. Соглашения по закупке должны включать требования сертификации продукции и контрактные средства юридической защиты, например финансовые штрафы при обнаружении несоответствий.

В.1.2.3 Покупатели должны изучать независимых дистрибьюторов по системам отчетности перед выполнением действий по закупкам для получения гарантии, что не произойдут случаи появления сомнительных, фальсифицированных/контрафактных изделий. Руководство: приложение G.

В.1.2.4 Стоимость проверок продукции, действий по проверке поставщика (например, аудиты/исследования) должна быть отнесена на общую стоимость закупки с целью полной оценки и сравнения цен в полученных предложениях.

В.1.2.5 На рисунке В.3 представлена схема изменения риска закупки.

В.1.3 Аудиты

В.1.3.1 Аудиты должны демонстрировать, что система менеджмента качества поставщика включает в себя адекватные документированные процессы для предотвращения закупки, принятия, использования и поставки фальсифицированных/контрафактных ЭЭЭ изделий, аудиты должны быть реализованы до закупки продукции и периодически проводиться после нее. Как правило, заключения аудитов распространяются на конкретные изделия (оборудование), так что множество объектов может потребовать множество аудитов. Эти аудиты следует проводить с интервалами, достаточными для определения того, что система менеджмента качества поставщика включает программу, отвечающую требованиям настоящего стандарта, и/или отвечает другим требованиям договора, относящимся к снижению риска появления фальсифицированных/контрафактных изделий. Аудиты может проводить квалифицированная независимая третья сторона.

В.1.3.2 Использование результатов аудитов, выполненных другими организациями частного сектора или государственными организациями, является приемлемой альтернативой аудитов, проводимых второй или третьей стороной для получения результатов проверки процессов и характеристик, а квалификация аудиторов может быть признана достаточной для того, чтобы удостовериться в соответствии требованиям настоящего стандарта и/или другим заявленным требованиям.

В.1.3.3 Цели и частота проведения аудитов должны быть соразмерны с оцененным риском для источника. Требования к аудиту могут находиться в диапазоне от проведения исследования по общей оценке процессов источника поставки и проводимых им проверок (закупки, качества, обработки, испытаний и др.) до полного аудита этих процессов.

В.2 В случаях, когда уполномоченные поставщики предоставляют услуги, на которые они не были уполномочены ДИИ (например, независимая дистрибуция), организации рекомендуется точно определить роль поставщика в транзакции (то есть уполномоченный поставщик, независимый дистрибьютор).

Рисунок В.1 - Схема изменения риска

Рисунок В.2 - Схема оценки риска от привлечения поставщика (риск снижается по мере перехода на вышестоящий уровень)

Рисунок В.3 - Схема снижения риска закупки