Приложение 2
Общие требования
к организации рабочего места: метод 5С
Система 5С - пять принципов рациональной организации рабочего пространства, соблюдая которые можно извлечь максимальную выгоду из имеющихся ресурсов.
В основе системы лежит идея: все, что поддается оптимизации, должно быть оптимизировано, то есть организация рабочего пространства рассматривается именно как система.
Основной фактор - желание работников на всех производственных этапах изменить свою работу к лучшему, сократить количество брака и потерь времени, то есть действовать в интересах медицинской организации.
5С - система наведения порядка, чистоты и укрепления дисциплины, которая позволяет практически без капитальных затрат повышать производительность работы, снижать уровень брака и травматизма, сокращать потери в процессе оказания медицинской услуги, такие как простои, нерациональные перемещения, излишние запасы, брак в работе. Также применение системы 5С позволяет создавать необходимые стартовые условия для внедрения в подразделении сложных и дорогостоящих производственных и организационных инноваций (например, внедрение новой медицинской технологии или новой системы мотивации работников) и обеспечивать их высокую эффективность - в первую очередь за счет радикального изменения отношения сотрудников к рабочему процессу. Система предусматривает вовлечение всего коллектива в регулярную деятельность по наведению порядка, чистоты и укреплению дисциплины на рабочем месте.
Таблица 1
Пять шагов организации и поддержания порядка на рабочих местах
Шаг |
Описание |
Шаг 1. Сортировка |
Осуществляется разделение предметов на необходимые (нужные) и ненужные и удаление ненужных предметов |
Шаг 2. Самоорганизация (соблюдение порядка) |
Осуществляется размещение нужных предметов на рабочем месте (рабочем пространстве) таким образом, чтобы максимально снизить потери при их использовании и поиске персоналом организации. При хранении предметов на рабочем месте в обязательном порядке используются различные методы визуализации (оконтуривание, маркировка, разметка, цветовое кодирование и другие) |
Шаг 3. Систематическая уборка (содержание в чистоте) |
Осуществляется постоянное поддержание рабочих мест, предметов в чистоте и постоянной готовности к использованию |
Шаг 4. Стандартизация |
Устанавливаются стандарты по выполнению первых трех шагов (стандарты рабочего места, содержания рабочих мест и иные регламентирующие документы) |
Шаг 5. Совершенствование |
Осуществляется процесс непрерывного поддержания и развития результатов, достигнутых с помощью первых четырех шагов |
Таблица 2
Проверочный лист оценки соответствия рабочего места системе 5С для медицинской организации 5
Шаг 1. Сортировка |
Кабинет N |
||
N п/п |
Критерий |
Оценка (0 - нет, 1 - да) |
Комментарий |
1 |
Рабочее пространство (кабинет) в целом: |
|
|
1.1 |
нет неиспользуемой мебели; |
|
|
1.2 |
вынесена неисправная мебель; |
|
|
1.3 |
вся офисная техника (принтер, сканер и т.п.) исправна; |
|
|
1.4 |
вся офисная техника (принтер, сканер и т.п.) используется; |
|
|
1.5 |
нет лишних проводов; |
|
|
1.6 |
отсутствуют лишние личные вещи (несезонные вещи, избыточное количество посуды); |
|
|
1.7 |
на стенах кабинета нет избыточного размещения (картин, фото, сертификатов, свидетельств, благодарственных писем и т.п.); |
|
|
1.8 |
поврежденные предметы отсутствуют. |
|
|
2. |
Рабочий стол: |
|
|
2.1 |
предметы на рабочем столе исправны; |
|
|
2.2 |
предметы на рабочем столе используются; |
|
|
2.3 |
техника на рабочем столе исправна; |
|
|
2.4 |
техника на рабочем столе используется; |
|
|
2.5 |
все канцелярские принадлежности исправны; |
|
|
2.6 |
все канцелярские принадлежности используются. |
|
|
3 |
Шкафы, тумбы: |
|
|
3.1 |
справочники, которые хранятся в кабинете, актуальны; |
|
|
3.2 |
материалы для работы в кабинете (маски, перчатки, термометры, шпателя и пр.) не повреждены |
|
|
4 |
Зона временного хранения: |
|
|
4.1 |
зона временного хранения создана |
|
|
4.2 |
в зону временного хранения помещены предметы, в необходимости которых есть сомнения: на них наклеен "красный" ярлык с датой и причиной помещения в зону |
|
|
5 |
В кабинете нет мест, которые не прошли сортировку |
|
|
Итого: |
0% |
При оценке 83% (15 баллов) и больше можно переходить к следующему шагу |
Шаг 2. Соблюдение порядка |
Кабинет N |
||
N п/п |
Критерий |
Оценка (0 - нет, 1 - да) |
Комментарий |
1 |
Рабочие места персонала размещены удобно и комфортно. Расположение рабочих мест исключает/ минимизирует потери |
|
|
2 |
Определены места для офисного оборудования |
|
|
3 |
Полки и ящики не хранят пустоту |
|
|
4 |
Отсутствуют ненужные предметы, информация и документация |
|
|
5 |
Определены места хранения предметов, инструментов |
|
|
6 |
Все материалы могут быть найдены за 30 сек. |
|
|
7 |
Определены места хранения документации |
|
|
8 |
Определены места хранения личных вещей |
|
|
Итого: |
0% |
При оценке 83% (7 баллов) и больше можно переходить к следующему шагу |
Шаг 3. Содержание в чистоте |
Кабинет N |
||
N п/п |
Критерий |
Оценка (0 - нет, 1 - да) |
Комментарий |
1 |
Помещение содержится в чистоте: |
|
|
1.1 |
стены |
|
|
1.2 |
окна |
|
|
1.3 |
подоконник |
|
|
1.4 |
раковина |
|
|
1.5 |
пол |
|
|
1.6 |
дверь и дверные ручки |
|
|
2 |
Мебель содержится в чистоте: |
|
|
2.1 |
шкафы |
|
|
2.2 |
столы |
|
|
2.3 |
тумбы |
|
|
2.4 |
кушетка |
|
|
3 |
Оргтехника содержится в чистоте: |
|
|
3.1 |
на мониторе нет пыли и загрязнений |
|
|
3.2 |
на клавиатуре нет пыли и загрязнений |
|
|
3.3 |
на процессоре нет пыли и загрязнений |
|
|
4 |
Источники загрязнений локализованы: |
|
|
4.1 |
свободный доступ к углам |
|
|
4.2 |
источникам отопления |
|
|
Итого: |
0% |
При оценке 83% (13 баллов) и больше можно переходить к следующему шагу |
Шаг 4. Стандартизация |
Кабинет N |
||
N п/п |
Критерий |
Оценка (0 - нет, 1 - да) |
Комментарий |
1 |
Места хранения предметов, документов визуализированы (таблички, надписи и пр.) |
|
|
2 |
Указатели мест хранения предметов соответствуют их месторасположению: |
|
|
2.1 |
содержимое тумбочек, шкафов стандартизировано (одинаково у сотрудников с одинаковыми обязанностями) |
|
|
2.2 |
стандартизированы и подписаны тумбочки , шкафы сотрудников |
|
|
2.3 |
промаркированы провода |
|
|
2.4 |
утвержден перечень документов, находящихся в кабинете |
|
|
2.5 |
использована маркировка цветом |
|
|
3 |
Упорядочены бланки: |
|
|
3.1 |
в кабинете хранится не более недельного запаса бланков |
|
|
3.2 |
разработан механизм регулярного пополнения запасов бланков |
|
|
3.3 |
визуализированы потребности пополнения запасов бланков |
|
|
4 |
Отмечена линия минимально необходимого на прием количества бумаги в принтере |
|
|
5 |
Отмечены места расположения: |
|
|
5.1 |
инструментов (термометры, шпатели и т.п.) для приема |
|
|
5.2 |
амбулаторных карт пациентов, подготовленных на прием |
|
|
6 |
Разработан стандарт рабочего места |
|
|
7 |
Разработан чек-лист действий по подготовке к приему и по окончанию приема |
|
|
8 |
Все материалы в рабочей зоне легко найти (за 30 сек.) и вернуть на свое место |
|
|
9 |
Ненужные вещи регулярно удаляются |
|
|
10 |
Разработан и соблюдается график уборки |
|
|
11 |
Все стандарты видимы и наглядны |
|
|
Итого: |
0% |
При оценке 83% (15 баллов) и больше можно переходить к следующему шагу |
Шаг 5. Совершенствование |
Кабинет N |
||
Шаги 5С |
N п/п |
Критерий |
Оценка |
1С |
1 |
Рабочее пространство организовано удобно. Обеспечена возможность бесперебойной работы |
0% |
|
2 |
Оргтехника, предметы, канцелярские принадлежности на рабочем столе исправны, используются |
|
|
3 |
Шкафы и тумбы содержат только необходимые для рабочего процесса материалы, предметы |
|
|
4 |
Организована зона временного хранения |
|
|
5 |
В кабинете нет мест, которые не прошли сортировку. |
|
2С |
1 |
Рабочие зоны четко распределены |
0% |
|
2 |
Полки и ящики не хранят пустоту |
|
|
3 |
Все предметы на своих местах |
|
|
4 |
Предмет в конце рабочего дня возвращается на свое место |
|
3С |
1 |
Помещение, мебель, оргтехника содержатся в чистоте |
0% |
|
2 |
Источники загрязнений локализованы, свободный доступ к ним |
|
|
3 |
Инвентарь для дезинфекции легкодоступен, место хранения его определено и визуализировано |
|
|
4 |
Оценка эффективности уборки проводится регулярно (не реже 1 раза в неделю) |
|
4С |
1 |
Места хранения предметов, документов визуализированы (таблички, надписи) |
0% |
|
2 |
В кабинете хранится недельный запас бланков, разработан механизм регулярного пополнения запасов бланков, визуализированы потребности пополнения запасов бланков |
|
|
3 |
Используется стандарт/чек-лист рабочего места |
|
|
4 |
Ненужные вещи регулярно удаляются |
|
5С |
1 |
Стандарты постоянно совершенствуются |
|
|
2 |
Контрольные процедуры проводятся регулярно |
|
|
3 |
Предлагаются и реализуются идеи по улучшению системы 5С |
|
|
4 |
Проводится обмен опытом и тиражирование метода 5С |
|