Приложение А (обязательное). Процессы и средства управления документами

Приложение А
(обязательное)

Процессы и средства управления документами

В настоящем приложении представлены документные процессы и средства управления документами (включая управленческие действия в отношении документов), которые следует внедрить. Они могут быть осуществлены в порядке, который наилучшим образом отражает характеристики организации. Решение не внедрять какой-либо процесс должно быть оправдано (например, организация может решить не внедрять А.2.4.3, потому что передача документов в другую организацию не запланирована).

Документные процессы и средства управления документами сгруппированы и пронумерованы в таблице А.1 согласно целям, перечисленным в 8.2 с), 1) и 8.2 с), 2).

Документные процессы перечислены в левой колонке. Для каждого документного процесса предусмотрено одно либо более управленческое действие, которое следует предпринять в отношении документов.

Таблица А.1 - Процессы управления документами и инструменты управления

N	Процесс	Средства управления документами
А.1	Создание
А.1.1	Определение того, какие, когда и каким образом должны быть созданы и введены в систему документы для каждого делового процесса
А.1.1.1	Определение потребности в информации	Все текущие потребности в информации, необходимость в предоставлении отчетности, информации по аудитам и иные потребности заинтересованных сторон в информации о процессах организации (введенные в систему в качестве документов и соответствующих им метаданным) должны быть идентифицированы и документированы
А.1.1.2	Определение требования	Требования по созданию, введению в систему и управлению документами, а также решения не вводить в систему документы для особых процессов должны быть определены, задокументированы и основаны на деловых, правовых и иных нормах
А.1.1.3	Создание достоверных документов	Документы должны быть созданы во время совершения операции (либо сразу после нее) или события, к которому они относятся, лицами, которые обладают непосредственными знаниями о фактах или инструментах, регулярно применяемых организацией для совершения этих операций
А.1.1.4	Определение сроков хранения	Должна быть установлена процедура по определению сроков хранения документов в соответствии с требованиями каждого рабочего процесса
А.1.1.5	Разработка номенклатуры дел	Сроки хранения документов, основанные на деловых, правовых и иных идентифицированных требованиях, должны быть документально зафиксированы в номенклатуре дел
А.1.1.6	Определение методов совместного включения в систему	Методы интеграции процессов введения документов в систему с деловыми процессами должны быть задокументированы
А.1.2	Определение содержания, контекста и информации об управлении (метаданных), которые должны являться частью документов
А.1.2.1	Идентификация контекстуальной и описательной информации	Информация, необходимая для идентификации документов каждого рабочего процесса, включая идентификацию структурного подразделения организации, ответственного за указанные документы и соответствующий рабочий процесс, должна быть определена и документально зафиксирована как часть требований к документам
А.1.2.2	Идентификация точек ввода	Точки (моменты), в которых контекстуальная информация вводится или добавляется в документы, а также ресурсы, которые для этого применяются, должны быть идентифицированы в процедурах для каждого рабочего процесса в отдельности
А.1.3	Решите в какой форме и структуре документы должны быть созданы и введены в систему
А.1.3.1	Идентификация особых требований	Информация, а также форма и структура информации, требуемая как документ для каждого рабочего процесса, должна быть идентифицирована и задокументирована
А.1.4	Определение соответствующих технологий для создания и введения документов в систему
А.1.4.1	Выбор технологии	Технологии для создания и введения документов в систему должны быть отобраны для каждого рабочего процесса (ручного либо автоматизированного). Выбор и все изменения технологий должны быть задокументированы
А.2	Управление и контроль
А.2.1	Определение, какая контрольная информация (метаданные) должна быть создана в рамках документных процессов и каким образом она будет связана с документами и управляема в течение времени
А.2.1.1	Регистрация	Для рабочих процессов, которые требуют подтверждения введения в систему, должна быть внедрена процедура регистрации документов путем присвоения уникального идентификатора в момент введения в систему. Процедура должна гарантировать, что документ не будет применяться в работе до завершения его регистрации
А.2.1.2	Систематизация	Документы должны быть систематизированы согласно рабочим процессам, к которым они относятся
А.2.1.3	Классификация	Схемы группирования (классификации) документов, отражающие природу, количество и сложность рабочих процессов организации, должны быть документированы (включая изменения, происходящие с течением времени) и внедрены как часть процедур этих рабочих процессов
А.2.1.4	Выбор контрольной информации (элементов метаданных)	Описательная и контрольная информация (элементов метаданных), необходимая для создания и управления документами, должна быть идентифицирована и документирована для каждого рабочего процесса
А.2.1.5	Определение истории события	Должны быть определены документные процессы, которые необходимо зафиксировать в метаданных, связанных с историей событий документа. Должны быть разработаны процедуры для того, чтобы связать историю событий и документы, а также обеспечить ее сохранность в течение времени хранения документов, с которыми она связана
А.2.1.6	Управление документами в организации	Решения о том, какие метаданные необходимы для идентификации, управления и контроля за документами внутри организации или вне ее, необходимо документально зафиксировать и внедрить
А.2.2	Установление правил и условий для использования документов в течение времени
А.2.2.1	Разработка правил доступа	Для регулирования доступа к документам должны быть установлены правила, основанные на требованиях рабочего процесса, соответствующего законодательства и, в случае необходимости, коммерческих соображений. Их следует документально зафиксировать и соблюдать в течение срока хранения документов
А.2.2.2	Внедрение правил доступа	Должны быть внедрены правила доступа к документным системам с определением прав доступа как к самим документам, так и для сотрудников
А.2.3	Обеспечение сохранности документов, пригодных для пользования
А.2.3.1	Сохранение целостности и аутентичности	Должны быть внедрены процедуры, обеспечивающие целостность/безопасность документов, а также предотвращение их несанкционированного использования, модификации, перемещения, сокрытия и/или уничтожения
А.2.3.2	Сохранение пригодности для использования	Средства обеспечения сохранности/хранения документов должны соответствовать установленным стандартам для носителей информации и технологий, применяемых для обеспечения сохранности документов, их пригодности для использования в течение установленного периода времени
А.2.3.3	Сохранение удобства и простоты для использования	Должны быть разработаны и внедрены процедуры для обеспечения доступности и (информационной) значимости цифровых документов в течение времени, в том числе вне контекста их создания
А.2.3.4	Снятие ограничения	После установленного периода времени ограничения должны быть сняты, включая снятие кодировок (снятие грифа секретности или ограничения использования)
А.2.4	Установление правил официального отбора и передачи документов на хранение или уничтожение
А.2.4.1	Внедрение отбора и передачи	Должны быть разработаны процедуры для проведения анализа документов и принятия решений об отборе и передаче на последующее хранение или уничтожение документов каждого рабочего процесса в отдельности
А.2.4.2	Придание официального статуса отбору и передаче	Решения о передаче, перемещении или уничтожении документов должны быть авторизованы (иметь официальный статус) и документально зафиксированы
А.2.4.3	Передача	Процедуры по официальной и контролируемой передаче документов в иную организацию или по их перемещению в иную систему должны быть разработаны и внедрены
А.2.4.4	Перемещение	Необходимо разработать и внедрить процедуры по официальному регулярному изъятию документов, которые не требуются в оперативной деятельности, включающие их перенос в удаленное хранилище или в автономное хранилище данных
А.2.4.5	Уничтожение (удаление)	Документы, официально выделенные к уничтожению, должны быть уничтожены под соответствующим руководством. Уничтожение документов должно быть документально зафиксировано
А.2.4.6	Сохранение информации об удаленных документах	Если в соответствии с характером, сложностью деятельности и обязанностью необходимо предоставлять отчетность, то информация об управлении уничтоженным документом (метаданные о регистрации, идентификации и истории) подлежит сохранению
А.2.5	Установление условий для администрирования и обеспечения сохранности документных систем
А.2.5.1	Идентификация документных систем	Все документные системы (включая бизнес-системы, которые хранят документы) должны быть четко идентифицированы, подчинены ответственному лицу и быть документально зафиксированными в описи дел (номенклатуре дел, табеле форм), которую необходимо постоянно обновлять
А.2.5.2	Документирование решения о внедрении	Решения о внедрении документных систем должны быть документально зафиксированы, их необходимо хранить и обеспечить доступ к ним для заинтересованных пользователей
А.2.5.3	Оценка документных систем	Должны быть разработаны, документально зафиксированы и сохранены правила по распределению доступа к документным системам для выполнения задач по администрированию системы
А.2.5.4	Обеспечение доступности	Для обеспечения доступности документных систем должны быть разработаны процедуры для обеспечения их текущей сохранности
А.2.5.5	Обеспечение результативности	Должен быть внедрен и документирован регулярный мониторинг работы документных систем согласно требованиям деловой деятельности, а также целям в области документов
А.2.5.6	Обеспечение целостности	Существующие процедуры должны гарантировать и демонстрировать, что любые неисправности, обновления или регулярные действия по сохранению системы не отразятся на целостности документов
А.2.5.7	Управление изменениями	Изменения в документных системах, особенно исключительные мероприятия (такие как миграция, интеграция новых требований, изменение компьютерных технологий либо приостановка действия системы) должны быть проанализированы, запланированы, внедрены. Решения об этом должны быть документально зафиксированы

В приложении В отражена взаимосвязь между СУД и ИСО 9001, ИСО 14001 и ИСО/МЭК 27001. В нем приведено сравнение основных положений по управлению документами, указанных стандартов и инструментов управления документами, представленных в таблице А.1.