Приложение N 4. Рекомендации по составлению заголовков дел

Приложение N 4

Рекомендации по составлению заголовков дел

При разработке индивидуальной номенклатуры дел на основе Примерной номенклатуры дел рекомендуется учитывать следующие правила составления заголовков дел:

- ряд заголовков из Примерной номенклатуры дел переносится с уточнениями, когда возникает необходимость указания наименований конкретных организаций, временного периода, документы за который будут входить в дело;

- при применении в заголовках дел обобщающего слова "документы" в скобках приводятся их разновидности (указываются те виды документов, которые непосредственно образуются в деятельности территориального органа или подведомственной организации);

- под одним заголовком из Примерной номенклатуры дел в территориальном органе или подведомственной организации может быть предусмотрено несколько дел с более подробными заголовками;

- несколько заголовков дел Примерной номенклатуры могут объединяться и включаться в индивидуальную номенклатуру дел территориального органа или подведомственной организации как одно дело;

- при включении в индивидуальную номенклатуру дел заголовков дел, отражающих типовые функции управления (финансирование, обеспечение кадрами и др.), рекомендуется применять заголовки из Примерной номенклатуры дел.

Заголовок дела должен отражать признак, по которому оно сформировано:

- номинальный признак - дело сформировано из документов одного вида, наименование которого отражено в заголовке;

- авторский признак - дело содержит документы одного автора (организации, должностного лица, гражданина), что отражено в заголовке;

- корреспондентский признак выражается в названии партнера по переписке и используется при составлении заголовков к делам по переписке;

- предметно-вопросный признак характеризует содержание документов дела;

- хронологический признак определяет отрезок времени, документы за который сгруппированы в деле;

- географический признак называет территорию, к которой относятся документы, формируемые в дело.

В большинстве случаев заголовок дела отражает сочетание нескольких принципов.

Например, заголовок дела "Протоколы ученого совета о научной деятельности" сформирован в соответствии со следующими признаками:

- номинальным - "протоколы";

- авторским - "ученого совета";

- предметно-вопросным - "о научной деятельности".

Заголовок дела "Документы по разработке концепции развития Дальнего Востока" сформирован в соответствии с принципами:

- предметно-вопросным - "по разработке концепции развития";

- географическим - "Дальнего Востока".

Заголовок "Отчеты о работе института за 2017 г." учитывает принципы:

- номинальный - "отчеты";

- авторский - "института";

- хронологический - "за 2017 г.".

Конкретный состав элементов заголовка дела определяется характером и содержанием документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы разных видов, относящиеся к одному вопросу, употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности включенных в дело документов.

Например:

"Документы о проведении занятий по повышению квалификации (учебные программы, экзаменационные ведомости)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, в заголовке дела они указываются обобщенно.

Например:

"Переписка со средствами массовой информации о деятельности мировых судей".

Если переписка ведется с разными организациями, последние в заголовке дела не указываются.

Например:

"Переписка об изменении бюджетных назначений и размеров финансирования".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

"Переписка с Федеральным архивным агентством о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации".

В заголовках дел, содержащих плановые или отчетные документы, указывается период (квартал, полугодие, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления".

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должно быть указано название формы и ее номер или условное обозначение (шифр).

Например:

"Квартальные статистические отчеты "Сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния и органах, ее осуществляющих" (форма N 26)".