Раздел 2. Комплектование архивов организаций, государственных и муниципальных архивов документами по личному составу

Раздел 2. Комплектование архивов организаций, государственных и муниципальных архивов документами по личному составу

2.1. Подготовка документов по личному составу к передаче в архив организации

Документы по личному составу передаются в архив организации в упорядоченном состоянии.

Упорядочение документов по личному составу включает*(7):

- формирование документов в дела;

- оформление дел;

- составление описей структурных подразделений.

Документы по личному составу формируются в дела в соответствии с установленными правилами*(8).

Основные требования по формированию дел по личному составу следующие:

- в дело помещаются документы одного хронологического периода (кроме личных дел);

- в дело помещаются документы по одному вопросу (одного работника);

- в дело помещаются документы одного срока хранения;

- в дело помещаются подлинники, при их отсутствии - заверенные копии.

Объем документов в деле не может превышать 250 листов при толщине в четыре сантиметра. Большие по объему дела разбиваются на тома (части).

При формировании дел необходимо проверить наличие основных реквизитов оформления документов (вида документа, номера, даты, подписи и др.), без наличия которых использование документа невозможно.

Формирование отдельных дел по личному составу имеет свои особенности.

Приказы, распоряжения организации по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии со сроками хранения по каждому году. Внутри дела документы располагаются по хронологии в порядке номеров, полученных в течение календарного года. Документы, явившиеся основанием для издания приказа и не вошедшие в личные дела, формируются в отдельные дела.

Личные карточки уволенных работников формируются в дела по алфавиту фамилий. При небольшом количестве уволенных в течение одного календарного года допускается формирование одного дела с личными карточками дел за несколько лет. В отдельных случаях допускается выделение личных карточек руководящего состава в самостоятельные дела (при большом количестве таких дел).

Личное дело - систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Личное дело заводится на момент поступления работника на работу и завершается датой его увольнения.

Документы в личном деле располагаются в соответствии с хронологией их создания, но первыми и последними являются заверенные копии приказов о приеме/увольнении работника.

Недопустимо создание так называемых "нарядов" личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно дело, т.к. нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа*(9).

Лицевые счета работников (расчетно-платежные ведомости) формируются в дела по хронологии, затем по алфавиту фамилий. В отдельных случаях к лицевым счетам прилагаются шифры производств, цехов, отделов.

Табели и наряды учета рабочего времени формируются по хронологии, структурным подразделениям, алфавиту фамилий.

Аттестационные листы формируются и хранятся в составе личных дел работников.

Документы о производственных авариях и несчастных случаях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) формируются по хронологии. При этом вышеназванные документы об авариях и несчастных случаях на производстве с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами формируются в отдельные дела с постоянным сроком хранения.

Подлинные невостребованные личные документы (трудовые книжки и вкладыши к ним, дипломы, аттестаты, свидетельства) вкладываются в конверт и помещаются в конце личного дела работника.

Оформление дел по личному составу представляет собой комплекс работ, включающий: подшивку (переплет) дел, нумерацию листов дела, составление заверительной надписи, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, оформление обложки дела.

Дела подшиваются в 4 прокола в твердую обложку, из дела удаляются все посторонние предметы (скрепки, закладки и др.). В конце дела подшивается бланк листа заверителя.

Все листы дела, кроме листов внутренней описи и листа заверителя, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу простым (графитным) карандашом или нумератором. Подшитые в дело конверты также нумеруются (сначала конверт, потом по порядку все вложения).

Заверительная надпись составляется только на отдельном листе-заверителе по установленной форме. Запрещается выносить ее на оборот последнего документа или обложку дела. Она включает сведения о количественных параметрах дела и их особенностях (литерные листы, пропущенные листы, листы с оборотом, конверты).

К личным делам работников, личным карточкам работников, лицевым счетам работников (расчетно-платежным ведомостям) составляется внутренняя опись. Она составляется на отдельном листе (листах) по установленной форме*(10) (приложение 1), в которой указывается порядковый номер записи, регистрационный индекс документа, дата документа, заголовок, номера листов документа в деле и примечание.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

Обложка дела по личному составу содержит следующие реквизиты:

- наименование организации, подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- крайние даты дела;

- количество листов дела;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

Документы по личному составу, сформированные и оформленные в установленном порядке, подлежат передаче в архив организации по описям дел структурных подразделений, за исключением документов по личному составу со сроками хранения до 10 лет включительно.

Документы по личному составу, имеющие сроки хранения 50/75 лет, передаются в архив организации не ранее, чем через год и не позднее, чем через три года после года, в котором они были закончены делопроизводством, а для документов по личному составу государственных гражданских и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской или муниципальной службы, - через 10 лет со дня увольнения*(11).

На основе описей дел по личному составу структурных подразделений в архиве организаций составляется опись дел по личному составу*(12) (см. п. 4.1 Методических рекомендаций).

2.2. Проведение экспертизы ценности документов по личному составу в архиве организации

Экспертиза ценности документов по личному составу в архивах организаций проводится по истечении сроков их временного хранения в целях возможного отбора их на постоянное хранение и выделения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов по личному составу в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивах проводится совместно с экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела*(13).

При отборе документов по личному составу рекомендуется руководствоваться следующими критериями:

- занимаемая должность работника в организации (руководитель высшего и среднего звена), наличие у него наград, ученых степеней, званий;

- вклад работника в развитие организации;

- хронологический период (время создания документов);

- повторение информации документов по личному составу в других документах (учетных, отчетных, распорядительных и др.);

- участие работника в Великой Отечественной войне и других войнах и вооруженных конфликтах;

- участие работника в ликвидации последствий стихийных бедствий и техногенных катастроф;

- его принадлежность к трудовой династии;

- его стаж работы (в целом в организации и в определенные, наиболее значимые для нее периоды).

Документы по личному составу, отобранные на постоянное хранение, включаются в опись дел по личному составу постоянного хранения*(14) (см. п. 4.1 Методических рекомендаций).

2.3. Передача документов по личному составу в государственный, муниципальный архив

Документы по личному составу, включенные по результатам экспертизы ценности в состав Архивного фонда Российской Федерации, передаются в соответствующий архив, источником комплектования которого является организация. Передача осуществляется по описи дел по личному составу постоянного хранения, согласованной и утвержденной в установленном порядке.

В государственный, муниципальный архив документы по личному составу, сроки временного хранения которых не истекли, могут поступать в следующих случаях:

- при ликвидации организаций;

- по решению суда;

- при угрозе их сохранности в организации.

Указанные документы хранятся в государственном, муниципальном архиве до истечения установленных сроков хранения, затем подвергаются экспертизе ценности на основании критериев, указанных в п. 2.2. Результаты этой экспертизы оформляются в установленном порядке.

В случае поступления в государственный, муниципальный архив в исключительных случаях документов по личному составу в неупорядоченном состоянии, они подлежат упорядочению и, по истечении сроков их хранения, экспертизе ценности.