Раздел 4. Создание и ведение справочно-поисковых средств к документам по личному составу

Раздел 4. Создание и ведение справочно-поисковых средств к документам по личному составу

Для организации доступа к документам по личному составу и их использования в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций создаются справочно-поисковые средства к архивным документам.

Базовым архивным справочником любого архива является опись дел, документов.

В архиве организации могут создаваться и другие архивные справочники (каталоги, указатели, тематические картотеки и др.)*(20). Состав справочно-поисковых средств архива организации определяется составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов*(21).

Государственные, муниципальные архивы проводят работу по формированию системы справочно-поисковых средств к архивным документам как комплекса взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов. В эту систему, помимо описи дел, документов, входят другие архивные справочники (см. п. 5.2 Методических рекомендаций)*(22).

4.1. Опись дел по личному составу

4.1.1. Основные функции описи дел по личному составу и принципы ее составления

Опись дел по личному составу предназначена для раскрытия их состава и содержания, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета*(23).

Опись выполняет две функции: она является одновременно внутрифондовым учетным документом и внутрифондовым справочником по составу и содержанию единиц хранения, то есть служит целям поиска информации при организации использования документов. При этом она является обязательным элементом, как системы учетных документов, так и системы справочно-поисковых средств государственных и муниципальных архивов, архивов организаций.

Выполняя функцию учета, опись фиксирует наличие каждой единицы хранения, закрепляет ее место в архиве с помощью присвоения ей порядкового номера. В итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи. Как справочник по содержанию, опись содержит поисковые сведения о каждой единице хранения, то есть вторичную документную информацию, которая должна соответствовать в обобщенном виде первичной документной информации, заключенной в единицах хранения.

В государственных, муниципальных архивах и архивах организаций принята единая листовая форма описи по личному составу (приложение 2). Кроме того, независимо от вида архива, описи составляются на единой научно-методической основе. Это обеспечивает преемственность и взаимосвязь систем учета и справочно-поисковых средств архивных учреждений страны.

При создании описи применяется дифференцированный подход, который заключается в применении различной методики описания единиц хранения, выборе состава и наполнения справочного аппарата к описи. Дифференцированный подход используется и при установлении очередности при организации работ по переработке, усовершенствованию и оцифровке описей*(24).

Опись состоит из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Описи дел по личному составу составляются на стадии делопроизводства или в архиве организации.

На документы по личному составу постоянного хранения составляются отдельные описи.

4.1.2. Порядок составления описи дел по личному составу в организации

Описи дел по личному составу составляются в структурных подразделениях организации на основе номенклатур дел после проведения экспертизы ценности документов (см. п. 2.2 Методических рекомендаций). Описи структурных подразделений составляются в двух экземплярах и представляются в архив организации не позднее, чем через один год после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела (личные карточки) вносятся в опись по году увольнения лица, на которого они были заведены, и систематизируются по алфавиту фамилий.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

По данным описям принимаются дела в архив организации (см. п. 2.3 Методических рекомендаций). При этом на каждом экземпляре описи дел проставляется отметка о наличии единиц хранения. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью фактическое количество принятых в архив единиц хранения, номера отсутствующих единиц хранения, дата приема-передачи единиц хранения; подписи лица, ответственного за архив, и лица, передававшего дела.

На основе описей структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы описей дел по личному составу. Описи (годовые разделы) рассматриваются и согласовываются с ЦЭК (ЭК) организации.

Если организация является источником комплектования государственного, муниципального архива, описи дел по личному составу (годовые разделы) представляются на согласование в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или федерального государственного архива. Описи представляются на согласование в ЭПК через три года после завершения дел в делопроизводстве*(25).

Грифы согласования проставляются на всех бумажных экземплярах описи.

Если организация не является источником комплектования государственного, муниципального архива, то она сама полностью контролирует правильность составления и оформления описей дел по личному составу; согласование с ЭПК не требуется.

После согласования описей дел по личному составу (годовых разделов) они утверждаются руководителем организации.

В организациях-источниках комплектования государственного, муниципального архива описи дел по личному составу составляются в четырех экземплярах, из них три экземпляра - на бумажном носителе, один (рабочий) - в электронном виде. При этом один экземпляр описи дел по личному составу в бумажном виде и еще один - в электронном передаются в соответствующий государственный, муниципальный архив. Два экземпляра описи остаются в организации*(26).

В организациях, не являющихся источниками комплектования государственного, муниципального архива, описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах*(27).

4.1.3. Оформление описи дел по личному составу

Форма описи дел по личному составу, закрепленная Правилами 2015 г., приведена в приложении 2.

Отличие описи дел по личному составу от описи постоянного хранения заключается в наличии дополнительной графы "Срок хранения".

В графе "Срок хранения" для данного вида документов указывается срок хранения, предусмотренный действующим перечнем архивных документов с указанием сроков их хранения.

Учет и описание некоторых видов документов, образовавшихся в организациях в больших объемах (личные дела, личные карточки, трудовые книжки, невостребованные личные документы) могут вестись в самостоятельных описях.

В организациях, имеющих небольшой объем документов по личному составу, может составляться одна опись на все виды таких документов, в которой применяется номинальный признак систематизации (документы распределяются по видовому признаку).

Документы постоянного и временного сроков хранения должны группироваться в отдельные единицы хранения.

4.1.4. Организация работы по составлению описи дел по личному составу

Сотрудник, отвечающий за архив организации, ежегодно составляет годовые разделы описи, которые будут служить основой для сводной описи дел.

Первому годовому разделу описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи. Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда*(28).

Сводные годовые разделы описи дел полностью не подшиваются, не оформляются.

В описи, вслед за последней описательной статьей, располагается итоговая запись, в которой цифрой и прописью указываются общее количество единиц хранения описи, первый и последний номера, а также оговариваются особенности нумерации единиц хранения в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности, а также проставляется дата составления описи.

После каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется новая итоговая запись, в которой указываются основания внесения изменения (акты). Старая итоговая запись сохраняется, а новая проставляется вслед за предыдущей. Необходимо, чтобы начало итоговой записи располагалось на том же листе, что и последняя описательная статья.

Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому. Кроме того, к каждому последующему разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Лист-заверитель фиксирует количество пронумерованных листов описи, в том числе литерных, а также пропущенных.

Внесение изменений в годовой раздел описи дел после его согласования ЭПК допускается только на основании соответствующего решения ЭПК*(29).

Опись может признаваться законченной, если количество внесенных в нее дел достигло четырехзначного числа.

При реорганизации государственных органов, государственных, муниципальных и иных организаций, при изменении структуры органов местного самоуправления описи, составленные до реорганизации (изменения структуры), согласованные и утвержденные в установленном порядке, считаются законченными.

Опись становится законченной также при ликвидации организации.

Законченная опись должна быть подшита и переплетена, пронумерована и полностью оформлена.

Если опись дел по личному составу пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи включается во вновь составленную опись за последним учетным номером, другие экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.

Для эффективного использования информации, заключенной в описи, создается справочный аппарат к ней, который включает: титульный лист; содержание (оглавление), если опись имеет разделы; предисловие; список сокращений; указатели.

4.1.5. Описательная статья описи дел по личному составу

Опись дел по личному составу содержит перечень описательных статей, расположенных в порядке их валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации.

Описательная статья описи состоит из обязательных и дополнительных элементов описания единиц хранения (дел). К обязательным реквизитам описания относятся: порядковый номер дела, делопроизводственный индекс (индекс по номенклатуре дел), заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения, количество листов в деле. В случае необходимости в описательную статью описи могут включаться: указание на подлинность (копийность) документов*(30), аннотация документов дела.

Основным элементом описания дела является заголовок. Заголовок несет информацию о составе и содержании дела. Он должен полностью соответствовать действительному содержанию единицы хранения. При всем разнообразии видов и разновидностей документов состав элементов заголовка единицы хранения должен быть регламентирован и унифицирован, описание дел должно быть строго упорядоченным.

4.1.6. Особенности описания документов по личному составу

Разнообразие видового состава документов по личному составу (см. раздел 1 Методических рекомендаций) диктует свои особенности при их описании.

При описании организационно-распорядительной документации по личному составу в заголовках описей дел указываются: вид документа (приказ, распоряжение); вид деятельности (по личному составу), автор (официальное сокращенное название организации); хронологический период. Например:

Приказы N 1-15 по личному составу Минкультуры России за 2010 год.

В заголовках дел с лицевыми счетами, расчетно-платежными ведомостями, внесенных в опись дел по личному составу, должен быть отражен принцип формирования дел. Лицевые счета формируются в дела по алфавитному принципу. Например:

Лицевые счета рабочих и служащих с А по И.

Лицевые счета можно формировать по категориям работников. Например:

Лицевые счета ИТР.

Документы формируются в единицы хранения по хронологии. Например:

Расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы.
	январь-июль 2005 г.

Описание личных дел

При описании личного дела особое внимание уделяется организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения) по личному составу. По ним устанавливаются крайние даты личного дела.

Описание аттестационных, наградных, выездных дел проводится аналогично описанию личных дел.

При описании личного дела указывается фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже; крайние даты его поступления на работу и увольнения с работы; количество листов и срок хранения дела. Например:

Личное дело

Андреева Ольга Александровна

20 марта 1977 г.

10 октября 2012 г.

                                  30 лл.

                                  Хранить 50 лет

При первом составлении описи личных дел в организации в нее могут включаться дела за несколько лет, при этом в заголовке на титульном листе описи указываются крайние даты личных дел. Например:

Опись N 2

Личных дел уволенных работников за 2000-2003 годы.

При ежегодном составлении разделов описи дела включаются в нее по году увольнения работников. Например:

Опись N 2

Личных дел работников, уволенных в 1996 году.

В этом случае в описи в графе "Дата дела" указываются крайние даты личных дел.

Если в личном деле имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которого заведено личное дело, то на обложке дела и в описи должны быть указаны все варианты написания (вначале указываются данные из паспорта, далее сведения, указанные в других документах).

4.1.7. Схема систематизации дел в описи

При завершении описания единиц хранения составляется окончательная схема их систематизации внутри описи.

Признак систематизации единиц хранения в описи дел по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объема документов.

Для действующих организаций основной признак систематизации - хронологически-структурный. При большом объеме, широкой хронологии документов, а также при описании дел ликвидированных предприятий допускается структурно-хронологический, а для учреждений с простой структурой - номинально-хронологический признаки систематизации дел. Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.

Внутри структурного подразделения учреждения или года документы располагаются в соответствии с номенклатурой дел данного учреждения (организации) или по степени значимости*(31). Для небольших по объему фондов, а также отдельных коллекций применяется хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации. Для систематизации единиц хранения в бесструктурных организациях применяется функционально-хронологическая или хронологически - функциональная схема.

При распределении дел в соответствии со схемами систематизации необходимо учитывать следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

- дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены;

- в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей организации;

- личные дела систематизируются по датам увольнения лиц и в алфавитном порядке их фамилий.

4.1.8. Справочный аппарат к описи

Справочный аппарат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документами фонда (титульный лист, оглавление), а также способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений).

Справочный аппарат составляется к первому годовому разделу описи дел по личному составу, который затем дополняется и/или изменяется при составлении последующих годовых разделов описи дел и/или внесении изменений в годовые разделы описи дел. При необходимости также могут составляться оглавления, список сокращений.

При составлении справочного аппарата к описи необходимо правильно и точно оформлять его элементы.

Титульный лист

Титульный лист описи дел по личному составу является обязательным элементом ее справочного аппарата. Он содержит полное название государственного, муниципального архива (если организация является источником комплектования); название фонда; номер описи; название описи; крайние даты документов, содержащихся в описи.

Название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого полного и в скобках сокращенного названия организации-фондообразователя. При изменении названия организации или его подведомственности в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указывается сначала последнее его название, а затем все изменения в его названии в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат существования фондообразователя под данным названием. Если организация продолжает функционировать, конечная дата в названии фондообразователя не проставляется.

Если название организации менялось многократно, на титульном листе дается его последнее название, а все переименования приводятся в листе переименований, который помещается за титульным листом*(32).

Номер фонда присваивается в государственном или муниципальном архиве, в который передаются документы, или в архиве организации, если организация не является источником комплектования государственного, муниципального архива.

При первом поступлении документов в государственный, муниципальный архив номер фонда на титульном листе не указывается.

Номер описи дел присваивается при первом поступлении документов в архив организации, по листу фонда. Все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи, следующему годовому разделу описи присваивается другой номер.

Название описи включает указание категории документов (по личному составу).

Крайние даты дел, указанные на титульном листе, меняются при составлении последующих годовых разделов описи дел и/или внесении изменений в годовые разделы описи дел. Если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые дела включены в опись.

Содержание (оглавление) описи

Содержание (оглавление) описи отражает ее состав и построение. В содержании (оглавлении) указываются наименования структурных элементов описи: предисловие; список сокращений; название всех разделов, подразделов; указатели. Напротив каждого из указанных структурных элементов ставятся номера соответствующих листов описи. Содержание помещается в начале описи после титульного листа и листа переименований.

Допускается не составлять содержание (оглавление) к описям, включающим небольшой объем дел.

Предисловие

В предисловии к описи дел по личному составу указывается дата создания организации, перечисляются ее переименования в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись*(33).

Более подробное предисловие к описи, в частности, к документам постоянного хранения, включает краткую историю организации (фондообразователя) за период, охваченный делами в описи (в соответствии с их крайними датами); историю фонда, аннотацию состава и содержания архивных документов; описание структуры описи, принципов систематизации заголовков дел в описи; характеристику состава справочного аппарата к описи.

При написании предисловия используются законодательные источники, справочная и научная литература, дело фонда, документы фонда, учетные документы, историческая справка к фонду.

История фондообразователя излагается кратко, сжато. Приводятся сведения обо всех ее переименованиях, об основных направлениях деятельности и структуре организации в хронологических рамках крайних дат дел по личному составу, включенных в опись. При описании документов ликвидированных организаций в предисловии приводятся наиболее полные сведения по истории фондообразователя, а также по истории фонда. Если сведения по истории фондообразователя были установлены по косвенным данным (угловые штампы, печати, бланки), то это следует оговорить в данном разделе предисловия.

При аннотации состава и содержания архивных документов следует указать основные принципы формирования дел, отразить информацию о видах и разновидностях документов, в том числе о специфических документах. Можно перечислить виды работ, которые были проведены с целью упорядочения документов (экспертиза ценности, формирование или переформирование дел, систематизация).

При характеристике самой описи приводится описание ее структуры, принципов систематизации заголовков дел в описи.

При описании состава справочного аппарата к описи отражаются основные принципы его составления и даются указания о порядке пользования им.

Предисловие подписывается составителем (с указанием его должности и даты составления) и помещается в начале описи, после содержания*(34).

Список сокращений

Список сокращений к описи дел по личному составу составляется при наличии большого количества сокращений в описательных статьях и в ее справочном аппарате, что применяется с целью сократить объем описи.

В списке сокращений в алфавитном порядке слева располагаются сокращенные слова и понятия, а справа через тире их полное обозначение. В список сокращений выносятся все сокращенные слова и понятия, кроме общепринятых.

Список сокращений помещается после предисловия к описи.

Указатели

Указатели к описи дел по личному составу составляются при необходимости, с целью обеспечения быстрого поиска необходимой информации в описи.

Указатель представляет собой перечень предметов, встречающихся в заголовках описи, которые раскрываются необходимыми пояснениями и ссылочными данными. В зависимости от состава и содержания документов описи может быть составлен один или несколько указателей.

Основным элементом указателя является рубрика, которая состоит из предметного понятия и поисковых данных.

К описям личных дел, сформированных по датам увольнения сотрудников, целесообразно составлять именной указатель (разновидность предметного), который включает все упоминаемые в заголовках дел фамилии, имена, отчества, псевдонимы, а также номера соответствующих дел.

Если в заголовках дел имеется большое количество названий учреждений, организаций, предприятий, к описям дел по личному составу могут также составляться указатели учреждений.

Рубриками будут видовые названия организаций (завод, трест, контора и т.д.), расположенные в алфавитном порядке.

При этом в указателе может использоваться инверсия для обозначения названий организаций.

Например:

Заводы:
Приборостроительные	Самарский
	дд. 5, 30
то же	Тульский
	дд. 1, 10, 18

К описям дел по личному составу могут составляться указатели на виды документов (приказы, распоряжения, лицевые счета и т.д.).

В указатель выносятся вид документа, даты, отсылочные данные.

Например:

Вид документа	Годы	Отсылочные данные
Приказы	2005-2007	оп. 2, дд. 6, 8, 10
Лицевые счета	2008-2010	оп. 7, дд. 20, 25, 30

4.1.9. Опись дел по личному составу в государственном, муниципальном архиве

Документы по личному составу должны поступать в государственный, муниципальный архив с полным комплектом описей.

При необходимости государственный, муниципальный архив проводит усовершенствование и переработку описей*(35).

При отсутствии рабочих экземпляров описей в электронном виде, в целях оптимизации их использования, архив может проводить работу по оцифровке описей. В правовом аспекте описи в электронной форме имеют статус копии. Справочно-поисковая функция для описи в электронной форме является основной*(36). Оцифровка описей должна проводиться в полном объеме, включая оцифровку обложки описи, титульного листа, оглавления, списка сокращений, предисловия, указателей, переводных таблиц архивных шифров, листа-заверителя.

4.2. Другие архивные справочники в государственном, муниципальном архиве

К обязательным архивным справочникам, помимо описи дел, документов, в государственном, муниципальном архиве относятся также путеводитель и каталог, а к дополнительным - указатель и обзор*(37).

4.2.1. Архивный путеводитель

Путеводитель содержит в систематизированном виде сведения о фондах архива (архивов), предназначен для ознакомления пользователей с их составом и содержанием*(38).

Путеводители по фондам специализированных государственных архивов документов по личному составу предназначены для использования сотрудниками государственных и муниципальных архивов, специалистами отделений Пенсионного фонда Российской Федерации, другими пользователями архивной информации.

Организация работы по подготовке архивных путеводителей, методика составления путеводителей разных видов (специфика того или иного вида путеводителя, определение объекта описания, варианты схемы построения, формат описательной статьи, набор элементов описания и методика составления обязательных и дополнительных элементов описания, источники получения сведений для заполнения элементов описания) подробно раскрывается в методических рекомендациях ВНИИДАД "Подготовка архивных путеводителей" (М., 2011 г.)*(39).

Архивный путеводитель по фондам архивов по личному составу целесообразно создавать в виде аннотируемого краткого справочника по фондам архива.

Краткий справочник по фондам архива (архивов) - вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень описательных статей на архивные фонды или группы архивных фондов. По наличию или отсутствию характеристики состава и содержания фондов краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные.

Описательная статья справочника включает название фонда и справочные данные о нем: номер фонда, его объем, крайние даты документов, состав научно-справочного аппарата к фонду: номера описей, наличие каталогов, указателей, обзоров. В аннотированном кратком справочнике сжато дается аннотация документов архивных фондов.

По сравнению с путеводителем краткий справочник может быть подготовлен в более сжатые сроки и с меньшими финансовыми затратами. Поэтому подготовка краткого справочника целесообразна для архивов, принимающих на хранение документы по личному составу, когда необходимым является оперативное введение в научный оборот больших массивов новых поступлений.

Краткий справочник рекомендуется структурировать по отраслевому принципу*(40), с учетом состава фондов, хранящихся в архиве.

Название фонда при этом состоит из полного и официально принятого сокращенного (в скобках) последнего названия организации - фондообразователя (в рамках периода, за который приняты архивные документы), подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. В случае если организация-фондообразователь подчинялась двум или нескольким организациям, сведения о подчиненности приводятся не в названии фонда, а в кратких сведениях по истории фондообразователя. Если дата образования (ликвидации) установлена по косвенным данным, она заключается в квадратные скобки; если дату установить не удалось, в крайних датах указывается: "не установлена". Если организация-фондообразователь продолжает свою деятельность, вместо второй крайней даты (даты ликвидации) указывается: "по настоящее время". В случае если организация прекращала и вновь возобновляла свою деятельность, две или несколько пар крайних дат указываются через точку с запятой.

Для объединенных архивных фондов дается название, под которым этот фонд числится в учетных документах архива и общий период деятельности всех фондообразователей. После общих справочных данных о фонде даются названия организаций - фондообразователей, включенных в состав объединенного архивного фонда, с указанием крайних дат их деятельности.

При указании номеров фондов через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя в других государственных, муниципальных архивах.

В связи с тем, что фонды архива по личному составу содержат однотипные по видам и составу документы, аннотация документов (в аннотируемом справочнике) может включать только характеристику видов документов, без раскрытия их содержания. В аннотациях виды документов систематизируются по номинальному признаку. В связи с тем, что в фондах, помимо документов по личному составу, как правило, содержится управленческая документация, ее характеристика дается обобщенно в начале аннотации - "организационно-распорядительные документы о создании (ликвидации)".

Некоторые виды документов допустимо называть условно (в целях унификации и сокращения текстов аннотаций), например: "Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица - индивидуальные сведения". Трудовые соглашения, контракты, договоры можно объединять в аннотации общим понятием "трудовые договоры". Если имеется единичный документ того или иного вида, указывается его принадлежность, например: трудовая книжка Максимова А.А.

К справочнику составляется необходимый справочный аппарат, который, помимо содержания, предисловия, списка сокращений, может включать указатель учреждений, предприятий и организаций, а также различные приложения.

В качестве информационной основы используются учетные документы и учетные базы данных, в первую очередь, ПК "Архивный фонд"*(41).

4.2.1.1. Межархивные справочники по местам хранения документов по личному составу

Важную роль для поиска информации по различным местам хранения документов по личному составу играют межархивные справочники. В современных условиях рекомендуется создавать их в виде баз данных, а также интегрированных справочно-поисковых систем.

Данные справочники могут создаваться, например, для сети архивных учреждений субъекта Российской Федерации.

В межархивные базы данных по местам хранения документов по личному составу рекомендуется включать сведения о местонахождении документов по личному составу, как ликвидированных организаций, документы которых поступили на хранение в государственные и муниципальные архивы, так и действующих организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов, а также сведения о местонахождении документов по личному составу ликвидированных организаций, документы которых находятся на ответственном хранении в иной организации.

Важно, чтобы такой справочник содержал не только название организации, но и сведения о ее переименованиях (с указанием хронологических периодов), подчиненности, годах существования, о составе и крайних датах документов, месте их хранения, а также указания соответствующих архивных шифров.

Электронные справочники по местам хранения документов по личному составу, представляющие информацию на уровне фонда, описи, единицы хранения, рекомендуется размещать в сети Интернет - на сайте архива, сайте (портале) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или на специально создаваемом сайте для размещения справочно-поисковой системы архивных учреждений субъекта Российской Федерации.

4.2.2. Архивный каталог

Еще одним существенным элементом системы справочно-поисковых средств к документам государственного, муниципального архива является каталог*(42).

Каталог - это межфондовый архивный справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов группируются по предметам (темам, отраслям) и располагаются в соответствии с определенной схемой классификации.

В зависимости от схемы построения различают систематические каталоги, тематические и их разновидности (каталоги по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Систематические и тематические каталоги являются каталогами логической структуры, предметные - каталогами алфавитной структуры.

Сведения из документов по личному составу постоянного срока хранения могут быть отражены в систематическом и в именном каталоге: из приказов по личному составу отбираются сведения о деятелях и работниках науки, культуры и производства; сведения об организации и ликвидации фондообразователя, если другие источники не сохранились; сведения о личных делах, отобранных для постоянного хранения в архиве.

В архивах, хранящих документы по личному составу, в том числе с временными сроками хранения, основу системы каталогов составляет именной каталог. Кроме того, целесообразна разработка каталога по истории учреждений, а также создание предметных каталогов (например, каталога отраслей, профессий и др.).

Именной каталог

Именной каталог является разновидностью предметного каталога, предназначенного для поиска информации по специально заданному аспекту поиска. Он дает возможность поиска информации по запросам о конкретных персонах, упоминаемых в архивных документах или являющихся их авторами. Документная информация в именном каталоге классифицируется по алфавиту фамилий.

Именной каталог востребован как для исполнения запросов социально-правового характера, так и для исполнения биографических, генеалогических запросов, а также для научных целей.

Каталог по истории учреждений

Каталог по истории учреждений является разновидностью тематического каталога. В нем документная информация классифицируется по отраслям, затем по подведомственности, а далее - по типам учреждений. Возможна также классификация независимо от отраслевой принадлежности по алфавиту видовых названий учреждений (бюро, заводы, управления), далее - по алфавиту их наименований.

Предметно-тематические картотеки должны составляться в соответствии с правилами разработки каталогов. Целесообразность самостоятельного существования предметно-тематических картотек решается архивом в каждом конкретном случае отдельно и должна быть четко обоснована.

Создание, ведение и использование каталогов

Каталоги должны создаваться в соответствии с требованиями Правил 2007 г.*(43)

Каталогизация архивных документов (совокупность работ по созданию каталогов) включает составление рабочей схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания, систематизация описаний, оформление и ведение каталогов.

Дифференцированный подход при каталогизации выражается в выборе оптимального состава системы каталогов, определении очередности каталогизации архивных фондов, выборе структурных частей фондов для каталогизации, отборе единиц хранения, документов и сведений из них, применении комплекса рациональных приемов описания для каждой характерной группы документов фонда.

В настоящее время целесообразно ведение каталогов в виде баз данных. При этом рекомендуется создавать электронные каталоги на едином (или совместимом) программном обеспечении, на единых методических основах, что обеспечит взаимосвязь и взаимодополняемость каталогов и облегчит их дальнейшее включение в состав многоуровневой информационно-поисковой системы архива.

Особенности построения каталога делают его наиболее приспособленным для ведения в автоматизированном виде типом архивного справочника. В современных условиях приоритетным является переход к разработке электронных каталогов, позволяющих осуществлять автоматизированный поиск информации.

Каталоги документов по личному составу могут содержать информацию ограниченного доступа, в таких случаях они предназначены только для служебного использования работниками архивов, в частности, для исполнения запросов социально-правового характера.

4.2.3. Дополнительные справочники

Для целей оптимизации использования документов по личному составу в государственном, муниципальном архиве рекомендуется создавать указатели и обзоры*(44).

Указатель относится к числу вспомогательных справочников и представляет собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

Указатели, также как и каталоги, рационально вести в электронном виде.

Например:

тематическая база данных (алфавитный указатель) "Личный состав предприятия" (содержит сведения о (из) личных делах и личных карточках работников предприятия за определенный хронологический период с указанием фамилии, имени, отчества работника, поисковых данных документов (номер фонда, описи, дела и листа));

"Списки работников предприятий, представленных к награждению знаками отличия".

Сведения о документах по личному составу (как правило, постоянного хранения), могут быть также отражены в таком типе справочника, как обзор.

Обзор содержит систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом. Они подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.