Раздел 5. Использование документов по личному составу

Раздел 5. Использование документов по личному составу

Документы по личному составу в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах используются для обеспечения социальных прав граждан. Кроме того, документы по личному составу, даже утратив свою практическую социальную ценность по истечении сроков их временного хранения, могут сохранять свое значение для исторических, социологических, культурологических и иных исследований.

5.1. Организация доступа к документам по личному составу

При организации доступа к документам по личному составу архивы организаций, государственные и муниципальные архивы руководствуются действующими в Российской Федерации законодательными и иными нормативными правовыми документами.

Конституция Российской Федерации провозглашает, что "каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом"*(45).

Вместе с тем, Конституцией Российской Федерации гарантировано право "на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени"*(46).

В отношении архивных документов данное конституционное право закрепляется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", в соответствии с которым ограничивается доступ к документам, "содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности"*(47).

Права и свободы человека и гражданина могут быть ограничены только федеральными законами, и только в той мере, в какой это необходимо "в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства"*(48).

Соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами, является обязательным*(49).

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" установлен 75-летний срок ограничения на доступ к архивным документам, "содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности" (срок исчисляется со дня создания указанных документов)*(50).

Данное ограничение может быть отменено до истечения указанного срока с письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина*(51), только в отношении информации, касающейся данного гражданина.

Документы по личному составу до истечения периода ограниченного доступа к ним предоставляются, если пользователь:

является субъектом информации - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;

является наследником субъекта информации - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования;

является доверенным лицом субъекта информации или его наследника - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, и доверенности;

имеет согласие субъекта информации или его наследников на доступ к указанным сведениям - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности или иного документа, подтверждающего право представлять интересы гражданина или его наследников.

Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника*(52), органов государственной власти, органов суда, прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам по личному составу предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей, в соответствии с предоставленными полномочиями, по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является*(53).

При отсутствии у пользователя права на доступ к документам по личному составу, ему может быть предоставлена только общедоступная информация из этих документов*(54). К общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен*(55).

Архив может проводить работу по обезличиванию информации, содержащейся в документах по личному составу, прямо или косвенно идентифицирующей субъектов информации. Обезличивание информации проводится на промежуточной копии архивного документа, с которой делается копия, предназначенная для пользователя. Промежуточная копия уничтожается. В результате обезличивания должна быть обеспечена невозможность идентифицировать субъект информации без использования дополнительных источников.

Доступ к подлинникам документов по личному составу может быть ограничен также в случае:

неудовлетворительного физического состояния документов;

наличия фонда пользования;

если документы не прошли научного описания и технического оформления (до завершения этих работ)*(56).

Кроме того, государственный, муниципальный архив может временно отказать пользователю в выдаче подлинников документов по личному составу в случаях:

выполнения служебных заданий сотрудниками архива с использованием запрашиваемых пользователем документов (в течение не более 120 рабочих дней со дня заказа их пользователем);

выдачи документов во временное пользование юридическим и физическим лицам-фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления (в течение срока, не превышающего срок, указанный в акте о выдаче во временное пользование таких документов)*(57).

Отказ в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать указание на причины отказа, а также порядок его обжалования.

5.2. Организация использования документов по личному составу

Основной формой использования документов по личному составу в архиве организации, государственном и муниципальном архиве является исполнение запросов социально-правового характера.

Документы по личному составу могут выдаваться во временное пользование по запросам фондообразователя или его правопреемника*(58), органов государственной власти, органов суда, прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания (в случае заведения дела) и иных государственных органов, органов местного самоуправления.

В архиве допускается изъятие из личных дел и выдача владельцам по их заявлениям на имя руководителя организации (для архива организации), руководителя архива (для государственного архива, муниципального архива, являющегося юридическим лицом), руководителя органа местного самоуправления (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом), их подлинных трудовых книжек, не полученных в свое время владельцем документов. Реабилитированные лица и их наследники имеют право на получение подлинников архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), сохранившихся в прекращенных уголовных и административных, а также фильтрационно-проверочных делах*(59).

Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного лица - для архива организации, руководителя архива или иного уполномоченного лица - для государственного архива, руководителя органа местного самоуправления или иного уполномоченного лица - для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо их родственникам или иным лицам по доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке. С изымаемых документов изготавливаются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие документов, а также замена на копии отражаются во внутренних описях дел, в листах-заверителях дел, в описях дел по личному составу.

Использование документов по личному составу, поступивших по истечении сроков их временного хранения на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив (см. п. 2.3 Методических рекомендаций), осуществляется во всех формах, предусмотренных действующими нормативными документами, регулирующими деятельность государственных, муниципальных архивов по организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов*(60).

5.2.1. Исполнение запросов социально-правового характера

Запросами социально-правового характера являются запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"*(61) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов, обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивные документы, оформленные в установленном порядке архивные справки (приложение 3) или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации*(62).

Запросы социально-правового характера могут поступать не только при личном обращении граждан, по почте, по электронной почте, факсимильной связи, но и через интернет-сайты или порталы архивных учреждений путем заполнения гражданами специальных форм; из органов государственной власти - через порталы органов государственной власти, из Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР) - по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия, а также через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ), Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (ЕПГУ), порталы государственных и муниципальных услуг субъектов Российской Федерации.

При поступлении Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается.

Регистрация запросов ведется, преимущественно, в электронной форме. Электронный журнал регистрации регулярно распечатывается на бумаге. Периодичность распечатывания сведений о поступающих запросах и их исполнении зависит от количества запросов и определяется руководителем организации или иным уполномоченным лицом - для архива организации, руководителем государственного архива или иным уполномоченным лицом - для государственного архива, руководителем органа местного самоуправления или иным уполномоченным лицом - для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом.

Запрос пользователя рассматривается и исполняется при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества, при наличии последнего), почтового и электронного адреса (при наличии последнего), указания четко сформулированной темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Исполнение запроса в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах не должно превышать 30 дней с момента регистрации запроса. По решению руководителя организации или иного уполномоченного лица - для архива организации, руководителя государственного архива или иного уполномоченного лица - для государственного архива, руководителя органа местного самоуправления или иного уполномоченного лица - для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя.

В государственном, муниципальном архиве запросы рассматриваются в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих порядок предоставления государственных, муниципальных услуг.

Если пользователем в запросе не определен вид документа, запрашиваемого им в архиве, работник архива, исполняющий запрос, определяет его самостоятельно.

Запросы исполняются по месту хранения документов - в архиве организации, государственном или муниципальном архиве. Запрос социально-правового характера исполняется архивом организации безвозмездно тем организациям или лицам, которых он непосредственно касается; государственным, муниципальным архивом - безвозмездно всем пользователям.

Государственные и муниципальные архивы могут направлять ответы на запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, не лично пользователю, а в соответствующее отделение Пенсионного фонда Российской Федерации в виде электронного документа по защищенным информационно-телекоммуникационным сетям либо посредством специальной связи. Это осуществляется только при наличии письменного соглашения об информационном взаимодействии между отделением Пенсионного фонда Российской Федерации и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (органом местного самоуправления, конкретным архивом). Пользователь обязательно уведомляется о том, куда направлены запрашиваемые им документы.

Тематика запросов

Тематика запросов социально-правового характера, исполняемых архивом организации, государственным, муниципальным архивами охватывает вопросы: о подтверждении трудового стажа, в том числе льготного трудового стажа, размерах заработной платы, несчастных случаях на производстве, награждении государственными и ведомственными наградами и другие. К запросам социально-правового характера относятся исключительно те запросы по названной тематике, исполнение которых предусматривает подтверждение данных, необходимых для получения гражданином социальных выплат, льгот, преимуществ, компенсаций, помощи.

Для подтверждения трудового стажа, определения льготного трудового стажа используются документы о трудовой деятельности, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда, при необходимости привлекаются документы по расчетам заработной платы и других выплат.

При исполнении запросов о заработной плате используются документы по расчетам заработной платы и других выплат. Могут быть использованы документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда.

Основанием для исполнения запросов о награждении являются документы о трудовой деятельности, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями. Могут быть использованы документы по учету кадров.

Запросы о несчастном случае на производстве исполняются по документам по охране труда с привлечением документов о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда.

Если в документах по личному составу отсутствует информация, необходимая для исполнения запроса, следует обращаться к управленческой документации. Так, например, отчетные документы по кадровому составу содержат информацию, позволяющую уточнить сведения общего характера, а также информацию о кадровом составе организаций (количество работников, пол, возраст, профессия и др.).

Оформление ответов на запросы социально-правового характера

Результатом работы в архиве организации, государственном, муниципальном архиве по исполнению запроса по архивным документам являются такие информационные документы, как архивная справка, архивная выписка, архивная копия с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия" (на бланке архива, организации).

Архивная справка

Форма архивной справки приведена в приложении 3.

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов (или наличие только одного из них) оговариваются в тексте справки в скобках.

В архивную справку включаются сведения, запрашиваемые пользователем, а также информация, необходимая для подтверждения запрашиваемых сведений (например, информация о переименовании организации).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, подчистки, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

Если архивная справка содержит не все сведения по запросу, то информация о том, какие сведения и за какие годы в архиве отсутствуют и почему, где можно получить недостающие сведения, излагается в сопроводительном письме архива к архивной справке. Сопроводительное письмо оформляется на бланке организации (государственного или муниципального архива, органа местного самоуправления). Кроме того, в сопроводительное письмо включается информация о наличии или отсутствии сведений по кодам видов оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период и о расшифровке кодов, если виды оплаты труда даны по кодам.

Архивная выписка

В архивной выписке название архивного документа по личному составу, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

Архивная копия

Результатом исполнения запроса социально-правового характера может быть архивная копия - дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке*(63).

При исполнении запроса о предоставлении копий архивных документов по личному составу на бланке организации (государственного или муниципального архива, органа местного самоуправления) составляется сопроводительное письмо, в котором указывается количество приложений (копий архивных документов и их названия). На обороте каждого листа архивной копии проставляются поисковые данные документа: архивный шифр и номера листов дел архивного документа.

Архивная справка, архивная копия, архивная выписка подписываются для архива организации - руководителем организации или иным уполномоченным лицом и заверяются печатью организации, для государственного архива и муниципального архива, являющего юридическим лицом, - руководителем архива или иным уполномоченным лицом и заверяются печатью архива, для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - руководителем органа местного самоуправления или иным уполномоченным лицом и заверяются печатью органа местного самоуправления. В архивной копии, помимо этого, все листы скрепляются, подписываются, на месте скрепления проставляется соответствующая печать.

По запросу пользователей, при наличии у архива технической возможности, архивная справка, архивная выписка, архивная копия документа по личному составу выдаются в электронной форме на электронном носителе либо пересылаются по защищенным информационно-телекоммуникационным сетям.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в электронном виде заверяются электронной подписью уполномоченного лица*(64).

Исполненный запрос регистрируется.

Информационное письмо

Кроме вышеуказанных информационных документов может составляться информационное письмо, содержащее сведения о наличии или отсутствии в архиве архивных документов, содержащих запрашиваемую информацию. В информационное письмо включаются также сведения о возможном местонахождении документов или о пересылке запроса в профильную организацию.

Информационное письмо составляется на бланке организации (государственного или муниципального архива, органа местного самоуправления) и подписывается руководителем организации (государственного или муниципального архива, органа местного самоуправления) или уполномоченным им должностным лицом.

Если документально подтверждены факты утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, и причины утраты (пожар, наводнение, землетрясение, кража), в информационном письме конкретно указываются причины отсутствия этих документов со ссылкой на учетные документы архива.

Применение новейших технологий при работе по исполнению запросов пользователей

В целях оптимизации работы с обращениями граждан и организаций рекомендуется создание и использование автоматизированных систем, в которых осуществляется регистрация, учет запросов и контроль за их исполнением*(65).

Это позволяет достигнуть повышения оперативности и эффективности предоставления услуги; обеспечить открытость и "прозрачность" процесса исполнения поступающих запросов, возможность на всех этапах осуществлять контроль за качеством и сроками; проводить мониторинг деятельности архивных учреждений по исполнению запросов и др.

Такие системы целесообразно создавать как в отдельных архивных учреждениях, так и на межархивном уровне (например, для федеральных государственных архивов или в рамках сети архивных учреждений субъекта Российской Федерации).

Повышению качества и доступности государственных и муниципальных услуг способствует их перевод в электронный вид.

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет*(66).

Для развития этой формы взаимодействия с пользователями архивным учреждениям рекомендуется расширять возможности использования своих интернет-сайтов (порталов), в частности, за счет размещения на них бланков заявлений, в том числе, в интерактивном виде. На сайтах необходимо размещать также полную информацию о порядке исполнения запросов, сведения о наличии документов по личному составу, списки документов, требуемых к предъявлению.

Рекомендуется более широко использовать возможности обмена данными за счет использования систем межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), защищенных каналов связи с территориальными отделениями ПФР, а также с МФЦ и органами ЗАГС.

На Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (ЕПГУ) и порталах государственных и муниципальных услуг субъектов Российской Федерации следует размещать необходимые формы заявлений и иных документов для их использования в электронном виде при получении государственных услуг. Исполнение запросов пользователей через ЕПГУ может осуществляться по СМЭВ.

5.2.2. Использование документов по личному составу в научных, историко-культурных и иных целях

Использование документов по личному составу, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций, в статистических, историко-культурных и других исследованиях, до истечения 75-летнего срока ограничения доступа на содержащуюся в них информацию о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, допускается только при неукоснительном соблюдении условий на доступ к ним (см. п. 5.1 Методических рекомендаций) - при условии обезличивания информации или при получении однозначного письменного согласия субъекта информации.

После истечения законодательно установленного срока ограничения на доступ, документы по личному составу, хранящиеся постоянно в государственных, муниципальных архивах, используются при исполнении генеалогических и различных тематических запросов, предоставляются пользователям для изучения в читальный зал архива*(67), используются для организации выставок, подготовки публикаций архивных документов, а также проведения информационных мероприятий архивом.

Если архив или иное лицо заинтересованы в том, чтобы использовать те или иные документы по личному составу для реализации указанных или иных целей до истечения 75-летнего срока ограничения на доступ к ним, рекомендуется предпринимать меры по установлению взаимодействия с субъектом информации или с его наследниками, доверенными лицами с целью получения у них письменного разрешения на осуществление той или иной формы использования (например, на экспонирование документов на территории Российской Федерации).