Приложение N 49. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений

Приложение N 49
к п. 6.3.9 Инструкции

Порядок
составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений

1. В Минпросвещения России в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством отдела архива Правового департамента. По этим описям документы сдаются в отдела архива Правового департамента.

2. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

4. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки годового раздела Сводной описи дел Минпросвещения России, которую готовит отдел архива Правового департамента и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

5. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 47 к настоящей Инструкции) и представляются в архив федерального органа при передаче дел.

6. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

7. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

срок хранения;

крайние даты;

количество листов в деле (томе, части) - объем в Мб - для электронных дел; примечания.

8. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой

систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись дел нескольких дел с одинаковыми заголовками обозначение дел словами "то же" не допускается; одинаковые заголовки дел вносятся в опись полностью;

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

10. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

11. Опись дел структурного подразделения согласовывается и подписывается начальником отдела архива Правового департамента. При наличии в структурном подразделении Минпросвещения России экспертной комиссии опись дел до ее подписания руководителем структурного подразделения должна быть согласована с экспертной комиссией.

12. Опись дел структурного подразделения Минпросвещения России составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел архива Правового департамента, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.