Приложение N 39. Требования к оформлению служебного письма Минпросвещения России зарубежному корреспонденту

Приложение N 39
к п. 4.10.3 Инструкции

Требования
к оформлению служебного письма Минпросвещения России зарубежному корреспонденту

1. Служебное письмо Минпросвещения России зарубежному корреспонденту печатается на общем бланке письма Министерства просвещения Российской Федерации (приложение N 15 к настоящей Инструкции) шрифтом размером N 14.

2. Служебное письмо Минпросвещения России зарубежному корреспонденту имеет следующие реквизиты: дата; регистрационный номер; адресат; вступительное обращение; текст документа; отметка о приложении (если оно имеется); подпись; отметка об исполнителе (ставится на втором (визовом экземпляре); виза (ставится на втором (визовом экземпляре).

Дата служебного письма Минпросвещения России зарубежному корреспонденту соответствует дате его подписания. Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г.

Способы датирования документов указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Регистрационный номер служебного письма Минпросвещения России зарубежному корреспонденту - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами реквизит "Адресат" располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Реквизит включает инициал имени, фамилию адресата, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, наименование организации, фирмы, название города, название страны. Все составные части реквизита "Адресат" пишутся прописными буквами.

Пример:

Господину ЗИГМАРУ ГАБРИЭЛЮ

ПРЕМЬЕР-МИНИСТРУ

ЗЕМЛИ НИЖНЯЯ САКСОНИЯ

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.

Пример:

ЕГО ПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВУ

Господину Б. ИТОПУ

ЧРЕЗВЫЧАЙНОМУ И ПОЛНОМОЧНОМУ ПОСЛУ

(официальное название страны)

Текст служебного письма Минпросвещения России зарубежному корреспонденту начинается с вступительного обращения. В зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство и т.д. В обращении принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

Текст отделяется от вступительного обращения 2 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Вступительное обращение", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста служебного письма на одной странице.

Текст служебного письма составляется на государственном языке Российской Федерации. В тексте подлинника исправления и подчистки не допускаются. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных адресатов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Управление протокола Президента Российской Федерации и Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Иные требования к оформлению текста письма указаны в приложениях NN 17, 21 к настоящей Инструкции.

Текст служебного письма Минпросвещения России зарубежному корреспонденту заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты.

Примеры:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел:

"..Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении";

Генеральному директору Германского фонда международного развития-

"..Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)".

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности.

Пример:

если в полученном письме обращаются с уверениями "...в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Служебные письма Минпросвещения России зарубежному корреспонденту могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме, в порядке взаимности, целесообразно употребить такой же комплимент.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение в соответствии с требованиями, указанными в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Фамилия пишется прописными буквами. Должность центрируется относительно фамилии. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Реквизит пишется через 1 межстрочный интервал.

Пример:

     Министр-просвещения

     Российской Федерации                Подпись             И.О. Фамилия

Отметка об исполнителе на служебном письме Минпросвещения России зарубежному корреспонденту не ставится.

Отметка об исполнителе и визы ставятся только на втором (визовом экземпляре) и оформляются в соответствии с требованиями приложения N 21 к настоящей Инструкции.

3. Колонтитул в служебном письме Минпросвещения России зарубежному корреспонденту не ставится.

4. Образцы служебного письма Минпросвещения России зарубежному корреспонденту прилагаются.

Герб РФ

МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНПРОСВЕЩЕНИЯ РОССИИ)

Каретный Ряд, д. 2, Москва, 127006

Тел. (495) 539-55-19; факс (495) 629-08-91; e-mail: info@edu.gov.ru

ОГРН 1187746728840; ИНН/КПП 7707418081/770701001

__________________________________________________________________________

____________20___г.                                            N__________

Уважаемый господин Премьер - министр!

Более одного десятилетия Россия последовательно осуществляет программу социально-экономического реформирования. Успешному процессу реформ содействуют многочисленные проекты политического, экономического и общественного характера, реализуемые Федеративной Республикой Германия.

Во время встречи на высшем уровне в Веймаре Бундесканцлер и Президент Российской Федерации еще раз подчеркнули неоценимое значение совместных программ, направленных на развитие молодого поколения российских руководящих кадров, что должно способствовать укреплению экономики в целом. Инициированная Президентом Российской Федерации в 2018 году "Программа подготовки управленческих кадров для организации народного хозяйства Российской Федерации" и "Молодежный форум 2018 года" - яркие доказательства приверженности избранной политики. (Далее полный текст письма не приводится)

Министр                         Подпись                       И.О. Фамилия

Господину ЗИГМАРУ ГАБРИЭЛЮ

ПРЕМЬЕР-МИНИСТРУ

ЗЕМЛИ НИЖНЯЯ САКСОНИЯ

Образец оформления письма зарубежному адресату