Приложение N 7. Методические рекомендации по организации добровольческой (волонтерской) деятельности в государственных (муниципальных) учреждениях культуры

Приложение N 7

Методические рекомендации
по организации добровольческой (волонтерской) деятельности в государственных (муниципальных) учреждениях культуры

1. Общие положения

Методические рекомендации предназначены для учреждений культуры, подведомственных Министерству культуры Российской Федерации, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере культуры, органам местного самоуправления в целях содействия в организации добровольческой (волонтерской) деятельности.

Методические рекомендации разработаны во исполнение пункта 24 Плана мероприятий по развитию волонтерского движения в Российской Федерации (поручение Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации В.Л. Мутко от 05.07.2017 N 4723п-П44) и в соответствии с положениями Федерального закона от 11.08.1995 N 135-ФЗ "О благотворительной деятельности и добровольчестве".

Методические рекомендации определяют основные принципы и формы организации добровольческой (волонтерской) деятельности в учреждениях культуры.

Основные понятия:

добровольцы (волонтеры) (далее - добровольцы) - физические лица, осуществляющие благотворительную деятельность в учреждении культуры в форме безвозмездного труда в интересах благополучателя;

благополучатели - лица, получающие блага, производимые учреждением культуры, помощь добровольцев;

добровольческая (волонтерская) деятельность в сфере культуры (далее - добровольческая деятельность) - это деятельность, осуществляемая добровольцами в форме безвозмездного выполнения работ и направленная на обеспечение условий для эффективного получения населением культурных благ. Добровольческая деятельность может быть закреплена соглашениями учреждения с добровольцами.

добровольные работы - это совокупность работ, которые выполняются добровольцами в интересах учреждения культуры и в целях расширения спектра, качества и объема осуществляемой деятельности в сфере культуры, увеличения категорий и численности граждан, осуществляющих эту деятельность, закрепленные соглашениями учреждения с добровольцами. Продуктом добровольных работ в учреждении является конкретный результат их выполнения, который может носить материальный характер;

добровольческие вакансии - свободные места для добровольцев в учреждении культуры для осуществления добровольных работ.

2. Цели и задачи добровольческой деятельности в учреждении

2.1 Добровольческая деятельность в государственном (муниципальном) учреждении культуры (далее - учреждение) используется в целях повышения качества оказания культурных благ, предоставляемых учреждением населению, содействия деятельности, осуществляемой учреждением, в сфере культуры и искусства, а также активизация добровольчества как ресурса

2.2 Задачи учреждения при организации добровольческой деятельности:

- информирование граждан о потенциальных возможностях личностного и гражданского развития;

- предоставление возможности гражданам проявить себя, реализовать свой потенциал и получить заслуженное признание, развитие их творческой и созидательной активности;

- формирование потенциального кадрового резерва учреждения;

- обеспечение содержательного досуга граждан;

- интеграция граждан, оказавшихся в трудной жизненной ситуации, в жизнь общества;

- обучение граждан определенным трудовым навыкам и стимулирование профессиональной ориентации;

- содействие гражданам в получении навыков самореализации и самоорганизации;

- сохранение профессиональных навыков, знаний и компетенций после получения гражданами профессионального образования в период временного отсутствия работы, занятости;

- обеспечение определенного временного формата занятости молодежи в период социально-экономического кризиса;

- содействие получению гражданами необходимого опыта, знаний и навыков для повседневной жизни, реализации собственных идей и социальных проектов;

- предоставление возможности гражданам быть полезным другим, быть причастным к деятельности учреждения;

- предоставление возможности гражданам применить собственные знания и навыки, способности, которые не реализуются в процессе основной профессиональной деятельности;

- компенсация дефицита общения и отвлечение граждан от личных проблем, связанных с возрастом и одиночеством;

- предоставление возможности применения гражданами имеющегося жизненного и профессионального опыта.

2.3 Задачи, связанные с организацией труда добровольца связаны не только с осуществляемой им деятельности, но и с удовлетворением его потребностей и интересов.

2.4 Задачи организации добровольческой деятельности в учреждении определяются на основе потребностей учреждения и благополучателей, с учетом возрастных групп добровольцев, и прямо связаны с мотивированием к добровольной работе.

3. Организация добровольческой деятельности в учреждении

3.1 Планирование добровольческой деятельности в учреждении.

3.1.1 Планирование добровольческой деятельности в учреждении целесообразно начинать с разработки положения о добровольческой деятельности в учреждении культуры (далее - Положение).

3.1.2 Решение об организации и использовании труда добровольцев в учреждении принимается руководителем. Решение оформляется приказом или иным нормативным актом учреждения.

3.1.3 Положение утверждается руководителем и может включать описание:

- добровольческих программ, проектов или акций, к реализации которых привлекаются добровольцы, структурных подразделений, в которых планируется развивать добровольную работу;

- характера деятельности, которую будут осуществлять добровольцы;

- механизмов регулирования взаимоотношений между учреждением и добровольцами;

- порядка организации добровольческой деятельности в учреждении, в том числе описание материально-технического и другого ресурсного обеспечения добровольцев в процессе осуществления деятельности, правил взаимодействия штатного персонала и добровольцев;

- ответственности и полномочий добровольцев, правил работы добровольцев с благополучателями, правил безопасности и внутреннего распорядка;

- порядка учета и контроля работы добровольцев.

При разработке Положения необходимо опираться на административные регламенты учреждения, прежде всего, в части предоставления информации.

С содержанием Положения должны быть ознакомлены все штатные сотрудники.

3.1.4 При планировании добровольных работ руководству учреждения важно определить:

- области деятельности организации, которые необходимо и возможно развивать силами добровольцев, структурные подразделения, в которых могут действовать добровольцы;

- программы, проекты, акции, мероприятия, которые прямо решают поставленные перед организацией задачи, но не имеют достаточных человеческих ресурсов;

- общие виды работ, которые не требуют постоянной занятости, полноценной нагрузки, повседневной занятости, но не могут быть выполняемы имеющимся персоналом;

- деятельность, рассчитанную на благополучателей, которую необходимо расширять, и которая может быть выполнена добровольцами при определенной подготовке и обучении.

Добровольческую деятельность не следует планировать и осуществлять взамен имеющихся вакансий учреждения или параллельно существующим ставкам персонала учреждения.

3.1.5 Планирование работы добровольцев и их привлечение к участию в деятельности учреждения осуществляется уполномоченным лицом - координатором. Функции координатора может выполнять по совместительству штатный сотрудник учреждения. В случае реализации учреждением специальной благотворительной программы с участием добровольцев, совместно с общественной или иной некоммерческой организацией, функции координатора может исполнять сотрудник этой организации.

3.1.6 Основными функциями координатора являются:

- планирование добровольческой деятельности и добровольных работ;

- определение и описание добровольческих вакансий;

- информирование сотрудников учреждения об организации и использовании труда добровольцев в учреждении;

- информирование благополучателей о добровольческой помощи в учреждении;

- привлечение и мотивирование добровольцев;

- проведение собеседований и отбор добровольцев;

- организация и координирование процесса добровольческой деятельности;

- обеспечение безопасности работы добровольцев;

- контроль и учет добровольных работ;

- представление интересов добровольцев перед руководством учреждения;

- определение эффективности добровольческой деятельности в учреждении.

3.2 Оценка потребности учреждения в добровольческих ресурсах.

3.2.1 Для оценки потребности учреждения в добровольческой деятельности необходимо осуществить общую оценку потребностей учреждения в добровольческих ресурсах:

- перечислить все основные существующие и планируемые в ответ на потребности благополучателей виды деятельности в учреждении;

- отметить те, которые могут осуществляться исключительно сотрудниками учреждения;

- отметить те из них, которые могут выполняться добровольцами;

- определить потребность учреждения в добровольческих ресурсах с учетом количества заинтересованных в добровольческой помощи благополучателей, объемов добровольческой деятельности и добровольных работ.

3.3 Методы определения видов добровольных работ, необходимых учреждению.

3.3.1 Виды добровольных работ определяются на основе потребностей благополучателей, принимая во внимание, что:

- добровольческая деятельность направлена преимущественно на удовлетворение индивидуальных и групповых потребностей благополучателей;

- обязанности добровольцев не могут дублировать должностные обязанности персонала учреждения.

Добровольческая деятельность в сфере культуры в зависимости от назначения, подразделяется на следующие виды:

- добровольчество в сфере библиотечного дела;

- добровольчество в образовательных учреждениях культуры;

- добровольчество в сфере фестивальной деятельности;

- добровольчество в музейной сфере;

- добровольчество в сфере сохранения материального культурного наследия.

Поручаемая добровольцу работа может требовать специальной подготовки и наличие соответствующей лицензии. В таком случае учреждение вправе запросить подтверждающий документ или предложить добровольцу пройти специальную подготовку и получить лицензию.

3.3.2 Перечень видов добровольных работ формируется исходя из потребностей учреждения в дополнительных работах по обеспечению расширения спектра собственной деятельности и повышения уровня ее качества.

3.3.3 При составлении перечня добровольных работ в учреждении, учитываются потребности и рекомендации сотрудников учреждения, количество добровольцев, работу которых учреждение способно организовать, планируемый возраст добровольцев, их квалификацию и творческий потенциал.

3.4. Формирования перечня добровольческих вакансий для добровольной работы.

3.4.1 Перечень добровольческих вакансий формируются на основе перечней видов добровольческой деятельности в учреждении. При формировании перечня добровольческих вакансий определяются обязанности добровольцев по исполнению работ, а также ресурсы, необходимые для их обеспечения.

3.5 Условия, необходимые для организации добровольной работы в учреждении.

3.5.1 Для уменьшения текучести добровольческих кадров учреждению необходимо создавать определенные организационные, кадровые, информационные, материально-технические и экономические условия для добровольной работы граждан. Среди условий, которые при наличии возможности может обеспечить учреждение для работы добровольцев, выделяются следующие:

- ресурсное обеспечение работы добровольцев (информация, расходные материалы, бесплатно, либо льготное питание, исправная оргтехника и пр.);

- стимулы для добровольцев (символика и атрибутика, организация отдыха и досуга - экскурсии, клубное общение и т.п.);

- квалифицированная организация работы добровольцев (компенсация затрат добровольца на прибытие к месту проведения деятельности и обратно и т.п.).

3.5.2 Стимулы для добровольцев могут быть следующими:

- отличие за качественную работу, как самим учреждением, так и через поощрения добровольцев со стороны органов государственной (муниципальной) власти, других организаций;

- информирование общественности о достижениях добровольцев, в т.ч. в средствах массовой информации, накопление памяти о вкладе добровольцев в деятельность учреждения (фотовыставки в учреждении, запись в добровольческой биографии);

- фиксация добровольческой деятельности в личной книжке добровольца (при ее наличии);

- возможность общения в рамках проекта со значимыми людьми, доступ к новой информации и новым социальным группам;

- приобщение к новым видам деятельности - международному, межрегиональному, региональному мероприятию (проекту, акции);

- доступ к разнообразным ресурсам в рамках проектов, программ - информационным, финансовым и т.п.;

- приобщение к новым знаниям для получения новых профессиональных и жизненных навыков, опыта новой работы, значимого для добровольца;

- возможность для самореализации (участие в новых программах и т.д.);

- возможность участия в управлении проектом, программой для получения организационного опыта;

- написание рекомендательных писем для последующего трудоустройства, поступления в учебное заведение и пр.;

- возможность получения услуг на льготных условиях, например, в кафе при учреждении.

3.6 Привлечение добровольцев.

3.6.1 Привлечение добровольцев для работы в учреждении осуществляется координатором самостоятельно или с привлечением партнерских организаций (общественных, некоммерческих) и включает в себя:

- поиск и набор добровольцев;

- проведение собеседований, выявление мотиваций и отбор добровольцев;

- информирование и ориентирование добровольцев.

В целях привлечения добровольцев в учреждение, координатор:

- распространяет информацию о наличии добровольческих вакансий, в т.ч. через средства массовой информации;

- проводит кампании по набору добровольцев в учебных заведениях, государственных и негосударственных, социально ориентированных некоммерческих организациях, иных учреждениях;

- организует набор, собеседования и отбор добровольцев, в т.ч. на основе конкурса;

- отбирает и привлекает для работы в учреждении добровольческие центры и объединения, а также некоммерческие организации, осуществляющие добровольческую деятельность;

- проводит первичное информирование, ориентирование, инструктаж добровольцев.

3.7 Организация работы добровольцев в учреждении.

Организация работы добровольцев в учреждении предусматривает две фазы: подготовку и сопровождение.

3.7.1 Подготовка добровольцев к работе в учреждении включает в себя:

- проведение собеседований и отбор;

- первичное мотивирование для работы в учреждении;

- обучение (инструктаж, курсы) в соответствии с планируемыми добровольческими работами;

- согласование обязанностей и полномочий добровольцев;

- заключение соглашения учреждения с добровольцем, делегирование полномочий.

3.7.2 Сопровождение работы добровольцев осуществляется координатором (в т.ч. с привлечением специалистов) и предусматривает:

- поддержку работы добровольцев (консультирование, помощь в разрешении конфликтов, организационных и технических проблем, повышение квалификации, предоставление дополнительной информации и т.п.);

- мониторинг (учет, контроль) и оценку работы добровольцев;

- обеспечение реализации интересов и потребностей добровольцев, проведение досуговых и культурных мероприятий и т.п.;

- стимулирование добровольцев (поощрение, дополнительные стимулы, например, рекомендательные письма);

- продвижение добровольцев (предоставление рекомендательных писем и ходатайств, назначение на руководящие места для добровольной работы, расширение полномочий и т.п.).

3.7.3 Сопровождение деятельности добровольцев в учреждении включает в себя также обеспечение безопасности их работы, которое осуществляет координатор добровольцев, а также руководство учреждения и предусматривает:

а) ограничение занятости добровольца в пределах до 6 часов в день;

б) недопущение добровольцев к работе:

- требующей специальной профессиональной подготовки и лицензирования;

- в ночное время (если иное не оговорено соглашением);

- в местах повышенного риска (например, риска травматизма);

- без инструктажа по технике безопасности;

- без средств индивидуальной защиты (при необходимости);

- без специальной подготовки для работы с благополучателями, имеющими психические нарушения и девиантное поведение;

- по исполнению должностных обязанностей оплачиваемого персонала учреждения.

4. Регулирование взаимоотношений между учреждением и добровольцем

4.1 Отношения между учреждением и добровольцем целесообразно регулировать Положением, инструкциями и другими внутренними документами учреждения. Права, обязанности и полномочия учреждения и добровольца в процессе взаимодействия фиксировать гражданско-правовым актом - соглашением учреждения с добровольцем, которое разрабатывается учреждением на основе типового соглашения (прилагается).

4.2 В целях обеспечения реализации добровольцем предоставленных ему полномочий, учреждение вправе выдавать ему соответствующее удостоверение. В целях фиксации практики добровольного труда добровольца ему может выдаваться "Личная книжка добровольца", которая заполняется координатором добровольцев. В "Личную книжку добровольца" заносятся сведения о добровольце, его добровольном труде и периоде работы в учреждении, а также об обучении и поощрениях.

4.3 Права и ответственность добровольца и учреждения.

4.3.1 Доброволец имеет право:

- быть информированным о деятельности учреждения и проходить соответствующее обучение;

- принимать меры по получению дополнительной и повышению имеющейся квалификации (не в ущерб заявленной работе);

- принимать участие в мероприятиях учреждения;

- отказаться от предложенных учреждением работ и поручений;

- получать компенсацию (возмещение) затрат, связанных с выполнением работ, определенных соглашением (кроме оплаты его труда);

- получить от организации письменный отзыв о своей работе;

- давать предложения о создании новых или развитии уже существующих проектов организации, требующих участие добровольцев.

4.3.2 Доброволец несет ответственность:

- за выполнение работ, определенных соглашением, и их качество;

- за корректное использование информации о деятельности учреждения;

- за соответствие его действий при выполнении работ, определенных настоящим соглашением, уставным нормам учреждения;

- за сохранение, переданного ему в пользование имущества учреждения;

- за предоставление отчета о работе ответственному лицу организации;

- за разглашение сведений, носящих в учреждении конфиденциальный характер;

- за выполнение правила внутреннего распорядка организации.

4.4 Права и ответственность учреждения.

4.4.1 Учреждение имеет право:

- рассчитывать на качественное выполнение порученных работ и выполнение взятых добровольцем на себя обязательств;

- предлагать добровольцу изменить вид деятельности;

- отказаться от услуг добровольца;

- требовать уважительного отношения к учреждению, благополучателям, штатным сотрудникам, партнерам;

- получить от добровольца в соответствии с заключенным соглашением необходимые для работы документы, касающиеся его квалификации, если требуется - справку о состоянии здоровья и рекомендации других лиц.

4.4.2 Учреждение несет ответственность:

- за предоставление добровольцу информации о деятельности учреждения;

- за привлечение добровольца к мероприятиям учреждения;

- за создание благоприятных и безопасных условий работы добровольца;

- за разрешение конфликтных ситуаций, возникающих в результате деятельности добровольца, определенной настоящим соглашением.

5 Учет и контроль добровольческой деятельности

Формы учета и контроля добровольческой деятельности труда определяются учреждением самостоятельно исходя из периодичности, массовости, и характера задач привлекаемых добровольцев.

6 Оценка и определение эффективности добровольческой деятельности

6.1 Эффективность добровольческой деятельности целесообразно определять экспертной комиссией, состав которой утверждается приказом или иным нормативным актом учреждения.

6.2 Оценка эффективности учреждения в области добровольчества подразумевает определение степени участия добровольцев в процессе его деятельности, выявление проблем и конфликтных ситуаций, нахождение способов реагирования на них, способов их решения и способов профилактики. В ходе оценки анализируется, как работа добровольцев, так и работа с координатора и других лиц, ответственных за организацию добровольческой деятельности.

6.3 Возможны четыре основных вида оценки результативности добровольного труда:

- количественная оценка (оценка по количественным показателям);

- экономическая оценка (оценка по финансовым показателям);

- общественная оценка (оценка заинтересованных лиц и организаций).

6.3.1. При количественной оценке результатов и эффективности работы добровольцев в учреждении применяются следующие показатели:

- количество добровольческих акций и программ, организованных учреждением;

- количество утвержденных добровольческих вакансий;

- количество добровольцев, привлеченных для работы в учреждении;

- количество добровольцев, прекративших отношения с учреждением;

- количество добровольцев, прошедших по инициативе учреждения специальную подготовку и обучение;

- количество добровольцев, получивших поощрения за добровольный труд;

- количество видов добровольческой деятельности, в осуществлении которых участвовали добровольцы;

- количество соглашений, оформленных с добровольцами;

- количество часов, отработанных добровольцами;

- количество благополучателей, которым добровольцы оказали помощь;

- количество проведенных добровольческих акций, мероприятий;

- количество добровольцев, которых привлекли к работе в учреждении сами добровольцы;

- количество специальных мероприятий, проведенных в учреждении для добровольцев;

- количество добровольцев, привлекаемых на постоянной основе;

- количество добровольцев, привлекаемых на временной и разовой основе;

- количество публикаций о работе добровольцев, размещенных учреждением;

- количество предложений и инициатив добровольцев, реализованных учреждением.

6.3.2. Экономическая (финансовая) оценка.

Результаты финансовой оценки целесообразно формировать с использованием следующих показателей:

а) деятельность учреждения в части ресурсного обеспечения работы добровольцев:

- общее количество привлеченных (израсходованных) учреждением финансовых средств для обеспечения работы добровольцев;

- общий объем привлеченных (израсходованных) учреждением материальных ресурсов в натуральном выражении для обеспечения работы добровольцев;

- структура источников привлечения финансовых и материальных средств учреждения для обеспечения работы добровольцев;

- структура расходов учреждения на обеспечение работы добровольцев по направлениям деятельности;

б) Добровольческая деятельность и добровольный труд граждан в учреждении:

- условная стоимость работ, осуществленных добровольцами в финансовом выражении;

- условная стоимость материальных ресурсов, услуг сторонних организаций, привлеченных добровольцами для оказания помощи благополучателям учреждения и организации добровольной работы в финансовом выражении;

- общий объем внебюджетных финансовых средств, привлеченных добровольцами для деятельности учреждения в интересах получателей культурных благ.

Наиболее простым способом определения экономической эффективности является сравнение затрат учреждения на организацию добровольной работы и условной стоимости работ, выполненных добровольцами.

6.3.3. Общественная оценка:

При проведении общественной оценки используются следующие показатели:

- наличие статей и публикаций (в т.ч. публичных отчетов) о добровольческой деятельности и добровольной работе граждан в учреждении;

- прозрачность экономических основ организации добровольческой деятельности и поддержки добровольческих инициатив;

- наличие совместных программ и факты практического сотрудничества учреждения с негосударственными организациями;

- участие учреждения в региональных, межрегиональных, национальных акциях, мероприятиях, форумах, конференциях в области добровольчества;

- получение учреждением государственной поддержки добровольческих инициатив;

- наличие спонсорской или попечительской поддержки добровольческих инициатив;

- известность добровольческих программ учреждения среди населения;

- получение учреждением дипломов, наград и других поощрений за организацию добровольческой деятельности.

Типовое соглашение
государственного (муниципального) учреждения культуры с добровольцем

      Настоящее  соглашение  является  внутренним  документом  учреждения

_________________________________________________________________ (далее#

Учреждение   в   лице    координатора   по    работе   с    добровольцами

__________________________________________, (далее - координатор) с одной

                   ФИО

стороны и ________________________________________, (далее - доброволец),

                           ФИО

с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. учреждение и доброволец действуют совместно в интересах подопечных/клиентов учреждения, в соответствии с уставными целями и задачами учреждения;

2. учреждение предоставляет добровольцу место для добровольной работы (добровольческую вакансию): /название вакансии/

      Сфера ответственности:

_________________________________________________________________________

      Обязанности:

________________________________________________________________________;

3. доброволец принимает на себя обязательства по добровольному и безвозмездному выполнению следующих работ:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

4. время работы добровольца составляет ____ часов в неделю (часов в месяц);

5. учреждение предоставляет добровольцу необходимые условия для выполнения принятых им обязательств:

а) направляет добровольца в следующее структурное подразделение

_________________________________________________________________________

                   наименование подразделение

_________________________________________________________________________

      б) учреждение предоставляет добровольцу:

рабочее место

________________________________________________________________________,

материальные ценности

________________________________________________________________________,

возможность принимать участие в общих мероприятиях _____________________,

обучение __________________________,

необходимую информацию __________________________,

иное

_____________________________________________________,

      в) иное

________________________________________________________________________.

6. Права и ответственность добровольца.

Доброволец имеет право:

- быть информированным о деятельности учреждения и проходить соответствующее обучение;

- принимать участие в добровольческой деятельности, организуемой учреждением;

- отказаться от предложенных учреждением работ и поручений;

- получать компенсацию (возмещение) затрат, связанных с выполнением работ, определенных настоящим соглашением (кроме оплаты его труда);

Доброволец несет ответственность:

- за выполнение работ, определенных настоящим соглашением, и их качество;

- за корректное использование информации о деятельности учреждения;

- за соответствие его действий при выполнении работ, определенных настоящим соглашением, уставным нормам учреждения;

- за сохранение, переданного ему в пользование имущества учреждения;

- иное __________________________________.

7. Права и ответственность учреждения.

Учреждение имеет право:

- рассчитывать на качественное выполнение порученных работ и выполнение взятых добровольцем на себя обязательств;

- предлагать добровольцу изменить вид деятельности; отказаться от услуг добровольца;

- требовать уважительного отношения к учреждению, его клиентам (благополучателям), персоналу, партнерам;

- указывать в годовых отчетах о деятельности имя добровольца и результаты его работы;

- иное: __________________________________

Учреждение несет ответственность:

- за предоставление добровольцу информации о деятельности учреждения;

- за привлечение добровольца к мероприятиям учреждения;

- за создание благоприятных и безопасных условий работы добровольца;

- за разрешение конфликтных ситуаций, возникающих в результате деятельности добровольца, определенной настоящим соглашением;

- иное: _________________________________________.

Дополнительные условия:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

8. Настоящее соглашение может быть расторгнуто по желанию одной из сторон, с оповещением другой стороны не менее, чем за 7 календарных дней.

9. Подписи и реквизиты сторон:

Учреждение

Доброволец