Приложение N 3. Регламент работы коллегии Федерального агентства железнодорожного транспорта

Приложение N 3

Утверждено
приказом Росжелдора
от 13 марта 2019 г. N 103

Регламент
работы коллегии Федерального агентства железнодорожного транспорта

Регламент работы коллегии Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - Регламент) устанавливает порядок планирования, организации подготовки, проведения заседаний коллегии и контроля за исполнением решений коллегии.

II. Порядок проведения заседаний коллегии

11. По решению председателя коллегии заседания коллегии могут проводиться:

11.1. В обычном и расширенном составах, а также в виде закрытого заседания, если на обсуждение коллегии внесены вопросы конфиденциального характера либо затрагивающие сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну.

Проведение заседания коллегии в обычном составе предполагает участие членов коллегии Росжелдора, а также до 25 человек, приглашенных по рассматриваемым в повестке заседания вопросам.

Проведение заседания коллегии в расширенном составе предполагает участие членов коллегии Росжелдора, а также участников заседания коллегии, общее количество которых превышает в два раза и более число членов коллегии.

11.2. Совместно с заседаниями коллегий, проводимыми другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

11.3. Выездные.

12. Перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на совместных заседаниях коллегий, формируется на основании планов работ коллегий, а также предложений руководителей структурных подразделений Росжелдора, согласованных с заместителями руководителя Росжелдора, в соответствии с распределением обязанностей.

Сформированный перечень вопросов для обсуждения на совместных заседаниях коллегий согласовывается председателем коллегии и руководителем соответствующего коллегиального органа.

13. Председательство совместными заседаниями коллегий осуществляется руководителями соответствующих коллегиальных органов.

14. Регламент проведения заседания коллегии определяется на заседании коллегии её членами по предложению председательствующего.

Время для докладов по рассматриваемым на заседании коллегии вопросам устанавливается, как правило, в пределах 20-25 минут, для содокладов - до 15 минут, для выступлений в прениях - до семи минут.

15. Решения коллегии принимаются, как правило, общим согласием членов коллегии. По решению председательствующего на заседании коллегии может быть проведено голосование. В этом случае решение принимается большинством голосов членов коллегии. При равенстве голосов решающим является голос председательствующего на заседании коллегии.

16. Члены коллегии, имеющие форменную одежду установленного образца, обязаны участвовать в ее работе в соответствующей форменной одежде.

III. Обеспечение деятельности коллегии

17. Информирование представителей Общественной палаты Российской Федерации (далее - Общественная палата) и членов Общественного совета при Росжелдоре (далее - Общественный совет) о дате, времени, месте проведения и повестке заседания коллегии осуществляется заблаговременно ответственным исполнителем.

18. Уведомления об участии членов Общественной палаты и членов Общественного совета в заседании коллегии направляются в Росжелдор не позднее чем за пять дней до дня проведения заседания коллегии.

В уведомлении указываются сведения, необходимые для обеспечения участия членов Общественной палаты и членов Общественного совета в заседании коллегии.

19. Приглашение лиц из числа указанных в пункте 16 Положения о коллегии Росжелдора и членов Экспертного совета при Правительстве Российской Федерации для участия в заседании коллегии осуществляется ответственным исполнителем по решению председателя коллегии.

При подготовке итоговых заседаний коллегии, приглашения участников коллегии осуществляются в соответствии с утвержденными председателем коллегии квотами.

20. Ответственный исполнитель в день проведения заседания коллегии обеспечивает сотрудников для встречи и сопровождения участников заседания коллегии.

21. Участникам заседания коллегии разрешается проносить в зал заседания звукозаписывающие устройства, а также видео-, фотоаппаратуру и средства связи по решению председателя коллегии (за исключением лиц, ответственных за подготовку итоговых документов коллегии).

22. ФКУ "Управление служебных зданий федеральных органов исполнительной власти в области транспорта" совместно с Административно-кадровым управлением Росжелдора обеспечивает:

22.1. Готовность зала заседания коллегии к проведению мероприятия.

22.2. Подготовку необходимого количества презентационных, справочных материалов и канцелярских принадлежностей.

22.3. Наличие необходимых средств связи и презентационного оборудования, установку микрофонов в зале заседания коллегии, аудиозапись, а при необходимости онлайн-трансляцию и видеозапись хода заседания коллегии.

22.4. Регистрацию участников заседаний коллегии.

23. Административно-кадровое управление по согласованию с председателем коллегии:

23.1. Готовит и публикует на официальном сайте Росжелдора анонс о проведении заседаний коллегии, в котором отражается дата проведения заседаний, вопросы, вносимые на обсуждение, а также ссылки на материалы или разделы сайта, где будут представлены доступные материалы.

23.2. Осуществляет приглашение и аккредитацию представителей средств массовой информации (далее - СМИ) на открытые заседания коллегии.

23.3. Представляет СМИ информацию о вопросах, подлежащих рассмотрению на заседаниях коллегии.

23.4. Организует прибытие, пропуск, сопровождение представителей СМИ, устанавливает продолжительность их участия и порядок проведения звукозаписи, видео- и фотосъемки на заседаниях коллегии.

23.5. По окончании заседаний коллегии организует пресс-конференции (брифинги) по рассмотренным на заседаниях вопросам.

IV. Порядок подготовки материалов к заседаниям коллегии

24. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседаниях коллегии включает анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков, причин, их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогноз результатов от их реализации.

25. Подготовка материалов к заседаниям коллегии возлагается на членов коллегии и ответственных исполнителей, указанных в плане работы коллегии, а также ответственного секретаря коллегии.

Ответственным исполнителем является подразделение, стоящее в плане работы коллегии первым.

26. Перечень материалов, подготавливаемых к заседанию коллегии:

26.1. Повестка заседания коллегии (готовится ответственным секретарем коллегии).

Повестка заседания коллегии определяется, как правило, в соответствии с планом работы коллегии, утверждается председателем коллегии не позднее чем за 10 дней до проведения заседания коллегии и рассылается ответственным секретарем коллегии членам коллегии.

26.2. Порядок проведения заседания коллегии (готовится ответственным секретарем коллегии).

Порядок проведения предполагает подготовку сценария ведения заседания коллегии.

26.3. Аналитическая справка по вопросу, внесенному на обсуждение коллегии (готовится ответственным исполнителем).

26.4. Проект протокола коллегии (готовится ответственным исполнителем).

Проект постановления коллегии включает констатирующую и постановляющую части с указанием исполнителей и сроков выполнения поручений.

26.5. Тезисы выступления председателя коллегии по обсуждаемому вопросу, вопросы председателя коллегии к докладчикам и выступающим (готовятся ответственным исполнителем).

26.6. Доклады и выступления по вопросу повестки заседания коллегии (готовятся ответственными исполнителями и соисполнителями).

При необходимости доклад или выступление сопровождаются презентационными материалами.

26.7. Списки членов коллегии и участников заседания коллегии (готовятся ответственным секретарем коллегии).

Списки участников заседания коллегии готовятся на основании предложений заместителей руководителя Росжелдора и руководителей подразделений Росжелдора.

26.8. Список лиц, желающих выступить на заседании коллегии (готовятся ответственным секретарем коллегии).

Список лиц, желающих выступить на заседании коллегии готовится на основании предложений заместителей руководителя Росжелдора и руководителей подразделений Росжелдора.

При необходимости к указанным материалам могут прилагаться проекты правовых актов, подготовленные в рамках вносимых на обсуждение коллегии вопросов.

27. Соисполнители не позднее чем за месяц до даты рассмотрения вопроса на планируемом заседании коллегии представляют ответственному исполнителю:

27.1. Согласованные с руководителями заинтересованных структурных подразделений Росжелдора, курирующими заместителями руководителя Росжелдора предложения в проект протокола коллегии, включающие краткую констатирующую и постановляющую части, с указанием исполнителей и сроков выполнения поручений.

27.2. Информационно-справочный материал для включения в аналитическую справку по рассматриваемому вопросу.

27.3. Предложения в порядок проведения заседания коллегии с указанием кандидатуры выступающего.

27.4. Предложения в список лиц, приглашаемых для участия в заседании коллегии.

28. Ответственный исполнитель обобщает поступившие от соисполнителей информационно-справочные материалы и предложения, на основе которых готовит, визирует и за 15 календарных дней до установленной даты проведения заседания коллегии представляет ответственному секретарю коллегии материалы, указанные в пунктах 26.3-26.5 настоящего Регламента, а также доклад по вопросу и предложения по порядку проведения заседания коллегии.

Кандидатуры в списки лиц, указанные в пунктах 26.7-26.8 настоящего Регламента направляются ответственному секретарю коллегии не позднее чем за месяц до установленной даты проведения заседания коллегии с целью их своевременного согласования и приглашения.

29. Руководитель структурного подразделения Росжелдора, руководитель подведомственной Росжелдору организации, выступающий на заседании коллегии, за семь календарных дней до установленной даты проведения заседания коллегии представляет ответственному секретарю коллегии свое выступление в письменном и электронном виде, а также презентационные материалы в случае их наличия.

30. Сформированные ответственным секретарем коллегии и одобренные руководителем Росжелдора материалы к заседаниям коллегии тиражируются ФКУ "Управление служебных зданий федеральных органов исполнительной власти в области транспорта" совместно с Административно-кадровым управлением, а также структурными подразделениями Росжелдора, являющимися ответственными исполнителями.

31. Для координации вопросов, связанных с подготовкой заседания коллегии, может создаваться рабочая группа, возглавляемая руководителем (и.о. руководителя Росжелдора). В состав РГ включаются: заместители руководителя, руководитель подразделения, определенного ответственным исполнителем, ответственный секретарь коллегии, руководители подразделений, являющихся соисполнителями, а также подразделений, на которые настоящим Регламентом возложено обеспечение деятельности коллегии.

32. Персональная ответственность за качество подготавливаемых (дорабатываемых) материалов коллегии, достоверность содержащихся в них сведений и соблюдение сроков представления материалов возлагается на руководителя подразделения, определенного ответственным исполнителем.

При подготовке итоговых заседаний коллегии ответственность возлагается на руководителя подразделения, определенного ответственным исполнителем, а также на руководителей структурных подразделений (соисполнителей) в части их компетенции.

33. При представлении ответственному секретарю коллегии материалов, не соответствующих требованиям настоящего Регламента, и невозможности приведения их в соответствие с требованиями настоящего Регламента либо при нарушении установленных сроков их представления ответственный секретарь коллегии докладывает об этом председателю коллегии для принятия решения.

34. Материалы коллегии, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, предоставляются в Первый отдел Росжелдора за семь дней до проведения заседания коллегии для тиражирования и доведения работниками Первого отдела до членов коллегии и других заинтересованных лиц в установленном порядке за три дня до проведения заседания коллегии.

35. Порядок подготовки материалов по вопросам, вносимым на рассмотрение совместных заседаний коллегий, устанавливается в каждом конкретном случае отдельно путем издания поручения о подготовке к проведению совместного заседания коллегий.

36. При подготовке к итоговым заседаниям коллегии материалы готовятся в соответствии с настоящим Регламентом и методическими указаниями по проведению итоговых заседаний коллегий федеральных органов исполнительной власти.

При необходимости сроки подготовки и представления материалов к итоговым заседаниям коллегии устанавливаются отдельным поручением председателя коллегии.

V. Требования, предъявляемые к материалам коллегии

37. Проект протокола коллегии включает в себя констатирующую (при необходимости) и постановляющую части. В констатирующей части в краткой форме излагается существо и ход рассматриваемого вопроса, в постановляющей части - принятые решения и конкретные поручения с указанием сроков и лиц (подразделений), ответственных за их исполнение.

38. Аналитическая справка:

38.1. Содержит:

а) краткое и объективное изложение существа вопроса, вносимого на обсуждение коллегии;

б) описание недостатков, существующих проблем и возможных путей их решения;

в) анализ соответствующих действующих нормативных правовых актов;

г) оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации;

д) прогноз результатов реализации мероприятий, предусмотренных проектом решения.

38.2. Визируется ответственным исполнителем и курирующим заместителем руководителя Росжелдора.

39. Объем текста, как правило, для проекта постановления коллегии и аналитической справки не должен превышать пяти страниц, кроме проекта постановления итоговой коллегии.

40. Объем презентационных материалов по рассматриваемому вопросу, как правило, не должен превышать 15 слайдов, кроме презентации к докладу о результатах работы за отчетный год и основных направлениях деятельности Росжелдора на плановый период на итоговых заседаниях коллегии.

VI. Порядок ознакомления с материалами коллегии

41. Ответственный секретарь коллегии не позднее чем за три календарных дня до даты проведения заседания коллегии:

41.1. Направляет в печатном или электронном виде материалы коллегии председателю и членам коллегии.

41.2. По указанию председателя коллегии знакомит с материалами коллегии лиц, приглашенных на ее заседание.

42. При подготовке к итоговому заседанию коллегии Административно-кадровым управлением Росжелдора заблаговременно (за 10 календарных дней) направляется представленный ответственным исполнителем проект итогового доклада о результатах работы за отчетный год и основных направлениях деятельности Росжелдора на плановый период в:

42.1. Общественный совет (решение/заключение Общественного совета по итогам рассмотрения итогового доклада в обязательном порядке включается в состав материалов к итоговому заседанию коллегии).

42.2. Счетную палату Российской Федерации.

42.3. Общественную палату.

42.4. Профильные комитеты Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.

42.5. Российскую академию наук.

42.6. Экспертный совет при Правительстве Российской Федерации.

VII. Порядок подготовки итоговых документов коллегии

43. Результаты обсуждения вопросов на заседаниях коллегии оформляются протоколом коллегии в порядке, установленном настоящим Регламентом, подписываются председательствующим на заседании коллегии и реализуются при необходимости путем издания соответствующих приказов Росжелдора.

44. Проекты правовых актов, подготовленных в рамках вопросов, обсужденных на заседании коллегии:

44.1. В течение 10 календарных дней, если председателем коллегии не установлен иной порядок, дорабатываются ответственным исполнителем с учетом высказанных в ходе заседания замечаний и предложений и направляются для согласования с:

а) членами коллегии, ответственными за направления деятельности Росжелдора, по которым на заседании коллегии высказаны замечания и предложения;

б) Административно-кадровым управлением Росжелдора;

в) Управлением учебных заведений и правового обеспечения - для проведения правовой экспертизы.

Рассмотрение и согласование данных документов осуществляются в течение семи рабочих дней с момента поступления материалов на согласование.

44.2. Представляются в установленном порядке на подпись руководителю Росжелдора ответственным исполнителем.

44.3. Направляются в установленном порядке в подразделения Росжелдора, которым в проекте решения коллегии даются поручения, в Административно-кадровое управление и ответственному секретарю коллегии.

45. Протоколы коллегии:

45.1. Готовятся в соответствии с требованиями, указанными в главе 5 настоящего Регламента, ответственным секретарем коллегии во взаимодействии с ответственным исполнителем в срок, не превышающий семи рабочих дней, если председателем коллегии не установлен иной срок.

Рассмотрение и согласование протоколов коллегии осуществляются в течение двух рабочих дней с момента поступления материалов на согласование.

В случае отсутствия замечаний и предложений в течение двух рабочих дней с момента направления на согласование проекта протокола коллегии, он считается согласованным.

45.2. Подписываются председателем коллегии и в трехдневный срок рассылаются ответственным секретарем коллегии членам коллегии, а также руководителям подразделений Росжелдора, которым даются поручения.

46. При необходимости для доработки проекта протокола коллегии с учетом замечаний и предложений, высказанных в ходе заседания коллегии, по предложению председательствовавшего на заседании коллегии формируется рабочая комиссия, которая обеспечивает окончательную доработку проекта протокола коллегии, его согласование с членами коллегии, руководителями структурных подразделений Росжелдора и проведение правовой экспертизы проекта протокола коллегии в Управлении учебных заведений и правового обеспечения.

47. Решения совместных заседаний коллегий оформляются совместными протоколами коллегий, которые подписываются председательствовавшими на заседаниях коллегий. Порядок оформления и издания таких протоколов коллегии определяется на указанных заседаниях коллегии.

48. Аудиозапись заседания коллегии осуществляется ФКУ "Управление служебных зданий федеральных органов исполнительной власти в области транспорта". Разрешение на ознакомление или предоставление копий аудиозаписи дается председателем коллегии.

VIII. Публикация итоговых документов коллегии

49. После проведения коллегии и согласования с председателем коллегии Административно-кадровым управлением на официальном сайте Росжелдора публикуется протокол заседания коллегии.

50. После проведения итоговой коллегии и согласования с председателем Административно-кадровым управлением на официальном сайте Росжелдора публикуются протокол заседания итоговой коллегии и другие материалы в соответствии с методическими указаниями (кроме протоколов коллегии, оформленных Первым отделом Росжелдора).

IX. Контроль за исполнением решений коллегии

51. Контроль за исполнением протоколов коллегии и актов (приказов, распоряжений, поручений) Росжелдора, утвержденных во исполнение постановлений коллегии, организуется заместителями руководителя Росжелдора, ответственными за соответствующие направления деятельности, а также Административно-кадровым управлением с привлечением представителей соответствующих структурных подразделений Росжелдора.

52. О невыполнении поручений, содержащихся в протоколе коллегии, и нарушении сроков их исполнения лица, ответственные за исполнение поручений, представляют на имя председателя коллегии докладную записку.

53. При необходимости внесения изменений в протокол коллегии, продления срока исполнения поручений, содержащихся в протоколе коллегии, исполнитель представляет на имя председателя коллегии мотивированную докладную записку.

54. Копии решений председателя коллегии передаются ответственному секретарю коллегии.