Глава 22. Методы управления командой проекта

Глава 22
Методы управления командой проекта

Команда проекта включает в себя участников с разными компетенциями, опытом, обязанностями. Одна из задач руководителя команды проекта - помочь членам команды видеть проект с точки зрения "большой картины" и направлять их к целям, поставленным клиентом. Для успешной реализации проекта необходимо четко определить задачи, обязанности и ответственность каждого из участников проекта. В настоящей главе рассмотрены этапы формирования и методы управления командой проекта.

Роли и обязанности

Матрица ролей и обязанностей может быть использована для определения ролей в рамках проекта и связанных с ним обязанностей. В ней прописываются требуемые роли и то, какие действия должны предпринять участники проекта. Также матрицей определяются дополнительные кадровые ресурсы, которые могут понадобиться для завершения проекта (специализированные подрядные или экспертные организации). По мере разработки проекта может быть создана более подробная матрица для назначения конкретных задач отдельным членам команды.

Табл. 26. Пример матрицы ролей и обязанностей

	Клиент	Руководитель проекта	Консультант 1	Консультант 2	Проектировщик	Генподрядчик	Подрядчик 1
Управление проектом	У	О	К	З
Разработка ТЗ	У	С	З	К	О
Планирование	У	О	К	И	И	И	И
Инженерные изыскания	У				С	О	И
Сбор ИРД	О	И	К	З	З
Проектирование	У	О		К	И	З
СМР	У			К	С	О	И
Ввод в эксплуатацию	У	О				И

У - утверждение

С - согласование

К - консультирование

О - ответственный (ответственный исполнитель)

И - исполнитель

З - ознакомлен

Организационные встречи команды

Перед тем, как команда приступит к работе, необходимо назначить первую организационную встречу. Так как часть команды присоединяется к работе на более поздних этапах (например, субподрядчики или консультанты по вводу здания в эксплуатацию), может потребоваться более одной организационной встречи.

На организационных встречах необходимо:

- представить стороны друг другу;

- создать контактный лист ответственных лиц;

- описать организационную структуру проекта;

- рассмотреть вопросы исходно-разрешительной документации (подготовка запросов в инстанции, получение необходимых разрешений и порядок необходимых действий и пр.);

- рассмотреть предварительное задание на проектирование и внести в него правки по результатам рассмотрения;

- рассмотреть стратегию выполнения проекта, предложенную клиентом;

- разработать план выполнения проекта;

- согласовать методы работы команды: методы коммуникации, способы и формы отчетности, утверждения и принятия решений, принципы составления протоколов и стандартов, стратегию управления документами и т. д.;

- обсудить варианты закупок и связанные с ними ограничения (предполагаются ли в проекте материалы или оборудование с долгим сроком поставки, к какому моменту следует зафиксировать в проектной документации эти позиции);

- определить необходимость дополнительных консультантов, проектировщиков, подрядчиков узких специальностей;

- определить неотложные задачи (например, заключение контрактов или получение исходных данных);

- согласовать график встреч.

Табл. 27. Пример контактного листа ответственных лиц

N	Компания	ФИО	Должность	Телефон	e-mail	Примечание
1
2
3

Проектные совещания

Проектирование - многодисциплинарный процесс, в котором участвуют архитекторы, конструкторы, инженеры и т. д. Обычно проектирование начинается в небольшой проектной группе, однако по мере развития проекта возникает потребность в специалистах, структура команды проектировщиков может стать более сложной. Процесс организации и координации команды проектировщиков, как правило, включает регулярные проектные совещания.

Проектные совещания инициируются генеральным проектировщиком или руководителем проекта. Темы обсуждений обычно не ограничиваются вопросами, связанными с разработкой проекта, - могут затрагиваться производственные вопросы или вопросы общего характера (например, порядок ведения авторского надзора). Поэтому важно, чтобы на проектных совещаниях также присутствовали представители команды консультантов клиента и подрядчики.

Повестку совещания следует планировать и рассылать заранее всем заинтересованным лицам. Она может включать:

- назначения и подготовка официальных приказов о назначении ответственных лиц;

- роли и обязанности членов команды проекта;

- способы коммуникации и методы отчетности (как именно следует проектировщикам информировать клиента о ходе проектирования, еженедельные отчеты, передача BIM моделей и пр.);

- стандарты и методы подготовки и передачи чертежей, расчетов и спецификаций;

- программа работ (этапы и описание этапов работ, перечень задач, находящихся в разработке и пр.);

- требования клиента;

- разработка задания на проектирование;

- недостаток данных и график получения исходно-разрешительной документации на участок строительства;

- рассмотрение запросов консультантов клиента;

- отчеты проектировщиков;

- вопросы, связанные с инженерными изысканиями, - достаточность данных, задания на изыскания или график получения результатов изысканий;

- варианты проектных решений и возможные проблемы при их реализации;

- конкретные технические проблемы;

- необходимость дополнительной информации и исследований;

- координация работы нескольких проектных групп и взаимосвязи решений;

- составление отчетов;

- следующие шаги в разработке проекта;

- получение согласований;

- прохождение экспертизы проектной документацией;

- разрешение на строительство;

- требования строительных норм;

- финансовые, страховые аспекты проекта;

- правовые вопросы проекта;

- дата следующего собрания.

Производственные совещания

На этапе строительства руководитель проекта проводит регулярные совещания по вопросам производства строительно-монтажных работ и прогресса строительства с подрядчиками и командой консультантов клиента. Прогресс строительства часто требует срочных решений, поэтому важно, чтобы лица, ответственные за принятие решений, также присутствовали на производственных совещаниях. Рекомендуется проводить производственные совещания раз в неделю с участием всех участников команды проекта, в том числе клиента или представителя клиента. В дополнение к совещаниям следует предусмотреть встречи на строительной площадке - они помогут лучше оценить реальный ход строительства.

На регулярных производственных совещаниях обсуждаются:

- общий график работ и графики работ на неделю подрядчиков;

- разрешения и согласования контролирующих органов - полученные и требуемые;

- закупки, графики поставки материалов, договоры поставки;

- ресурсы, количество рабочей силы и строительных машин на площадке;

- отчеты о проделанной работе подрядчика;

- отчеты о проделанной работе консультантов;

- расходы и контроль затрат;

- качество работ, основные дефекты и методы исправления ошибок;

- безопасность труда;

- вопросы к проектной документации.

По итогам производственного совещания необходимо подготовить протоколы для рассылки всем заинтересованным лицам с указанием, чтобы несогласие с пунктами протокола рассматривалось в течение определенного периода (например, одной недели).

Табл. 28. Пример протокола производственного совещания

Протокол производственного совещания					N 13	от 26.08.2018
В совещании участвовали:
N	Компания	ФИО	Должность	Телефон	e-mail	Примечание
1
2
3

N	Тема (раздел)	Вопрос	Ответственный	Дата инициации вопроса	Дата выполнения	Решение	Статус
1
2