Приложение. Методические рекомендации по организации выставочной деятельности в малых и средних городах субъектов Российской Федерации во исполнение Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. N 597 "О мероприятиях по реализации государственной социальной политики"

Приложение
к письму Заместителя
Министра культуры Российской
Федерации А.Ю. Маниловой
от 20 июня 2013 N 63-01-39/05-АМ

Методические рекомендации
по организации выставочной деятельности в малых и средних городах субъектов Российской Федерации во исполнение Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. N 597 "О мероприятиях по реализации государственной социальной политики"

Данные методические рекомендации нацелены на исполнение следующих положений Указа:

- "обеспечить создание до 1 марта 2013 г. передвижного фонда ведущих российских музеев для экспонирования произведений искусства в музеях и галереях малых и средних городов";

- "увеличить к 2018 году в два раза количество выставочных проектов, осуществляемых в субъектах Российской Федерации".

Порядок формирования передвижного фонда ведущих российских музеев на 2013-2014 и последующие годы будет осуществляться за счет проведения регулярно обновляемых передвижных выставок из собраний ведущих музеев. Предметы, участвующие в таких выставках будут составлять передвижной фонд ведущих российских музеев, направляемый для экспонирования в музеях малых и средних городов России.

Такой подход устраняет ряд серьезных организационных и правовых затруднений, позволяет ежегодно обновлять предлагаемые регионам выставки и их тематику, шире проводить работу по организации и проведению празднования памятных дат отечественой истории и культуры.

Минкультуры России совместно с субъектами Российской Федерации определили площадки, располагающие условиями для обеспечения сохранности и безопасности музейных предметов, на которых возможна организация показа передвижных выставок (Приложение N 1). Перечень выставочных площадок остается открытым и может расширяться с учетом новых предложений субъектов Российской Федерации.

Департамент культурного наследия Минкультуры России рассматривает заявки от ведущих музеев России на следующий год до 1 сентября текущего года.

Заявка (обоснование) состоит:

- концепция выставки;

- план-график показа выставки (не менее 2-3 мест экспонирования) в субъектах Российской Федерации, с подтверждением финансового обеспечения субъекта, где запланирована выставка;

- детализированный сметно-финансовый расчет общего бюджета выставки и запрашиваемого в Минкультуры России.

Минкультуры России финансирует данные выставки в рамках государственной программы Российской Федерации "Информационное общество (2011-2020 годы)" и федеральной целевой программы "Культура России (2012-2018 годы)".

Формирование и функционирование передвижных выставок из собраний ведущих российских музеев малых и средних городах субъектов Российской Федерации

Схема финансирования по исполнению Указа должна выглядеть следующим образом:

- средства федерального бюджета;

- средства бюджета субъекта Российской Федерации;

- другие привлеченные средства (инвесторов, спонсоров, меценатов).

За счет средств федерального бюджета будут покрываться расходы, связанные с подготовкой выставки (подготовка музейных предметов к экспонированию, дизайн и т.д.), страхованием, логистикой (транспорт, сопровождение выставки, направление специалистов и т.д.), что составляет от 60 до 70% от общей сметы выставки. Расходы по приему выставки - обеспечение необходимым оборудованием (приобретение витрин, установка света, сигнализация и т.д.) и информационному сопровождению покрываются за счет субъекта Российской Федерации, что составляет от 30 до 40% от общей сметы выставки.

Другие привлеченные средства (спонсоры, меценаты, инвесторы) могут существенным образом повлиять на организацию и проведение выставочного проекта, сделав его более масштабным и значимым.

Любой проект основан на тесных и взаимовыгодных партнерских отношениях между всеми участниками. Началом работы над выставочным проектом станет официальное письмо-запрос на имя директора музея. Как правило, сотрудники музея, направляющего выставку выезжают в музей, принимающий выставку. Такая ознакомительная поездка позволит специалистам не только оценить техническое состоящие музея и его потенциал, но и скорректировать контент выставки.

При формировании маршрута выставки целесообразно формировать "короткие" цепочки из принимающих музеев, например, из двух или трех музеев, что при направлении выставки из европейской в азиатскую часть страны позволит существенно сократить транспортные расходы в расчете на каждое из мест проведения выставки.

Возможны два варианта сотрудничества:

Первый вариант сотрудничества, когда ведущий российский музей сам формирует выставку по составу, тематике и предлагает ее к показу в субъектах Российской Федерации, выстраивая маршрут движения выставки.

Второй вариант сотрудничества более многоступенчатый. Музей формирует и направляет в регион свою рабочую группу. При подготовке к поездке составляется в схематичном виде проект возможной выставочной программы, которая может включать, например, в свой состав (кроме выставки) лекторий, выставку детского рисунка, публичную лекцию куратора выставки, концерт, намечается список необходимых рабочих встреч. Одной из важных задач, должно стать изучение предполагаемой целевой аудитории, что предполагает возможное сотрудничество с различными учреждениями культуры (музеями, библиотеками, концертными залами, театрами) и учебными заведениями, которые в перспективе смогут принимать участие в формируемой программе. Необходимо разработать PR-компанию выставочного проекта. Кроме творческих вопросов, предметом изучения рабочей группы становятся и вопросы, связанные с техническим состоянием принимающих музеев, состоянием систем обеспечения безопасности, вопросами взаимодействия с органами внутренних дел и пожарной охраной, наличием необходимого выставочного оборудования. Необходимо ознакомление с возможностями гостиниц по размещению участников проекта.

Подготавливаются и обсуждаются с партнерами предложения по конкретным срокам, составу и названию выставки, по ее транспортировке и страхованию. В рамках разработки концепции обсуждаются и предлагаются решения дизайна выставки, ее каталога, других возможных изданий. Регулируются вопросы, связанные с параметрами выставочных площадей, условий транспортировки, возможного участия произведений в других выставочных проектах. Происходит разработка программы научно-просветительной работы с детской и молодежной аудиториями, ведется работа по подготовке экскурсоводов, церемонии открытия, мероприятий для представителей средств массой информации.

Концепцию необходимо обсудить, в первую очередь, в направляющем музее, а затем в принимающем музее. На этом этапе желателен приезд представителей принимающего музея для ознакомления с подготовленными предложениями и их возможной доработки.

После завершения основной работы по формированию списка он согласовывается с художниками-реставраторами, далее подготавливаются заключения реставрационных комиссий, список прорабатывается специалистами транспортной компании, которой предполагается поручить упаковку и перевозку. Одновременно начинается работа по подготовке издательской продукции, размещению соответствующих материалов в сети Интернет, формируется предварительный состав участников работ по монтажу и демонтажу выставки.

В передающем музее подготавливается проект соглашения с принимающим музеем.

Обеспечение условий сохранности и безопасности музейных предметов на выставках

Решение о проведении или не проведении выставки принимается ведущим музеем, направляющим в регион выставку, в зависимости от наличия условий обеспечения сохранности и безопасности музейных предметов, фиксируемых в Типовом отчете об объекте (Facility Report), подписываемом директором организации. Образец прилагается (Приложение 2)

Условия сохранности и безопасности музейных предметов:

- Специальная упаковка экспонатов выставки силами профессиональных упаковщиков под обязательным контролем хранителей и реставраторов.

- Составление протоколов сохранности экспонатов выставки до начала упаковки, которые подписываются хранителями и утверждаются Главным хранителем.

- Составление поящичных описей, которые подписываются хранителем и упаковщиком.

- Опломбирование ящиков с экспонатами перед началом погрузки и транспортировки.

- Оформление транспортных накладных и передача груза специализированной транспортной компании.

- Обязательное страхование выставочного груза по формуле "от гвоздя до гвоздя" на период упаковки-распаковки, транспортировки в оба конца монтажа-демонтажа.

- Страхование на период экспонирования производится в особых случаях, по требованию направляющей стороны;

- Транспортировка выставочного груза осуществляется специализированным автотранспортом, оборудованным для перевозки музейных ценностей, оборудованных гидробортом с пневмоподвеской и системой GPS (Глонасс), под постоянной вооруженной охраной.

- Вскрытие ящиков, распаковка и передача экспонатов выставки осуществляется в специально предназначенном для этих целей помещении, оборудованном системами сигнализации и кондиционирования, в обязательном присутствии ответственных представителей направляющей и принимающей сторон.

- В процессе передачи экспонатов выставки на временное ответственное пользование (хранение) производится проверка состояния сохранности экспонатов в соответствии с их описанием в списке - приложении к Акту приема-передачи.

- Выставочные залы, предназначенные для экспонирования выставки, должны быть оборудованы тремя рубежами охранной сигнализации: физическая укрепленность окон и дверей, наличие камер видеонаблюдения, пост круглосуточной охраны, выведенный на пульт УВД города, наличие кнопки тревожной сигнализации, локальная витринная сигнализация.

- Наличие датчиков пожарной сигнализации и системы пожаротушения.

- Наличие специального музейного оборудования: пыленепроницаемые витрины, оборудованные запирающимися замками и регулируемым светом.

- Обеспечение системы контроля доступа в выставочные залы в период монтажа-демонтажа, а также в упаковочно-распаковочное помещение на период распаковки-упаковки.

- Помещения выставочных залов и упаковочно-распаковочного помещения в обязательном порядке пломбируются печатями ответственных представителей Принимающей и Направляющей сторон.

- Температурно-влажностный режим, освещенность и требования к экспонированию музейных предметов фиксируются в отдельных разделах Договора/Соглашения в соответствии с Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей.

- О каждом факте наступившего повреждения или утраты экспоната выставки Принимающая сторона информирует в письменном виде Направляющую сторону и Страховую компанию, а также местные органы полиции.

Особенности витринного оборудования

Для произведений декоративно-прикладного искусства, костюмов, оружия, документов и других музейных предметов необходимо наличие витрин. Наиболее удобны для экспонирования выставок сборно-разборные модульные витрины. В них заложены большие потенциальные возможности в создании вариаций композиционных решений. Для оптимального варианта размещения музейных предметов можно предложить 2 модуля: первый модуль со следующими параметрами: 70 см длина, 70 см ширина, 230 см высота; второй модуль имеет длину 140 см при ширине 70 см. Конструктивные особенности этих витрин позволяют соединить в одну линию несколько витрин без боковых стенок внутри.

Помимо оптимальных размеров, современные витрины должны отвечать еще нескольким требованиям. Они должны быть удобными и легкими в сборке и эксплуатации и, главное, защищать экспонаты от воздействия внешней среды. Поэтому одно из условий - использовать специальное музейное стекло - многослойное, толщиной 6-8 мм, покрытое специальной пленкой с защитой от ультрафиолетового излучения. В витрины не должна проникать внешняя пыль и грязь, поэтому в местах стыков стекол необходимо применять уплотнительные прокладки или силиконовый клей.

Внутривитринное оборудование можно выполнять только из нейтральных материалов, не влияющих на состояние сохранности музейных предметов. Желательно, чтобы внутри витрин были предусмотрены съемные задние стенки, а также полки и подставка. Для размещения экспонатов в витринах используются полки толщиной не менее 8 мм, которые крепятся при помощи металлических уголков или тросов, но ни в коем случае не на леску.

Основные принципы взаимодействия музеев и транспортных фирм

Транспортировка один из самых сложных и потенциально опасных моментов при реализации выставочных проектов. Необходимо четкое разграничение сфер ответственности по оказываемым услугам (упаковка, ящики, сама транспортировка). Должно быть выстроено сотрудничество в вопросах упаковки и определения метода транспортировки музейных предметов. Регулярной практикой при определении типа упаковки являются консультации с реставраторами и хранителями музеев т.к. они в полной мере знают состояние сохранности предметов. Необходимо знать детальный маршрут и точный способ транспортировки груза, для контроля можно направлять сопровождающих - сотрудников музея.

Основные принципы упаковки, охраны и транспортировки выставочных грузов:

3 типа упаковки для произведений:

- изобразительного искусства,

- предметов декоративно-прикладного искусства;

- скульптуры.

Перевозка предметов Музейного фонда Российской Федерации по России осуществляется под постоянной вооруженной охраной. Сопровождение одного или двух транспортных средств, перевозящих культурные ценности, входящие в состав музейного фонда Российской Федерации, осуществляется не менее чем одним автомобилем с экипажем вооруженной охраны в количестве не менее 2 человек. Автомобиль с охраной должен двигаться исключительно за автомобилем, перевозящим музейные ценности.

В случае единовременной перевозки культурных ценностей транспортными средствами в количестве более двух автомобилей, для обеспечения вооруженной охраны должны быть привлечены не менее двух автомобилей с экипажами вооруженной охраной в количестве не менее 2 человек в каждом.

Нахождение вооруженной охраны в одном автомобиле с перевозимыми культурными ценностями, допускается только в том случае, если культурные ценности перевозятся в броневике инкассации.

Грузовой автомобиль должен быть приспособлен для транспортировки произведений искусства и оборудован: полностью закрытым кузовом с такелажными рейками, обеспечивающими возможность использования ременного крепежа на различных уровнях по всей высоте кузова; климатической установкой, позволяющей поддерживать в кузове постоянную температуру в диапазоне +18 - +23 градуса по Цельсию; пневматической подвеской; грузовым гидравлическим бортом.

При перевозке авиатранспортом самые опасные моменты возникают при транзите на складах аэропортов и перегрузках. Необходимо следить за тем, чтобы ящики перевозились строго вертикально, кантовать такой груз нельзя, не зависимо от высокого качества упаковки (маркировка ящиков, обязательно осуществление мониторинга погрузки и выгрузки выставочного груза в аэропорту).

Основные принципы организации наземной транспортировки произведений искусства

Использование только специализированного автотранспорта (см. условия выше).

Наличие детально продуманного и одобренного Музеем маршрута транспортировки (точное место погрузки, разгрузки, места остановок). Не допускается неоправданных перегрузок из фургона в фургон, даже если это снижает стоимость транспортировки.

В случае междугородних перевозок необходим экипаж из 2-х водителей. Это позволяет увеличить разрешенное время в пути до 15 часов в сутки и таким образом достичь минимального времени в пути. Также обеспечивает постоянное присутствие одного из водителей в кабине.

Если возникает необходимость ночевки, то она должна проходить на специально охраняемом складе или парковке, водители должны находиться в автофургоне (вне фургона - лишь в случае нахождения автотранспорта в закрытом помещении под сигнализацией).

Большинство разгрузок и погрузок требует проезда в центры городов (узкие улицы, одностороннее движение, пешеходные зоны), что является дополнительным фактором, усложняющим транспортировку. Необходимо прорабатывать схему проезда и разрешения на него с партнерами. Часто нет возможности использовать автопоезд для объемных грузов, и приходится использовать 2 автофургона длиной 11 м.

Анализ выставочного проекта по его завершении

По завершении работы выставки организаторам необходимо провести анализ по проделанной работе: изучение различных категорий посетителей и их отзывов; соотношение составляющих бюджета выставки (федеральный, региональный бюджеты, привлеченные средства); взаимодействие всех участников проекта; проанализировать PR-кампанию выставки - частота упоминаний в СМИ (периодическая печать, интернет-издания, записи репортажей, интервью на радио и ТВ).

Составители:

В.Ю. Матвеев, заместитель генерального директора по выставочной деятельности и развитию Государственного Эрмитажа;

Т.Г. Игумнова, заместитель директора по зарубежным связям и выставочной работе Государственного исторического музея;

О.И. Миронова, заместитель генерального директора по хранению, учету и реставрации Музеев Московского Кремля;

А.А. Воробьев, заместитель генерального директора по экспозиционно-выставочной работе Государственной Третьяковской галереи;

И.П. Корнилов, начальник отдела Музейного фонда Российской Федерации Департамента культурного наследия Минкультуры России;

И.В. Клопова, советник отдела Музейного фонда Российской Федерации Департамента культурного наследия Минкультуры России.