Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 58185-2018 "Закупка образцов для проведения потребительских испытаний продукции. Руководство по добросовестной практике" (утв. и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 25 июля 2018 г. N 427-ст)

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 58185-2018
"Закупка образцов для проведения потребительских испытаний продукции. Руководство по добросовестной практике"
(утв. и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 25 июля 2018 г. N 427-ст)

Sample purchasing for consumer goods testing. Guidelines on diligent practice

ОКС 19.020;
03.120;
13.120;
03.160

Дата введения - 1 марта 2019 г.
Введен впервые

Предисловие

1 Разработан Федеральным государственным унитарным предприятием "Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия" (ФГУП "СТАНДАРТИНФОРМ")

2 Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 111 "Защита прав потребителей на основе контроля продукции на стадиях обращения и при оказании услуг"

3 Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 25 июля 2018 г. N 427-ст

4 Введен впервые

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает требования к закупке образцов, включая их отбор, транспортирование, обезличивание, хранение, в том числе контрольных, а также правила документального оформления этих процедур для проведения потребительских испытаний и передачи образцов в испытательную лабораторию.

Настоящий стандарт предназначен для применения негосударственными организациями, чья деятельность направлена на защиту прав потребителей и проведение исследований в области качества и безопасности товаров и услуг, в том числе потребительских испытаний.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использована нормативная ссылка на следующий стандарт:

ГОСТ Р 54941 Сравнительные испытания потребительских товаров и связанных с ними услуг. Общие принципы

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 база данных образцов: Структурированная совокупность сведений об образцах и результатах испытаний.

3.2 закупщик образцов (закупщик): Физическое лицо или представитель организации, занимающейся закупкой образцов для проведения испытаний.

3.3 товарная категория: Совокупность товаров, которые обладают сходным составом потребительских свойств и показателей.

3.4 контрольный образец: Количество (объем, масса, количество единиц) образца исследуемой продукции, случайным образом отобранное и достаточное для проведения повторных испытаний в течение срока годности (срока службы).

3.5

метод испытания: Совокупность конкретно описанных операций, выполнение которых обеспечивает получение результатов испытания с установленными показателями точности. [ГОСТ Р 51000.4-2011, статья 3.11]

3.6 обезличивание образца: Удаление с образца информации о его наименовании, изготовителе, торговой марке, логотипе, а также любой иной информации, которая может привести к однозначной идентификации образца в испытательной лаборатории.

3.7 образец продукции: Единица потребительской продукции, используемая в качестве представителя этой продукции при испытаниях или оценке качества.

3.8

потребительские испытания: Комплексные испытания потребительской продукции для определения степени ее соответствия интересам потребителей, в том числе заявленным свойствам, обычно предъявляемым требованиям, ожиданиям и предпочтениям потребителей, а также лучшим образцам такого рода продукции. [ГОСТ Р 54884-2011, статья 2.6]

3.9 торговая марка: Обозначение, служащее для идентификации товаров юридических лиц или индивидуальных предпринимателей.

3.10 шифрование образца для испытаний: Процедура, целью которой является соблюдение конфиденциальности информации о товаре для обеспечения достоверности результатов испытаний.

4 Сокращения

В настоящем стандарте использованы следующие сокращения:

БД - база данных;

ИЛ - испытательная лаборатория или испытательный центр;

КО - контрольный образец;

ОРТ - объект розничной торговли;

ПИ - программа испытаний;

СМИ - средства массовой информации;

ТЗ - техническое задание;

ТМ - торговая марка.

5 Подготовка к закупке образцов

5.1 Общая последовательность действий при организации закупки образцов

В общем случае закупку образцов следует проводить в следующей последовательности:

1) маркетинговые исследования рынка и формирование списка образцов;

2) составление ТЗ на закупку;

3) закупка образцов и ее документальное оформление;

4) техническая фотосъемка образцов;

5) обезличивание, шифрование, опломбирование образцов и их документальное оформление;

6) техническая фотосъемка обезличенных, промаркированных шифрами и опломбированных образцов;

7) транспортирование и передача образцов в ИЛ и документальное оформление;

8) внесение сведений об образцах в базу данных.

5.2 Формирование списка образцов на основе маркетинговых исследований рынка

5.2.1 Для формирования списка образцов следует определить:

- товарную категорию и основные характеристики товара;

- требования и ограничения к образцам, в том числе по:

1) стоимости;

2) количеству (объему, массе, размеру и т.п.);

3) характеристикам товара (составу, цвету и т.п.);

4) дате производства (сроку годности/хранения);

5) месту производства товара;

6) иное;

- количество образцов для проведения испытаний с учетом КО;

- планируемые регионы закупки;

- список рекомендуемых ТМ;

- список рекомендуемых торговых сетей и прочих торговых точек для закупки.

5.2.2 Список образцов следует формировать на основе маркетинговых исследований, проводимых с помощью информационно-телекоммуникационной сети Интернет (преимущественно для непищевой продукции) и на объектах розничной и/или оптово-розничной торговли (преимущественно для пищевой продукции). При формировании списка образцов следует учитывать распространенность товаров, информацию об их качестве (на основании исследований качества, жалоб потребителей), заявки юридических и физических лиц. При этом продукция, подвергающаяся испытаниям, должна быть востребована на рынке на момент проведения испытаний и после публикации результатов испытаний.

5.2.3 Для определения распространенности товара в ходе маркетинговых исследований следует провести осмотр нескольких ОРТ, принадлежащих разным торговым сетям. При определении распространенности товара учитывается идентичность следующих характеристик: изготовитель/производитель, страна изготовления, объем/масса, размер, конкретные характеристики (например, требования к составу) и т.п.

Примечание - Для импортной продукции следует указывать наименование и место нахождения организации-импортера или фамилию, имя, отчество и место нахождения индивидуального предпринимателя-импортера (согласно TP ТС 022/2011, п. 4.1, пп. 7)

5.2.4 При формировании списка образцов для проведения закупок в различных регионах следует учитывать заявки и предложения органов исполнительной власти, ассоциаций, союзов и объединений потребителей и производителей этих регионов, общественных организаций, иных юридических и физических лиц, а также СМИ.

5.2.5 По итогам маркетинговых исследований формируются два списка:

- основной список ТМ;

- список с резервными ТМ, которые следует закупать в том случае, если по каким-либо причинам части позиций из основного списка не будет в продаже.

5.2.6 В списке образцов продукция может быть ранжирована:

- выпускаемая крупными производителями и импортерами;

- реализуемая торговыми сетями;

- выпускаемая региональными производителями/изготовителями;

- и т.д.

5.3 Техническое задание на закупку образцов

5.3.1 ТЗ на закупку определяет порядок проведения закупки образцов и транспортирования их в лабораторию(и). Примерная форма ТЗ на закупку образцов приведена в приложении А.

5.3.2 В ТЗ на закупку рекомендуется указывать следующие сведения:

- товарная категория, при этом степень детализации категории продукции зависит от вида испытаний.

Пример - В случае плановых испытаний достаточной является степень детализации "масло сливочное, 82,5 %"; в случае арбитражных испытаний - "масло сливочное, 82,5 %, "Пужок", пачка, 200 г";

- утвержденный к закупке список основных и резервных ТМ с описанием образцов, включая наименование, сведения об объеме, массе, производителе и т.д., а также особые требования к продукции;

- требования к маркировке согласно [1] и [2], а также нормативной документации на конкретный вид продукции;

- количество образцов для закупки согласно 6.2;

- условия хранения, транспортирования образцов, указанные в маркировке, а также способы обеспечения соблюдения указанных условий (например, использование специального оборудования);

- регионы закупки;

- перечень ОРТ для закупки;

- день начала закупки и ее продолжительность (в днях), определяемые в зависимости от срока годности и требуемых условий хранения образцов;

- перечень мест временного хранения;

- адреса ИЛ.

6 Закупка образцов

6.1 Отбор образцов

6.1.1 В соответствии с п. 2.2 ГОСТ Р 54941-2012 способы, используемые при отборе образцов для испытаний, должны быть по возможности аналогичны тем, которые использует потребитель в обычном ОРТ. Во всех случаях необходимо следить за тем, чтобы выбор образцов производился случайным образом и не были представлены специальные образцы.

6.1.2 Отбор образцов для испытания осуществляется в розничной торговой сети и/или оптово-розничной торговле.

6.1.3 Отбор образцов осуществляют представители организации в соответствии с требованиями настоящего стандарта, ТЗ на закупку, условиями хранения и транспортирования, с действующими нормативно-правовыми, нормативными и методическими документами для работы с отбираемой продукцией.

6.1.4 Допускается привлечение для отбора образцов закупщиков (физических лиц или представителей организаций) по договору.

6.2 Количество образцов

Отбор образцов проводится в соответствии с ТЗ на закупку в количестве, необходимом для проведения испытаний, с учетом КО. Количество закупаемых КО определяет организация, проводящая испытания, руководствуясь в том числе целесообразностью их хранения. Рекомендуется закупать КО в количестве, необходимом для проведения не менее двух испытаний в соответствии с утвержденной ПИ. Такая схема закупки КО предусматривает, что один КО может быть использован для проведения повторных испытаний, второй КО должен храниться для возможного досудебного или судебного разбирательства с производителем.

Масса/объем/количество закупаемых образцов зависит от количества определяемых показателей и применяемых методов испытаний.

Количество образцов для закупки формируется с учетом совокупной массы/объема образцов и массы/объема образцов, упакованных в потребительскую тару.

Пример - Для определения показателей качества сока ИЛ требуется не менее одного литра сока и не менее двух единиц сока, упакованного в потребительскую тару. В продаже имеется сок, расфасованный в тару 0,75 л. Таким образом, для проведения испытаний необходимо закупить две упаковки по 0,75 л общим объемом 1,5 л.

6.3 Документы, необходимые для проведения закупки образцов

Документы, необходимые для проведения закупки, включают:

- ТЗ на закупку;

- формы актов в электронном виде с предварительно внесенными в них необходимыми сведениями (товарной категории, нормативных документов, на соответствие которым проводится испытание, и пр.):

1) закупки;

2) приема-передачи от закупщика (в случае, если закупка проводится сторонними организациями/физическими лицами);

3) обезличивания, шифрования и опломбирования;

4) приема-передачи образцов в ИЛ.

6.4 Проведение закупки образцов

Закупка образцов включает следующие действия:

6.4.1 Проводится процедура первичной идентификации товара по указанным в ТЗ на закупку характеристикам:

- ТМ;

- название конкретной продукции;

- артикул модели на непищевые товары (если содержится в ТЗ на закупку);

- требования к дате изготовления (если содержится в ТЗ на закупку);

- дополнительные требования к образцу (цвет, вес и тип упаковки, состав и т.д.);

- наименование и адрес производителя;

- наименование и адрес изготовителя, если имеются.

6.4.2 После первичной идентификации закупаемого товара проводится проверка соблюдения следующих требований:

- обеспечение условий хранения.

Примечание - Условия хранения товара должны соответствовать значениям, указанным на маркировке. Не допускается проводить отбор образцов продукции, условия реализации которой не соответствуют условиям ее хранения, указанным на маркировке;

- наличие необходимого количества (единиц товара, массы, объема и т.д.) каждого образца;

- принадлежность требуемого количества образцов к одной партии товара (если указана партия).

Примечание - Для пищевых продуктов партия определяется непосредственным указанием номера партии либо датой производства (изготовления) товара;

- соответствие товарного вида.

Примечание - Не допускается проводить отбор образцов в поврежденной, грязной, мятой потребительской упаковке, с нарушением формы изделия;

- соблюдение дополнительных требований к товару, если таковые имеются.

6.4.3 При закупке образцов в ОРТ должны быть получены необходимые для формирования акта закупки документы: кассовый и/или товарный чек и/или товарная накладная в соответствии с приложением Б. В случае закупки развесных продуктов необходимо запросить у продавца сопроводительную информацию о товаре со сведениями о производителе, дате производства и пр. Запрошенная информация может быть задокументирована путем фотосъемки предоставленных документов (маркировки на упаковке, сертификатов и иных документов).

6.4.4 Закупленные образцы помещают в упаковку и опечатывают пломбой. Допускается упаковка нескольких образцов, закупленных одновременно в одном ОРТ, в одну упаковочную тару. Тип упаковки, вид и номера используемых пломб указывают в акте закупки.

6.5 Оформление акта закупки образцов

Акт закупки образцов формируется в соответствии с приложением Б с обязательным указанием следующих сведений:

- наименование категории продукции;

- наименование и адрес места закупки;

- данные чека (номер, дата, время);

- полное наименование продукции;

- наименование производителя/изготовителя;

- дата изготовления;

- количество образцов;

- номер и вид пломбы;

- Ф.И.О. и подпись ответственных сотрудников, проводивших закупку.

6.6 Документирование закупки

После проведения закупки осуществляют документирование актов, товарных, кассовых чеков, товарных накладных и пр. путем копирования, сканирования, фотографирования документов.

7 Обезличивание, шифрование и опломбирование образцов

7.1 Требования к процессам обезличивания, шифрования и опломбирования образцов

7.1.1 Испытания, как правило, проводят с обезличенными образцами продукции, без информации, позволяющей идентифицировать ТМ, производителя продукции. Процедуру обезличивания проводят для всех образцов, за исключением КО. Порядок шифрования и опломбирования КО приведен в приложении Г.

Исключение обязательного требования обезличивания образцов для испытания возможно в случаях, когда обезличивание продукции приводит к изменению исследуемых свойств продукции либо когда обезличивание образцов противоречит внутренним правилам работы ИЛ.

Пример - Проводятся испытания образца творога по микробиологическим параметрам. Пачка упакована в пергамент и запаяна в полиэтиленовую пленку, маркировка нанесена на пергамент. Обезличивание образца невозможно без вскрытия пленки, что приведет к нарушению исследуемых свойств (микробиологических параметров).

7.1.2 При обезличивании образцов не допускается нарушение целостности упаковки и образца, а также изменение любых их свойств.

7.1.3 При обезличивании образцов не допускается удалять информацию, которая необходима для проведения исследования, а именно:

- дату производства и номер партии (при его наличии);

- срок годности;

- условия хранения и пр.

7.1.4 Обезличивание образцов проводится путем стирания, закраски, заклейки непрозрачной полиэтиленовой лентой на липкой основе или удаления любым иным образом следующей информации:

- наименование товара;

- изготовитель/производитель товара;

- ТМ;

- любая иная информация, которая может привести к однозначной идентификации образца.

7.1.5 Обезличивание и шифрование образцов, как правило, проводят в организации, осуществляющей закупку образцов. Для группы скоропортящейся продукции и продукции с особыми условиями хранения допускается проведение обезличивания и шифрования образцов непосредственно в ИЛ при наличии специально отведенного для этих целей помещения. Для обеспечения объективности результатов испытаний обезличивание в ИЛ следует проводить сотрудникам организации, осуществляющей закупку образцов. В отдельных случаях для проведения обезличивания возможно привлечение сотрудников ИЛ, например в случае проведения испытаний по показателям микробиологии.

Для прочих товаров может быть предусмотрено промежуточное транспортирование образцов в организацию, осуществляющую закупку, для проведения их обезличивания и шифрования с последующим транспортированием в ИЛ.

7.1.6 Процедура обезличивания образцов фиксируется фотосъемкой.

7.1.7 Пример формирования шифров образцов приведен в приложении В.

7.2 Последовательность действий при обезличивании и шифровании образцов

7.2.1 Процедура обезличивания и шифрования включает следующие действия:

- формирование актов обезличивания, шифрования;

- формирование шифров в соответствии с приложением В;

- обезличивание образцов;

- маркировку обезличенного образца шифром;

- техническую фотосъемку образца (после маркировки образца шифром).

7.2.2 Акт обезличивания, шифрования и опломбирования образцов заполняется в соответствии с приложением Г и может включать в себя как один, так и более образцов и ТМ. Информация о шифрах образцов должна соответствовать списку образцов для испытания с шифрами в соответствии с приложением Д.

7.2.3 После того как акт заполнен и распечатан, образцы идентифицированы (установлены порядковые номера и соответствующие шифры образцов), проводят маркировку образцов шифром. Этикетка с шифром должна крепиться к образцу надежно, сама этикетка должна быть прочной и нестираемой.

7.2.4 Все единицы каждого образца (объем образца) для лабораторного испытания, проводимого в одной ИЛ по определенной программе, шифруют одним и тем же шифром.

7.2.5 После завершения процессов обезличивания и шифрования документы и материалы сохраняют в электронном и бумажном виде. Все документы должны быть подписаны ответственными за процессы сотрудниками.

8 Техническая фотосъемка образцов

Целью технической фотосъемки является документальное подтверждение каждого этапа работы с образцами. Техническая фотосъемка должна включать всю последовательность подготовки образцов, начиная с закупки и до передачи их в ИЛ.

Техническая фотосъемка образца включает:

- съемку всех единиц образца (документальное подтверждение наличия приобретенных единиц образца);

- для пищевых продуктов съемку всех единиц образца с датами (подтверждение, что все единицы из одной партии);

- съемку образцов, включая КО, с шифрами;

- съемку опломбированной упаковки с образцами для испытаний (включая КО).

Изображение, полученное в ходе технической фотосъемки, должно давать общее представление об образце и отражать основную информацию, размещенную на упаковке, в том числе включая знаки упаковки, штрихкод и прочее. Для крупногабаритного товара изображение должно охватывать маркировку товара и расположенный рядом шифр. Фотографии должны быть четкими, с достаточным разрешением, рекомендуется светлый монохромный фон.

9 Передача образцов в испытательную лабораторию

Образцы скоропортящейся пищевой продукции передаются в ИЛ непосредственно в день закупки (см. 7.1.5) с обязательным соблюдением условий транспортирования согласно требованиям производителя, указанным в маркировке товара. Для обеспечения требуемого температурного режима хранения при транспортировании образцов должно быть использовано специальное оборудование (например, автомобильные холодильники, изотермические контейнеры с аккумуляторами холода, оборудованные регистраторами температуры либо термометрами).

Необходимое для проведения испытаний количество (объем, масса) образцов устанавливают в соответствии с 6.2.

Образцы для испытаний следует передавать в ИЛ обезличенными, за исключением случаев, указанных в 7.1.1, и промаркированными в соответствии с актом обезличивания, шифрования и опломбирования (см. раздел 7 и приложение Г).

В случае хранения КО в ИЛ их передают не обезличенными, а промаркированными шифрами, запечатанными в опломбированную непрозрачную упаковку.

Факт передачи образцов в ИЛ фиксируют в акте приема-передачи образцов, который подписывают представители двух сторон: ответственный закупщик и сотрудник ИЛ (приложение Ж).

10 Организация хранения контрольных образцов

Количество КО определяют в соответствии с 6.2.

КО должен храниться в течение указанного в маркировке срока годности. Целесообразность хранения скоропортящейся продукции, а также срок хранения КО для продукции длительного хранения определяет организация, проводящая испытания.

При организации хранения КО должны быть обеспечены условия хранения, указанные производителем в маркировке товара (температурный режим, относительная влажность воздуха, уровень освещенности и т.п.).

КО могут храниться:

- в ИЛ, проводящей испытания продукции, при условии, что это отражено в договоре с ИЛ; в этом случае упаковка должна быть непрозрачной, чтобы исключить возможность случайной или намеренной идентификации контрольных образцов сотрудниками ИЛ;

- в помещениях организации, проводящей закупку, КО хранят упакованными и опломбированными, чтобы исключить возможность замены/изменения свойств образца.

Информация о хранении КО, в том числе о месте хранения КО, вносится ответственным сотрудником в журнал учета КО. Регистрационные записи в журнале должны содержать сведения согласно приложению И.

11 Внесение в базу данных сведений о закупке образцов

После завершения закупки образцов в БД должны быть внесены сканы или фотографии следующих документов:

- акта закупки образцов;

- акта обезличивания и шифрования образцов;

- акта приема-передачи образцов в ИЛ;

- кассовых и/или товарных чеков и/или товарных накладных;

- ярлыков, бирок и иных дополнительных материалов;

- фотографий образцов (техническая съемка);

- фотографий упаковки.

Всю информацию из вышеперечисленных документов также следует внести в БД.

Копии перечисленных документов сохраняют в электронном и/или в бумажном виде. Сведения об образцах, включая данные, заявленные на этикетке товара, вносят в БД. В целях обеспечения достоверности информации осуществляют сверку введенной информации с данными, указанными в актах и на этикетках.

12 Отчетные документы по закупке образцов

Отчетные документы по закупке образцов должны содержать:

- акт закупки;

- кассовый и/или товарный чеки и/или товарные накладные;

- акт обезличивания и шифрования образцов;

- фотографии образцов и упаковки в электронном виде (техническая фотосъемка согласно разделу 8);

- акт приема-передачи образцов в ИЛ;

- ярлыки, бирки и иные дополнительные материалы в случае их наличия.

Библиография

[1]	Закон РФ от 7 февраля 1992 г. N 2300-1 (ред. от 1 мая 2017 г.) "О защите прав потребителей"
[2]	Технический регламент Таможенного союза TP ТС 022/2011	Пищевая продукция в части ее маркировки