Приложение N 4

Приложение N 4
к постановлению
администрации
города Рязани
от 10 июля 2019 г. N 2493

Положение
об управлении портфелями проектов и программ в администрации города Рязани

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об управлении портфелями проектов и программ в администрации города Рязани (далее - Положение) устанавливает порядок управления муниципальными портфелями проектов и программ (далее - портфель проектов) для повышения качества принимаемых решений при формировании, мониторинге и контроле реализации портфеля проектов.

1.2. Настоящее Положение распространяется на портфели проектов, реализуемые администрацией города Рязани с участием подведомственных ей учреждений, предприятий и организаций с использованием средств бюджета города Рязани, областного и федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств), а также на портфели проектов, реализуемые за счет внебюджетных источников финансирования с участием в них администрации города Рязани.

1.3. Настоящее Положение применяется для управления портфелями проектов в администрации города Рязани, направленными на достижение целей и показателей, определенных документом стратегического планирования администрации города Рязани, муниципальными программами, правовыми актами администрации города Рязани.

1.4. Требования настоящего Положения распространяются на все портфели проектов, реализуемые администрацией города Рязани, и являются обязательными для соблюдения всеми участниками проектной деятельности.

2. Основные термины и понятия

2.1. Для целей настоящего положения применяются термины и понятия, определенные Положением об организации проектной деятельности в администрации города Рязани согласно приложению N 1 к настоящему постановлению.

2.2. В Положении применяются также следующие понятия и определения:

- авторизация портфеля проектов - формализация принятых решений о реализации компонентов портфеля проектов, выделении и распределении ресурсов (финансовых, человеческих и других), необходимых для достижения ключевых показателей и стратегических целей портфеля проектов;

- балансировка портфеля проектов - процесс формирования оптимального перечня компонентов, наилучшим образом обеспечивающих достижение стратегических целей с учетом существующих ограничений;

- владелец портфеля проектов и программ - должностное лицо, принимающее ключевые решения и обладающее всеми ресурсами для реализации всех компонентов портфеля проектов и программ;

- компонент портфеля проектов - проект или программа, которые реализуются в составе портфеля;

- куратор портфеля проектов - должностное лицо, курирующее проектную деятельность в администрации города Рязани и отвечающее за разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя портфеля проектов, и осуществляющее общий надзор за портфелем проектов;

- руководитель портфеля проектов - должностное лицо, осуществляющее управление портфелем проектов, на которое возлагается персональная ответственность за достижение целей, показателей, указанных в паспорте соответствующего портфеля проекта, и организацию документооборота по портфелю проекта;

- приоритизация компонентов портфеля проектов - ранжирование компонентов портфеля проектов в порядке приоритета на основе количества показателей портфеля проектов, на которые оказывает влияние компонент портфеля проектов;

- стратегическая карта - документ, позволяющий согласовать стратегические цели портфеля проекта и систематизировать ключевые показатели;

- стратегические цели - глобальные ориентиры развития, определенные документом стратегического планирования;

- управление портфелем проектов - деятельность по формированию, реализации, контролю, мониторингу и закрытию портфеля проектов.

3. Постановка и актуализация стратегических целей

3.1. Владельцем всех портфелей проектов, реализуемых в администрации города Рязани, является глава администрации.

3.2. Портфели проектов формируются по основным межотраслевым направлениям развития города Рязани,которые определены документом стратегического планирования. Компоненты портфеля проекта могут не быть взаимозависимыми и могут реализовываться как параллельно, так и последовательно.

3.3. Портфель проектов направлен на достижение целей и показателей (индикаторов), определенных в документах стратегического планирования федерального, регионального и муниципального уровней, а также в иных документах, содержащих цели и показатели стратегического развития муниципального образования.

3.4. Ключевым процессом управления портфелем проектов является выявление, конкретизация и утверждение стратегических целей портфеля проектов.

3.5. Ежегодно, не позднее 15 августа на заседании муниципального проектного комитета проводится стратегическая сессия с участием ключевых сотрудников администрации города Рязани, членов общественно-экспертного совета и иных независимых экспертов и представителей общественных и деловых объединений, организаций с целью постановки и актуализации стратегических целей, обсуждения приоритетных направлений развития муниципального образования - городской округ город Рязань и механизмов достижения целей.

3.6. По результатам стратегической сессии:

- принимается решение об утверждении стратегической карты развития муниципального образования - городской округ город Рязань (далее - СК МО) (приложение N 1 к настоящему Положению) и необходимости формирования портфелей проектов;

- принимается решение о необходимости доработки СК МО с указанием имеющихся замечаний и сроков повторного представления (не позднее 30 августа текущего года);

- назначаются руководители портфелей проектов.

4. Формирование портфеля проектов

4.1. Формирование портфелей проектов осуществляется ежегодно в период с 15 августа по 30 октября в соответствии с утвержденной СК МО и включает: идентификацию, оценку компонентов портфеля проектов, расстановку приоритетов, оптимизацию, балансировку и авторизацию портфеля проектов.

4.2. Ежегодно в срок не позднее 1 сентября текущего года муниципальный проектный офис:

- проводит идентификацию потенциальных компонентов портфеля проектов: первичный сбор и отбор предложений по проектам от структурных подразделений, сотрудников администрации, а также сбор данных по текущим проектам, реализуемым администрацией города Рязани;

- совместно с руководителем портфеля проектов проводит приоритизацию, оптимизацию и балансировку компонентов портфеля проектов в соответствии с методикой (приложение N 2 к настоящему Положению). Балансировка портфеля проектов позволяет планировать и распределять ресурсы (финансовые, материальные, информационные, человеческие) в соответствии со стратегическими целями, а также дает возможность максимизировать выгоды от реализации портфеля проектов.

4.3. На основании проведенной приоритизации, оптимизации и балансировки компонентов портфеля проектов руководитель портфеля проектов начинает разработку паспорта портфеля проектов (согласно приложению N 3 к настоящему Положению).

4.4. Паспорт портфеля проектов согласовывается с куратором портфеля проектов, руководителями компонентов портфеля проектов и муниципальным проектным офисом.

4.5. Ежегодно, в срок не позднее 30 октября текущего года, осуществляется авторизация портфеля проектов на заседании муниципального проектного комитета.

Руководитель портфеля проектов представляет паспорт портфеля проектов на заседание муниципального проектного комитета: состав текущего портфеля проектов, распределение ресурсов и бюджета портфеля между компонентами, предлагаемыми к утверждению и реализации в следующем календарном году.

4.6. По результатам рассмотрения паспорта портфеля проектов муниципальный проектный комитет принимает одно из следующих решений:

- об утверждении паспорта портфеля проектов;

- о необходимости доработки паспорта портфеля проектов с указанием имеющихся замечаний и сроков повторного представления.

4.7. Ежегодно, в срок не позднее 10ноябрятекущего года, муниципальный проектный офис формирует реестр портфелей проектов администрации города Рязани на следующий календарный год по форме согласно приложению N 4 к настоящему Положению. Реестр портфелей проектов администрации города Рязани утверждается на заседании муниципального проектного комитета.

5. Реализация, контроль и мониторинг портфеля проектов

5.1. Муниципальный проектный офис осуществляет общий мониторинг реализации портфелей проектов, оказывает методическую помощь руководителям портфелей проектов, участникам проектной деятельности, на основании полученной в ходе мониторинга портфелей проектов информации готовит предложения по оптимизации проектной деятельности, изменению портфелей проектов и входящих в них компонентов.

5.2. Руководитель портфеля проектов 2 раза в год, не позднее 1 октября и 1 апреля текущего года, представляет отчет о реализации портфеля проектов на заседании муниципального проектного комитета(согласно приложению N 5 к настоящему Положению). Отчет включает сведения о достижении целей, соблюдении ограничений, достижении целевых показателей портфеля проектов и программ.

5.3. По результатам рассмотрения отчета о реализации портфеля проектов муниципальный проектный комитет принимает одно из следующих решений:

- принять отчет;

- принять отчет, рекомендовать провести приоритизацию, оптимизацию, балансировку компонентов портфеля проектов;

- отклонить отчет, рекомендовать устранить замечания и повторно представить отчет в указанные сроки.

5.4. В случае необходимости внесения изменений в паспорт портфеля проектов инициатором изменений формируется ведомость изменений портфеля проектов по форме согласно приложению N 6 к настоящему Положению, которая утверждается на заседании муниципального проектного комитета.

5.5. В отношении портфелей проектов проводится внутренняя и внешняя оценка эффективности.

5.5.1. Оценку эффективности реализации компонентов портфеля проектов в соответствии с методикой (приложение N 7 к настоящему Положению) осуществляет муниципальный проектный офис, который:

- ежегодно до 1 марта года, следующего за отчетным, проводит сводную оценку эффективности реализации компонентов портфеля проектов за предыдущий отчетный период и формирует рейтинг эффективности реализации компонентов портфеля проектов и программ в разрезе структурных подразделений администрации города Рязани по форме согласно приложению N 8 к настоящему Положению;

- ежегодно до 1 апреля года, следующего за отчетным, направляет рейтинг и результаты реализации портфелей проектов на заседание муниципального проектного комитета.

5.5.2. На основании рейтинга эффективности реализации компонентов портфеля проектов муниципальный проектный комитет рассматривает вопрос о поощрении или применении мер ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации в отношении участников проектной деятельности.

6. Закрытие портфеля проектов

6.1. При достижении целевых показателей портфеля проектов руководитель портфеля проектов организует его закрытие: подготавливает заключение о достижении целевых показателей портфеля проектов (с указанием плановых и фактических значений), организовывает его согласование куратором портфеля проектов и направляет в муниципальный проектный офис.

6.2. Муниципальный проектный офис организует заседание муниципального проектного комитета по рассмотрению результатов реализации портфеля проектов.

6.3. Этап закрытия портфеля проектов завершается решением муниципального проектного комитета о принятии результатов реализации портфеля проектов.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 1
к Положению

                                       Утверждена

                                       протоколом заседания

                                       муниципального проектного комитета

                                       от _____________ N _______________

                 Стратегическая карта развития

    муниципального образования - городской округ город Рязань

Стратегические цели развития муниципального образования - городской округ

город Рязань:

1. ______________________________________________________________________

2. ______________________________________________________________________

N п/п	Наименование нормативных правовых документов	Наименование показателя, единица измерения	Базовое значение показателей (N год)	Прогнозные значения показателей по годам
				N+1	...	...
1.		Показатель 1
		Показатель 2
		...
2.		Показатель 1
		Показатель 2
		...

                      Методические рекомендации

              по формированию стратегической карты развития

       муниципального образования - городской округ город Рязань

     1.  Стратегическая  карта развития муниципального образования (далее

-    СК    МО)   -  документ,  позволяющий  согласовать  и  формализовать

стратегические    цели,   стоящие  перед  муниципальным  образованием,  и

систематизировать ключевые показатели.

     2.  СК МО формируется, исходя из целей и показателей, определенных в

документах  стратегического  планирования  федерального,  регионального и

муниципального  уровней,  а  также  в  иных документах, содержащих цели и

показатели стратегического развития муниципального образования.

     3.   Проект  СК  МО  подготавливается  руководителем  муниципального

проектного    офиса   и  представляется  на  рассмотрение  муниципального

проектного  комитета  (стратегическая  сессия) в соответствии со сроками,

указанными в данном Положении.

Приложение N 2
к Положению

Методика
приоритизации, оптимизации и балансировки компонентов портфеля проектов

Методика включает следующие шаги:

1. Оценка приоритетности реализации проекта определяется по формуле:

_,

где - рейтинг проекта,

- значение классификационного признака,

- управленческая важность (мультипликатор).

N п/п	Классификационный признак	Значение классификационного признака, К
		3 балла	2 балла	1 балл	0 баллов
1.	Критерий 1: Степень влияния результатов проекта на достижение индикаторов, определенных документом стратегического планирования города Рязани	Компонент более чем на 15% влияет на достижение индикаторов	Компонент влияет на достижение индикаторов на 6-15%	Компонент менее чем на 5% влияет на достижение индикаторов	Компонент не влияет на достижение индикаторов
2.	Критерий 2: Степень влияния результатов проекта на достижение показателей муниципальных программ города Рязани	Компонент более чем на 20% влияет на достижение показателей	Компонент влияет на достижение показателей на 11-20%	Компонент менее чем на 10% влияет на достижение показателей	Компонент не влияет на достижение показателей
3.	Критерий 3: Степень влияния результатов проекта на достижение показателей оценки эффективности деятельности органов местного самоуправления	Компонент более чем на 20% влияет на достижение показателей	Компонент влияет на достижение показателей на 11-20%	Компонент менее чем на 10% влияет на достижение показателей	Компонент не влияет на достижение показателей

N п/п	Управленческая важность (является мультипликатором)	Значение мультипликатора, М
		2 балла	1 балл	0 баллов
1.	Наличие подтвержденного финансирования проекта	Да	Подтверждена доля от общего финансирования	Нет
2.	Степень важности реализации проекта (определяется руководителем портфеля проектов)	Принципиальная важность	Реализация проекта желательна	Проект может быть реализован позднее

2. Определение рейтинга каждого проекта и фиксация общего балла в таблицу.

3. Проекту с наибольшим баллом присваивается наивысший приоритет.

4. Определение компонентов, которые не удовлетворяют текущим критериям и имеют наименьший приоритет.

5. Исключение компонентов, которые приостановлены или закрыты.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 3
к Положению

                                       Утвержден

                                       протоколом заседания

                                       муниципального проектного комитета

                                       от _____________ N _______________

                        ПАСПОРТ

                портфеля проектов и программ

           "Наименование портфеля проектов и программ"

                     1. Основные положения

Стратегическая цель портфеля проектов и программ
Связь с документами стратегического планирования
Ограничения портфеля проектов и программ по срокам
Ограничения портфеля проектов и программ по бюджету
Иные ограничения портфеля проектов и программ

          2. Цели и показатели портфеля проектов и программ

Наименование компонента портфеля проектов и программ	Цель компонента портфеля проектов и программ	Наименование показателя портфеля проектов и программ, единица измерения	Базовое значение показателей	Целевое значение					Ответственный за достижение показателя портфеля проектов
				2019	2020	...	...	...
1.	1.1.	1.1.1.
		1.1.2.
	1.2.	1.2.1.
		1.2.2.
2.	2.1.	2.1.1.
		2.1.2.
	2.2.	2.2.1.
		2.2.2.
3.	3.1.	3.1.1.
		3.1.2.
	3.2.	3.2.1.
		3.2.2.

           3. Перечень компонентов портфеля проектов и программ

N п/п	Наименование компонента портфеля проектов и программ	Руководитель компонента портфеля проектов и программ	Срок реализации компонента портфеля проектов и программ	Приоритет компонента портфеля проектов и программ	Финансирование компонента по годам, в руб.
					N(1)	N+1	N+2	.....
Реализующиеся проекты
1.
2.
...
Инициируемые проекты
...
...
...

______________________________

(1)Год начала реализации проекта

                                  Лист согласования

Наименование компонента портфеля проектов и программ	Ф.И.О. руководителя компонента портфеля проектов и программ	Должность руководителя компонента портфеля проектов и программ	Дата	Подпись	Примечание

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 4
к Положению

                                       Утвержден

                                       протоколом заседания

                                       муниципального проектного комитета

                                       от _____________ N _______________

                          Реестр портфелей

        проектов и программ администрации города Рязани

Наименование портфеля проектов и программ	Наименование компонента портфеля проектов и программ	Срок реализации компонента портфеля проектов и программ	Финансирование компонента портфеля проектов и программ, млн. руб.	Итого финансирование портфеля проектов и программ, млн. руб.	Наименование показателя СК МО	Ф.И.О., должность ответственного за достижение показателя	Ф.И.О., должность руководителя компонента портфеля проектов и программ	Ф.И.О., должность руководителя портфеля проектов и программ
1.	1.1.				1.1.1.
					1.1.2.
	1.2.				1.2.1.
					1.2.2.
2.	2.1.				2.1.1.
					2.1.2.
	2.2.				2.2.1.
					2.2.2.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 5
к Положению

                                       Утвержден

                                       протоколом заседания

                                       муниципального проектного комитета

                                       от _____________ N _______________

         Отчет о реализации портфеля проектов и программ

          "Наименование портфеля проектов и программ" N__

            за отчетный период дд.мм.гггг - дд.мм.гггг

Достижение целей портфеля проектов и программ
Стратегическая цель портфеля проектов и программ				Прогноз достижения цели портфеля проектов и программ					Комментарий
Соблюдение ограничений портфеля проектов и программ
Категория ограничения			Плановое значение				Прогнозное значение на дату закрытия портфеля проектов		Причина отклонения
Ограничения портфеля проектов и программ по срокам
Ограничения портфеля проектов и программ по бюджету
Иные ограничения портфеля проектов и программ
Достижение целевых показателей портфеля проектов и программ
Наименование компонента портфеля проектов и программ	Цель компонента портфеля проектов и программ	Наименование показателя портфеля проектов и программ, единица измерения	Ответственный за достижение показателя портфеля проектов и программ		Целевое значение на конец календарного года	Прогнозное значение на конец календарного года	Целевое значение на дату закрытия портфеля проектов	Прогнозное значение на дату закрытия портфеля проектов	Причина отклонения
1.	1.1.	1.1.1.
		1.1.2.
		1.1.3.
	1.2.	1.2.1.
		1.2.2.
		1.2.3.
2.	2.1.	2.1.1.
		2.1.2.
		2.1.3.
	2.2.	2.2.1.
		2.2.2.
		2.2.3.
Дополнительные вопросы, проблемы для рассмотрения
Приложения к отчету

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 6
к Положению

                                       Утверждена

                                       протоколом заседания

                                       муниципального проектного комитета

                                       от _____________ N _______________

              Ведомость изменений портфеля проектов и программ

               "Наименование портфеля проектов и программ"

               N ____ от "____" _____________ 20___ г.

                 (номер и дата регистрации ведомости изменений)

Инициатор изменения (Ф.И.О., должность)
Общее описание изменения
Причины возникновения изменения
Влияние на портфель проектов и программ при утверждении изменения
Изменяемый параметр:	Текущая конфигурация	Предлагаемая конфигурация
1.
2..
Влияние изменения на другие портфели проектов и проекты
Документы, которые подлежат корректировке в случае утверждения изменения

Приложение N 7
к Положению

Методика
оценки эффективности реализации компонентов портфеля проектов и программ

N п/п	Наименование показателя	Методика расчета показателя
1.	Коэффициент успешности реализации компонентов портфеля проектов и программ, КУ	КУ = ДТ / ЗТ, где: ДТ - количество достигнутых контрольных точек компонентов портфеля проектов и программ в отчетном периоде без отклонений; ЗТ - количество запланированных контрольных точек в отчетном периоде
2.	Коэффициент переведенных компонентов портфеля проектов и программ на стадию реализации, КР	КР = РК / ИК, где: РК - количество компонентов портфеля проектов и программ, переведенных в реализацию, из числа компонентов портфеля проектов и программ, утвержденных в паспорте портфеля проектов и программ; ИК - количество инициированных и включенных в портфель проектов и программ компонентов портфеля. В случае отсутствия инициированных компонентов портфеля в отчетном периоде данному показателю присваивается значение 0
3.	Коэффициент успешно завершенных компонентов портфеля проектов и программ, КЗ	КЗ = УЗ / ЗО, где: УЗ - количество успешно завершенных без отклонений компонентов портфеля проектов и программ в отчетном периоде из числа включенных в портфель проектов и программ; ЗО - количество успешно завершенных компонентов портфеля проектов и программ с незначительными отклонениями, успешно завершенных со значительными отклонениями, нереализованных компонентов портфеля проектов и программ (ресурсы не использованы/использованы) в отчетном периоде из числа включенных в портфель проектов и программ. В случае отсутствия завершенных компонентов портфеля проектов и программ в отчетном периоде данному показателю присваивается значение 0,5

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 8
к Положению

                                       Утвержден

                                       протоколом заседания

                                       муниципального проектного комитета

                                       от _____________ N _______________

                          Рейтинг эффективности

         реализации компонентов портфеля проектов и программ

Структурные подразделения администрации города Рязани	Коэффициент успешности реализации компонентов портфеля проектов и программ, КУ	Коэффициент переведенных компонентов портфеля проектов и программ на стадию реализации, КР	Коэффициент успешно завершенных компонентов портфеля проектов и программ, КЗ	Сумма всех коэффициентов	Рейтинг