Приложение Б (обязательное). Структура и содержание пояснительной записки к проекту документа

Приложение Б
(обязательное)

Структура и содержание пояснительной записки к проекту документа

Б.1 В наименование пояснительной записки к проекту документа или проекту изменения, включают:

а) для проекта документа:

- номер редакции;

- наименование проекта;

б) для проекта изменения:

- номер редакции проекта;

- статус документа (указывают слово "изменение");

- обозначение изменения по 7.2.4;

- наименование изменяемого документа.

Примеры

1 Пояснительная записка к первой редакции проекта руководящего документа "Внутренний контроль качества информации о состоянии и загрязнении морской среды".

2 Пояснительная записка к окончательной редакции проекта рекомендаций "Методы оценки токсического влияния фитоценозов планктона на формирование качества поверхностных вод суши".

3 Пояснительная записка к окончательной редакции проекта изменения ИЗМ N 2 РД 52.14.28-98 "Инструкция. Порядок разработки и обращения отраслевых руководящих документов и рекомендаций".

Б.2 Текст основной части пояснительной записки делят на структурные элементы: пункты и подпункты. Пункты имеют заголовки, которые располагают в следующей последовательности:

а) основание для разработки;

б) краткая характеристика объекта стандартизации;

в) сведения о введении в действие документа или изменения и сведения о проверке документа;

г) сведения о соответствии проекта документа или изменения к документу документам, распространяющимся на данный объект и/или аспект стандартизации;

д) сведения о взаимосвязи с другими документами;

е) сведения о рассылке на отзыв первой редакции проекта документа или изменения;

ж) сведения о согласовании окончательной редакции проекта документа или изменения;

и) источники информации;

к) сведения о разработчике;

л) другие сведения при необходимости.

Б.3 Основные сведения, которые следует отражать в каждом пункте пояснительной записки к первой редакции проекта документа, указаны в Б.3.1-Б.3.9.

Пояснительную записку к окончательной редакции проекта документа следует дополнить сведениями по Б.4.

Б.3.1 В пункте "Основание для разработки" указывают:

а) индекс темы плана НИР и ОКР Росгидромета;

б) сведения о заказчике разработки или соответствующем документе - при разработке вне плана НИР и ОКР Росгидромета;

в) сведения о ТЗ (наименование, дата утверждения) и степени соответствия проекта документа требованиям ТЗ или обоснование отсутствия ТЗ.

Б.3.2 В пункте "Краткая характеристика объекта стандартизации":

а) указывают впервые или взамен действующего документа (обозначение и/или наименование) разрабатывают данный документ. При разработке документа впервые приводят краткую характеристику основных показателей объекта стандартизации и/или его аспекта с технико-экономическим, социальным или иным обоснованием целесообразности разработки. При разработке документа взамен действующего указывают, в какой части будет изменён действующий документ с обоснованием целесообразности пересмотра;

б) приводят характеристику вносимого изменения, а также технико-экономическое, социальное или иное обоснование целесообразности внесения данного изменения и ожидаемую эффективность от его внедрения.

Б.3.3 В пункте "Сведения о введении в действие документа или изменения и сведения о проверке документа" указывают:

- дату введения в соответствии с предполагаемыми сроками выполнения мероприятий;

- предполагаемый срок первой проверки и периодичность последующих проверок документа.

Для документа вида "рекомендации" кроме даты введения указывают срок действия рекомендации согласно РДТ 13 (раздел 9).

Б.3.4 В пункте "Сведения о соответствии проекта документа или изменения документам, распространяющимся на данный объект и/или аспект стандартизации" приводят соответствующие сведения.

При отсутствии таких документов пункт в пояснительную записку не включают.

Б.3.5 В пункте "Сведения о взаимосвязи с другими документами" приводят перечень действующих документов, устанавливающих требования к тем же объектам и/или аспектам стандартизации, на которые разрабатывают данный документ, а так же предложения по их пересмотру, изменению или отмене.

Б.3.6 В пункте "Сведения о рассылке на отзыв первой редакции проекта документа" указывают перечень организаций, которым рассылают на отзыв проект документа в соответствии с ТЗ.

Для документа (при отсутствии ТЗ) и изменения перечень организаций устанавливают в данном пункте по согласованию с заказчиком.

Б.3.7 В пункте "Сведения о согласовании окончательной редакции проекта документа" приводят перечень организаций, с которыми должна быть согласована окончательная редакция проекта документа в соответствии с ТЗ.

Для документа (при отсутствии ТЗ) и изменения перечень организаций устанавливают в данном пункте по согласованию с заказчиком.

Б.3.8 В пункте "Источники информации" указывают перечень исходных документов и другие источники информации, использованные при разработке документа.

Б.3.9 В пункте "Сведения о разработчике" указывают почтовый адрес разработчика документа, номер контактного телефона и/или факса и адрес электронной почты ответственного исполнителя.

Б.4 В пояснительной записке к окончательной редакции проекта документа или изменения дополнительно приводят:

а) в пункте "Сведения о рассылке на отзыв первой редакции проекта документа":

- перечень организаций, приславших отзывы;

- обобщённую характеристику основных замечаний, поступивших от организаций по основной части проекта документа, или ссылку на соответствующие пункты сводки отзывов;

- заключение разработчика по основным замечаниям;

б) в пункте "Сведения о согласовании окончательной редакции проекта документа":

- характеристику основных замечаний, требующих обсуждения и принятия решения при наличии разногласий;

- обоснование разработки второй редакции проекта документа вместо разработки окончательной редакции (при необходимости).