Приложение. Положение об архиве Первомайского сельского поселения

Приложение

к постановлению администрации

Первомайского сельского поселения

от 12.04.2019 N 69

Положение
об архиве Первомайского сельского поселения

I. Общие положения

1. Архив Первомайского сельского поселения (далее - Архив) создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Первомайского сельского поселения, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации Малокарачаевского муниципального района, источником комплектования которого выступает Первомайское сельское поселение.

2. Положение об Архиве подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов (далее ЭПК при Управлении КЧР по делам архивов) на предмет соответствия его Примерному положению об архиве организации (утверждено приказом Федерального Архивного Агентства от 11.04.2018 г. N 42), с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве Первомайского сельского поселения.

После согласования Положения с ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов Положение утверждается главой Первомайского сельского поселения и вводится в действие распоряжением главы поселения.

3. Архив Первомайского сельского поселения в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Карачаево-Черкесской Республики в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами Федерального Архивного Агентства и Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.

II. Состав документов Архива

4. Архив Первомайского сельского поселения хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Первомайского сельского поселения;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций - предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) (при наличии)

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива Первомайского сельского поселения.

III. Задачи Архива

5. К задачам Архива Первомайского сельского поселения относятся:

5.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения.

5.2. Комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности Первомайского сельского поселения.

5.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве Первомайского сельского поселения.

5.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве Первомайского сельского поселения.

5.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел администрации Малокарачаевского муниципального района.

5.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в Первомайском сельском поселении и своевременной передачей их в Архив Первомайского сельского поселения.

IV. Функции Архива

6. Архив Первомайского сельского поселения осуществляет следующие функции:

6.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Первомайского сельского поселения, в соответствии с утвержденным графиком.

6.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве Первомайского сельского поселения.

6.3. Представляет в архивный отдел администрации Малокарачаевского муниципального района учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве Первомайского сельского поселения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Первомайского сельского поселения, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Первомайского сельского поселения.

6.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Первомайского сельского поселения описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение главе сельского поселения описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов

6.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел администрации Малокарачаевского муниципального района.

6.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Первомайского сельского поселения в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

6.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Первомайского сельского поселения.

6.9. Организует информирование руководства и работников Первомайского сельского поселения о составе и содержании документов Архива Первомайского сельского поселения.

6.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

6.11. Организует выдачу документов и дел во временное пользование.

6.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

6.13. Ведет учет использования документов Архива Первомайского сельского поселения.

6.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива Первомайского сельского поселения.

6.15. Участвует в разработке документов по вопросам архивного дела и делопроизводства.

6.16. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства Первомайского сельского поселения в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) работникам Первомайского сельского поселения в подготовке документов к передаче в Архив Первомайского сельского поселения.

V. Права Архива

7. Архив Первомайского сельского поселения имеет право:

а) представлять руководству Первомайского сельского поселения предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве Первомайского сельского поселения;

б) запрашивать у работников сведения, необходимые для работы Архива Первомайского сельского поселения;

в) давать рекомендации работникам по вопросам, относящимся к компетенции Архива Первомайского сельского поселения;

г) информировать работников Первомайского сельского поселения о необходимости передачи документов в Архив Первомайского сельского поселения;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.