Приложение N 1. Об утверждении Положения об архиве администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения

Приложение N 1

Утверждено постановлением

Главы администрации

Мало-Зеленчукского

сельского поселения

04.06.2019 г. N 40

Об утверждении Положения
об архиве администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения

I. Общие положения

1. Положение распространяется на архив администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения, выступающего источником комплектования муниципального архива Хабезского района (далее - Архив администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения).

2. Архив администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив Хабезского района, источником комплектования которого выступает администрация Мало-Зеленчукского сельского поселения.

3. Администрация Мало-Зеленчукского сельского поселения разрабатывает положение об Архиве администрация Мало-Зеленчукского сельского поселения. Положение об Архиве администрация Мало-Зеленчукского сельского поселения подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению (приказ ФАА от 11.04.18 N 43) с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве администрация Мало-Зеленчукского сельского поселения.

4. Администрация Мало-Зеленчукского сельского поселения, выступающая источником комплектования муниципального архива Хабезского района, с уполномоченным органом исполнительной власти КЧР в сфере архивного дела - Управлением КЧР по делам архивов.

После согласования положение об Архиве администрация Мало-Зеленчукского сельского поселения утверждается Главой администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения.

Архив администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, КЧР в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях [1], локальными нормативными актами Росархива и Управления КЧР по делам архивов.

II. Состав документов Архива администрации Мало-Зеленчукского сельского

5. Архив администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций - предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения [2] (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) [3] (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения.

III. Задачи Архива администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения

6. К задачам Архива администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения относятся:

6.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения.

6.2. Комплектование Архива администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения документами, образовавшимися в деятельности администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения.

6.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения.

6.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения.

6.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив Хабезского района.

6.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения и своевременной передачей их в архив администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения.

IV. Функции Архива администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения

7. Архив администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения осуществляет следующие функции:

7.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения, в соответствии с утвержденным графиком.

7.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения.

7.3. Представляет в муниципальный архив Хабезского района учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации [4].

7.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения.

7.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии при Управлении КЧР по делам архивов (далее - ЭПК при Управлении КЧР по делам архивов) - описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК при Управлении КЧР по делам архивов - описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК при Управлении КЧР по делам архивов - акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главе администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения - описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК при Управлении КЧР по делам архивов.

7.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение муниципальный архив Хабезского района.

7.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

7.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения.

7.9. Организует информирование руководства и работников администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения о составе и содержании документов Архива администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения.

7.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

7.11. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

7.12. Ведет учет использования документов Архива администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения.

7.13. Создает фонд пользования Архива администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения и организует его использование.

7.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения.

7.15. Участвует в разработке документов администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения по вопросам архивного дела и делопроизводства.

7.16. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения в подготовке документов к передаче в Архив администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения.

V. Права Архива администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения

8. Архив организации имеет право:

а) представлять Главе администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения;

б) запрашивать в структурных подразделениях администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения сведения, необходимые для работы Архива администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения;

в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения;

г) информировать структурные подразделения администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения о необходимости передачи документов в Архив администрации Мало-Зеленчукского сельского поселения в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК при Управлении КЧР по делам архив