Приложение 1. Положение об архиве комитета экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградской области

Утверждено
приказом Комитета
экономического развития
и инвестиционной деятельности
Ленинградской области
от 01.08.2019 N 11
(приложение 1)

Положение
об архиве комитета экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградской области

I. Общие положения

1.1. Архив Комитета экономического развития и инвестиционной Ленинградской области (далее - Комитет) создан для хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Комитета.

1.2. Функции архива Комитета выполняет отдел правового и организационного обеспечения Комитета (далее - отдел). Ответственным за архив Комитета является главный специалист отдела.

1.3. Документы Комитета, отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив. До передачи на государственное хранение документы временно, в течение 10 лет, хранятся в Комитете.

1.4. Комитет обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности Комитета.

1.5. Архив Комитета в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ленинградской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами Комитета.

1.6. За утрату и порчу документов, а также нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, должностные лица Комитета несут ответственность в соответствии со статьей 27 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

1.7. Контроль за деятельностью архива Комитета осуществляет начальник отдела.

II. Состав документов Архива Комитета

2.1. Архив Комитета хранит:

Документы постоянного и временных сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшихся в деятельности Комитета;

справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива Комитета.

III. Задачи Архива Комитета

3.1. К задачам Архива Комитета относятся:

3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом II настоящего положения.

3.1.2. Комплектование Архива Комитета документами, образовавшимися в деятельности Комитета.

3.1.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве Комитета.

3.1.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве Комитета.

3.1.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный архив.

3.1.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Комитета и своевременной передачей в Архив Комитета.

IV. Функции Архива Комитета

4.1. Архив Комитета осуществляет следующие функции:

4.1.1. Организует прием документов постоянного и временных сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Комитета, в соответствии с утвержденным графиком.

4.1.2. Ведет учет документов, находящихся на хранении в Архиве Комитета.

4.1.3. Представляет в Архивное управление Ленинградской области учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Комитета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.1.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Комитета, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Комитета.

4.1.5. Осуществляет подготовку и представляет:

на рассмотрение и согласование постоянно действующей экспертной комиссии Комитета (далее - ЭК) Положение об архиве Комитета, Положение об ЭК Комитета, сводную номенклатуру дел, описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

на согласование Центральной экспертно-проверочной методической комиссии Архивного управления Ленинградской области (далее - ЦЭПМК) Положение об архиве Комитета, Положение об ЭК Комитета, сводную номенклатуру дел, описи дел по личному составу;

на утверждение ЦЭПМК описи дел постоянного хранения;

на согласование ЦЭПМК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

на утверждение заместителю Председателя Правительства Ленинградской области - председателю комитета Положение об архиве Комитета, Положение об ЭК Комитета, сводную номенклатуру дел, описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЦЭПМК;

4.1.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный архив;

4.1.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Комитета в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.1.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Комитета.

4.1.9. Организует информирование руководства и работников Комитета о составе и содержании документов Архива Комитета.

4.1.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.1.11. Организует выдачу документов во временное пользование.

4.1.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.1.13. Ведет учет использования документов Архива Комитета.

4.1.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива Комитета.

4.1.15. Участвует в разработке документов Комитета по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.1.16. Оказывает методическую помощь:

структурным подразделениям Комитета в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

структурным подразделениям Комитета в подготовке документов к передаче в Архив Комитета.

V. Права Архива организации

5.1. Архив Комитета имеет право:

5.1.1. Представлять руководству Комитета предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве Комитета.

5.1.2. Запрашивать в структурных подразделениях Комитета сведения, необходимые для работы Архива Комитета.

5.1.3. Давать рекомендации структурным подразделениям Комитета по вопросам, относящимся к компетенции Архива Комитета.

5.1.4. Информировать структурные подразделения Комитета о необходимости передачи документов в Архив Комитета в соответствии с утвержденным графиком.