Приложение 5. Положение о комитете распорядительных документов мэрии города Новосибирска

Приложение 5
к постановлению мэрии
города Новосибирска
от 31 декабря 2014 г. N 11650

Положение
о комитете распорядительных документов мэрии города Новосибирска

С изменениями и дополнениями от:

4 апреля, 8 декабря 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Комитет распорядительных документов мэрии города Новосибирска (далее - комитет) является структурным подразделением департамента организационно-контрольной работы мэрии города Новосибирска (далее- департамент).

Информация об изменениях:

Постановлением Мэрии г. Новосибирска от 8 декабря 2016 г. N 5603 в пункт 1.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Комитет в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Новосибирской области, Уставом города Новосибирска, настоящим Положением, приказами первого заместителя мэра города Новосибирска Захарова Г. П. (далее - первый заместитель мэра), начальника департамента и иными муниципальными правовыми актами города Новосибирска.

1.3. Комитет имеет простую круглую печать и официальный бланк.

2. Основные задачи комитета

2.1. Совершенствование организации работы с документами в мэрии города Новосибирска (далее - мэрия), выработка единообразия в оформлении документов.

2.2. Обеспечение оформления, регистрации и рассылки правовых актов мэрии (мэра) города Новосибирска (далее - правовые акты мэрии).

2.3. Формирование базы данных автоматизированного учета и поиска правовых актов мэрии (далее - база данных правовых актов мэрии).

2.4. Формирование архива правовых актов мэрии.

2.5. Организационное обеспечение системы электронного документооборота и ее совершенствование в пределах компетенции.

3. Основные функции комитета

3.1. Редактирование на бумажном носителе и в электронной форме и подготовка на подпись мэру города Новосибирска (далее - мэр) проектов правовых актов мэрии.

3.2. Формирование картотеки проектов правовых актов мэрии и картотеки правовых актов мэрии в системе электронного документооборота.

3.3. Регистрация правовых актов мэрии на бумажном носителе, в электронной форме и базе данных правовых актов мэрии.

3.4. Присвоение штрихового кода карточке регистрации правового акта мэрии, печать штрихового кода и нанесение его на правовой акт мэрии.

3.5. Сканирование правовых актов мэрии, проверка качества сканированного файла и ввод сканированных правовых актов мэрии в систему электронного документооборота.

3.6. Подготовка и рассылка в системе электронного документооборота выписок из правовых актов мэрии.

3.7. Комплектование, заверение печатью комитета копий правовых актов мэрии и подготовка их к рассылке.

3.8. Рассылка правовых актов мэрии в системе электронного документооборота и по электронной почте.

3.9. Внесение информации об изменении ранее изданных правовых актов мэрии на бумажном носителе и в базе данных правовых актов мэрии.

3.10. Размещение на внутреннем портале мэрии правовых актов мэрии.

3.11. Разработка Инструкции по оформлению документов в мэрии (подготовка изменений в нее) и контроль за ее выполнением.

3.12. Координация деятельности структурных подразделений мэрии по вопросам подготовки проектов документов и ведения делопроизводства.

3.13. Подготовка и проведение обучающих семинаров по подготовке проектов документов и ведению делопроизводства для работников мэрии.

3.14. Консультирование работников мэрии по вопросам подготовки проектов правовых актов мэрии и других документов.

3.15. Подготовка и направление в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи в управление законопроектных работ и ведения регистра министерства юстиции Новосибирской области информации, необходимой для ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Новосибирской области: перечня муниципальных нормативных правовых актов города Новосибирска, копий муниципальных нормативных правовых актов города Новосибирска, сведений об источниках и датах их официального опубликования.

3.16. Подготовка проектов муниципальных правовых актов города Новосибирска по вопросам, входящим в компетенцию комитета.

3.17. Подготовка в пределах компетенции информационно-аналитических материалов.

3.18. Проведение экспертизы ценности документов при формировании дел для архивного хранения.

3.19. Организация работы по комплектованию, хранению документов в соответствии с номенклатурой дел и передача их на архивное хранение.

3.20. Рассмотрение обращений граждан, подготовка ответов на них по вопросам, входящим в компетенцию комитета.

3.21. Прием граждан, выдача копий правовых актов мэрии.

3.22. Исполнение запросов работников структурных подразделений мэрии, организаций, граждан по представлению (заверению) копий правовых актов мэрии.

3.23. Осуществление иных функций, предусмотренных муниципальными правовыми актами города Новосибирска.

4. Права комитета

4.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений мэрии и организаций независимо от их организационно-правовой формы необходимые документы, информацию, пояснения в письменной или устной форме, необходимые для выполнения возложенных на комитет задач.

4.2. Вносить начальнику департамента на рассмотрение предложения по вопросам, входящим в компетенцию комитета.

4.3. Проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию комитета, с участием представителей структурных подразделений мэрии и организаций.

4.4. Осуществлять в пределах компетенции иные права с целью решения поставленных перед комитетом задач.

5. Организация работы комитета

Информация об изменениях:

Постановлением Мэрии г. Новосибирска от 8 декабря 2016 г. N 5603 в пункт 5.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1. Комитет возглавляет председатель, назначаемый на должность и освобождаемый от занимаемой должности мэром по представлению первого заместителя мэра.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэрии г. Новосибирска от 8 декабря 2016 г. N 5603 в пункт 5.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.2. Председатель комитета имеет заместителя, назначаемого на должность и освобождаемого от замещаемой должности приказом первого заместителя мэра.

5.3. Председатель комитета:

руководит деятельностью комитета;

несет ответственность за деятельность комитета;

планирует работу комитета;

обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных на комитет;

действует без доверенности от имени комитета, представляет его у мэра, первых заместителей мэра, заместителей мэра, в структурных подразделениях мэрии, государственных органах и организациях по вопросам, входящим в компетенцию комитета;

подписывает документы, направляемые от имени комитета;

согласовывает проекты правовых актов мэрии, поступившие в комитет и подготовленные на подпись мэру;

согласовывает проекты муниципальных правовых актов города Новосибирска по вопросам, входящим в компетенцию комитета;

направляет в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи в управление законопроектных работ и ведения регистра министерства юстиции Новосибирской области информацию, необходимую для ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Новосибирской области;

в пределах компетенции заверяет подписью документы, выдаваемые комитетом;

абзац двенадцатый утратил силу;

Информация об изменениях:

См. текст абзаца двенадцатого пункта 5.3

обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины работниками комитета;

вносит начальнику департамента предложения по кандидатурам для назначения на должность, освобождения от замещаемой должности работников комитета, поощрения и наложения на них дисциплинарного взыскания;

выполняет иные функции, необходимые для обеспечения деятельности комитета.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэрии г. Новосибирска от 8 декабря 2016 г. N 5603 в пункт 5.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.4. Работники комитета назначаются на должность и освобождаются от замещаемой должности первым заместителем мэра, за исключением работников, назначение и освобождение от замещаемой должности которых осуществляется мэром в соответствии с муниципальными правовыми актами города Новосибирска.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэрии г. Новосибирска от 8 декабря 2016 г. N 5603 в пункт 5.5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.5. Должностные инструкции работников комитета утверждаются первым заместителем мэра, за исключением должностных инструкций работников, должности которых входят в номенклатуру должностей, прием и назначение на которые, увольнение с которых производится мэром.