Приложение N 2. Порядок и сроки передачи первичных учетных документов для отражения в бухгалтерском учете

Приложение N 2
к Учетной политике Министерства
Российской Федерации по делам
Северного Кавказа, утвержденной
приказом Минкавказа России
от 01 июля 2018 г. N 117

Порядок и сроки передачи первичных учетных документов для отражения в бухгалтерском учете

Наименование документа

Создание (получение) документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Количество экз.

Ответственный за выдачу (выписку)

Ответственный за оформление

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок представления

Ответственный за обработку

Срок исполнения

Ответственный за передачу

Срок передачи

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Документы по расчетам с сотрудниками

Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421)

1 в бухг.

Служащие департаментов, ответственные за ведение табеля

Служащие департаментов, ответственные за ведение табеля

два раза в месяц 13-го и 25-го числа текущего месяца

Отдел гос. службы и кадров АД

Отдел гос. службы и кадров АД

в течение дня

два раза в месяц - 13-го и 25-го числа текущего месяца

бухгалтер-расчетчик

В сроки выплаты зарплаты

ОК

по истечении 5 лет

Приказ о направлении в служебную командировку

1 в бухг. 1 в ОК

Отдел гос. службы и кадров АД

Отдел гос. службы и кадров АД

Не менее чем за пять рабочих дней до отъезда в командировку

Отдел гос. службы и кадров АД

в течение дня

в день составления

бухгалтер

По факту предоставления отчета о командировке

ОК

по истечении 5 лет

Приказ о приеме (переводе) на работу

1 в бухг. 1 в ОК

Отдел гос. службы и кадров АД

Отдел гос. службы и кадров АД

По мере необходимости

Отдел гос. службы и кадров АД

в течение дня

Не позднее трех рабочих дней до сроков выплаты заработной платы за первую и вторую половины месяца

бухгалтер

2 дня, после получения

ОК

по истечении 5 лет

Приказ об увольнении

1 в бухг. 1 в ОК

Отдел гос. службы и кадров АД

Отдел гос. службы и кадров АД

По мере необходимости

По мере необходимости

в течение дня

Не позднее, чем за три рабочих дня до дня увольнения

бухгалтер

В день увольнения

ОК

по истечении 5 лет

Приказ о предоставлении отпуска

1 в бухг. 1 в ОК

Отдел гос. службы и кадров АД

Отдел гос. службы и кадров АД

За 14 дней начала до отпуска

10 рабочих дней до начала отпуска

бухгалтер

За 10 рабочих дней до начала отпуска

ОК

по истечении 5 лет

Заявление на выдачу аванса при служебных командировках

1 в бухг. 1 в ОК

Подотчетное лицо

За 5 рабочих дней до убытия в командировку

Бухгалтерия

Подотчетное лицо

в течение дня

Не позднее, чем за три рабочих дня до дня убытия в командировку

бухгалтер

В течение 2-х рабочих дней

Заявление на выдачу аванса на хозяйственные нужды

1 в бухг. 1 в ОК

Подотчетное лицо

За 5 рабочих дней

Бухгалтерия

Подотчетное лицо

в течение дня

Не позднее, чем за три рабочих дня

бухгалтер

В течение 2-х рабочих дней

Авансовый отчет (ф. 0504505)

1 в бухг. 1 в ОК

бухгалтерия

бухгалтерия

-

бухгалтер

подотчетное лицо

-

В течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки по авансам, полученным на командировочные Не позднее 3 рабочих дней с даты окончания срока выдачи денежных средств на хозяйственные расходы

бухгалтерия

в день поступления

бухгалтерия

по истечении 5 лет

Листок нетрудоспособности

1 в бухг. 1 в ОК

Отдел гос. службы и кадров АД

Отдел гос. службы и кадров АД

По мере поступления

Сотрудник ОК

В течение дня

На следующий день после представления листка нетрудоспособности работником

бухгалтер

ОК

по истечении 5 лет

Отчет о командировочных и хозяйственных расходах

1 в бухг. 1 в ОК

Подотчетное лицо

Подотчетное лицо

В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки, после осуществления расходов

Работники, направляемые в командировки, лица, осуществляющие хозяйственные расходы без получения аванса

В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки, после осуществления расходов

бухгалтер

бухгалтерия

по истечении 5 лет

Документы по учету нефинансовых активов

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101)

2

МОЛ

МОЛ

По мере ввода в эксплуатацию основного средства (кроме здания), по мере необходимости при приеме-передачи нефинансовых активов

МОЛ

После принятия решения комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов

бухгалтер

2 дня, после получения

бухгалтерия

по истечении 5 лет

Акт о списании материалов (ф. 0504230)

3

МОЛ

МОЛ

По мере необходимости при списании нефинансовых активов

МОЛ

Не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным

бухгалтер

2 дня, после получения

бухгалтерия

по истечении 5 лет

Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220)

3

МОЛ

МОЛ

По мере необходимости

МОЛ

После принятия решения комиссии по поступлению и выбытию активов

бухгалтер

бухгалтерия

по истечении 5 лет

Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102)

2

МОЛ

МОЛ

По мере необходимости

МОЛ

В момент свершения операции

бухгалтер

в день поступления

бухгалтерия

по истечении 5 лет

Требование-накладная (ф. 0504204)

2

МОЛ

МОЛ

По мере необходимости

МОЛ

Не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным

бухгалтер

в день поступления

бухгалтерия

по истечении 5 лет

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды Министерства (ф. 0504210)

2

МОЛ

МОЛ

По мере выдачи материальных ценностей

МОЛ

Не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным

бухгалтер

в день поступления

бухгалтерия

по истечении 5 лет

Инвентарная карточка учета основных средств (ф. 0504031), группового учета (ф. 0504032)

1

бухгалтер

По мере необходимости

бухгалтер

По мере поступления

бухгалтер

бухгалтерия

по истечении 5 лет

Карточка учета материальных ценностей (ф. 0504043)

1

МОЛ

По мере необходимости

МОЛ

По мере поступления

бухгалтер

бухгалтерия

по истечении 5 лет

Документы по инвентаризации

Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089)

2

бухгалтер

Председатель инвентаризационной комиссии

В сроки, установленные приказом о проведении инвентаризации

Председатель инвентаризационной комиссии

МОЛ

В сроки, установленные приказом о проведении инвентаризации

бухгалтер

бухгалтерия

по истечении 5 лет

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086)

2

бухгалтер

Председатель инвентаризационной комиссии

В сроки, установленные приказом о проведении инвентаризации

МОЛ

В сроки, установленные приказом о проведении инвентаризации

бухгалтер

бухгалтерия

по истечении 5 лет

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087)

2

бухгалтер

Председатель инвентаризационной комиссии

В сроки, установленные приказом о проведении инвентаризации

Председатель инвентаризационной комиссии

МОЛ

В сроки, установленные приказом о проведении инвентаризации

бухгалтер

бухгалтерия

по истечении 5 лет

Акто результатах инвентаризации (ф. 0504835)

2

бухгалтер

Председатель инвентаризационной комиссии

В сроки, установленные приказом о проведении инвентаризации

Председатель инвентаризационной комиссии

МОЛ

В сроки, установленные приказом о проведении инвентаризации

бухгалтер

бухгалтерия

по истечении 5 лет

Ведомость расхождения по результатам инвентаризации (ф. 0504092)

2

бухгалтер

Председатель инвентаризационной комиссии

В сроки, установленные приказом о проведении инвентаризации

Председатель инвентаризационной комиссии

МОЛ

В сроки, установленные приказом о проведении инвентаризации

бухгалтер

бухгалтерия

по истечении 5 лет

Документы по расчету с контрагентами

Заключенные Государственные контракты, Договоры (по итогам конкурентных закупок)

1 в бухг. 1 контрагенту

Отдел гос. закупок

Отдел гос. закупок

Согласно конкурсной документации

Отдел договорной и претензионной работы

Отдел гос. закупок

В течение 2 рабочих дней после регистрации государственных контрактов, договоров в ГИИС ЭБ и ЕИС

бухгалтер

В соответствии с условиями контракта

бухгалтер

по истечении 5 лет

Заключенные Государственные контракты, Договоры (до 100 т. руб.)

2

Инициатор закупки согласно служебной записке или ответственный за исполнение контракта согласно приказу

Инициатор закупки согласно служебной записке или ответственный за исполнение контракта согласно приказу

В течение 10 рабочих дней

Отдел договорной и претензионной работы

Отдел гос. закупок

В день подписания государственных контрактов, договоров сторонами

бухгалтер

В соответствии с условиями контракта

бухгалтер

по истечении 5 лет

Акты приемки (в т.ч. комиссионные) выполненных работ (оказания услуг)

1 в бухг. 1 контрагенту

Инициатор закупки согласно служебной записке или ответственный за исполнение контракта согласно приказу

Инициатор закупки согласно служебной записке или ответственный за исполнение контракта согласно приказу

В соответствии с условиями контракта

бухгалтер

Инициатор закупки согласно служебной записке или ответственный за исполнение контракта согласно приказу

В соответствии с условиями контракта

Не позднее следующего дня после подписания Актов сторонами

бухгалтер

В течение 3-х рабочих дней

бухгалтер

по истечении 5 лет

Акты приемки (в т.ч. товаров, товарные накладные

1 в бухг. 1 контрагенту

Инициатор закупки согласно служебной записке или ответственный за исполнение контракта согласно приказу

Инициатор закупки согласно служебной записке или ответственный за исполнение контракта согласно приказу

В соответствии с условиями контракта

бухгалтер

Инициатор закупки согласно служебной записке или ответственный за исполнение контракта согласно приказу

В соответствии с условиями контракта

Непозднее следующего дня после приемки товаров и подписания Актов

бухгалтер

В течение 3-х рабочих дней

бухгалтер

по истечении 5 лет