Приложение 2. Порядок, сроки и форма представления отчетности об использовании субсидии на финансовое обеспечение затрат на подготовку и проведение Санкт-Петербургского международного морского фестиваля

Приложение 2
к распоряжению
Комитета по культуре
Санкт-Петербурга
от 21 августа 2019 г. N 834

Порядок, сроки и форма
представления отчетности об использовании субсидии на финансовое обеспечение затрат на подготовку и проведение Санкт-Петербургского международного морского фестиваля

1. Настоящий Порядок определяет правила представления отчетности об использовании субсидии на финансовое обеспечение затрат на подготовку и проведение Санкт-Петербургского международного морского фестиваля (далее - субсидия), сроки представления указанной отчетности, а также порядок составления и подписания акта о принятии отчетности об использовании субсидии и акта о выполнении обязательств по договору о предоставлении субсидии.

2. Победитель конкурсного отбора на предоставление в 2019 году субсидии на подготовку и проведение Санкт-Петербургского международного морского фестиваля (далее - мероприятие), с которым был заключен договор о предоставлении субсидии (далее - получатель субсидии), в течение 30 рабочих дней после окончания проведения мероприятия представляет в Комитет по культуре Санкт-Петербурга (далее - Комитет) следующие документы:

творческий отчет о подготовке и проведении мероприятия (далее - творческий отчет), содержащий сведения о месте и времени проведения мероприятия, участниках мероприятия, информацию о количестве посетителей (зрителей, слушателей) мероприятия, о световом, звуковом, видео- и декорационном оформлении, рекламной поддержке и освещении мероприятия в средствах массовой информации, с приложением ксерокопий статей, опубликованных в средствах массовой информации и рекламных материалов в связи с проведением мероприятия, фотоотчета на бумажном носителе, фото- и видеоматериалов на электронном носителе;

финансовый отчет об исполнении сметы затрат на подготовку и проведение мероприятия (далее - финансовый отчет), являющейся приложением к договору о предоставлении субсидий (далее - смета затрат), содержащий полную информацию о расходовании средств субсидии, с приложением копий документов, подтверждающих наличие затрат по направлениям затрат, предусмотренных постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 05.08.2019 N 510 "О предоставлении в 2019 году социально ориентированной некоммерческой организации на конкурсной основе субсидии на подготовку и проведение Санкт-Петербургского международного морского фестиваля" (далее - постановление) (далее - затраты).

Документами, подтверждающими наличие затрат, являются:

документы, подтверждающие возникновение обязательства: при заключении договоров со сторонними организациями и физическими лицами - договоры, включая агентские, счета, копии лицензий - при осуществлении лицензируемых видов деятельности;

документы, подтверждающие возникновение денежного обязательства: счета-фактуры, акты, товарные накладные, товарно-транспортные накладные, путевые листы, расчетные или расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты с приложением копий документов, посадочных талонов, проездных билетов и прочих документов, подтверждающих произведенные расходы;

документы, подтверждающие факт выдачи призовой (наградной) и сувенирной продукции: акты списания, ведомости выдачи с подписями конечных получателей;

фотоотчет (фотоизображения на бумажном (не менее десяти) и цифровом носителях (не менее двадцати), подтверждающий оказание услуг в рамках проведенного мероприятия (в том числе фото сувенирной продукции, используемого оборудования, выступления творческих коллективов и пр.);

иные документы, подтверждающие фактически понесенные затраты по направлениям затрат, предусмотренных постановлением.

Документы представляются в виде копий, заверенных подписью руководителя и оттиском печати получателя субсидии.

Творческий и финансовый отчеты представляются по формам согласно приложениям 5 и 6 к распоряжению, утвердившему настоящий Порядок.

Творческий и финансовый отчет представляются в Комитет с сопроводительным письмом получателя субсидии. Все листы творческого и финансового отчетов должны быть отдельно пронумерованы, прошиты и заверены подписью руководителя и оттиском печати получателя субсидии.

3. Организационный отдел Комитета в течение одного рабочего дня после регистрации передает творческий отчет и финансовый отчет в отдел образования в сфере культуры и общегородских мероприятий Комитета (далее - отдел общегородских мероприятий).

4. Специалист отдела общегородских мероприятий по поручению начальника отдела общегородских мероприятий в течение четырнадцати календарных дней рассматривает творческий отчет на предмет соответствия календарному плану, являющемуся приложением к договору о представлении субсидии, и финансовый отчет на предмет соответствия видов расходов, указанных в смете затрат, фактическим видам расходов на проведение мероприятия.

5. В случае отсутствия замечаний к творческому отчету и(или) финансовому отчету специалист отдела общегородских мероприятий визирует творческий отчет, визирует финансовый отчет в части, указанной в пункте 4 настоящего Порядка, и направляет:

творческий отчет на утверждение заместителю председателя Комитета, координирующему и контролирующему деятельность отдела общегородских мероприятий;

финансовый отчет на рассмотрение в отдел программно-целевого планирования в сфере культуры Комитета (далее - отдел планирования).

6. В случае отсутствия замечаний к творческому отчету заместитель председателя Комитета, координирующий и контролирующий деятельность отдела общегородских мероприятий, в течение трех рабочих дней утверждает творческий отчет и передает его на рассмотрение в отдел планирования.

7. В случае наличия замечаний к творческому отчету и(или) финансовому отчету специалист отдела общегородских мероприятий в течение пяти рабочих дней с момента выявления замечаний готовит мотивированное заключение по творческому и(или) финансовому отчету и направляет его для рассмотрения и подписания в течение двух рабочих дней заместителю председателя Комитета, координирующему и контролирующему деятельность отдела общегородских мероприятий. Мотивированное заключение, подписанное заместителем председателя Комитета, координирующим и контролирующим деятельность отдела общегородских мероприятий, в течение двух рабочих дней направляется получателю субсидии по адресу электронной почты, указанному в заявке о предоставлении субсидий, либо вручается уполномоченному представителю получателя субсидии под подпись.

Получатель субсидий в течение семи календарных дней обязан устранить замечания и представить в Комитет творческий отчет и(или) финансовый отчет, доработанные с учетом замечаний.

8. Специалист отдела планирования по поручению начальника отдела планирования в течение четырнадцати календарных дней после поступления к нему творческого и финансового отчетов рассматривает финансовый отчет на предмет соответствия объемов расходов и первичных учетных документов смете затрат, визирует финансовый отчет и передает его на подписание заместителю председателя Комитета, координирующему и контролирующему деятельность отдела планирования, с приложением творческого отчета.

9. При отсутствии замечаний по финансовому отчету заместитель председателя Комитета, координирующий и контролирующий деятельность отдела планирования, в течение трех рабочих дней подписывает финансовый отчет и передает его на подписание заместителю председателя Комитета, координирующему и контролирующему деятельность отдела общегородских мероприятий, с приложением творческого отчета.

В течение двух рабочих дней после подписания творческого и финансового отчетов специалист отдела общегородских мероприятий составляет акт о принятии отчетности об использовании субсидии (далее - акт о принятии отчетности), который подписывается начальником отдела общегородских мероприятий и начальником отдела планирования в течение одного рабочего дня.

10. После подписания творческого и финансового отчетов заместителем председателя Комитета, координирующим и контролирующим деятельность отдела общегородских мероприятий отдел бухгалтерского учета и сводной отчетности Комитета обеспечивает перечисление оставшейся суммы субсидии на основании счета получателя субсидии, согласованного заместителем председателя Комитета, координирующим и контролирующим деятельность отдела планирования.

11. В случае наличия замечаний по финансовому отчету специалист отдела планирования в течение пяти рабочих дней с момента выявления замечаний готовит мотивированное заключение и направляет его для рассмотрения и подписания заместителю председателя Комитета, координирующего и контролирующего деятельность отдела планирования. Мотивированное заключение, подписанное заместителем председателя Комитета, координирующим и контролирующим деятельность отдела планирования, в течение двух рабочих дней направляется получателю субсидии по адресу электронной почты, указанному в заявке о предоставлении субсидии, либо вручается уполномоченному представителю получателя субсидии под подпись.

Получатель субсидии в течение семи календарных дней обязан устранить замечания и представить в Комитет финансовый отчет, доработанный с учетом замечаний, сопроводительным письмом.

12. После перечисления суммы субсидий на финансовое обеспечение затрат в полном объеме получатель субсидий обязан в течение семи рабочих дней представить в Комитет с сопроводительным письмом документы, подтверждающие факт оплаты: при оплате по безналичному расчету прилагаются платежные поручения с отметкой банка, при оплате за наличный расчет прилагаются кассовые, товарные чеки, расчетно-платежные и(или) платежные ведомости, расходные кассовые ордера. Документы представляются в виде копий, заверенных подписью руководителя и оттиском печати получателя субсидий.

Документы, подтверждающие факт оплаты, передаются на рассмотрение в отдел планирования. Специалист отдела планирования по поручению начальника отдела планирования в течение трех рабочих дней проверяет указанные документы на предмет соответствия финансовому отчету, при отсутствии замечаний по представленным документам подготавливает проект акта о выполнении обязательств по договору, согласовывает его и направляет в отдел общегородских мероприятий.

13. При наличии замечаний по представленным документам специалист отдела планирования подготавливает мотивированное письмо Комитета за подписью заместителя председателя Комитета, координирующего и контролирующего деятельность отдела планирования, в адрес получателя субсидий о необходимости устранения допущенных нарушений. Указанное письмо в течение двух рабочих дней направляется получателю субсидии по адресу электронной почты, указанному в заявке о предоставлении субсидий, либо вручается уполномоченному представителю получателя субсидии под подпись.

Получатель субсидии в течение семи календарных дней обязан устранить замечания и представить в Комитет документы, подтверждающие факт оплаты, доработанные с учетом замечаний Комитета.

14. Проект акта о выполнении обязательств по договору направляется специалистом отдела общегородских мероприятий получателю субсидий по электронной почте либо вручается уполномоченному представителю получателя субсидии под подпись.

Получатель субсидии в течение трех рабочих дней представляет в отраслевой отдел подписанный в двух экземплярах акт о выполнении обязательств по договору. Специалист отраслевого отдела визирует акт о выполнении обязательств по договору и передает его на подпись заместителю председателя Комитета, координирующему и контролирующему деятельность отдела общегородских мероприятий.

15. В случае если получатель субсидии не представил творческий и(или) финансовый отчет, а также документы, подтверждающие факт оплаты, в сроки, указанные в настоящем Порядке, либо не устранил замечания Комитета в случаях, предусмотренных пунктами 7, 11 и 13 настоящего Порядка, Комитет принимает решение о возврате субсидии в бюджет Санкт-Петербурга в соответствии с постановлением.

16. Вся документация, связанная с предоставлением субсидии на проведение мероприятий, формируется специалистом отдела планирования и передается в отдел бухгалтерского учета и сводной отчетности Комитета на хранение.