Приложение N 1. Положение об организации системной работы по развитию компетенций и культуры эффективности участников проектной деятельности администрации города Рязани

Приложение N 1
к постановлению
администрации города Рязани
от 27 августа 2019 г. N 3395

Положение
об организации системной работы по развитию компетенций и культуры эффективности участников проектной деятельности администрации города Рязани

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об организации системной работы по развитию компетенций и культуры эффективности участников проектной деятельности администрации города Рязани (далее - Положение) определяет порядок организации системной работы по развитию компетенций и культуры эффективности участников проектной деятельности администрации города Рязани, являющихся муниципальными служащими города Рязани (далее - муниципальные служащие).

1.2. Положение определяет порядок организации в администрации города Рязани следующих процессов проектной деятельности, установленных Реестром процессов и подпроцессов организации проектной деятельности в администрации города Рязани (приложение N 2 к Регламенту администрирования проектной деятельности в администрации города Рязани, утвержденному постановлением администрации города Рязани от 13.09.2018 N 3621 "Об организации проектной деятельности в администрации города Рязани"):

- нормативное и учебно-методическое обеспечение развития компетенций и проектной культуры участников проектной деятельности;

- организация и проведение обучения;

- оценка уровня квалификации и (или) сертификация участников проектной деятельности;

- формирование и развитие кадрового резерва участников проектной деятельности.

2. Основные термины и понятия

2.1. Для целей настоящего Положения применяются термины и понятия, определенные в постановлении администрации города Рязани от 13.09.2018 N 3621 "Об организации проектной деятельности в администрации города Рязани".

2.2. В настоящем Положении применяются также следующие понятия и определения:

- оценка уровня квалификации - процесс определения наличия у муниципального служащего компетенций, необходимых для осуществления проектной деятельности;

- персональные и управленческие компетенции - индивидуальные особенности личности, проявляемые в поведении муниципального служащего - участника проектной деятельности и отражающие жизненные ценности, а также знания и умения, которые необходимы для эффективного и результативного осуществления проектной деятельности.

3. Нормативное и учебно-методическое обеспечение развития компетенций и проектной культуры участников проектной деятельности

3.1. Требования к уровню квалификации участников проектной деятельности определяются администрацией города Рязани в соответствии с приложением N 1 к настоящему Положению с учетом специфики реализуемых проектов.

3.2. Муниципальные служащие с более высоким уровнем квалификации в сфере проектной деятельности имеют приоритет при формировании проектных команд.

3.3. Учебно-методическое обеспечение развития компетенций и проектной культуры участников проектной деятельности, включающее учебно-методические материалы (программы, методические рекомендации, учебные презентации, пособия и т.д.) обеспечиваются муниципальным проектным офисом в соответствии с рекомендациями, представленными региональным и федеральным проектными офисами.

3.4. Подготовка технических заданий на разработку обучающих материалов и (или) задания на проведение обучения осуществляется муниципальным проектным офисом.

4. Организация и проведение обучения

4.1. Обучение участников проектной деятельности администрации города Рязани осуществляется в соответствии с законодательством о муниципальной службе посредством повышения квалификации и (или) профессиональной переподготовки муниципальных служащих, проведения семинаров и конференций.

4.2. Для обучения участников проектной деятельности администрации города Рязани могут быть использованы следующие программы повышения квалификации, профессиональной переподготовки:

- основы проектной деятельности в муниципальном (государственном) секторе;

- проектная деятельность в муниципальном секторе для участников проектов;

- проектная деятельность в муниципальном секторе для руководителей;

- основы работы с автоматизированной информационной системой проектной деятельности (далее - АИС ПД);

- специализированные программы (эффективный проектный офис, гибкие технологии управления проектами, бережливое управление проектом и другие);

- подготовка к сертификации или к оценке квалификации муниципальных служащих в сфере проектной деятельности.

4.2.1. Основы проектной деятельности в муниципальном (государственном) секторе - базовая программа, предназначенная для первоначального знакомства с проектной деятельностью. Программа знакомит с основными понятиями, стандартами, принципами, подходами и методами проектного управления в муниципальном (государственном) секторе, правовой базой, процессами инициации, подготовки, реализации, контроля, завершения проектов, а также их координации на протяжении всего жизненного цикла.

Участники получают комплексные знания по областям проектного управления: управление интеграцией, содержанием, сроками, стоимостью, качеством, командой, закупками, рисками, коммуникациями и заинтересованными сторонами проекта. Длительность модуля зависит от требуемого уровня подготовки, графика и формата обучения.

4.2.2. Проектная деятельность в муниципальном секторе для участников проектов - базовая программа, предназначенная для участников проектной деятельности различного уровня (от участников до руководителей проектов). Программа знакомит с основными понятиями, принципами, подходами и методами проектного управления в муниципальном секторе.

Участники получают комплексные знания по областям и процессам проектного управления, предусмотренным методологией проектного управления, определенной постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.2018 N 1288 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации", правовыми актами Правительства Рязанской области (распоряжениями Правительства Рязанской области от 29.12.2018 N 634-р, от 29.12.2018 N 637-р, от 15.04.2019 N 208-р), постановлением администрации города Рязани от 13.09.2018 N 3621 "Об организации проектной деятельности в администрации города Рязани".

Программа акцентирует внимание на практических методах проектного управления, адаптированных к реальным задачам и проектам администрации города Рязани. Длительность модуля зависит от требуемого уровня подготовки, графика и формата обучения.

4.2.3. Проектная деятельность в муниципальном секторе для руководителей - базовая программа по управлению проектами, предназначенная для руководства администрации города Рязани. Программа знакомит с основными понятиями, стандартами, принципами, подходами и методами проектного управления, системой проектной деятельности органов государственной власти Российской Федерации, Рязанской области (постановление Правительства Российской Федерации от 31.10.2018 N 1288 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации", распоряжения Правительства Рязанской области от 29.12.2018 N 634-р, от 29.12.2018 N 637-р, от 15.04.2019 N 208-р), муниципального образования - городской округ город Рязань (постановление администрации города Рязани от 13.09.2018 N 3621 "Об организации проектной деятельности в администрации города Рязани").

Содержание курса сосредоточено на системе и процессах управления проектной деятельностью в администрации города Рязани. Длительность модуля зависит от требуемого уровня подготовки, графика и формата обучения.

4.2.4. Основы работы с АИС ПД - практическая программа, предназначенная для обучения участников проектной деятельности различного уровня (от участников до руководителей проектов) базовым навыкам работы с существующей или внедряемой АИС ПД. Длительность модуля зависит от платформы и сложности интерфейса информационной системы управления проектами, требуемого уровня подготовки, графика и формата обучения.

4.2.5. Специализированные программы - комплекс практических учебных программ, разрабатываемых по запросам администрации города Рязани и направленных на изучение системы и (или) отдельных аспектов проектной деятельности в администрации города Рязани.

В зависимости от выбранных направлений осуществляется обучение практикам внедрения процессов проектного управления, построения системы мотивации участников проектной деятельности, развития и обучения персонала, создания и организации работы проектного офиса и проектного комитета, описания проектных ролей и функций, формирования требований и заданий на создание информационной системы управления проектами и ее дальнейшего внедрения и развития.

4.2.6. Подготовка к оценке квалификации и (или) сертификации муниципальных служащих в сфере проектной деятельности осуществляется на основе российских методик, зарегистрированных Росстандартом.

4.3. Формирование потребностей в повышении уровня знаний проектного управления и определение направлений обучения осуществляется исходя из специфики и задач планируемых и реализуемых проектов, а также текущего уровня знаний должностных лиц администрации города Рязани, участвующих в проектной деятельности.

4.4. Основой для проведения обучения является план-график обучения участников проектной деятельности администрации города Рязани (далее - План-график), разрабатываемый по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

4.5. План-график на очередной календарный год формируется управлением кадров и муниципальной службы аппарата администрации города Рязани (далее - управление кадров) в установленном порядке (с учетом ограничений: длительность процедур проведения конкурсов на обучение, периоды отпусков, периоды повышенной загрузки) на основе информации о группах и программах обучения, представленной до 20 августа муниципальным проектным офисом, в соответствии с данными, полученными от структурных подразделений администрации города Рязани.

4.6. Формирование групп обучения осуществляется управлением кадров как централизованно (обязательное обучение для всего руководящего состава администрации города Рязани и участников проектов), так и по заявкам от должностных лиц и (или) структурных подразделений администрации города Рязани.

4.7. Муниципальный проектный офис осуществляет подготовку отчета об исполнении Плана-графика за текущий календарный год в срок до 30 декабря по форме согласно приложению N 3 к настоящему Положению на основе информации, представленной управлением кадров.

4.8. На основе отчетов муниципальный проектный офис проводит анализ соответствия проведенных мероприятий Плану-графику.

4.9. Требования к обучению формализуются муниципальным проектным офисом в рамках технического задания на обучение проектной деятельности.

4.10. После прохождения обучения участник проектной деятельности заполняет анкету обратной связи об удовлетворенности обучением по форме согласно приложению N 4 к настоящему Положению.

4.11. Муниципальный проектный офис осуществляет свод и анализ анкет обратной связи для повышения качества обучения.

5. Оценка уровня квалификации и сертификация участников проектной деятельности

5.1. Оценка уровня квалификации и (или) сертификация участников проектной деятельности (далее - оценка квалификации и (или) сертификация) проводится при необходимости. Администрация города Рязани в установленном порядке заключает договор со сторонней организацией, имеющей право на проведение оценки квалификации и (или) сертификацию участников проектной деятельности.

5.2. Оценка уровня квалификации и (или) сертификация проводится на основе международных систем сертификации, либо российских методик, зарегистрированных Росстандартом.

5.3. Процедура оценки квалификации и (или) сертификации определяется соответствующими системами сертификации (методик).

5.4. Процедуры оценки квалификации осуществляются для муниципальных служащих - участников проектной деятельности, которые исполняют следующие роли в проектах:

- руководитель проекта;

- администратор проекта;

- руководитель проектного офиса;

- сотрудник проектного офиса;

- участник проекта.

5.5. Муниципальный проектный офис осуществляет ведение реестра участников проектной деятельности администрации города Рязани (далее - Реестр) по форме согласно приложению N 5 к настоящему Положению.

5.6. В случае прохождения муниципальным служащим оценки квалификации и (или) сертификации муниципальный проектный офис вносит в Реестр соответствующую запись с приложением скан-копий подтверждающих документов, предоставленных управлением кадров.

5.7. Все Реестры ведутся в электронном виде на русском языке путем внесения реестровых записей.

6. Формирование и развитие кадрового резерва участников проектной деятельности

6.1. Кадровый резерв участников проектной деятельности администрации города Рязани (далее - резерв) - перечень лиц, обладающих компетенциями в сфере проектной деятельности и распределенных по проектным ролям и уровням в соответствии с требованиями к участникам проектной деятельности, утвержденный правовым актом администрации города Рязани.

6.2. Резерв формируется и актуализируется с учетом наличия у участников резерва и кандидатов в резерв профильного для отраслевой специфики проекта опыта работы и (или) образования (основного и (или) дополнительного) и на основании одного из следующих элементов:

- прохождения образовательных программ в соответствии с планируемыми к замещению (замещаемыми) проектными ролями;

- прохождения оценки уровня квалификации и (или) сертификации;

- участия в разработке и реализации проектов (программ);

- участия в мероприятиях (семинары, конференции, круглые столы, экспертные советы и т.п.), тематика которых связана с проектной деятельностью.

Резерв формируется для замещения следующих проектных ролей:

- руководитель проекта;

- администратор проекта;

- участник проекта.

Перечень требований к кандидатам в резерв в соответствии с планируемой к замещению проектной ролью определяется Требованиями к уровню квалификации участников проектной деятельности (приложение N 1 к настоящему Положению).

6.3. Резерв формируется в зависимости от профессиональной сферы деятельности с дальнейшей классификацией по проектным ролям (по уровню проектных компетенций).

6.4. Зачисление в резерв происходит на основании решения комиссии по формированию кадрового резерва участников проектной деятельности администрации города Рязани (далее - комиссия).

6.5. По итогам проведенной оценки комиссией для зачисления в резерв формируется рейтинг кандидатов в резерв.

Комиссией по каждому кандидату рассматривается следующий пакет документов:

- заявление кандидата о рассмотрении его кандидатуры для зачисления в резерв;

- анкета кандидата;

- перечень проектов, в которых муниципальный служащий принимал и (или) принимает участие.

6.6. Комиссия может принять решение о проведении очного собеседования с отдельными или всеми кандидатами в резерв.

6.7. Резерв актуализируется ежегодно не позднее 15 января.

6.8. Каждый участник резерва при ежегодной актуализации состава должен представить в муниципальный проектный офис не позднее 1 декабря отчет о выполнении индивидуального плана мероприятий, содержащий информацию:

- о прохождении образовательных программ в соответствии с замещаемыми (планируемыми к замещению) проектными ролями;

- об участии в разработке и реализации проектов (программ);

- об участии в конференциях, семинарах, тренингах и т.п.;

- о проведенной оценке уровня квалификации и (или) сертификации (с приложением копии удостоверения или сертификата).

6.9. Участник резерва ежегодно до 20 января разрабатывает и представляет в муниципальный проектный офис индивидуальный план мероприятий профессионального развития на следующий год по форме согласно приложению N 6 к настоящему Положению.

6.10. Исключение из резерва осуществляется в следующих случаях:

- по собственному желанию участника резерва, оформленному в виде соответствующего заявления;

- по решению комиссии из резерва могут быть исключены участники, которые в течение года не принимали участие в проектной деятельности и не представили план мероприятий профессионального развития на следующий год, указанный в пункте 6.9 настоящего Положения;

- в случае увольнения участника резерва.

6.11. Для участников резерва администрации города Рязани реализуется специальная программа профессионального развития, включающая следующие возможные форматы:

- мастерские - командная работа участников резерва над одной или несколькими задачами;

- обучение по проектному управлению, управленческим компетенциям и персональной эффективности;

- встречи с представителями проектных офисов ведомственного, регионального и федерального уровней.

6.12. Отчет о выполнении индивидуальных планов мероприятий профессионального развития участников резерва формируется муниципальным проектным офисом до 10 декабря отчетного года в соответствии с приложением N 7 к настоящему Положению.

6.13. Отчет об эффективности работы с резервом формируется ежегодно муниципальным проектным офисом в срок до 20 декабря.

Основными показателями и критериями эффективности работы с резервом, включаемыми в указанный отчет, являются:

- доля лиц, назначенных на проектные роли из резерва, по отношению к общему количеству лиц, состоящих в резерве в течение календарного года (при количестве лиц, включенных в резерв и назначенных из резерва, до 10% - низкая эффективность; от 10% до 20% - средняя эффективность; от 20% до 30% - высокая эффективность; свыше 30% - очень высокая эффективность);

- доля лиц - участников резерва в составе проектных команд (при количестве лиц, участвующих в реализации проектов, до 40% - низкая эффективность; от 40% до 60% - средняя эффективность; от 60% до 80% - высокая эффективность; свыше 80% - очень высокая эффективность).