Статья 3. Функции отдела

Статья 3. Функции отдела

1. Отдел осуществляет следующие функции:

1) организует делопроизводство в Администрации города;

2) обеспечивает внедрение новых технологических процессов (системы электронного документооборота) работы с документами, способствующих повышению культуры работы с ними, сокращению сроков их прохождения и исполнения;

3) принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота;

4) принимает участие в эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) системы электронного документооборота, применяемой в Администрации города;

5) обеспечивает подготовку, регистрацию и своевременную передачу документов на подпись Главе города Нижний Тагил (далее - Глава города), заместителям Главы Администрации города, управляющему делами Администрации города (далее - управляющий делами);

6) проверяет оформление документов, представляемых на подпись Главе города, на соответствие требованиям Инструкции по делопроизводству в Администрации города;

7) систематизирует, хранит подлинники исходящих документов, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

8) осуществляет прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

9) осуществляет взаимодействие в системе электронного документооборота государственных органов Свердловской области:

- прием входящей корреспонденции,

- отправка исходящей корреспонденции,

- контроль за исполнением поручений Губернатора Свердловской области и Заместителей Губернатора Свердловской области, а также министерств и органов государственной власти (направление талонов напоминаний, отправление отчетов об исполнении поручений в адрес контрольного управления Губернатора Свердловской области);

10) обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

11) организует и осуществляет с применением средств вычислительной техники изготовление, создание электронной копии, тиражирование документов;

12) осуществляет контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями Главы города, анализирует состояние исполнительской дисциплины, еженедельно готовит для Главы города, заместителей Главы Администрации города, управляющего делами, руководителей органов Администрации города информацию о соблюдении исполнительской дисциплины по выполнению документов;

13) осуществляет контроль за своевременным приемом, регистрацией, обработкой, учетом, хранением и рассылкой поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам в системе электронного документооборота;

14) разрабатывает сводную номенклатуру дел Администрации города, номенклатуру дел отдела;

15) формирует дела отдела и осуществляет контроль за формированием дел в органах Администрации города;

16) организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

17) осуществляет подготовку и сдачу документов в отдел по делам архивов Администрации города;

18) организует экспертизу научной и практической ценности документов Администрации города при их отборе на постоянное и временное хранение, составляет акты о выделении дел к уничтожению;

19) обеспечивает изготовление, учет, хранение и выдачу бланков служебных документов;

20) организует работу с обращениями физических и юридических лиц в пределах компетенции отдела;

21) осуществляет консультационную, методическую и информационную работу по вопросам ведения отдела;

22) участвует в реализации основных направлений подготовки, переподготовки и повышения квалификации муниципальных служащих отдела;

23) осуществляет организационную, техническую и методическую подготовку совещаний при Главе города в пределах компетенции отдела.