Приложение 2

Приложение 2 к распоряжению
администрации города
от 29.12.2018 N 1761-р

Типовая форма итогового отчета по проекту

Шифр проекта ________ от "____" __________ 20____ г.

(дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии))

ИТОГОВЫЙ ОТЧЕТ ПО ПРОЕКТУ

Заключение руководителя проекта о степени достижения цели и получении продукта проекта

Достижение цели (целей) проекта

N п/п

Цель (цели) проекта

Критерий (критерии) успеха проекта

Оценка достижения цели (целей) и соблюдения критериев успеха

Комментарий

Получение продукта проекта

N п/п

Продукт/ элемент продукта проекта

Требования к продукту/ элементам продукта проекта

Оценка получения продукта/ элементов продукта проекта и соответствия требованиям

Комментарий

Оценка сроков реализации проекта

Параметр проекта/ значение

Базовое значение*(1)

Плановое значение*(2)

Фактическое значение

Отклонение фактической длительности от базового значения

Отклонение фактической длительности от планового значения

величина (мес.) (гр. 4 - гр. 2)

отклонение (%)

величина (мес.) (гр. 4 - гр. 3)

отклонение (%)

1

2

3

4

5

6

7

8

Дата закрытия проекта

-

-

-

-

Общая длительность проекта (мес.)

Причины отклонения

Оценка соблюдения расходов на реализацию проекта

Параметр проекта/ значение

Базовое значение (млн. руб.)*(3)

Плановое значение (млн. руб.)*(4)

Фактическое значение (млн. руб.)

Отклонение фактической величины расходов от базового значения

Отклонение фактической величины расходов от планового значения

отклонение (млн. руб.) (гр. 4 - гр. 2)

отклонение (%)

отклонение (млн. руб.) (гр. 4 - гр. 3)

отклонение (%)

1

2

3

4

5

6

7

8

Величина расходов (млн. руб.)

Причины отклонения

Оценка качества выполнения участниками команды проекта своих проектных ролей

N п/п

Проектная роль

Фамилия, имя, отчество

Суммарный ключевой показатель эффективности участника проекта

Оценка руководителя проекта качества выполнения проектной роли и качества взаимодействия внутри команды проекта*(5)

Комментарий

Информация об архиве проекта

Действие

Дата подготовки архива проекта для хранения

Комментарий

Архив проекта готов для хранения

Информация об изменениях в проекте

N п/п

Номер/дата утверждения запроса на изменение

Документ, в который вносились изменения

Краткое содержание изменения

Причина изменения

Обобщенный опыт (извлеченные уроки)

N п/п

Проблемы, недостатки, риски, особенности

Принятые решения

Результат от реализованных решений

Рекомендации для проектов будущих периодов*(6)

Приложения к отчету*(7)

     Руководитель проекта _________________/___________________________/

                                (подпись)         (инициалы, фамилия)

Шифр проекта ________ от "____" __________ 20____ г.

(дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии))

Лист согласования (визирования)

Наименование должности	Виза	Дата	Подпись	Фамилия, имя, отчество	Примечание

Шифр проекта ________ от "____" __________ 20____ г.

(дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии))

Лист ознакомления

Наименование должности	Виза	Дата	Подпись	Фамилия, имя, отчество	Примечание

Требования к содержанию итогового отчета по проекту

1. Итоговый отчет по проекту состоит из восьми разделов, листов согласования (визирования) и ознакомления.

2. Общая информация о проекте заполняется в колонтитуле итогового отчета по проекту и содержит:

2.1. Информацию о полном и сокращенном (при наличии) наименовании проекта, утвержденном при принятии решения о запуске проекта.

2.2. Информацию о шифре проекта, присваиваемом проекту.

2.3. Информацию о дате запуска проекта: указывается дата принятия решения о запуске проекта.

3. Раздел "Заключение руководителя проекта о степени достижения цели и получении продукта проекта" включает в себя два подраздела "Достижение цели (целей) проекта" и "Получение продукта проекта".

3.1. Подраздел "Достижение цели (целей) проекта" заполняется в соответствии со следующими требованиями:

- в графе "N п/п" указывается порядковый номер цели проекта в соответствии со значением, указанным для данной цели в паспорте проекта;

- графа "Цель (цели) проекта" заполняется на основе сведений, указанных в утвержденном паспорте проекта;

- графа "Критерий (критерии) успеха проекта" заполняется на основе сведений, указанных в утвержденном паспорте проекта;

- графа "Оценка достижения цели (целей) и соблюдения критериев успеха" содержит сведения о достижении цели и соблюдении критериев успеха, зафиксированных в паспорте проекта;

- графа "Комментарий" заполняется в случае необходимости и может содержать дополнительные сведения, в том числе причины, в результате которых цели проекта не достигнуты.

3.2. Подраздел "Получение продукта проекта" заполняется в соответствии со следующими требованиями:

- в графе "N п/п" указывается код продукта/элемента продукта проекта в соответствии со значением, указанным для данного продукта/элемента продукта проекта в паспорте проекта;

- графы "Продукт/элемент продукта проекта" и "Требования к продукту/элементам продукта проекта" заполняются на основе сведений, содержащихся в утвержденном паспорте проекта;

- графа "Оценка получения продукта/элементов продукта проекта и соответствия требованиям" содержит сведения о соответствии продукта проекта требованиям, содержащимся в утвержденном паспорте проекта;

- графа "Комментарий" заполняется в случае необходимости и может содержать дополнительные сведения, в том числе причины, в результате которых продукт проекта не получен.

4. Раздел "Оценка сроков реализации проекта" заполняется в соответствии со следующими требованиями:

4.1. Графа "Параметр проекта/значение" устанавливает такие параметры/значения, как "Дата закрытия проекта", "Общая длительность проекта (мес.)", и не заполняется.

4.2. В графе "Базовое значение" строк "Дата закрытия проекта", "Общая длительность проекта (мес.)" указываются базовые значения даты завершения последнего этапа стадии реализации проекта и общей длительности проекта, содержащиеся в первой утвержденной версии паспорта проекта.

4.3. В графе "Плановое значение" строк "Дата закрытия проекта", "Общая длительность проекта (мес.)" указываются плановые значения даты завершения последнего этапа стадии реализации проекта и общей длительности проекта, содержащиеся в последней утвержденной версии паспорта проекта.

4.4. В графе "Фактическое значение" строк "Дата закрытия проекта", "Общая длительность проекта (мес.)" указываются фактические значения даты завершения последнего этапа стадии реализации проекта и общей длительности проекта (на момент закрытия).

4.5. Графа "Отклонение фактической длительности от базового значения" разделяется на две графы и заполняется в соответствии со следующими требованиями:

- графа "величина (мес.) (гр. 4 - гр. 2)" содержит абсолютное числовое значение отклонения в месяцах и рассчитывается как разность базового значения длительности проекта (графа 2), содержащегося в первой утвержденной версии паспорта проекта, и фактического значения длительности проекта (графа 4);

- графа "отклонение (%)" содержит относительное числовое значение отклонения фактической длительности проекта от базового значения длительности проекта, содержащегося в первой утвержденной версии паспорта проекта. Рассчитывается как частное от деления абсолютного числового значения отклонения проекта (графа 5) на базовое значение длительности проекта (графа 2), содержащееся в первой утвержденной версии паспорта проекта.

Рассчитанные значения указанных выше граф вносятся в строку "Общая длительность проекта (мес.)". Графы в строке "Дата закрытия проекта" заполняются прочерками.

4.6. Графа "Отклонение фактической длительности от планового значения" разделяется на две графы и заполняется в соответствии со следующими требованиями:

- графа "величина (мес.) (гр. 4 - гр. 3)" содержит абсолютное числовое значение отклонения в месяцах и рассчитывается как разность планового значения длительности проекта (графа 3), содержащегося в финальной утвержденной версии паспорта проекта, и фактического значения длительности проекта (графа 4);

- графа "отклонение (%)" содержит относительное числовое значение отклонения фактической длительности проекта от планового значения длительности проекта, содержащегося в финальной утвержденной версии паспорта проекта. Рассчитывается как частное от деления абсолютного числового значения отклонения проекта (графа 7) на плановое значение длительности проекта (графа 3), содержащееся в финальной утвержденной версии паспорта проекта.

Рассчитанные значения указанных выше граф вносятся в строку "Общая длительность проекта (мес.)". Графы в строке "Дата закрытия проекта" заполняются прочерками.

4.7. Строка "Причины отклонения" содержит причины возникших отклонений по реализации проекта, по сроку завершения работ, указываются основания возникновения таких причин.

5. Раздел "Оценка соблюдения расходов на реализацию проекта" заполняется в соответствии со следующими требованиями:

5.1. Графа "Параметр проекта/значение" устанавливает такие параметры/значения, как "Величина расходов (млн. руб.)", и не заполняется.

5.2. В графе "Базовое значение (млн. руб.)" указывается величина расходов, содержащаяся в первой утвержденной версии паспорта проекта.

5.3. В графе "Плановое значение (млн. руб.)" указывается величина расходов, содержащаяся в последней утвержденной версии паспорта проекта.

5.4. Графа "Фактическое значение (млн. руб.)" содержит сведения о фактической величине расходов на реализацию проекта (на момент закрытия).

5.5. Графа "Отклонение фактической величины расходов от базового значения" разделяется на две графы и заполняется в соответствии со следующими требованиями:

- графа "отклонение (млн. руб.) (гр. 4 - гр. 2)" содержит абсолютное числовое значение отклонения в миллионах рублей и рассчитывается как разность базовой величины расходов (графа 2), содержащейся в первой утвержденной версии паспорта проекта, и фактической величиной расходов (графа 4);

- графа "отклонение (%)" содержит относительное числовое значение отклонения фактической величины расходов от базовой величины расходов, содержащейся в первой утвержденной версии паспорта проекта. Рассчитывается как частное от деления абсолютного числового значения отклонения проекта по стоимости (графа 5) на базовую величину расходов (графа 2), содержащуюся в первой утвержденной версии паспорта проекта.

5.6. Графа "Отклонение фактической величины расходов от планового значения" разделяется на две графы и заполняется в соответствии со следующими требованиями:

- графа "отклонение (млн. руб.) (гр. 4 - гр. 3)" содержит абсолютное числовое значение отклонения в миллионах рублей и рассчитывается как разность плановой величины расходов (графа 3), содержащейся в финальной утвержденной версии паспорта проекта, и фактической величиной расходов (графа 4);

- графа "отклонение (%)" содержит относительное числовое значение отклонения фактической величины расходов от плановой величины расходов, содержащейся в финальной утвержденной версии паспорта проекта. Рассчитывается как частное от деления абсолютного числового значения отклонения проекта по стоимости (графа 7) на плановую величину расходов (графа 3), содержащуюся в последней утвержденной версии паспорта проекта.

5.7. Строка "Причины отклонения" содержит причины возникших отклонений по реализации проекта, по величине расходов, указываются основания возникновения таких причин.

6. Раздел "Оценка качества выполнения участниками команды проекта своих проектных ролей" заполняется в соответствии со следующими требованиями:

6.1. В графах "Проектная роль", "Фамилия, имя, отчество" указываются проектная роль, фамилия, имя, отчество оцениваемого участника команды проекта.

6.2. В графе "Суммарный ключевой показатель эффективности участника проекта" указывается числовое значение оценки качества работы участника команды проекта по выполняемой им проектной роли на момент закрытия проекта. Суммарный ключевой показатель эффективности рассчитывается в соответствии с Методикой расчета ключевых показателей эффективности участников проектной деятельности администрации города, утверждаемой постановлением администрации города (далее - Методика). На основании сведений расчета суммарных ключевых показателей эффективности участников проектной деятельности рассчитывается среднее арифметическое значение за отчетные периоды реализации проекта.

6.3. Графа "Оценка руководителя проекта качества выполнения проектной роли и качества взаимодействия внутри команды проекта" заполняется для проектных ролей: руководитель рабочей группы, администратор проекта, исполнитель. При определении оценки качества выполнения проектной роли и качества взаимодействия внутри команды проекта за период реализации проекта применяется шкала оценок, приведенная в Методике. Оценка качества выполнения проектной роли может принимать значения от 0 до 5 баллов, где значения от 0 до 1,66 - неудовлетворительно, от 1,67 до 3,49 - удовлетворительно, от 3,5 до 4,49 - хорошо, от 4,5 до 5 - отлично.

6.4. В графе "Комментарий" указываются причины отклонения максимального значения оценки, иные сведения (при необходимости).

7. В разделе "Информация об архиве проекта" указывается информация о дате подготовки архива проекта для хранения (в формате ДД.ММ.ГГГГ), а также комментарий (в случае необходимости).

Архив проекта считается подготовленным для хранения в случае соответствия его требованиям, установленным распоряжением администрации города от 30.03.2017 N 446-р "О порядке ведения архива проекта участниками проектной деятельности администрации города и осуществления контроля за его ведением".

8. Раздел "Информация об изменениях в проекте" содержит информацию об утвержденных запросах на изменения в проекте, оказавших влияние на ключевые параметры проекта (стоимость, сроки, качество продукта проекта). В графе "Документ, в который вносились изменения" указывается наименование управленческого документа по проекту, в который были внесены изменения на основании утвержденного запроса на изменение в проекте.

9. Раздел "Обобщенный опыт (извлеченные уроки)" содержит информацию, которая может быть использована при реализации иных проектов, и заполняется в соответствии со следующими требованиями:

9.1. В графе "Проблемы, недостатки, риски, особенности" указываются сведения о возникших проблемах, недостатках, рисках и (или) особенностях, выявленных при реализации проекта, которые повлияли или могли повлиять на реализацию проекта и которые следует учитывать при реализации иных проектов.

9.2. В графе "Принятые решения" указываются те решения, которые были приняты при реализации проекта и позволили минимизировать отрицательные последствия от выявленных проблем, недостатков, рисков, особенностей проекта и (или) позволили использовать возможный положительный эффект выявленных особенностей проекта.

9.3. Графа "Результат от реализованных решений" содержит сведения или описание о достигнутых (фактических) результатах (указываются как положительные, так и отрицательные результаты) от принятых и реализованных решений по возникшим проблемам, недостаткам или выявленным особенностям проекта.

9.4. В графе "Рекомендации для проектов будущих периодов" указываются рекомендации, которые по итогам текущего проекта можно предложить в случае возникновения аналогичных ситуаций в проектах будущих периодов.

10. Раздел "Приложения к отчету". К итоговому отчету по проекту должны быть приложены протоколы заседаний управляющего комитета, содержащие сведения о приемке продукта проекта, элементов продукта проекта, а также при необходимости документы, необходимые для рассмотрения итогов проекта и принятия решения о его закрытии, в том числе последние утвержденные версии управленческих документов и исполнительной, рабочей документации.

11. В листе согласования (визирования) в обязательном порядке в качестве согласующих лиц указываются лица, с которыми итоговый отчет по проекту должен быть согласован в соответствии с регламентом управления проектом, утвержденным правовым актом главы города.

12. В листе ознакомления должны быть перечислены участники команды проекта, не указанные в листе согласования (визирования).

-------------------------------------------

¹ Указывается значение, зафиксированное в первой утвержденной версии паспорта проекта (на начало реализации).

² Указывается значение, зафиксированное в последней утвержденной версии паспорта проекта (на момент закрытия).

³ Указывается величина расходов, зафиксированная в первой утвержденной версии паспорта проекта (на начало реализации).

⁴ Указывается величина расходов, зафиксированная в последней утвержденной версии паспорта проекта (на момент закрытия).

⁵ Графа заполняется для проектных ролей: руководитель рабочей группы, администратор проекта, исполнитель. Оценка качества выполнения проектной роли может принимать значения от 0 до 5 баллов, где значения от 0 до 1,66 - неудовлетворительно, от 1,67 до 3,49 - удовлетворительно, от 3,5 до 4,49 - хорошо, от 4,5 до 5 - отлично.

⁶ Указываются рекомендации, которые по итогам текущего проекта можно предложить в случае возникновения аналогичных ситуаций в проектах будущих периодов.

⁷ К итоговому отчету должны быть приложены протоколы заседаний управляющего комитета, содержащие сведения о приемке продукта проекта, элементов продукта проекта.