Приложение N 1. Инструкция по делопроизводству в министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области

Информация об изменениях:

Приказом Министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 8 ноября 2010 г. N 112-НПА в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1
к приказу департамента финансов
и налоговой политики
Новосибирской области
от 14 сентября 2009 г. N 439

Инструкция по делопроизводству в министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области

С изменениями и дополнениями от:

8 ноября 2010 г.

I. Общие положения

Настоящая инструкция по делопроизводству в министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области (далее по тексту - министерство).

Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", Федеральные законы от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Устав Новосибирской области, Закон Новосибирской области от 05.06.2003 N 119-ОЗ (в ред. 17.07.2006) "О гербе Новосибирской области" и другие законодательные акты, а также государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД), Инструкция по документационному обеспечению администрации Новосибирской области, утвержденная постановлением Губернатора Новосибирской области от 30.12.2005 N 700, и иные нормативные правовые акты.

ГАРАНТ:

Инструкция по документационному обеспечению администрации Новосибирской области, утвержденная постановлением Губернатора области от 30.12.2005 N 700 утратила силу

См. Инструкцию по документационному обеспечению администрации Новосибирской области утвержденную постановлением Правительства Новосибирской области от 18 октября 2010 г. N 176-п

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на документы несекретного характера, включая документы ограниченного распространения с грифом "Для служебного пользования". Передача документов или их копий сторонним организациям допускается как после получения официального письменного запроса в адрес министерства, так и по поручению министра финансов и налоговой политики Новосибирской области. Требования, установленные Инструкцией, обязательны для всех сотрудников министерства.

Государственные гражданские служащие (далее по тексту - сотрудники (сотрудник)) министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Ответственность за организацию, сохранность документов и состояние документационного обеспечения в структурных подразделениях министерства возлагается на их руководителей.

Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан передать находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.

При увольнении или переходе на другую работу сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы руководителю структурного подразделения.

В случае утраты документа или разглашения сотрудником сведений, содержащихся в документе для служебного пользования, руководитель структурного подразделения обязан провести служебное расследование и о его результатах проинформировать министра финансов и налоговой политики Новосибирской области.

Ведение делопроизводства в министерстве осуществляется на русском языке - государственном языке Российской Федерации. При использовании русского языка не допускается использование слов и выражений, не соответствующих нормам современного русского языка, за исключением слов, не имеющих общеупотребительных аналогов в русском языке.

Используемые термины

Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами.

Документооборот или документационное обеспечение управления (далее по тексту - ДОУ) - упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправка, сдача на хранение), с использованием средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.

Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Годовой объем документооборота - это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных сотрудников (один из показателей определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников министерства), средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.

Служба ДОУ - подразделение, сформированное министерством или организацией, выполняющей документационное обеспечение министерства, в том числе обработку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе поступивших с личного приема, а также контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в министерстве, координацию работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции структурными подразделениями министерства (далее - структурные подразделения).

Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в Службе ДОУ с применением автоматизированной системы обработки документов (далее - АСОД), функционирование которой осуществляется в соответствии с положениями Инструкции.

II. Правила подготовки и оформления документов (документирование)

Требования к оформлению реквизитов документов

Документ состоит из отдельных информационных элементов - реквизитов. Комплекс обязательных реквизитов и последовательность их расположения на документе обеспечивает ему юридическую силу.

1. Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с Законом Новосибирской области "О гербе Новосибирской области".

Размер изображения герба не более 2 см. Располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита "наименование организации" и отделяется от него одним межстрочным интервалом.

Герб Новосибирской области является обязательным реквизитом для бланков писем и приказов министерства.

2. Код организации размещается на бланке письма министерства ниже реквизита "справочные данные об организации". Проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3. ОГРН размещается на бланке письма министерства ниже реквизита "справочные данные об организации" на одном уровне с реквизитом "код организации". Проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

4. ИНН/КПП размещается на бланке письма министерства ниже реквизитов "код организации" и "ОГРН". Проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами юридическому лицу в соответствии с документами о государственной регистрации.

5. Наименование организации.

Полное наименование министерства "министерство финансов и налоговой политики Новосибирской области" печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов бланка, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов бланка.

Наименование дается в именительном падеже, например:

Министерство финансов и налоговой политики Новосибирской области

6. Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, номера телефонов, факса, адрес электронной почты, адрес W-страницы в Интернете и др.

Почтовый адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже реквизита "наименование организации".

7. Наименование вида документа позволяет судить о назначении и содержании документа и обязательно для всех видов документов, за исключением писем, располагается ниже реквизита "наименование организации" и печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, АКТ и т.д. Реквизит выделяется полужирным шрифтом.

8. Дата документа.

Датой документа является:

дата его подписания (распорядительные документы, письма);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт);

для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Датой документа, изданного совместно двумя или более органами (организациями), является дата проставления последней подписи.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (9 апреля 2007 года), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.10.2007, 06.02.2008). День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Дата документа обязательна для всех видов документов и располагается ниже реквизита "наименование вида документа", а для писем - ниже реквизита "ИНН/КПП".

На документе, оформленном на бланке, дата проставляется в месте, отведенном для этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

9. Регистрационный номер документа обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, располагается на уровне даты и является цифровым или буквенно-цифровым обозначением документа, присвоенным при регистрации, состоит из порядкового номера документа, как правило, в пределах календарного года, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке очередности авторов в документе.

10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа обязательна для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов "дата документа" и "регистрационный номер документа" и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения переносятся с поступившего документа. Наличие ссылки на регистрационный номер и дату документа исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

11. Адресат располагается в правом верхнем углу на следующих документах: письмо, справка, докладная (служебная) и объяснительная записки, заявление - и содержит точную и полную информацию, на основе которой документ будет доставлен адресату.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При направлении документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия - в дательном падеже.

При направлении документа руководителю или заместителю руководителя организации наименование организации входит в наименование должности адресата, оба реквизита пишутся в дательном падеже.

При направлении документа руководителям нескольких организаций (органов) их следует указывать следующим образом:

Руководителям

исполнительных органов государственной

власти Новосибирской области

Главам муниципальных образований

Новосибирской области

При направлении документов лицам, имеющим звание (ученое или военное) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень.

В состав реквизита при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия и инициалы для гражданина);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области), республики;

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный перечень рассылки.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, который подписывает исполнитель.

Адресат выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

12. Гриф утверждения документа придает документу юридическую силу, располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Утверждаются, как правило, положения, планы, уставы, перечни, штатные расписания и т.д.

В случае утверждения документа должностным лицом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности, личной подписи, ее расшифровки, даты утверждения и оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Министр финансов и налоговой политики Новосибирской области

Личная подпись Л.В. Горнин

дата

При утверждении документа правовым актом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, номера и даты документа и оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом министерства финансов и

налоговой политики

Новосибирской области

от N

При утверждении документа несколькими должностными лицами реквизиты располагают на одном уровне.

Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Ниже через один межстрочный интервал печатается с прописной буквы наименование должности руководителя, утверждающего документ, или ссылка на наименование документа, утверждающего документ, которые центрируются относительно слова УТВЕРЖДАЮ или выравниваются по левому краю.

13. Заголовок к тексту документа.

Обязательный реквизит документа, выражающий содержание текста документа и необходимый для регистрации и поиска документа.

Заголовок составляется к тексту всех документов формата A4, кроме телеграмм, телефонограмм, извещений. К тексту документов, оформленных на бланках формата A5, заголовок не составляется.

Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "О чем?": О состоянии.., Об изменении... или "О ком?": О Сергеевой М.В.

Заголовок оформляется с прописной буквы, без кавычек, точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Количество строк заголовка может быть не более пяти.

Заголовок на бланках с продольным расположением реквизитов (кроме письма) выравнивается по центру, с угловым расположением печатается от левой границы текстового поля.

14. Отметка о контроле документа оформляется на всех документах, исполнение которых контролируется. Обозначается буквой К или штампом "Контроль". Располагается в правой верхней части документа и бланка резолюции (если резолюция оформлена на отдельном бланке).

В копиях правовых актов отметка может проставляться на левом поле напротив контролируемого пункта документа.

15. Текст документа.

Текст является основным реквизитом документа.

Текст документа должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко, и не допускать двоякого толкования.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части, преамбуле, указываются факты, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, - решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и др. Текст документа может содержать только одну заключительную часть.

В тексте документа при ссылке на правовой акт указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Текст документа можно разбивать на абзацы, разделы, графы, пункты. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы в таблице должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами и печатается по ширине текстового поля.

Текст излагается:

от первого лица единственного числа - в приказах, докладных (служебных) записках, письмах - приказываю, предлагаю, прошу, считаю;

от первого лица множительного числа - в совместных документах, в письмах - просим, направляем;

от третьего лица множественного числа - в протоколах, письмах, актах - слушали, решили, администрация считает, комиссия установила.

При указании фамилии, имени и отчества в тексте инициалы пишутся после фамилии: Голубенко В.Ю., Ромашева Н.Н.

16. Отметка о наличии приложения оформляется в сопроводительных письмах, договорах, приложениях к правовым актам.

Отметка о наличии приложения к письму печатается от левой границы текстового поля через два интервала ниже текста документа.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложение не названо, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Справка о документообороте и состоянии исполнительской дисциплины в министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области на 3 л. в 2 экз.

2. Протокол "Часа контроля" от 24.06.2007 на 1 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо министерства информации администрации области от 10.07.2007 N 148-70/24 и приложения к нему, всего на 10 л.

Если документ направляется нескольким адресатам, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу прописными буквами пишут Приложение N. Ниже через межстрочный интервал - наименование, дата и регистрационный номер правового акта. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к приказу министерства финансов и

налоговой политики Новосибирской области

от 29.04.2007 N 169

17. Подпись - обязательный реквизит документа, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.

В состав входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Не допускаются подписи с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, при этом перед наименованием должности сокращенно указывается - И.о.

При подписании документов несколькими руководителями равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Подпись печатается через два межстрочных интервала ниже текста (или приложения). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Допускается центровка наименования должности относительно самой длинной строки. В наименовании должности может быть указано ученое звание, ученая степень или должность, занимаемая в коллегиальном органе.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

18. Гриф согласования документа выражает согласие руководителя организации или ее структурного подразделения, не являющихся автором документа, с его содержанием. Включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами, без кавычек и двоеточия; через 2 межстрочных интервала указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личная подпись; расшифровка подписи и дата согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Первый заместитель Губернатора

Новосибирской области

Личная подпись В.А. Юрченко

дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, то указывается название документа, подтверждающего согласование, его дата и индекс.

При наличии нескольких грифов согласования реквизиты располагают на одном уровне.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования, в этом случае на документе делается запись:

Лист согласования прилагается.

Гриф согласования центрируется относительно самой длинной строки или выравнивается по левому краю.

19. Визы согласования документа выражают согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись министру финансов и налоговой политики Новосибирской области документы визируются исполнителем, руководителем подразделения, где готовился проект документа, юристом и заместителем министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, курирующим это направление работы.

20. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется на документах финансового характера, грамотах и благодарностях, а также документах, удостоверяющих права граждан, и др.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На некоторых документах печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом М.П.

Оттиск печати должен быть хорошо читаемым синего или фиолетового цвета.

21. Отметка о заверении копии.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Для придания копии документа юридической силы производится заверение копии документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "подпись" оформляется надпись "Верно"; ниже через один межстрочный интервал - должность лица, заверившего копию документа; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); ниже - дата заверения.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью.

22. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его городского и внутреннего телефона. Он располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля, например:

Воробьева

222 30 31 (125)

23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает краткие сведения об исполнении документа.

Если отсутствует документ, свидетельствующий о его исполнении, то приводятся краткие сведения об исполнении, отметка "В дело", подпись и дата.

При наличии документа, свидетельствующего об исполнении, оформляют отметку "В дело", подпись и дату.

Данный реквизит располагается в левой нижней части исполненного документа, подлежащего подшивке в дело.

Отметка об исполнении документа подписывается непосредственным руководителем, давшим задание (резолюцию), или исполнителем.

24. Отметка о поступлении документа в организацию помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа, который содержит наименование организации, порядковый номер, который дополняется индексом структурного подразделения, и дату поступления документа.

При наличии сопроводительного письма к документу, отметка о поступлении документа проставляется на сопроводительном письме.

25. Идентификатором электронной копии документа является отметка, необходимая для поиска документа, включающая в себя имя файла на магнитном носителе, дату, и проставляется в момент подготовки документа, располагается в левом нижнем углу документа, например:

C:\Письма\Просьба.rtf 01.11.2009

Требования к оформлению бланков документов

1. Документы в министерстве оформляются, как правило, на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, регламентированные ГОСТ Р 6.30-2003.

2. В министерстве применяются следующие виды бланков:

бланк приказа министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области;

бланк письма министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области.

3. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 или A5 по ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы". Рекомендуется офисная бумага с плотностью 80 - 250 г/кв. м и белизной от 88 до 98%.

Оформление кадрового приказа министерства (прием, увольнение и прочие) регламентировано унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

4. Бланки приказов и писем министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области воспроизводятся непосредственно при изготовлении документов на бумажном носителе службой ДОУ.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

5. При переписке между структурными подразделениями министерства бланки не используются.

Подготовка отдельных видов документов

Подготовка законопроектов Новосибирской области, подготовка правовых актов Губернатора и администрации области, отзывов администрации области на проекты федеральных законов производится в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области, утвержденной постановлением Губернатора Новосибирской области от 30.12.2005 N 700.

ГАРАНТ:

1. Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт (событие, действие, состояние).

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты, но и содержат выводы и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.д.).

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).

Акт оформляется на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата A4 (если в состав комиссии включены представители разных организаций).

Акт содержит следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

дату документа;

регистрационный номер документа;

место составления (когда проводилось актируемое событие не в министерстве и из наименования организации нельзя определить ее местонахождение);

заголовок к тексту;

текст документа;

отметку о наличии приложений (при необходимости);

подписи;

гриф утверждения документа (при необходимости).

Требования к отдельным видам актов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Заголовок обычно начинается со слов: "О проведении проверки...", "О состоянии..." и т.д.

Через два межстрочных интервала оформляется реквизит "Текст".

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть начинается словом "Основание", которое печатается с абзаца, ставится двоеточие и указывается распорядительный документ в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

С новой строки от границ левого текстового поля пишутся слова:

"Составлен комиссией:" и перечисляются лица, участвующие в составлении акта. При перечислении лиц указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Если акт составлялся в присутствии проверяемых или других лиц, то пишется "Присутствовали:" и перечисляются должности и их фамилии.

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, оформлено в виде таблиц. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения.

Через два межстрочных интервала оформляется запись: "Составлен в ____ экз.". Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывают председатель и члены комиссии. При подписании должности не указываются.

С актами обследований и ревизий должны быть ознакомлены должностные лица, деятельность которых отражена в актах. Некоторые акты утверждаются руководителем.

2. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность содержит следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

дату документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

подпись;

визы согласования;

оттиск печати.

Доверенность оформляется на бланке министерства формата A4.

Текст доверенности обычно содержит:

наименование доверителя, представителя (наименование организации, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные);

содержание и объем полномочий;

срок действия доверенности;

иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Доверенности составляются в двух экземплярах.

На втором экземпляре доверенности оформляются визы согласования. Доверенности визируются в юридической службе министерства.

Подпись заверяется печатью министерства.

Доверенность на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также начальником отдела учета и отчетности министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области.

Подписанные доверенности (кроме доверенностей на получение товарно-материальных ценностей, работ, услуг) регистрируются в службе ДОУ. Экземпляр доверенности с визами согласования остается в службе ДОУ. Другой экземпляр передается доверителю. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, работ, услуг выписываются и хранятся отделом учета и отчетности министерства.

3. Договор (соглашение) - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений.

Договоры (соглашения), заключаемые министерством, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.

Договор (соглашение) содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа;

заголовок;

дату документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

адреса и реквизиты сторон, между которыми заключаются соглашения;

подписи должностных лиц каждой из сторон;

оттиски печатей каждой из сторон;

визы согласования документа.

Наименование вида документа - ДОГОВОР, СОГЛАШЕНИЕ - печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.

Ниже через два межстрочных интервала по центру оформляется заголовок, отвечающий на вопрос: "О чем"?

Текст договора состоит из преамбулы и пунктов (разделов).

В преамбуле даются ссылки на документы (Положение о министерстве, доверенность министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, правовой акт министра финансов и налоговой политики Новосибирской области), наделяющие должностное лицо полномочиями заключать договор.

Пункты (разделы) нумеруются арабскими цифрами и имеют самостоятельные заголовки.

Текст заканчивается почтовыми реквизитами (паспортными данными) субъектов, заключающих договор.

Реквизит "подпись" оформляется на одном уровне.

Подлинность подписей заверяется оттиском печати.

Проекты договоров (соглашений), подготовленные структурными подразделениями министерства, визируются руководителем структурного подразделения, юристом, заместителем министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, курирующим указанное в договоре направление работы.

Проекты договоров (соглашений), составленные по инициативе сторонних организаций и направленные в министерство для подписания сопроводительным письмом, поступают в службу ДОУ, регистрируются и направляются на согласование заместителю министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, курирующему данное направление работы.

Договоры (соглашения), связанные с финансовыми обязательствами министерства, должны быть завизированы начальником отдела учета и отчетности.

Все договоры (соглашения) до их подписания должны проходить правовую экспертизу в юридической службе министерства и должны быть завизированы заместителем министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, курирующим юридические вопросы.

Срок согласования у каждого согласовывающего лица не должен превышать пяти дней.

Договоры (соглашения), прошедшие правовую экспертизу, направляются в службу ДОУ для передачи министру финансов и налоговой политики Новосибирской области.

Подписанные договоры (соглашения) регистрируются в службе ДОУ и заверяются печатью министерства.

Количество экземпляров договора (соглашения) определяется количеством сторон, заключивших договор (соглашение). Подлинный экземпляр договора (соглашения) передается на хранение в структурное подразделение министерства, соответствующее указанному в договоре направлению работы, остальные направляются другим сторонам. Копия зарегистрированного договора (соглашения) остается в службе ДОУ с указанием структурного подразделения.

4. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключение оформляется на общем бланке.

Наименование организации печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование вида документа - ЗАКЛЮЧЕНИЕ - печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, ниже указывается наименование документа или вопрос, на которые оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается, например: "С проектом... согласны." или "По проекту... замечаний нет.".

Заключение может содержать только одну заключительную часть.

5. Записки:

Различают следующие виды записок:

докладная записка;

пояснительная (объяснительная записка);

служебная записка.

5.1. Докладная записка - документ, адресованный руководителю высшего ранга по отношению к составителю записки.

Докладная записка информирует адресата о сложившейся ситуации, явлении, факте и служит основанием для принятия им решений.

Она может адресоваться руководителю структурного подразделения, заместителю министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, министру финансов и налоговой политики Новосибирской области, направляться в сторонние организации.

Докладная записка оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 или A5 и имеет следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

дату документа;

регистрационный номер документа (при необходимости);

адресата;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметку о наличии приложений (при наличии);

подпись.

Докладная записка, составленная исполнителем и передаваемая руководителю структурного подразделения, оформляется на листе бумаги формата A4 или A5, подписывается составителем и не регистрируется.

Докладная записка, направленная министру финансов и налоговой политики Новосибирской области, оформляется на листе бумаги формата A4 или A5, подписывается составителем (при необходимости - руководителем структурного подразделения) и не регистрируется.

Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой, констатирующей, излагаются причины, факты, события, описывается ситуация; во второй - излагаются выводы, предложения, просьбы.

5.2. Пояснительная (объяснительная) записка - записка, поясняющая содержание отдельных положений документа (проекта закона области, правового акта, программы, плана, отчета и т.п.) или объясняющая причины какого-либо факта, поступка.

Пояснительная записка, сопровождающая документ, оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

заголовок к тексту;

дату документа;

регистрационный номер документа (при необходимости);

адресата (при необходимости);

текст документа;

отметку о наличии приложений (при наличии);

подпись.

Объяснительная записка пишется на листе бумаги формата A4 или A5 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа;

дату документа;

регистрационный номер документа (при необходимости);

адресата;

текст документа;

отметку о наличии приложений (при наличии);

подпись.

В реквизите "подпись" может быть указано структурное подразделение, где работает составитель записки.

В объяснительной записке дается объяснение причин совершения проступка, невыполнения должностных обязанностей и т.д.

Данная записка подписывается составителем и не имеет регистрационного номера.

5.3. Служебная записка - документ, предназначенный для письменного сообщения между собой лиц, находящихся на одном должностном уровне (руководители структурных подразделений, начальники отделов), и содержащий предложения, оценку каких-либо управленческих действий или информацию о них, фиксирующий факт передачи материальных ценностей.

6. Заявление - документ, адресованный должностному лицу, содержащий определенную просьбу или предложение.

Заявление содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа;

адресата (должность, инициалы имени и отчества, фамилию);

дату документа;

текст документа;

отметку о наличии приложений (при необходимости);

подпись.

Заявление пишется на листе бумаги формата A4 или A5.

Текст заявления начинается с существа вопроса, обращения: "прошу произвести", "прошу проверить состояние", "прошу предоставить".

Форма изложения заявления свободная.

Заявление подписывается заявителем. В реквизите "подпись" может быть указано структурное подразделение, где работает составитель заявления.

7. Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление поручений, предметов, лиц, объектов, работ, мероприятий и т.д.

Перечень оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 и содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

подпись;

утверждение документа.

Наименование вида документа располагается по центру, ниже оформляется заголовок. Наименование вида документа и заголовок выделяются полужирным шрифтом.

Перечни поручений подписываются должностными лицами, составляющими их.

8. Протокол - документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях.

Протокол ведется во время заседания. В случае когда заседание стенографируется или ведется его запись посредством соответствующей аппаратуры, протокол составляют после их расшифровки.

По форме протоколы могут быть двух видов:

краткий - содержит обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков, выступающих, принятые решения;

полный - содержит запись всех выступлений докладчиков и участников.

Краткая форма протокола используется при наличии стенограммы, когда прилагаются тексты докладов и выступлений, а также для протоколирования оперативных совещаний.

Протокол печатается на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

заголовок;

дату документа;

регистрационный номер документа;

место составления (указывается в том случае, если проходило выездное протоколируемое событие не в Новосибирске);

текст документа;

подпись;

утверждение документа (при необходимости).

Требования к отдельным видам протоколов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новосибирской области.

При оформлении протокола реквизиты располагаются следующим образом:

Наименование организации - печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру.

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ - печатается через 2 межстрочных интервала, ниже предыдущего реквизита прописными буквами и выравнивается по центру.

Через 1 межстрочный интервал ниже строчными буквами печатается заголовок заседания (конференции, собрания, совещания) и наименование коллегиального органа в родительном падеже. Слова выравниваются по центру и выделяются полужирным шрифтом.

Дата и номер протокола оформляются цифровым способом и печатаются через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом. Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания президиума, протоколы технических, научных, экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Место составления печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита и выравнивается по центру.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" оформляются от левой границы текстового поля полужирным шрифтом, печатаются с прописной буквы.

После слов "Председатель", "Секретарь" ставится тире, после слова "Присутствовали" - двоеточие.

Реквизит "Секретарь" не оформляется, если заседание не предусматривает такой должности. В этом случае ведение протокола производится службой ДОУ или лицом, ответственным за ведение протокола.

Реквизит "Присутствовали" состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных. Оформлять можно следующим образом:

фамилии и инициалы членов коллегиального органа перечисляются в алфавитном порядке через запятую;

указывается наименование должностей приглашенных, фамилии и инициалы. Наименование должностей можно указывать обобщенно, справа фамилия и инициалы в алфавитном порядке.

Список присутствующих может прилагаться к протоколу. Тогда после перечисления обобщенных названий должностей в скобках указывается "(список прилагается)". В списке фамилии приглашенных указываются также в алфавитном порядке. Если приглашенные участвовали в обсуждении только одного вопроса, то составляются списки приглашенных по каждому вопросу.

Слова ПОВЕСТКА ДНЯ пишутся прописными буквами и выравниваются по центру. Вопросы в повестке дня оформляются от границы левого поля, нумеруются арабскими цифрами и формулируются в предложном падеже с предлогами "О..." или "Об...". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".

Реквизит "Повестка дня" можно не указывать, если в основной части протокола указывается наименование обсуждаемого вопроса, которое оформляется по центру полужирным шрифтом.

Вводная часть протокола отделяется от основной части сплошной чертой.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

В протоколах тексты выступлений излагаются от третьего лица единственного числа.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер вопроса повестки дня, а также может указываться наименование обсуждаемого вопроса.

В разделе СЛУШАЛИ приводятся фамилии, инициалы и должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня. Затем дается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада прилагается к протоколу, то делается ссылка об этом.

В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступающих.

Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере их поступления, но вместо слов "вопрос", "ответ" указываются фамилии и инициалы.

В разделе РЕШИЛИ излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня, которые оформляются как постановляющая (распорядительная) часть правовых актов.

При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Реквизит "подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем, при его отсутствии - только председателем.

Протокольные решения доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов.

Принятые решения до заинтересованных лиц обычно доводятся в виде выписок.

Выписка из протокола - это точная копия части протокола.

При оформлении выписки из протокола используются следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

номер протокола;

дата протокола;

заголовок;

текст;

подпись;

заверение копии документа;

оттиск печати.

Дата, регистрационный номер документа, заголовок переносятся с протокола, из которого делается выписка.

Из текста протокола воспроизводится вводная часть, далее указывается пункт, из которого делается выписка. Нумерация пунктов не меняется (если пункт был вторым, то он останется вторым и в выписке).

Из основной части полностью переносится текст необходимого пункта.

Реквизит "подпись" оформляется без указания личных подписей. Для придания юридической силы выписке оформляется реквизит "Отметка о заверении копии документа". При направлении выписки в сторонние организации подпись заверяется оттиском печати.

9. Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Первая страница письма, как правило, печатается на установленных в министерстве бланках, остальные листы - на листах бумаги формата A4.

При оформлении писем устанавливаются следующие границы текстового поля:

верхнее поле - 2 см;

нижнее поле - 2 см;

левое поле - 2,5 см;

правое поле - 1 см.

Обязательные реквизиты письма:

герб области;

наименование организации;

справочные данные об организации;

ОКПО;

ОГРН;

ИНН/КПП;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложений (при наличии);

подпись;

визы согласования документа;

отметка об исполнителе;

идентификатор электронной копии документа.

Размер шрифта: текст - 14, отметка об исполнителе - 10, идентификатор - 8, расстановка страниц - 12. Текст печатается через 1 межстрочный интервал.

В письмах указывается точное наименование адресата. На письмах, отправляемых в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, министерств Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и другие федеральные органы исполнительной власти, почтовый адрес не указывается.

Заголовок располагается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал от реквизита "регистрационный номер документа".

Текст письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

При наборе текста устанавливается выравнивание текста по ширине.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим..., направляем) или от третьего лица единственного числа (министерство считает..., министерство рассмотрело...).

Текст письма может начинаться с обращения, которое печатается центрированным способом и заканчивается восклицательным знаком, например:

Уважаемый Михаил Петрович!

Госпожа Смирнова!

Господин Президент!

Уважаемые коллеги!

Письмо, как правило, составляется по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Вступительная часть содержит ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта.

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Текст письма не должен превышать, как правило, одной страницы.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д.

Письмо может содержать только одну заключительную часть.

Отметка о наличии приложений печатается двумя интервалами ниже текста письма от левой границы текстового поля в том случае, если письмо предусматривает приложение к нему.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей и закреплением за ними права подписи документов в положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах.

Перед реквизитом "подпись" может располагаться формула вежливости:

"С уважением,..", "С наилучшими пожеланиями," и др... Формула вежливости печатается с абзаца и отделяется от должности запятой.

Визы согласования оформляются на экземпляре письма, остающегося в деле. Визы проставляются в нижней части листа письма. Допускается расшифровку подписи производить вручную при визировании.

Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левой части документа.

Количество экземпляров письма зависит от количества адресатов.

После подписания служебное письмо регистрируется в установленном порядке.

Регистрация производится с помощью автоматизированной системы регистрации документов.

Регистрация поступивших писем-ответов осуществляется в регистрационных карточках инициативных писем.

Письму-ответу присваивается тот же регистрационный номер, который дополняется номером поступившего ответа, проставляется дата.

Сведения о поступлении ответа в электронную карточку вносятся сотрудником службы ДОУ.

Ответы на поступившие факс-сообщения регистрируются как инициативные письма.

Датой письма является дата его подписания.

По содержанию и назначению письма могут быть инструктивные, сопроводительные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения, поздравительные, благодарственные письма и др.

9.1. Письмо-просьба.

Текст данного письма обычно строится по следующей форме: изложение причины, побудившей обратиться с просьбой, изложение самой просьбы, в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами: "прошу", "просим":

Просим оказать содействие..;

Просим выслать в наш адрес..;

Просим принять участие..;

Прошу довести до сведения..;

Прошу ликвидировать задолженность..;

Прошу принять меры...

Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания.

9.2. Письмо-ответ.

Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируются причины отказа (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителей.

В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

9.3. Письмо-приглашение.

Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит-приложение, в котором, обычно, сообщается программа мероприятия.

Письмо можно оформлять на бланке письма или на бланке оргкомитета данного мероприятия.

Письма начинаются со слов: "Приглашаю..", "Приглашаем..", "Министерство приглашает..", "Позвольте пригласить..", "Прошу направить представителя..".

Письмо подписывается министром финансов и налоговой политики Новосибирской области, заместителем министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, председателем оргкомитета или содержит подпись "Оргкомитет".

9.4. Гарантийное письмо.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться может плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т.д. В таких письмах используются стандартные выражения: "Министерство гарантирует..", "Гарантируем..", "Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем", "Возврат гарантируем".

В письме обычно указываются платежные реквизиты.

Кроме подписи министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, может быть оформлена подпись начальника отдела учета и отчетности.

Подпись заверяется печатью.

9.5. Сопроводительное письмо.

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения).

Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате A5 и не имеет самостоятельного заголовка.

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

Направляю информацию..;

Возвращаем справочные материалы..;

Возвращаем подписанный с нашей стороны договор...

10. Приказ - правовой акт, издаваемый министерством.

В соответствии с Положением о министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области, утвержденным постановлением Губернатора Новосибирской области от 23.09.2008 N 371, министерство в пределах своей компетенции издает приказы, которые являются основной правовой формой реализации его властных полномочий.

ГАРАНТ:

Положение о департаменте финансов и налоговой политики Новосибирской области, утвержденное постановлением Губернатора Новосибирской области от 23.09.2008 N 371 утратило силу

См.Положение о министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области утвержденное постановлением Губернатора Новосибирской области от 26 апреля 2010 г. N 135

Приказами министерства по основной деятельности и личному составу оформляются правовые предписания по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам его деятельности.

Оформление правовых предписаний в виде писем и телеграмм не допускается.

Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.

Поручение исполнителю по подготовке проекта приказа может дать министр финансов и налоговой политики Новосибирской области, его заместители, руководитель (заместитель руководителя) структурного подразделения министерства, который обязан сформулировать конкретное и четкое задание, а также определить срок представления проекта.

Для подготовки наиболее сложных проектов приказов, а также приказов, совместных с иными областными органами исполнительной власти Новосибирской области, могут создаваться рабочие группы.

Приказ должен содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, компетенции министерства, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным. Содержащиеся в приказе поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов.

Проекты приказов по основной деятельности оформляются структурными подразделениями министерства по их инициативе или по поручению министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, заместителей министра финансов и налоговой политики Новосибирской области и согласовываются со следующими должностными лицами:

1) руководителем структурного подразделения, ответственного за оформление и согласование приказа, и заместителем министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, курирующим это подразделение;

2) руководителями структурных подразделений и заместителями министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, в случае если приказы касаются их деятельности или предписывают выполнение ими конкретных поручений;

3) заместителем министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, курирующим юридические вопросы.

Проекты приказов по основной деятельности представляются на подпись министру финансов и налоговой политики Новосибирской области или лицу, исполняющему его обязанности, соответствующим секретарем.

Проекты приказов по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках, командировании государственных служащих и др.) оформляются только кадровой службой по представлениям руководителей структурных подразделений и согласовываются со следующими должностными лицами:

1) кадровой службой;

2) заместителем министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, курирующим соответствующее структурное подразделение;

2) заместителем министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, курирующим юридические вопросы;

3) начальником отдела учета и отчетности - проекты приказов, связанных с использованием денежных средств.

Проекты приказов по личному составу представляются на подпись министру финансов и налоговой политики Новосибирской области или лицу, исполняющему его обязанности.

На подпись министру финансов и налоговой политики Новосибирской области, лицу, исполняющему его обязанности, проекты приказов по личному составу представляются заместителем министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, курирующим юридические вопросы, или кадровой службой.

Проекты приказов о командировании государственных служащих министерства и командировочные удостоверения кадровая служба оформляет в соответствии с резолюциями министра финансов и налоговой политики Новосибирской области и его заместителей на адресованных им служебных записках руководителей структурных подразделений.

Проекты приказов о командировании представляются на подпись министру финансов и налоговой политики Новосибирской области заместителем министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, курирующим юридические вопросы, или кадровой службой.

Не допускается приказ по основной деятельности о проведении проверок министерством совмещать в одном документе с приказом о командировании государственных служащих, включенных в состав проверяющей комиссии.

Согласование проектов приказов в структурных подразделениях министерства осуществляется в срок до 3-х дней с момента их поступления и оформляется визами руководителей структурных подразделений или должностных лиц, официально их замещающих. Министром финансов и налоговой политики Новосибирской области или заместителем министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, курирующим структурное подразделение, подготовившее проект приказа, могут быть установлены иные сроки его согласования.

При внесении на стадии согласования в проект приказа существенных изменений он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Для рассмотрения неурегулированных разногласий по проекту приказа, учета мнений заинтересованных сторон и достижения компромисса структурное подразделение, ответственное за согласование, проводит совещание, решение которого оформляется протоколом, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа при его представлении на подпись министру финансов и налоговой политики Новосибирской области (лицу, исполняющему его обязанности), который принимает окончательное решение по урегулированию разногласий, подписывает приказ или возвращает проект для доработки в структурное подразделение, которым он подготовлен.

В процессе согласования структурные подразделения министерства, ответственные за его проведение, осуществляют доработку проектов приказов, а также их обязательное редактирование в службе ДОУ.

Проекты приказов, иных документов представляются на редактирование в службу ДОУ только полномочным обсуждать и вносить поправки в текст исполнителем с его визой. Редактор карандашом отмечает погрешности в текстах приказов, иных документов и вправе требовать от исполнителей исправления орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов, несоответствия положениям нормативных правовых актов в сфере управления и делопроизводства, а также иных замеченных им недостатков. Не допускается представление на подпись министру финансов и налоговой политики Новосибирской области и его заместителям приказов, иных документов без штампа и подписи редактора.

Оттиск штампа редактора "ОТРЕДАКТИРОВАНО" и его подпись помещаются на оборотной стороне каждого листа проекта приказа, второго экземпляра иных документов.

Обязательные реквизиты приказов:

1) реквизиты приказов печатаются шрифтом N 14 без помарок и исправлений на бланках установленной формы (кроме совместных приказов), изготовленных типографским способом на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 (210 x 297 мм). Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники;

2) дата приказа, как правило, совпадает с датой подписания и оформляется службой ДОУ (для приказов по личному составу - кадровой службой) при регистрации. Приказы, изданные совместно с другими государственными органами (организациями), регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации (подписания) приказа.

Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом, например: 1 февраля 2008 года.

В заголовках, текстах и приложениях приказов дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 22.02.2008.

В заголовках, текстах и приложениях приказов допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

В тексте не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку;

3) регистрационный номер приказа министерства состоит из знака "N" и его порядкового номера в пределах календарного года.

Приказы министерства по основной деятельности, отпускам, командировкам и личному составу нумеруются отдельно.

В приказах по личному составу порядковый номер дополняется через дефис буквенными литерами "ЛС", например: "123-ЛС", о командировках - буквенными литерами "КМ", например: "132-КМ", а об отпусках - буквенной литерой "О", например: "147-О".

Регистрационный номер совместного с другими государственными органами (организациями) приказа состоит из регистрационных номеров каждого государственного органа (организации), расположенных в порядке их перечисления последовательно через косую черту;

4) заголовок в приказе отвечает на вопросы "о чем?" ("о ком?"), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.

Шрифт заголовка - полужирный, N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по центру текста. Например:

Об утверждении структуры и штатного расписания министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области

В заголовки приказов по личному составу включаются наименование действия, инициалы, фамилия государственного служащего (государственных служащих), в отношении которых это действие осуществляется. Более четырех государственных служащих указываются в заголовке обобщенно, например: "О назначении И.И. Николаева", "О переводе А.П. Петрова", "Об увольнении П.Н. Сергеевой", "О дисциплинарной ответственности В.И. Сидорова", "О поощрении государственных служащих министерства";

5) текст приказа отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текста.

Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.

В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания приказа, раскрываются цели, механизм реализации и ожидаемый результат управленческих решений. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п.

Не допускается замена содержательной констатирующей части краткими формулами-отписками: "В связи с производственной необходимостью"; "В целях совершенствования деятельности" и т.п.

В констатирующей части приказа, издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование в родительном падеже, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть приказов завершается распорядительным словом "приказываю:", которое печатается строчными буквами вразрядку (с увеличенным интервалом между буквами до 3 пунктов). После этого слова ставится двоеточие. Предписания в пунктах приказа должны согласовываться в падеже с распорядительным словом "приказываю:" - кому? (дат. п.). В совместном с другими государственными органами приказе распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: "приказываем:".

При невозможности смыслового согласования распорядительного слова с предписаниями пунктов приказа допускается исключение распорядительного слова из текста. В этом случае констатирующая часть приказа заканчивается двоеточием, а предписания каждого пункта приказа излагаются от первого лица единственного числа, например, вместо конструкции текста:

"...в соответствии с перечисленными поручениями приказываю:

1. Утвердить Правила..." (по смыслу получается, что Правила не утверждаются данным распоряжением, а дается поручение кому-то их утвердить)

может использоваться конструкция:

"...в соответствии с перечисленными поручениями:

1. Утверждаю Правила...".

В приказах по личному составу (кроме юридической ответственности), по основной деятельности констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении их издания. В этом случае распорядительные слова исключаются.

В распорядительной части текста обязательно указываются адресаты предписаний в дательном или родительном падеже - структурные подразделения министерства и территориальные органы министерства и (или) их руководители (фамилия и инициалы указываются в скобках в именительном падеже или без скобок - в дательном или родительном падеже, когда предписание адресовано конкретному руководителю), затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения) и могут устанавливаться сроки исполнения. Не допускается разрыв фамилий и инициалов руководителей - адресатов предписаний при их переносе на другую строку текста.

Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пункты могут разделяться на абзацы.

Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа таблиц, списков комиссий, рабочих групп, других перечислений более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематически разделенные приложения к приказу, юридически связанные с распорядительной частью текста.

В последнем пункте приказа по основной деятельности, как правило, указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа в соответствующей сфере деятельности министерства и не может быть одним из этих адресатов.

В конкретных случаях контроль за исполнением приказа может возлагаться на министра финансов и налоговой политики Новосибирской области со следующей формулировкой последнего пункта: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

В текст приказа не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица) получают копию приказа (распоряжения) в соответствии с указателем рассылки, который исполнитель представляет вместе с проектом приказа.

В приказе, изданном с целью изменения или отмены действующих приказов, в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого или отменяемого приказа и (или) номера отдельных пунктов (абзацев, страниц) распорядительной части текста или приложения к приказу. Отмена приказа или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу обозначается формулировкой "Признать утратившим силу...".

Приказ применяется с его даты, если в тексте документа не указан другой срок;

6) приложения в приказе допускаются только связанные с предписаниями распорядительной части текста. Например: "Утверждаю прилагаемое Положение об отделе учета и отчетности"; "Внести изменения в приказ ДФиНП НСО от 26.12.2007 N 656 "Об утверждении структуры и штатного расписания министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области" согласно приложению". Несколько приложений нумеруются с указанием знака "N".

На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово "Приложение" со знаком "N" (при наличии нескольких приложений), затем наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. Указанный текст центруется относительно самой длинной строки.

При утверждении приказом только одного документа, оформленного приложением к этому приказу, слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" на лицевой части его первого листа может быть заменено на слово "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), согласованное по роду и числу с видом утверждаемого документа (положение, инструкция, правила, регламент и т.п.);

7) обязательное внутреннее визирование и внешнее согласование приказов осуществляется до представления их на подпись министру финансов и налоговой политики Новосибирской области.

Виза внутреннего согласования приказа помещается на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра в верхней части листа и включает инициалы и фамилию, личную подпись согласующего, дату визирования. В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ, и исполнителя его подпись ставится один раз. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей (руководителей структурных подразделений - в порядке индексов структурных подразделений) сверху вниз, одна под другой.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа оформляются на отдельном листе. При этом реквизит "виза" дополняется словами "с прилагаемыми замечаниями", помещаемыми перед личной подписью визирующего.

Оформление виз совместного с другими государственными органами приказа осуществляется на отдельном для каждого государственного органа листе согласования, при этом наименования должностей лиц, визирующих приказ, указываются слева от их инициалов и фамилий.

Внешнее согласование (с иными организациями) приложения к приказу оформляется грифом "СОГЛАСОВАНО" с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписью, ее расшифровкой и датой согласования.

Согласование, оформляемое письмом, протоколом или другим документом, осуществляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания рабочей группы

от 18.01.2008 N 15

8) приказы подписывает министр финансов и налоговой политики Новосибирской области, а в случае его отсутствия - исполняющий обязанности.

Внесение изменений в приказ после его подписания допускается только соответствующим приказом;

9) исполнитель указывает полужирным шрифтом N 10 свои инициалы, фамилию и номер телефона в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа первого экземпляра приказа, справа от фамилии ставит личную подпись и дату, например:

И.В. Петров (личная подпись, дата)

220 65 35

Особенности подготовки и оформления нормативных правовых актов министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области Нормативные правовые акты МФ и НП НСО оформляются в виде приказов.

Руководитель структурного подразделения (управления, отдела), ответственного за подготовку проекта приказа, являющегося нормативным правовым актом, с момента начала его разработки проставляет реквизит путем проставления штампа "ПРОЕКТ НОРМАТИВНОГО ПРАВОВОГО АКТА" на проекте документа.

Проекты приказов, являющихся нормативными правовыми актами:

в обязательном порядке согласовывается в следующей последовательности:

1) с руководителем структурного подразделения, ответственным за подготовку проекта приказа, являющегося нормативным правовым актом;

2) с руководителем структурного подразделения (управления, отдела), которому в проекте приказа, являющегося нормативным правовым актом, предусматриваются поручения или совместная деятельность;

3) с заместителями министра, курирующими соответствующие направления деятельности;

4) с заместителем министра, курирующим юридические вопросы (после проведения правовой и антикоррупционной экспертизы в соответствии с пунктами 7.10-7.12 Регламента внутренней организации министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области).

При наличии замечаний и (или) предложений, проект приказа, являющегося нормативным правовым актом, визируется с замечаниями (предложениями), которые, подписываются соответствующим руководителем и прилагаются к указанному проекту.

Руководитель структурного подразделения (управления, отдела), ответственный за подготовку проекта приказа, являющегося нормативным правовым актом, обеспечивает обобщение поступивших замечаний и предложений и вносит соответствующие изменения в проект.

Правовая и антикоррупционная экспертиза проекта приказа, являющегося нормативным правовым актом, проводится юридической службой (специалистом по правовым вопросам) после доработки проекта документа с учетом поступивших замечаний и предложений, а также после согласования указанного проекта приказа с заместителями министра, курирующими соответствующие направления деятельности.

Антикоррупционная экспертиза проекта приказа, являющегося нормативным правовым актом, осуществляется в соответствии с порядком подготовки и оформления нормативных правовых актов, договоров министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области. Проект приказа являющегося нормативным правовым актом, передается в юридическую службу (специалисту по правовым вопросам) на бумажном носителе и в электронном виде.

Правовая и антикоррупционная экспертиза проекта приказа, являющегося нормативным правовым актом, проводится в пятидневный срок со дня его получения, с последующим согласованием проекта с заместителем министра, курирующим юридические вопросы.

Проект нормативного правового акта, получивший положительное заключение правовой и антикоррупционной экспертизы, направляется юридической службой (специалистом по правовым вопросам) на подпись министру финансов и налоговой политики Новосибирской области.

Проект нормативного правового акта, получивший отрицательное заключение правовой и антикоррупционной экспертизы, направляется юридической службой (специалистом по правовым вопросам) на доработку в структурное подразделение (управление, отдел), ответственное за подготовку проекта нормативного правового акта.

Проект нормативного правового акта, не подписанный министром финансов и налоговой политики Новосибирской области, направляется на доработку в структурное подразделение (управление, отдел), ответственное за подготовку проекта нормативного правового акта.

Если в результате согласования, правовой и антикоррупционной экспертизы, а также замечаний министра финансов и налоговой политики Новосибирской области в проект приказа вносятся существенные изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Приказы МФ и НП НСО, содержащие нормативные правовые акты, нумеруются отдельно от остальных.

В приказах, содержащих нормативные правовые акты, порядковый номер дополняется через дефис буквенными литерами "НПА", например: "123-НПА".

Секретарь передает подписанный приказ на бумажном носителе и в электронном виде в службу ДОУ, которая регистрирует приказ и направляет его копии на бумажном носителе и в электронном виде по электронной почте в семидневный срок со дня подписания в:

администрацию Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;

Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области;

Законодательное Собрание Новосибирской области;

прокуратуру Новосибирской области.

Направление копии приказа, являющегося нормативным правовым актом, в администрацию Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области служба ДОУ осуществляет по системе Lotus Notes (ОРД) после его регистрации.

Для опубликования в информационном бюллетене "Сборник нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Новосибирской области" приказы, являющиеся нормативными правовыми актами, в семидневный срок со дня подписания передаются службой ДОУ в государственно-правовой министерство администрации Губернатора Новосибирской области и Правительство Новосибирской области на бумажном носителе (в канцелярию государственно-правового министерства) и в электронном виде (e-mail: kumv@obladm.nso.ru).

В Законодательное Собрание Новосибирской области служба ДОУ передает копии приказов, являющихся нормативными правовыми актами, в семидневный срок со дня подписания на бумажном носителе (в канцелярию Законодательного Собрания Новосибирской области) и в электронном виде (e-mail: kanc@sovet-nso.ru).

В прокуратуру Новосибирской области служба ДОУ передает копии приказов, являющихся нормативными правовыми актами, в семидневный срок со дня подписания на бумажном носителе (в канцелярию прокуратуры Новосибирской области) и в электронном виде (e-mail: yonpro-nso@bk.ru).

В Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области служба ДОУ передает копии приказов, являющихся нормативными правовыми актами, в семидневный срок со дня подписания на бумажном носителе (в канцелярию Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области) и в электронном виде (e-mail: dis@disib.atlas-nsk.ru).

Приказ, являющийся нормативным правовым актом, в течение десяти дней после дня его подписания размещается службой ДОУ на официальном сайте министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области в сети Интернет.

Служба ДОУ обеспечивает официальное опубликование в газете "Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов" или газете "Советская Сибирь" приказы МФиНП НСО, содержащие необходимость такого опубликования.

11. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки бывают двух видов:

для представления руководству (внутренние) с информацией о фактах и событиях служебного характера;

для представления в другую организацию (внешние), удостоверяющие какой-либо юридический факт: подтверждения замещаемой должности, размер денежного содержания и т.п.

Внешняя справка оформляется на общем бланке министерства, внутренняя - на листе бумаги формата A4 или A5, на месте названия организации может быть указано структурное подразделение.

Реквизиты справки:

герб Новосибирской области (для внешних справок);

наименование организации (для внешних справок);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа (для внешних справок);

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

приложение (при наличии);

подпись;

оттиск печати (при необходимости);

исполнитель.

В тексте внутренней справки могут быть приведены статистические данные, сравнительные аналитические материалы, таблицы, приложения.

Текст справки, подтверждающей юридический факт, начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте справки не должно быть архаических оборотов: "настоящая справка...", "действительно работает...". В конце справки может быть указано название учреждения, куда она представляется. В таком случае не оформляется реквизит "адресат".

Внешняя справка подписывается министром финансов и налоговой политики Новосибирской области, внутренняя - исполнителем. Справка, направляемая министру финансов и налоговой политики Новосибирской области, заместителю министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, не направляемая в сторонние организации, подписывается руководителем структурного подразделения, составляется в двух экземплярах.

Внешняя справка регистрируется в установленном порядке, проставляется дата.

Дата составления внутренней справки, оформленной не на бланке, указывается ниже подписи цифровым способом. Например: 23.08.2007.

12. Телеграмма - это текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи, составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату.

Подготовка и отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

Телеграммы по приоритетности обработки разделены на категории: "вне категории", "внеочередная", "срочная", "обыкновенная".

Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу доставки, разделяются на следующие виды: "с уведомлением о вручении телеграфом", "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное", "с доставкой в срок, указанный отправителем", "на художественном бланке (ЛЮКС)", "на художественном музыкальном бланке", "схемная" и др.

Телеграмма печатается на бумаге формата A4 или на общем бланке министерства и имеет следующие реквизиты:

отметка о категории телеграммы;

отметка о виде (видах) телеграммы;

адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);

текст;

регистрационный номер;

дата документа;

подпись отправителя (по желанию отправителя).

Дополнительными реквизитами считаются:

наименование организации;

справочные данные об организации;

виза исполнителя;

оттиск печати.

Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта N 14.

В состав адресата входит полный или условный телеграфный адрес и наименование организации.

Адрес телеграммы должен содержать все сведения, необходимые для обеспечения ее доставки адресату, без розыска и наведения справок. В адрес может быть включен номер телефона адресата.

В телеграммах, в реквизите "адресат", перед номерами домов, строений, квартир указываются соответствующие слова полностью или сокращенно: "дом" - "д.", "строение" - "стр.", "квартира" - "кв.". Слова "край", "область", "район", "село", "деревня" можно писать полностью или сокращенно - "кр.", "обл.", "р-н", "с.", "дер.". В тех случаях, когда это не приведет к неточности адреса, допускается не указывать эти слова.

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого значения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края. Наименование улицы печатается в именительном падеже, а наименование края, области, района - в родительном.

Наименование организации печатается в именительном падеже, например "Контрольно-счетная палата Новосибирской области".

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен представить столько экземпляров телеграмм, сколько адресов в телеграмме указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить, остальные адреса указываются в тексте.

Допускается прием телеграммы с одним и тем же текстом по списку адресов, но не более 20. Список адресов должен быть представлен в службу ДОУ вместе с телеграммой.

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия (имя, отчество и фамилия или инициалы и фамилия) получателя печатаются в дательном падеже и отделяются от телеграфного адреса 2 межстрочными интервалами, например:

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. После слова "например:", вероятно, пропущена часть текста

Подаваемая телеграмма должна быть напечатана четко и разборчиво, не иметь подчисток и исправлений.

Телеграмма не должна содержать более 300 слов.

Текст от адресата отделяется двумя межстрочными интервалами.

Текст телеграммы может начинаться с обращения.

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера и даты документа, на который дается ответ, например: Б/237 от 25 марта 2007.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, без сокращений слов.

Цифры в телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо полностью.

Знаки препинания "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" могут быть написаны полными словами, либо сокращенно ("тчк", "зпт", "кв ч", "скб"), либо соответствующими символьными знаками.

Вопросительный знак, тире (минус), плюс могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "номер", "двоеточие", "восклицательный знак" могут быть написаны полными словами или сокращенно ("нр", "двтч", вскл").

Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

Все знаки, написанные полным или сокращенным способом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами и цифрами.

Текст телеграммы заканчивается точкой - тчк.

Подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами.

Основные реквизиты телеграммы отделяются от дополнительных реквизитов сплошной чертой и печатаются строчными буквами от левой границы текстового поля.

Дополнительные реквизиты не входят в состав оплачиваемых слов телеграммы. Наименование и адрес отправителя (министерство финансов и налоговой политики Новосибирской области), подпись и ее расшифровка проставляются в нижней части телеграммы под чертой и печатаются строчными буквами от левого поля.

Телеграмма составляется в одном экземпляре, визируется руководителем того подразделения министерства, в котором она была составлена, и передается в службу ДОУ для подписания министром финансов и налоговой политики Новосибирской области.

Подписанная телеграмма регистрируется в службе ДОУ. Регистрационный номер и дата ставятся после текста.

Поздравительные телеграммы не регистрируются.

Телеграмма, подписанная должностным лицом, должна быть заверена печатью.

13. Телефонограмма - документ, создаваемый в связи с устной передачей текста по каналам телефонной связи и записываемый получателем.

При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты:

наименование организации - автора документа;

наименование вида документа;

адресат;

текст документа;

регистрационный номер документа;

дата документа;

подпись отправителя;

должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму;

должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму;

время передачи (приема) телефонограммы.

Телефонограммы записываются в журнал, могут печататься на листах бумаги формата A4 или специальных бланках.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются министром финансов и налоговой политики Новосибирской области. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Принятые телефонограммы передаются министру финансов и налоговой политики Новосибирской области (адресату), после их рассмотрения направляются, при необходимости, исполнителю.

14. Факсограмма (телефакс, факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе при помощи факсимильной аппаратуры.

Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, с учетом следующих правил:

объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата A4;

текст (схема, графическое изображение) выполняется на белой бумаге четким контрастным шрифтом черного цвета и контрастным изображением на одной стороне листа;

не допускается волнистость и деформация листов бумаги.

15. Электронное сообщение - документ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копии, отпечатанный на принтере, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ или с помощью дискеты (диска).

Электронное сообщение состоит из адреса электронной почты, заголовка, содержащего служебную информацию, текста, подписи, регистрационного номера документа и даты документа.

К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования:

документы готовятся либо с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel с использованием шрифта Times New Roman размером N 14 и не должны содержать изображение герба Новосибирской области и других графических изображений, либо в формате PDF.

III. Порядок перемещения документов в министерстве (документооборот)

Требования, предъявляемые к документообороту:

- прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);

- распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

- необходимое перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены);

- единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.

Документооборот министерства состоит из трех самостоятельных документационных потоков:

Входящие документы - это документы, поступающие в министерство из-за его пределов, в том числе от других организаций, а также физических лиц (граждан).

Исходящие документы - это документы, направляемые министерством за его пределы, в том числе другим организациям, а также физическим лицам (гражданам).

Внутренние документы - это документы, образующиеся в процессе повседневной деятельности министерства и не покидающие его пределов. Такие документы перемещаются между должностными лицами и структурными подразделениями министерства.

Порядок работы с входящими документами

Работа с входящими документами включает следующие этапы:

- доставку и прием документов;

- первичную обработку документов, регистрацию документов;

- предварительное рассмотрение документов;

- рассмотрение документов руководителем (резолюция);

- передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);

- исполнение документов;

- контроль исполнения документов;

- хранение и использование документов;

- передачу на архивное хранение или на уничтожение.

Доставка корреспонденции в министерство осуществляется, как правило, курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, телефонной связи и электронной почтой.

Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания. Фельдъегерской связью - срочная корреспонденция государственных органов. Телефонной связью - факсимильные сообщения. Электронной почтой - электронные сообщения.

Обработка, регистрация, распределение и движение входящей корреспонденции в министерстве осуществляет служба ДОУ.

Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция без вскрытия конверта возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. В случае установления ошибочности адресата после вскрытия конверта, корреспонденция вместе с конвертом также возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров.

Затем вскрываются все конверты (за исключением имеющих пометку "лично"). По сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами, а также всех названных в документах приложений. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в службе ДОУ, другой - приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с отсутствующими или некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом об отсутствии вложений. В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают руководитель службы ДОУ (исполняющий его обязанности), сотрудник, вскрывший указанный конверт.

Вскрытые конверты входящих документов сохраняются и прилагаются к корреспонденции, поскольку их наличие может быть необходимо для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе. Конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело. Конверты, в которых поступили обращения граждан, прилагаются к обращениям. Конверты с корреспонденцией, имеющие пометку "лично", передаются адресатам.

На стадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые согласно Перечню нерегистрируемых документов.

Вся входящая корреспонденция, подлежащая регистрации, подлежит обязательной регистрации службой ДОУ в электронной базе данных, в которую включаются основные реквизиты поступивших документов:

отметка о поступлении документа в организацию;

дата регистрации документа;

вид документа;

наименование организации автора документа;

регистрационный номер и дата поступившего документа;

фамилия автора, подписавшего документ;

заголовок к тексту;

количество экземпляров, листов, приложений;

адресат;

кодификатор темы обращения;

почтовый адрес для ответа (если не содержится в тексте или реквизитах документа).

Факт регистрации входящего документа подтверждается оттиском регистрационного штампа службы ДОУ, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу. (При наличии сопроводительного письма к документу, отметка о поступлении документа проставляется на сопроводительном письме.) В указанный оттиск от руки (либо с использованием механических средств) вписываются дата получения документа (арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 31.01.2008) и его регистрационный номер в электронной базе данных.

Документы, поступившие факсимильной связью, регистрируются службой ДОУ в АСОД в общем порядке, с добавлением к регистрационному номеру буквенной литеры "ф".

Документы, поступившие на адрес электронной почты uprava@ufnso.ru, регистрируются службой ДОУ в АСОД в общем порядке с добавлением к регистрационному номеру буквенной литеры "э".

Не подлежит регистрации службой ДОУ (фиксируется только дата поступления) следующая входящая корреспонденция:

копии документов, в том числе полученные с использованием информационных систем общего пользования, справочная информация, присланная для сведения;

поздравительные письма и телеграммы;

пригласительные билеты;

бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные и т.п.), поступившие без сопроводительного письма;

заявления граждан о приеме на работу, заявления государственных служащих об увольнении (о переводе, предоставлении отпуска и по другим кадровым вопросам), поступившие без сопроводительного письма;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);

формы статистической отчетности, поступившие без сопроводительного письма.

Для оперативного рассмотрения по существу вопроса поступившая в министерство корреспонденция распределяется на:

- требующую обязательного рассмотрения министром финансов и налоговой политики Новосибирской области;

- требующую обязательного рассмотрения заместителями министра финансов и налоговой политики Новосибирской области.

Министру финансов и налоговой политики Новосибирской области направляют наиболее важные документы по принципиальным вопросам работы министерства.

Служба ДОУ осуществляет предварительное рассмотрение содержания входящих документов с целью их распределения.

Зарегистрированная и предварительно рассмотренная корреспонденция направляется:

- секретарю министра финансов и налоговой политики Новосибирской области для доклада министру;

- секретарю заместителей министра финансов и налоговой политики Новосибирской области для доклада заместителям министра;

- руководителям структурных подразделений.

Документы передаются руководителям структурных подразделений (уполномоченным лицам) по журналам установленного образца.

Министру финансов и налоговой политики Новосибирской области обязательно направляются следующие документы: федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации и другие документы, поступающие из федеральных органов государственной власти, законы Новосибирской области, распоряжения и постановления Губернатора Новосибирской области и администрации Новосибирской области, документы, поступающие из арбитражных судов, судов общей юрисдикции, от мировых судей, из прокуратуры, правоохранительных органов, жалобы на действия (бездействие) заместителей министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, руководителей структурных подразделений министерства.

Документы, поступившие с пометкой "срочно" или "весьма срочно", вручаются немедленно после регистрации.

К документам, направляемым министру финансов и налоговой политики Новосибирской области (заместителям министра финансов и налоговой политики Новосибирской области), прилагаются оформленные на отдельных листах проекты резолюций (поручений), в которые включаются: регистрационные номера входящих документов, даты и номер исходящего письма, заголовок (содержание документа), даты резолюций (поручений).

Проекты резолюций (поручений) оформляются службой ДОУ.

Тексты подписанных министром финансов и налоговой политики Новосибирской области резолюций (поручений) вносятся службой ДОУ в электронные регистрационные карточки базы АСОД.

Тексты подписанных заместителями министра финансов и налоговой политики Новосибирской области резолюций (поручений) вносятся секретарями заместителей министра финансов и налоговой политики Новосибирской области в электронные регистрационные карточки базы АСОД.

На исполнение в структурные подразделения документы направляются только через службу ДОУ, при этом подлинник получает ответственный исполнитель, а всем соисполнителям направляются копии на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Подготовку копий документов с резолюциями (поручениями) министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, заместителей министра финансов и налоговой политики Новосибирской области осуществляет служба ДОУ.

Документы, не зарегистрированные в службе ДОУ, министру финансов и налоговой политики Новосибирской области (заместителю министра) не передаются.

Без доклада министру финансов и налоговой политики Новосибирской области (заместителям министра финансов и налоговой политики Новосибирской области) в структурные подразделения направляется корреспонденция, поступившая в адрес конкретного структурного подразделения, должностного лица.

Документы для руководителей структурных подразделений (исполнителей) министерства получают в службе ДОУ уполномоченные работники соответствующих структурных подразделений либо лично руководители не реже чем 2 раза в день в 11.00 и в 15.00 часов.

Электронная карточка на документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям, распределенные службой ДОУ, заполняется службой ДОУ. В карточку вносятся резолюция, фамилия руководителя подразделения (исполнителя), исполнение документа ставится на контроль (в том случае, если документ контрольный).

Рассмотрение документов руководителями структурных подразделений производится в день их поступления. Решение по документам отражается в резолюции. В резолюции обязательно отражается исполнитель, подпись руководителя структурного подразделения и дата.

Уполномоченные сотрудники в структурных подразделениях вносят в электронную карточку зарегистрированного документа сведения о прохождении документа (резолюцию, передачу документа исполнителю, отметку о контроле, отметку об исполнении документа и направлении его в дело и др.). Передача контрольных документов контрольным органам после их регистрации осуществляется ответственными сотрудниками министерства.

Резолюция может быть напечатана или написана от руки на отдельном листе. Лист для резолюций может содержать наименование структурного подразделения и наименование должности. Наложение резолюции непосредственно на документах не допускается. После текста резолюции проставляется подпись и дата. В случае если министр финансов и налоговой политики Новосибирской области или заместитель министра в резолюции реквизит "дата" не заполнил, то данный реквизит заполняется соответствующим секретарем. Служба ДОУ резолюции без даты не принимает к отражению в ДОУ.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться, подписываться и отражаться в АСОД.

Исполнитель знакомится с документами в день их получения.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель или исполнитель, указанный первым, координирует работу всех исполнителей, имеет право созыва остальных исполнителей.

Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов.

В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя вышестоящий руководитель должен определить другого исполнителя. Фамилия нового исполнителя заносится в электронную карточку.

Документ считается исполненным, если выполнены действия или приняты решения, указанные в резолюции.

На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело, о чем делается отметка в АСОД. Отметка включает краткие сведения об исполнении документа.

При наличии документа, свидетельствующего об исполнении, оформляют отметку "В дело", подпись и дату.

Отметка располагается в левой нижней части исполненного документа, подлежащего подшивке в дело.

Исполнителям передается копия документа на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Оригиналы документов подшиваются в дело службой ДОУ. После ознакомления или исполнения службой ДОУ в оригиналах документов делается отметка об исполнении на основании отметки в АСОД.

Работа с исходящими (отправляемыми) документами

Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоят из следующих операций:

- составление проекта документа;

- согласование проекта;

- проверка правильности оформления документа;

- подписание или утверждение (если необходимо);

- регистрация корреспонденции;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра в дело.

Исполнитель, получивший поручение на создание инициативного исходящего письма или письма-ответа, готовит проект исходящего документа в электронной форме и заполняет по нему регистрационную карточку в системе АСОД, в которой указывается: вид документа, заголовок, адресат, инициалы и фамилия руководителя, подписывающего письмо, взаимосвязь с входящим документом, прикрепляется электронная форма письма с приложениями к нему.

Проект документа согласовывается руководителем структурного подразделения исполнителя, руководителями заинтересованных структурных подразделений, другими организациями (при необходимости), юридической службой, курирующим заместителем министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, заинтересованными заместителями министра финансов и налоговой политики Новосибирской области. Количество согласований должно определяться деловой необходимостью.

После завершения процесса согласования проект исходящего документа в электронном виде направляется на визирование министру финансов и налоговой политики Новосибирской области. Завизированный министром финансов и налоговой политики Новосибирской области проект исходящего документа сотрудником службы ДОУ оформляется на бумажном носителе и передается руководителю на подпись.

Подписанное письмо передается в службу ДОУ, которая находит в АСОД регистрационную карточку этого письма, сверяет содержание файла с письмом на бумажном носителе и присваивает регистрационный номер. Регистрационный номер переносится на оригинал исходящего письма.

Служба ДОУ делает в регистрационной карточке отметку об отправке письма, заполняя способ и дату отправки.

Если письмо является ответным на ранее поступивший документ, служба ДОУ создает карточку ответного документа к регистрационной карточке входящего документа.

После регистрации служба ДОУ проводит экспедиционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименования адресата, проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение.

При необходимости составитель документа указывает вид отправления - заказное письмо, с уведомлением, нарочным и т.д.

Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок.

Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.

Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный экземпляр, направляют адресату, второй - помещают в дело.

Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку "Подлежит возврату" и такую же пометку сделать в регистрационной карточке.

Контрольный экземпляр исходящего документа сотрудниками службы ДОУ помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Работа с внутренними документами

Внутренние документы готовят, оформляют и исполняют в пределах самого министерства.

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:

- составление проекта;

- согласование;

- проверка правильности оформления;

- подписание;

- регистрация.

Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами.

На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:

- передачу документа исполнителям;

- исполнение документа;

- контроль исполнения документа;

- подшивку исполненного документа в дело.

IV. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов (далее - контроль) состоит из осуществляемых службой ДОУ и другими структурными подразделениями министерства процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения входящих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности министерства и осуществляется на основании приказа министерства.

V. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации

В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в министерстве рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее - обращения) по вопросам, входящим в компетенцию министерства, поступающие в письменной форме или форме устного обращения к должностному лицу министерства во время личного приема.

Обращение подлежит обязательной централизованной регистрации в АСОД службой ДОУ в течение трех дней с момента поступления в министерство. В регистрационные формы АСОД вносятся основные реквизиты поступивших обращений:

дата обращения (если указана в обращении);

фамилия, имя, отчество автора обращения;

краткое содержание обращения;

почтовый адрес для ответа;

содержание поручения должностного лица, направившего обращение в министерство для рассмотрения.

Факт регистрации поступившего обращения подтверждается оттиском регистрационного штампа министерства, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу. (При наличии сопроводительного письма к документу, отметка о поступлении документа проставляется на сопроводительном письме.) В указанный оттиск от руки вписываются дата получения обращения и его регистрационный номер в электронной базе данных.

Реквизит "Дата" оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 14.03.2008.

Реквизит "Регистрационный номер" поступивших обращений граждан состоит из порядкового номера в электронной базе данных и года поступления, разделенных косой чертой, например: 1458/2007, где 1458 - порядковый номер в электронной базе данных, 2007 - год поступления.

Все повторные обращения регистрируются одним номером с первичными.

На поступившие в министерство обращения оформляется карточка, в которой указываются:

регистрационный номер обращения;

фамилия, имя, отчество автора обращения;

почтовый адрес для ответа;

краткое содержание обращения;

дата поступления обращения;

индекс структурного подразделения или наименование организации, в которую обращение направлено для рассмотрения.

На повторные обращения, направляемые для рассмотрения в структурные подразделения, карточка оформляется в двух экземплярах (один остается в структурном подразделении, второй возвращается в службу ДОУ после рассмотрения обращения). Карточка используется для обобщения и анализа состояния работы с обращениями граждан.

На каждое обращение, поступившее впервые, службой ДОУ заводится соответствующее номенклатурное дело (производство), в которое подшиваются все документы, относящиеся к рассмотрению данного обращения, и все последующие обращения этого автора в хронологическом порядке. На обложке указывается регистрационный номер обращения и индекс структурного подразделения, в которое оно направлено для рассмотрения.

Зарегистрированные обращения в зависимости от содержания передаются службой ДОУ для доклада министру финансов и налоговой политики Новосибирской области (его заместителям) для определения ответственных исполнителей и сроков исполнения.

Тексты резолюций (поручений) министра финансов и налоговой политики Новосибирской области (его заместителей) по обращениям граждан, в том числе поставленным на контроль исполнения, вносятся службой ДОУ в регистрационные формы АСОД.

Структурные подразделения, территориальные органы обязаны своевременно информировать службу ДОУ о результатах рассмотрения обращений, в том числе поступивших с личного приема, о чем делается отметка в регистрационных формах электронной базы данных.

Обращения передаются для рассмотрения в другие структурные подразделения только через службу ДОУ.

Решения о командировках государственных служащих для проверки сведений, указанных в обращениях, принимаются министром финансов и налоговой политики Новосибирской области.

Обращения по вопросам, не входящим в сферу деятельности министерства, в течение семи дней со дня регистрации направляются в компетентные организации с сопроводительным письмом с подписью министра финансов и налоговой политики Новосибирской области (его заместителя), о чем письменно уведомляются их авторы.

Копии обращений, в которых содержатся вопросы, не относящиеся к компетенции министерства, в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам. Министерство может запрашивать в указанных органах или у должностных лиц сведения о результатах рассмотрения направленных им обращений.

Запрещается пересылать обращения в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, решения или действия (бездействие) которых обжалуются.

Обращения, поступившие в структурные подразделения, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в службе ДОУ.

В исключительных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен на основании служебной записки руководителя структурного подразделения - исполнителя не более чем на 30 дней министром финансов и налоговой политики Новосибирской области или заместителем министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, курирующим структурное подразделение. О продлении срока рассмотрения обращения письменно уведомляется его автор. Копии служебной записки с резолюцией о продлении срока рассмотрения обращения и уведомления его автора направляется исполнителем в службу ДОУ.

На анонимные обращения, в которых не указаны фамилии авторов и их обратные почтовые адреса, ответы не направляются.

Не рассматриваются по существу обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц министерства и членов их семей, а также обращения, текст которых не поддается прочтению. Авторам таких обращений направляются соответствующие сообщения.

Не направляется ответ по существу поставленного в обращении вопроса, если в нем могут быть разглашены сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Автору дается соответствующее письменное разъяснение.

Министр финансов и налоговой политики Новосибирской области вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином (организацией) по вопросу, на который многократно (три и более раз) направлялись письменные ответы по существу, при условии, что очередное и ранее направляемые обращения направлялись в министерство или одному и тому же должностному лицу министерства и в очередном сообщении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Решение о прекращении переписки, принятое министром финансов и налоговой политики Новосибирской области, оформляется в виде резолюции на заключении о прекращении переписки с гражданином, подготовленном исполнителем.

В указанном заключении излагаются конкретные доводы и причины прекращения переписки с гражданином, оно подписывается руководителем структурного подразделения и визируется курирующим данное подразделение заместителем министра финансов и налоговой политики Новосибирской области.

Обращение, поступившее в министерство по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в общем порядке.

Ответ на обращение, поступившее в министерство по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Повторный личный прием граждан может осуществляться руководителями структурных подразделений по утвержденному министром финансов и налоговой политики Новосибирской области графику. Министр финансов и налоговой политики Новосибирской области, заместители министра финансов и налоговой политики Новосибирской области проводят личный прием граждан для рассмотрения аргументированных жалоб на решения, ранее принятые руководителями структурных подразделений на личном приеме или по письменным обращениям. Прием назначается в приемной министерства с учетом служебного графика министра финансов и налоговой политики Новосибирской области и его заместителей.

Организацию приема посетителей министром финансов и налоговой политики Новосибирской области или его заместителями осуществляет соответствующий секретарь.

Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина, карточки заполняет соответствующий секретарь.

Ответ на устное обращение с согласия гражданина может быть дан ему устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина (в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки).

В остальных случаях в установленные Инструкцией сроки гражданину дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

На личном приеме гражданин может передать в приемную министерства письменное обращение, которое регистрируется и рассматривается в порядке, предусмотренном Инструкцией для письменных обращений граждан.

При наличии в обращении вопросов, решение которых не входит в компетенцию министерства, гражданину дается устное разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

VI. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в министерстве осуществляется в порядке, установленном отдельным приказом министерства.

Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, имеющих отметку "Для служебного пользования", осуществляется совместно с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

VII. Централизованное тиражирование документов

Централизованное тиражирование служебных документов, относящихся к деятельности министерства, производится службой ДОУ.

Копировально-множительные работы выполняются только при предъявлении исполнителем бланка-заказа установленной формы, подписанного руководителем (заместителем руководителя) соответствующего структурного подразделения, который имеет право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказать в тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.

Ответственность за обоснование тиражей, их соответствие расчетам рассылки документов несут руководители структурных подразделений - заказчиков.

Тиражирование документов в зависимости от объема и сложности работы производится в сроки от одного до пяти рабочих дней в порядке поступления документов и в соответствии с графиком работы службы ДОУ.

Срочно (в присутствии заказчика) тиражируются документы, поступающие от министра финансов и налоговой политики Новосибирской области и его заместителей. Срочность определяется пометкой "срочно".

Документы объемом более пяти листов информационного, справочного и методического характера копируются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр.

Качество печати поступающих на тиражирование (копирование) документов должно обеспечивать техническую возможность получения копий; размер формата бумаги не более A4; скобы и иные элементы переплета брошюр и скрепления документов удаляются заказчиком.

Не производится тиражирование книг, справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также рукописей (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.

Документы, направленные на тиражирование с нарушением указанных условий, копированию не подлежат и возвращаются заказчику.

Служба ДОУ ведет учет выполненных работ по тиражированию документов.

Заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале. Изготовленные копии вместе с оригиналом документа выдаются заказчику под роспись в журнале.

Бланки-заказы на произведенные работы хранятся в службе ДОУ в течение года.

VIII. Печати и бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и герба Новосибирской области, иные печати и штампы

Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Новосибирской области в министерстве осуществляются в соответствии с Законом Новосибирской области от 05.06.2003 N 119-ОЗ "О гербе Новосибирской области".

Изготовление печатей и бланков министерства с воспроизведением герба Новосибирской области осуществляется централизованно по заказу службой ДОУ полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

1. Печати и штампы.

Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов), их эскизы оформляются структурными подразделениями - инициаторами, визируются курирующим заместителем министра финансов и налоговой политики Новосибирской области и утверждаются министром финансов и налоговой политики Новосибирской области.

Изготовленные печати (штампы) передаются по накладным в службу ДОУ. После учета по Книге учета печатей и штампов службой ДОУ печати и штампы передаются под роспись государственным служащим структурных подразделений, оформивших заявки.

Листы Книги учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и Новосибирской области (далее - гербовые печати) хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в службу ДОУ, где уничтожаются по акту.

Гербовые печати применяются для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

Решение о необходимом количестве гербовых печатей принимает министр финансов и налоговой политики Новосибирской области.

Ответственность за надлежащее хранение и правомерность использования гербовых печатей возлагается на должностных лиц, которым они выданы. Передача гербовых печатей иным лицам и вынос их за пределы министерства без письменного разрешения министра финансов и налоговой политики Новосибирской области не допускается.

В министерстве используются две гербовые печати. Первая гербовая печать с гербом Российской Федерации, вторая - с гербом Новосибирской области. Обе печати хранятся у начальника отдела учета и отчетности.

В министерстве гербовой печатью заверяются подписи министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, заместителей министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, начальника отдела учета и отчетности, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом министерства предоставлены соответствующие полномочия.

Гербовой мастичной печатью с гербом Новосибирской области удостоверяются:

все виды договоров и соглашений, заключаемых министерством с другими организациями в пределах его компетенции;

финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;

документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о денежном содержании;

документы по материально-техническому обеспечению и снабжению министерства;

акты о выполненных работах и предоставленных услугах;

акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;

гарантийные письма;

доверенности;

характеристики государственных служащих (работников);

представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения наград;

свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;

другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.

Оттиск гербовой мастичной печати на документах должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.

В финансовых документах (например чеках) печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.).

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи министра финансов и налоговой политики Новосибирской области изготавливается по его поручению. Должностное лицо, ответственное за хранение и использование штампа-факсимиле, определяется устным распоряжением министра финансов и налоговой политики Новосибирской области.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи министра финансов и налоговой политики Новосибирской области используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для подтверждения подлинности приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.

В министерстве могут изготавливаться мастичные печати и штампы с названием конкретных структурных подразделений без государственной символики.

Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или государственных служащих, удостоверяющих копии документов, на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.

Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.

2. Бланки министерства.

В министерстве применяются: общий бланк; бланк писем; бланки конкретных видов документов с воспроизведением герба Новосибирской области (далее - бланки), которые используются для оформления приказов, служебных писем, доверенностей и других официальных документов.

Реквизиты бланков министерства, в том числе воспроизведение герба Новосибирской области, исполняются в одноцветном варианте - черным цветом.

IX. Систематизация и обеспечение сохранности документов

Основными видами работ, обеспечивающими правильную систематизацию документов, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

1. Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве министерства, с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также для учета дел временного хранения.

В министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел министерства, которые оформляются на общем бланке.

Номенклатура дел структурного подразделения:

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о структурном подразделении, его штатным расписанием, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень), номенклатурой дел за предыдущий год. Следует изучить документы, образующиеся в деятельности структурного подразделения, их виды, состав и содержание.

Основой для определения структуры номенклатуры дел министерства является его штатное расписание, при этом основными разделами номенклатуры дел являются названия структурных единиц (отделов) подразделения (например: отдел учета и отчетности, отдел взаимодействия с Минфином России и т.д.).

В номенклатуре дел указываются наименования разделов и подразделов Перечня, а порядок расположения дел внутри их должен соответствовать номерам статей Перечня и отражать все документируемые участки работы структурного подразделения министерства, в том числе справочные и контрольные базы данных, картотеки, журналы учета документов.

Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел "Индекс дела" проставляется делопроизводственный индекс структурного подразделения министерства, состоящий из цифрового обозначения подразделения и цифрового обозначения дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (отделов), в том числе если номенклатура дел подразделения построена по структурному принципу.

В графу 2 номенклатуры дел "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Рекомендуется использовать формулировку соответствующей статьи по Перечню. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (материалы, общая переписка и т.д.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например:

Документы (планы, списки, доклады) о проведении тематических семинаров

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:

Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по основным вопросам деятельности

Переписка с муниципальными образованиями области по вопросам подготовки жилищно-коммунального хозяйства к зиме

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество единиц хранения (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей по Перечню.

При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен в Перечне, или имеющих научную, историческую и практическую значимость, срок их хранения устанавливается экспертной проверочной комиссией управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее - ЭПК) по представлению экспертной комиссии министерства (далее - ЭК).

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки (об ответственных за формирование дел, месте хранения, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение администрации области для продолжения и др.).

В номенклатуре дел в конце каждого раздела или подраздела должны оставляться резервные номера для дополнительно заводимых дел.

Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается лицом, назначенным руководителем этого подразделения. После визирования начальником службы ДОУ номенклатура дел подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное структурное подразделение в течение месяца после утверждения структуры и штатного расписания разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в службу ДОУ.

Сводная номенклатура дел министерства составляется службой ДОУ.

Номенклатура дел состоит из сводной таблицы, включающей делопроизводственные индексы и наименования структурных подразделений, а также номенклатуры дел этих структурных подразделений. В нее вносится итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения.

Номенклатура дел подписывается заместителем министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, курирующим юридические вопросы, согласовывается с ЭК, ЭПК и утверждается министром финансов и налоговой политики Новосибирской области.

После утверждения сводной номенклатуры дел министерства структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов, заверенные ответственным сотрудником службы ДОУ.

После утверждения и получения выписок служба ДОУ вводит номенклатуру дел в электронную базу регистрации документов.

Сводная номенклатура дел министерства в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В течение календарного года с разрешения заместителя министра финансов и налоговой политики Новосибирской области, курирующего юридические вопросы, в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения.

В случае изменения структуры министерства и функций ее структурных подразделений в номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления и утверждения.

2. Формирование дел.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В министерстве используется децентрализованное ведение делопроизводства, при котором дела формируются как в структурных подразделениях, так и в службе ДОУ.

В службе ДОУ формируются в дела:

входящие документы, исходящие документы, контрольные документы (на контрольных документах должна быть запись "снят с контроля"), обращения граждан, приказы по основной деятельности.

Начальник службы ДОУ оформляет на документах реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело".

Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, при этом соблюдаются следующие основные требования:

документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело помещаются исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел номенклатуры;

в дело включается только один экземпляр каждого документа, запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;

на документах должна быть оформлена отметка о направлении его в дело;

при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.;

дело не должно содержать более 250 листов.

Систематизация документов внутри дела:

документы в деле располагаются в хронологической (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления), вопросно-логической последовательности или их сочетании;

приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении;

нормативные документы группируются по их видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

протоколы и документы к ним формируются в деле по порядку номеров в хронологической последовательности;

дела с перепиской формируются, как правило, за календарный год и систематизируются в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом;

при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки.

Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.

Сведения о списании документа в дело в электронную регистрационную карточку вносятся в службе ДОУ (если дело формируется в службе ДОУ) или в структурном подразделении (если дело формируется в структурном подразделении).

3. Оформление дел.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: экспертизу полистно, систематизацию документов в деле, составление внутренней описи дела, подшивку дела, нумерацию листов дела, оформление листа - заверителя дела, составление или редактирование заголовка дела, оформление обложки дела.

Дела временного хранения не подшиваются, документы хранятся в папках, внутренняя опись не составляется.

На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название фондообразователя (министерство финансов и налоговой политики Новосибирской области), наименование структурного подразделения министерства, индекс дела (том N), заголовок, начальная и конечная даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения и номер статьи по Перечню.

По окончании года в записи на обложках дел постоянного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера постановлений, распоряжений, протоколов, их даты и т.д.).

При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.

Даты на обложке дела соответствуют году заведения и его окончания и проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется словом без сокращения.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Надпись на обложке дела производится светостойкими чернилами.

4. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в министерстве проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче на государственное хранение.

Для рассмотрения проекта сводной номенклатуры дел министерства, описи дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих исторической ценности и практического значения, создается экспертная комиссия (ЭК).

Функции ЭК, организация ее работы определяются в положении об ЭК.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно службой ДОУ совместно с представителем ЭК и под методическим руководством ОГУ "Государственный архив Новосибирской области".

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения для передачи в архив;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

По результатам экспертизы ценности документов в министерстве составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного хранения согласовываются с ЭК, ЭПК и утверждаются министром финансов и налоговой политики Новосибирской области или его заместителем.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводится после составления и утверждения описей дел постоянного хранения за этот период.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется в структурном подразделении министерства на общем бланке в двух экземплярах, подписывается лицом, ответственным за проведение экспертизы ценности документов, и утверждается руководителем этого подразделения. Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, имеющих отметку "ЭПК", подлежат утверждению экспертной проверочной комиссией управления государственной архивной службы Новосибирской области.

Один экземпляр зарегистрированного акта передается в службу ДОУ, второй экземпляр остается в структурном подразделении.

Сводный акт о выделении документов к уничтожению составляется в службе ДОУ и включает в себя акты структурных подразделений.

5. Хранение документов и дел в министерстве.

С момента заведения и до передачи в ОГУ "Государственный архив Новосибирской области" дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях министерства.

Руководители структурных подразделений министерства и уполномоченные по ДО несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела должны находиться в рабочих кабинетах, в шкафах, обеспечивающих сохранность документов, или специально отведенных для этой цели помещениях.

Для удобства работы и быстрого поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя структурного подразделения министерства с обязательной отметкой в деле об изъятии подлинника.

Изъятие документов из дел, внесенных в опись, допускается только по решению судебных органов. При изъятии подлинника в дело помещается заверенная копия, о чем делается отметка в заверительной надписи к делу.

X. Передача документов на государственное хранение

Архивные документы постоянного хранения хранятся в министерстве десять лет и передаются на постоянное хранение в ОГУ "Государственный архив Новосибирской области" в соответствии с правилами, установленными законодательством.

Дела постоянного хранения по согласованию с ОГУ "Государственный архив Новосибирской области" могут быть переданы по описи досрочно.

Документы передаются в ОГУ "Государственный архив Новосибирской области" по описям дел, составленным в трех экземплярах.

Факт приема-передачи дел оформляется актом.

Передачу документов осуществляет служба ДОУ в соответствии с утвержденным положением об экспертной комиссии.

<< Назад
	Содержание Приказ Департамента финансов и налоговой политики Новосибирской области от 14 сентября 2009 г. N 439 "Об утверждении...

Приложение N 1. Инструкция по делопроизводству в министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области

Информация об изменениях:

С изменениями и дополнениями от:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас