Приложение. Положение об организационном отделе Департамента по территориальному развитию и взаимодействию с органами местного самоуправления города Севастополя

Приложение
к приказу директора Департамента
от 15 августа 2019 г. N 56

Положение
об организационном отделе Департамента по территориальному развитию и взаимодействию с органами местного самоуправления города Севастополя

I. Общие положения

1.1. Организационный отдел (далее по тексту - Отдел) является структурным подразделением Департамента по территориальному развитию и взаимодействию с органами местного самоуправления города Севастополя (далее - Департамент).

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, иными актами федерального законодательства, Уставом города Севастополя, законами города Севастополя, указами и распоряжениями Губернатора города Севастополя, постановлениями и распоряжениями Правительства Севастополя, Положением о Департаменте по территориальному развитию и взаимодействию с органами местного самоуправления города Севастополя, утвержденным постановлением Правительства Севастополя от 12.09.2016 N 852-ПП, регламентом деятельности Департамента, утвержденным распоряжением директора Департамента от 19.04.2017 N 17, а также иными нормативными правовыми актами города Севастополя.

1.3. Отдел осуществляет свою деятельность в соответствии с настоящим Положением.

1.4. Работа Отдела проводится по перспективным (годовым), оперативным (месячным) планам.

1.5. Отдел выполняет возложенные на него задачи, взаимодействуя с подразделениями Департамента по территориальному развитию и взаимодействию с органами местного самоуправления города Севастополя (далее - Департамент), исполнительными органами государственной власти, органами местного самоуправления города Севастополя.

II. Задачи организационного отдела

2. Основными задачами деятельности Отдела являются:

2.1. Организация и ведение делопроизводства в Департаменте, а именно:

Прием, регистрация документов в системе электронного документооборота (далее - СЭД);

- Регистрация, отправка исходящей корреспонденции, в том числе в СЭД;

- Осуществление контроля за своевременным исполнением, прохождением и качественным оформлением документов;

- Обеспечение учета обращений граждан и юридических лиц, контроль за своевременностью их рассмотрения;

- Обеспечение отбора, учета и сохранности документов, поступающих в Департамент, их архивное хранение;

- Организация подготовки документов для передачи на государственное архивное хранение;

- Обеспечение проведения совещаний под председательством директора Департамента и заместителей директора Департамента, протоколирование совещаний, контроль за исполнением поручений;

- Обеспечение хранения всей документации, поступающей в Департамент, в соответствии со сроками хранения, установленными номенклатурой дел, в том числе хранение подлинников приказов, распоряжений Департамента, обеспечение их своевременной рассылки и ознакомление с ними;

- Своевременное направление правовых актов директора Департамента в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Севастополю, Законодательное Собрание города Севастополя и иные органы, указанные в правовом акте;

- Составление сводной номенклатуры дел Департамента;

- Осуществление заверения гербовой печатью Департамента документов соответствующего назначения.

- Мониторинг официальной электронной почты Департамента и координация поступающей корреспонденции (в том числе, представление информации директору Департамента, заместителям директора Департамента, начальнику Управления о запланированных аппаратных совещаниях в Правительстве Севастополя, заседаниях Правительства Севастополя и пленарных заседаниях Законодательного Собрания города Севастополя);

- Формирование планов и отчетов работы Департамента, согласованных с начальником Управления и заместителями директора Департамента (в соответствии с распределением обязанностей);

- Контроль и проверка своевременного и фактического исполнения нормативных правовых актов Департамента, правовых актов Департамента, поручений директора Департамента, планов работы Департамента.

2.2. Организация мобилизационной работы в Департаменте и работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

2.3. Организационное обеспечение совещаний, заседаний Коллегии Департамента, Общественного Совета при Департаменте, протоколирование совещаний директора Департамента, заместителей Губернатора - председателя Правительства Севастополя, Губернатора города Севастополя, инициированных Департаментом.

2.4. Обеспечение работы приемной директора Департамента, организации личных приемов, проводимых директором Департамента, заместителями директора Департамента.

2.5. Участие в подготовке предложений для награждения и наградных материалов о представлении к награждению, подготовка правовых актов Департамента по награждению.

2.6. Организация профессионального развития лиц, замещающих муниципальные должности и должности муниципальной службы в органах местного самоуправления города Севастополя.

2.7. Участие в подготовке документов, связанных с прохождением государственной гражданской службы.

2.8. Организация информационного обеспечения деятельности Департамента на официальном сайте Правительства Севастополя в разделе Департамента.

2.9. Организация и обеспечение безопасности хранения, обработки и передачи, с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

2.10. Обеспечение соблюдения правил осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных в Департаменте.

2.11. Обеспечение соблюдения порядка доступа государственных гражданских служащих Департамента в помещения, в которых ведется обработка персональных данных, организация временного предоставления помещений Большого зала, Малого зала и Конференц-зала, закрепленных за Департаментом гражданам и организациям.

III. Функции и права отдела

Для реализации указанных в разделе II настоящего Положения задач Отдел выполняет следующие функции в установленной сфере деятельности:

3.1. Организует и обеспечивает делопроизводство и документооборот Департамента, в том числе в электронном виде, готовит предложения по оптимизации делопроизводства;

3.2. Организует и осуществляет учет документов с контрольным сроком исполнения, контроль за своевременностью их исполнения подразделениями Департамента;

3.3. Осуществляет проверку правильности оформления проектов приказов и распоряжений Департамента, исходящих документов подразделений Департамента;

3.4. Разрабатывает (при необходимости совместно с подразделениями Департамента) проекты приказов, распоряжений и иных организационно-распорядительных документов, и методических рекомендаций по направлениям деятельности Отдела;

3.5. Организует проверки исполнения структурными подразделениями поручений, поставленных на контроль;

3.6. Участвует в подготовке проектов приказов и распоряжений директора Департамента по вопросам, относящимся к компетенции Департамента;

3.7. Организует подготовку и проведение совещаний при директоре Департамента, заместителях Губернатора - председателя Правительства Севастополя, Губернаторе города Севастополя, инициированных Департаментом. Осуществляет ведение протоколов и контроль за реализацией принятых решений по итогам указанных совещаний;

3.8. Осуществляет учет печатей и штампов Департамента, за исключением штампов сектора Регистра МНПА отдела правового регулирования и Регистра МНПА Управления правовой работы и обеспечения деятельности Департамента;

3.9. Ведет учет приказов и распоряжений Департамента;

3.10. Информирует руководство Департамента о состоянии исполнительской дисциплины;

3.11. Оказывает методическую помощь подразделениям Департамента по ведению делопроизводства, а также по иным направлениям деятельности Отдела;

3.12. Ежегодно составляет сводную номенклатуру Департамента на основании номенклатурных дел подразделений;

3.13. Обеспечивает получение и обработку документов, их регистрацию, доведение до исполнителей, учет, контроль, отправку служебной корреспонденции, формирование номенклатурных дел, архивное хранение, иные процедуры документооборота;

3.14. В пределах своей компетенции рассматривает обращения граждан и юридических лиц;

3.15. Формирует планы и отчеты деятельности Департамента;

3.16. Готовит наградные материалы для поощрения сотрудников Департамента наградами города Севастополя, Благодарностью Губернатора города Севастополя, Благодарностью или Почетной грамотой Департамента;

3.17. Готовит мотивированные заключения по награждению наградами города Севастополя или Благодарностью города Севастополя должностных лиц органов местного самоуправления города Севастополя;

3.18. Готовит документы, связанные с прохождением государственной гражданской службы (о проведении конкурсов, повышении квалификации, о командировках и прочее), составляет график отпусков сотрудников Департамента;

3.19. Принимает участие в организации дополнительного профессионального образования лиц, замещающих муниципальные должности и должности муниципальной службы органов местного самоуправления города Севастополя, а также профессиональной переподготовке и повышение квалификации государственных гражданских служащих Департамента;

3.20. С целью реализации функций в установленной сфере деятельности Отдел имеет право:

1) в установленном порядке запрашивать и получать материалы (решения, справки и другие документы и сведения) в исполнительно-распорядительных органах местного самоуправления города Севастополя и представительных органах местного самоуправления внутригородских муниципальных образований города Севастополя, информацию в пределах компетенции, а также информацию о выполнении указов, распоряжений и поручений Губернатора Севастополя, постановлений и поручений Правительства Севастополя, а также другие необходимые для работы сведения, документы и материалы;

2) иметь доступ к информационным системам (базам данных) Правительства Севастополя для выполнения функций, предусмотренных настоящим положением, пользоваться электронной почтой;

3) знакомиться с нормативными правовыми актами города Севастополя, распоряжениями исполнительно-распорядительных органов внутригородских муниципальных образований, представительных органов местного самоуправления города Севастополя, другими документами, в том числе справочными, статистическими и отчетными материалами, по направлениям своей деятельности, поступающими в Департамент;

4) вносить на рассмотрение директора Департамента предложения по повышению эффективности работы органов исполнительной власти города Севастополя по развитию местного самоуправления города Севастополя и повышению эффективности деятельности органов местного самоуправления города Севастополя в пределах компетенции отдела;

5) вносить на рассмотрение директора Департамента вопросы и предложения по совершенствованию деятельности Отдела;

6) обеспечивать взаимодействие отдела и его сотрудников со структурными подразделениями Правительства Севастополя, внутригородскими муниципальными образованиями города Севастополя в пределах своей компетенции и для реализации своих функций;

7) реализовывать иные права, предусмотренные федеральным законодательством и законодательством города Севастополя.

IV. Организация деятельности отдела

4.1. Отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности директором Департамента и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач.

4.2. Исполнение обязанностей начальника Отдела в период его отсутствия возлагается на заместителя начальника отдела.

4.3. Численность сотрудников Отдела определяется штатным расписанием Департамента.

4.4. Начальник отдела, заместитель начальника отдела:

1) осуществляет руководство деятельностью отдела, организует выполнение задач и функций, определенных настоящим Положением, несет персональную ответственность за деятельность отдела в соответствии с действующим законодательством;

2) распределяет обязанности между сотрудниками отдела;

3) осуществляет планирование деятельности отдела;

4) представляет Отдел во всех организациях, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, органах государственной власти и местного самоуправления;

5) дает обязательные для исполнения сотрудниками отдела устные распоряжения и указания, налагает резолюции на документах по порученной работе, контролирует их исполнение, решает организационные вопросы деятельности отдела;

6) обеспечивает соблюдение правил внутреннего служебного распорядка, должностных регламентов государственных гражданских служащих, порядка работы со служебными документами;

7) осуществляет иные полномочия в соответствии с действующим законодательством, должностным регламентом.

4.5. Заместитель начальника и другие работники Отдела назначаются на должность и освобождаются от должности директором Департамента в порядке, установленном законодательством о государственной гражданской службе.

Распределение обязанностей между сотрудниками Отдела определяется должностными регламентами, согласованными в установленном порядке и утверждаемыми директором Департамента.

Начальник отдела правового регулирования и Регистра МНПА Управления правовой работы и обеспечения деятельности Департамента

А.И. Лехмус