Приложение. Инструкция о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в Государственном комитете по государственной регистрации и кадастру Республики Крым

Информация об изменениях:

Приложение изменено. - Приказ Государственного комитета по государственной регистрации и кадастру Республики Крым от 24 января 2019 г. N П/32

См. предыдущую редакцию

Приложение
к приказу
Государственного комитета
по государственной регистрации
и кадастру Республики Крым
от 25 декабря 2018 N П/386

Инструкция
о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в Государственном комитете по государственной регистрации и кадастру Республики Крым

С изменениями и дополнениями от:

24 января 2019 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в Государственном комитете по государственной регистрации и кадастру Республики Крым (далее - Инструкция) определяет порядок осуществления в Государственном комитете по государственной регистрации и кадастру Республики Крым (далее - Госкомрегистр) личного приема граждан, а также порядок рассмотрения обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, юридических лиц, объединений граждан, поступивших в Госкомрегистр в письменной, устной форме или в форме электронного образа документа (далее - Обращения).

1.2. Работа с Обращениями осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Конституцией Республики Крым, Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля", Положением о Государственном комитете по государственной регистрации и кадастру Республики Крым, утвержденным постановлением Совета министров Республики Крым от 27.06.2014 N 164, Постановления Правительства Российской Федерации от 16.08.2012 N 840 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, государственных корпораций, наделенных в соответствии с федеральными законами полномочиями по предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности, и их должностных лиц, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", и их работников, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и их работников", а также на основании настоящей Инструкции.

1.3. Работа с Обращениями, поступившими в Госкомрегистр в письменной форме (далее - письменные обращения) и в форме электронного образа документа (далее - электронные обращения), является прямой служебной обязанностью должностных лиц Госкомрегистра.

1.4. Рассмотрение Обращений производится председателем Госкомрегистра, первым заместителем председателя Госкомрегистра, заместителями председателя Госкомрегистра в соответствии с действующим распределением обязанностей.

Руководители структурных подразделений Госкомрегистра рассматривают обращения граждан:

- в соответствии с резолюцией руководства Госкомрегистра;

- в случае перенаправления Обращения служебной запиской в адрес данного структурного подразделения другим структурным подразделением Госкомрегистра.

1.5. Сведения, содержащиеся в Обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с Обращением. Запрещается разглашение, содержащейся в Обращении, информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

Не является разглашением сведений, содержащихся в Обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в Обращении вопросов.

1.6. Работа с обращениями граждан включает:

- регистрацию Обращений, поступивших в Госкомрегистр;

- направление Обращений для исполнения специалистам Госкомрегистра в соответствии с их компетенцией;

- рассмотрение Обращений должностными лицами Госкомрегистра;

- подготовку письменных ответов на Обращения специалистами Госкомрегистра в пределах их компетенции;

- уведомление граждан в сроки, установленные законодательством, при направлении их Обращений в другие организации по подведомственности или принадлежности;

- контроль за сроками рассмотрения Обращений;

- информационно-справочную работу по Обращениям;

- хранение Обращений и формирование архивных дел;

- организацию личного приема граждан руководством Госкомрегистра и руководителями структурных подразделений;

- подготовку отчетов по работе с Обращениями.

1.7. При рассмотрении Обращений в Гос ком регистре граждане имеют право:

- в случае необходимости в подтверждение своих доводов прилагать к своему письменному обращению документы и материалы либо их копии;

- знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения их обращений, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц, в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законодательством тайму;

- обращаться с жалобой в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации на принятые по их обращениям решения или на действия (бездействие) должностных лиц Госкомрегистра в связи с рассмотрением их обращений;

- обращаться с заявлениями о прекращении рассмотрения их обращений;

- получать письменный ответ на обращение.

1.8. Организация и обеспечение централизованного учета, передачи и контроля за движением обращений граждан осуществляются отделом делопроизводства Госкомрегистра (далее - Отдел делопроизводства).

1.9. Положения настоящей Инструкции не распространяются на взаимоотношения граждан и Госкомрегистра, возникающие в процессе предоставления Госкомрегистром государственных услуг гражданам и юридическим лицам в порядке, установленном действующим законодательством.

1.10. Почтовый адрес для письменных Обращений:

Государственный комитет по государственной регистрации и кадастру Республики Крым

ул. Петропавловская, 12.

г. Симферополь,

Республика Крым,

Российская Федерация,

295000,

Адрес электронной почты: gkreg@rk.gov.ru.

Адрес официального сайта Госкомрегистра, размещенного на Портале Правительства Республики Крым: gkreg.rk.gov.ru

2. Основные термины и понятия, используемые в Инструкции

2.1. При работе с Обращениями используются следующие основные термины:

1) обращение - направленные в Госкомрегистр в письменной форме или в форме электронного образа документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина;

2) предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

3) заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

4) жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

5) должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе;

6) коллективное обращение - обращение двух или более лиц, а также обращение, принятое на собрании и подписанное организаторами или участниками собрания;

7) повторное обращение - обращение, поступившие от одного и того же лица (группы лиц) по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или если автор обращения не удовлетворен данным ему ответом;

8) письменное обращение - это обращение, поступившее на бумажном носителе от граждан лично, через почтовую связь либо по информационным системам (электронная почта Госкомрегистра), в том числе полученные из средств массовой информации, а также обращение, направленное на рассмотрение государственными и иными органами или уполномоченными должностными лицами;

9) устное обращение - это обращение гражданина, которое излагается во время личного приема должностными лицами Госкомрегистра;

10) первичное обращение - обращение по вопросу, который ранее не рассматривался в Госкомрегистре;

11) дублетные обращения - обращения гражданина по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в Госкомрегистр на рассмотрение от государственных органов высшего уровня или других учреждений по принадлежности для их решения по существу, если Госкомрегистром уже получены обращения соответствующего содержания, находящиеся на рассмотрении;

12) общий контроль - контроль за своевременным рассмотрением всех обращений граждан, поступивших непосредственно в Госкомрегистр и зарегистрированных в установленном порядке;

13) дополнительный контроль - контроль за обращениями граждан, на которые даны промежуточные ответы, до вынесения и принятия необходимых мер для полного разрешения обращений.

3. Регистрация и сроки рассмотрения обращений граждан, порядок рассмотрения отдельных обращений граждан

3.1. Письменное обращение гражданина, обратившегося в Госкомрегистр, должно содержать:

- адресат - Государственный комитет по государственной регистрации и кадастру Республики Крым, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица Госкомрегистра;

- фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) гражданина;

- почтовый или электронный адрес, но которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения;

- суть предложения, заявления, жалобы;

- личную подпись и дату.

3.2 В обращении в форме электронного образа документа гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

3.3. Делопроизводство по Обращениям ведется отдельно от общего делопроизводства в Госкомрегистре.

3.4. Обращения, поступившие по почтовой и электронной связи в Госкомрегистр и адресованные его руководству, регистрируются и учитываются в информационно-поисковой системе "АСОГ" (автоматизированная система "Обращения граждан") специалистом Отдела делопроизводства.

Письменные обращения, как правило, регистрируются в день их поступления или в порядке очередности поступления Обращений, но не позднее трех дней со дня их поступления.

Обращения граждан, полученные по электронной почте, распечатываются на бумажный носитель и регистрируются в установленном порядке.

3.5.Порядок приема Обращений:

Обращения принимаются от заявителя или уполномоченного лица при предъявлении документа удостоверяющего личность заявителя, доверенности.

Обращения принимаются ежедневно в Отделе делопроизводства: понедельник, вторник, среда, четверг с 9-00 до 13-00 часов и с 14-00 до 17-00 часов, пятница с 9-00 до 13-00 часов и с 14-00 до 16-00 часов,

3.6. Обращения, в которых отсутствуют сведения, достаточные для их разрешения, возвращаются заявителям с предложением восполнить недостающие данные, а при необходимости с разъяснением, куда им для этого следует обратиться. При последующем поступлении Обращения в Госкомрегистр после устранения причин, препятствующих его рассмотрению, оно рассматривается как первичное в соответствии с настоящей Инструкцией,

3.7. При регистрации на Обращениях ставится штамп входящей корреспонденции Госкомрегистра, указывается входящий номер и дата регистрации,

3.8. На каждое Обращение по итогам рассмотрения оформляется дело, которое включает в себя обращение гражданина, а также всю корреспонденцию, касающуюся переписки по данному обращению. Дело оформляется специалистом Отдела делопроизводства.

3.9 После регистрации Обращения направляются председателю Госкомрегистра.

В соответствии с резолюцией председателя Госкомрегистра, согласно форме, установленной приложением к настоящей Инструкции, обращения граждан направляются для исполнения в течение трех дней в структурные подразделения Госкомрегистра.

3.10. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Госкомрегистра, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, и компетенции которых входит решение поставленных в Обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего, Обращение, о переадресации Обращения.

3.11. Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации с уведомлением гражданина, направившего Обращение, о переадресации его обращения, за исключением случаев, указанных в частях "б", "в" пункта 3.19. настоящей Инструкции.

3.12. Обращения должны быть рассмотрены в течение 30 дней со дня их регистрации.

3.13. Председателем Госкомрегистра, первым заместителем председателя Госкомрегистра, заместителями председателя Госкомрегистра при необходимости могут устанавливаться сокращенные сроки рассмотрения обращений граждан.

3.14. В тех случаях, когда для рассмотрения Обращений необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки их рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены, но не более чем на 30 дней. О необходимости продления срока рассмотрения Обращения (с обоснованием причин продления срока) заявителю направляется уведомление.

3.15. При поступлении в установленном порядке запроса из государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающего Обращение, Госкомрегистр в течение 15 дней предоставляет документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления информации,

3.16. Запрещается направлять жалобы на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

В случае, если невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенции которых входит решение поставленных в Обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

3.17. Не рассматриваются по существу поставленных вопросов Обращения, особый порядок рассмотрения которых установлен федеральными конституционными законами или федеральными законами, а также Обращения иностранных граждан и лиц без гражданства в случаях, когда иной порядок их рассмотрения предусмотрен международным договором или федеральным законодательством.

Процессуальные документы, в рамках рассмотрения производств по делам об административных правонарушениях, а также обращения, поступающие в рамках осуществления функции государственного земельного надзора при проведении либо завершении плановых и внеплановых проверок соблюдения земельного законодательства (в том числе ходатайств о продлении сроков исполнения предписаний) рассматриваются в порядке, предусмотренном Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

3.18. Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах, подлежат списанию в дело о принятии к сведению изложенной ими информации следующие письменные обращения:

- не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;

- не предполагающие ответа;

- не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина (объединения граждан) и основанные на общих рассуждениях автора по проблемам внутренней и внешней политики государства;

- связанные с рекламой товаров или услуг.

3.19. Порядок рассмотрения отдельных Обращений:

а) если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на Обращение не дается;

б) если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на Обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации Обращения сообщается гражданину, направившему Обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

в) если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на Обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации Обращения сообщается гражданину, направившему Обращение;

г) если в указанном Обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, Обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

д) если в Обращении содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, Госкомрегистр вправе оставить Обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему Обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

е) если в письменном обращении содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми Обращениями, и при этом в Обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Госкомрегистра вправе принять решение о безосновательности очередного Обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное Обращение и ранее направляемые Обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший Обращение;

ж) Обращения, в которых обжалуются судебные решения, в течение семи дней со дня регистрации возвращаются автору Обращения с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

з) в случае, если ответ по существу поставленного в Обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую Федеральным законом тайну, гражданину, направившему Обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

и) в случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в Обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить Обращение в Госкомрегистр.

3.20. При поступлении в Госкомрегистр повторных письменных обращений специалистами Отдела делопроизводства в обязательном порядке исполнителю данного Обращения предоставляется переписка по предыдущим Обращениям.

3.21. Если рассмотрение письменного обращения поручается нескольким лицам, и в резолюции не указан ответственный исполнитель, то ответственным за подготовку ответа считается лицо, указанное в резолюции первым либо лицо, определённое ответственным исполнителем, в соответствии с резолюцией руководства, Всем соисполнителям направляются копии писем. Соисполнители в течение 15-ти дней (если не установлен иной срок) в адрес ответственного исполнителя направляют информацию в соответствии с компетенцией. Ответственный исполнитель согласно резолюции руководителя осуществляет контроль за своевременным представлением ему запрашиваемых материалов и их содержанием. При этом ответственность за своевременное и качественное представление информации ответственному исполнителю несут все исполнители, указанные в поручении.

4. Рассмотрение обращений граждан и порядок подготовки ответов на обращения граждан

4.1. Исполнитель в ходе рассмотрения Обращений обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение поставленных в них вопросов, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего Обращение.

4.2. При необходимости для рассмотрения Обращения запрашиваются (в том числе в электронной форме) необходимые для рассмотрения Обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц (в том числе - сотрудников Госкомрегистра), за исключением судов, органов дознания и предварительного следствия.

4.3. Для обеспечения полноты и объективности проверок по любому Обращению к их проведению могут привлекаться специалисты Госкомрегистра.

4.4. Прекращение переписки с заявителем возможно, если повторное обращение не содержит новых доводов, а изложенные ранее полно, объективно и неоднократно проверялись и ответы даны в порядке, установленном настоящей Инструкцией, правомочным должностным лицом Госкомрегистра.

Переписка прекращается один раз на основании мотивированного заключения исполнителя, утвержденного председателем Госкомрегистра. Сообщение об этом до истечения срока рассмотрения Обращения направляется автору.

Переписка возобновляется, если причины, по которым она была прекращена, устранены. Новые данные или обстоятельства, сообщенные заявителем, проверяются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

4.5. Заявление гражданина о прекращении рассмотрения его Обращения дает право проверяющему его заявление должностному лицу Госкомрегистра прекратить дальнейшую проверку, если в полученных материалах нет сведений о наличии нарушений закона, нарушения прав, свобод и законных интересов граждан. Решение о прекращении (продолжении) проверки принимаются председателем Госкомрегистра, либо его заместителем на основании служебной записки исполнителя с уведомлением об этом заявителя.

4.6. Ответ гражданину по существу поставленных в Обращении вопросов дается в письменной форме на бланке Госкомрегистра.

Текст ответа составляется в официально-деловом стиле. Ссылки на те, или иные статьи нормативных правовых актов без дальнейшего разъяснения их требований не допускаются.

Ответ на Обращение должен содержать:

- информацию о том, откуда поступило Обращение или по чьему поручению рассмотрено;

- информацию по каждому вопросу, если заявитель ставит их несколько в своем Обращении;

- данные о результатах проверки всех перечисленных в Обращении фактов (с четким указанием, подтвердились ли факты, в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений);

- аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа в рассмотрении Обращения или невозможности решения затрагиваемых вопросов, а также порядок обжалования принятого отказа, право обращения в суд, если таковое предусмотрено законом.

4.7. Ответ на Обращение готовится исполнителем строго по резолюции руководителя, рассмотревшего Обращение, при этом в ответе должны быть даны разъяснения по всем вопросам, поставленным заявителем.

4.8. Ответ заявителю готовится за подписью председателя Госкомрегистра, должностного лица Госкомрегистра в соответствии с распределением обязанностей. Исполнитель готовит проект письма - ответа и не позднее, чем за 3 дня до окончания установленного срока, представляет его на подпись председателя Госкомрегистра,

4.9. Визирование проекта ответа на Обращение должно содержать: фамилии, инициалы, телефон и подписи исполнителя, руководителя структурного подразделения.

4.10. Ответы на Обращения, подписанные должностным лицом Госкомрегистра, регистрируются в Отделе делопроизводства и направляются заявителям простым почтовым отправлением или по электронной почте.

4.11. Ответ на Обращение направляется в форме электронного образа документа по адресу электронной почты, указанному в Обращении, поступившем в Госкомрегистр в форме электронного образа документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме. Кроме того, на поступившее в Госкомрегистр Обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности, на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований пункта 1.5. настоящей Инструкции на официальном сайте Госкомрегистра в информационно - телекоммуникационной сети "Интернет".

4.12. При поступлении Обращения за подписью нескольких заявителей ответ о результатах рассмотрения Обращения направляется первому по расположению подписи заявителю с предложением довести его содержание до сведения остальных авторов,

4.13. При направлении заявителям ответов на Обращения возвращаются приложенные к ним оригиналы документов.

Не подлежат возврату документы и материалы, направленные заявителем в Госкомрегистр в электронном виде, а также копии документов.

4.14. Обращение, на которое дан промежуточный ответ, с контроля не снимается, а ставится на дополнительный контроль до выполнения работ (не более 30 календарных дней).

4.15. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и авторам даны исчерпывающие ответы (устные или письменные).

4.16. Днем окончания рассмотрения Обращения является день направления ответа заявителю на его Обращение.

По итогам рассмотрения Обращения может быть принято одно из следующих решений:

- "поддержано" (по результатам рассмотрения предложение признано целесообразным, заявление или жалоба - обоснованными и подлежащими удовлетворению, в том числе анализируется ответ на предмет "меры приняты");

- "разъяснено" (по результатам рассмотрения предложения, заявления или жалобы заявитель проинформирован о порядке их реализации или удовлетворения);

- "не поддержано" (по результатам рассмотрения предложение признано нецелесообразным, заявление или жалоба - необоснованными и не подлежащими удовлетворению);

- "не подлежит рассмотрению", "оставлено без ответа" (возвращено заявителю, оставлено без ответа, прекращена переписка);

- "перенаправлено" (перенаправлено для разрешения поставленных вопросов в другой Орган в соответствии с компетенцией).

4.17. В случае невозможности удовлетворения просьб и требований, изложенных в заявлении, до сведения заявителя доводятся объективные причины невозможности их исполнения, а также указываются возможные пути реализации просьб и требований и порядок обжалования принятого по Обращению решения.

4.18. Решение руководителя о снятии Обращения с контроля фиксируется на титульном листе записью: "В дело".

4.19. Срок хранения документов по Обращениям, связанным с их рассмотрением и решением затронутых вопросов, составляет пять лет.

4.20. Руководством Госкомрегистра проводится текущая проверка полноты, качества и сроков рассмотрения Обращений исполнителями (при работе с поступившими ответами, закрытии рассмотренных Обращений, направлении напоминаний о наступлении сроков рассмотрения обращений и т.д.).

В ходе плановых и внеплановых проверок проверяются полнота и качество рассмотрения Обращений, соблюдение сроков их рассмотрения.

Выборочно может проверяться достоверность предоставленных ответов с участием заявителя либо путем проведения обратной связи с заявителем в телефонной беседе.

5. Организация личного приема граждан в Госкомрегистре. Порядок работы с устными обращениями граждан.

5.1. В Госкомрегистре прием граждан, представителей государственных и общественных организаций, а также иных лиц осуществляется в соответствии с графиками приема граждан председателем Госкомрегистра, первым заместителем председателя Госкомрегистра, заместителями председателя Госкомрегистра, руководителями структурных и территориальных подразделений Госкомрегистра в день их обращения либо по предварительной записи.

5.2. Обращения могут быть поданы письменно, устно или в форме электронного образа документа.

5.3. Графики приема граждан утверждаются председателем Госкомрегистра.

5.4. Информация о днях и часах приема граждан размещается на официальном сайте Госкомрегистра.

5.5. Помещения, предназначенные для приема граждан должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03",

5.6. Рабочие места должностных лиц, осуществляющих прием граждан оборудуются компьютерами и оргтехникой.

Должностное лицо, осуществляющее личный прием, обеспечивается настольной табличкой, содержащей сведения о его фамилии, имени, отчестве и должности.

5.7. Место ожидания личного приема граждан оборудуется стульями, столами. Заявители обеспечиваются канцелярскими принадлежностями, бумагой для написания обращений.

Места для проведения личного приема граждан оборудуются системами вентиляции, кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуации, системой охраны, питьевой водой и разовыми стаканчиками.

В интересах обеспечения безопасности должностных лиц Госкомрегистра, осуществляющих прием, ведение личного приема граждан может сопровождаться аудио- и видеозаписью,

5.8. Должностные лица Госкомрегистра, осуществляющие прием вправе отказать в личном приеме гражданам, которые очевидно находятся в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, нарушают общественный порядок.

В целях недопущения конфликтной ситуации в случае грубого, агрессивного поведения гражданина, прием может быть прекращен.

5.9. Руководители структурных и территориальных подразделений, их заместители принимают граждан с Обращениями на решения, ранее принятые в подразделениях Госкомрегистра.

Личный прием председателем Госкомрегистра, первым заместителем председателя Госкомрегистра, заместителями председателя Госкомрегистра осуществляется по Обращениям, которые разрешались руководителями структурных и территориальных подразделений, либо по Обращениям на действия руководителей подразделений.

Личный прием граждан председателем Госкомрегистра, первым заместителем председателя Госкомрегистра, заместителями председателя Госкомрегистра проводите я по мере необходимости, но не реже двух раз в неделю.

5.10. Запись на прием к председателю Госкомрегистра, первому заместителю председателя Госкомрегистра, заместителям председателя Госкомрегистра осуществляет отдел организационно-контрольной работы Госкомрегистра (далее - Отдел контроля).

Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Республики Крым, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

Во время записи на прием к председателю Госкомрегистра, его заместителям должностное лицо Отдела контроля вправе уточнить содержание вопроса, подлежащего рассмотрению, ознакомиться с документами, подтверждающими обоснованность просьбы гражданина, направить гражданина на прием к руководителю структурного подразделения, его заместителю, в компетенцию которого входит решение данного вопроса.

5.11. Организацию личного приема граждан председателем Госкомрегистра, первым заместителем председателя Госкомрегистра, заместителями председателя Госкомрегистра осуществляет должностное лицо Отдела контроля.

5.12. На личном приеме гражданин обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность,

5.13. Должностное лицо Отдела контроля:

- обеспечивает представление председателю Госкомрегистра, первым заместителем председателя Госкомрегистра, заместителям председателя Госкомрегистра окончательного списка граждан, записавшихся на прием;

- в соответствии с данным списком обеспечивает проверку по фактам обращений граждан в Госкомрегистр ранее, и по каким вопросам, в случае повторных обращений делается подборка соответствующих архивных документов, при необходимости приглашает для участия в приемах руководителей структурных и территориальных подразделений Госкомрегистра;

- заблаговременно приглашает граждан на прием;

- осуществляет контроль за организацией работы с карточками личного приема, своевременной их регистрацией.

5.14. Ответ на Обращение, принятое на личном приеме, дается в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Содержание устного обращения гражданина, озвученного на личном приеме, заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на Обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В необходимых случаях гражданам даются устные разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию Госкомрегистра, а также разъяснения, куда и в каком порядке им следует обращаться. В остальных случаях в течение 30 календарных дней со дня проведения личного приема заявителю дается письменный ответ по существу поставленных в Обращении вопросов.

Фамилия, имя, отчество заявителя, адрес и краткая аннотация вопроса, изложенного в ходе личного приема регистрируются в информационно-поисковой системе "АСОГ",

5.15. Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

5.16. Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией,

5.17. Прием граждан в Госкомрегистре осуществляется в порядке очередности.

В исключительных случаях допускается устанавливать право на личный прием в порядке первоочередности или внеочередности.

5.18. Время осуществления приема должностными лицами Госкомрегистра одного гражданина не должно превышать 15 минут,

5.19. При приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

5.20. Должностное лицо, ведущее прием обязано предоставить гражданину исчерпывающие разъяснения по интересующему вопросу либо разъяснить, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрен поднятый вопрос. Кроме того обозначенное должностное лицо вправе организовать гражданину прием сотрудниками соответствующего структурного подразделения Госкомрегистра.

5.21. Во время приема гражданин может оставить письменное обращение, которое передается на регистрацию, и дальнейшая работа с ним ведется в соответствии с нормами действующего законодательства о рассмотрении обращений граждан, а также настоящей инструкцией. На указанном обращении проставляется отметка "с личного приема".

5.22. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.23. На основе анализа количества и тематики вопросов обращений, поступающих от жителей городских и сельских поселений Республики Крым, в случае необходимости должностные лица структурных и территориальных подразделений Госкомрегистра проводят выездные приемы граждан в соответствии с графиками, утвержденными председателем Госкомрегистра.

5.24. В ходе выездных приемов граждане могут оставить письменные обращения, на которых ставится отметка "Принято на личном приеме". Указанные обращения, не позднее следующего дня, передаются в отдел делопроизводства Госкомрегистра для регистрации с последующим направлением для исполнения в соответствующее структурное подразделение аппарата Госкомрегистра для исполнения.

6. Осуществление контроля за рассмотрением обращений граждан

6.1. Контроль за рассмотрением Обращений осуществляется в целях своевременного и качественного рассмотрения Обращений, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушение прав, свобод и законных интересов граждан, анализа поступающих Обращений, хода и результатов работы с обращениями граждан.

6.2. Контроль за рассмотрением Обращений включает в себя:

- постановку поручений по исполнению Обращений на контроль;

- сбор и обработку информации о ходе рассмотрения Обращения;

- систематический анализ соблюдения сроков разрешения устных и письменных обращений, доведение данной информации до руководства Госкомрегистра;

- подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям граждан;

- организацию методической помощи, индивидуальной работы с исполнителями, выработку управленческих решений, направленных на совершенствование работы с обращениями граждан;

- обобщение и анализ результатов исполнения Обращения;

- снятие исполненных Обращений с контроля.

6.3. Для обеспечения своевременного рассмотрения все Обращения ставятся на общий контроль.

6.4. Контрольные сроки рассмотрения Обращений указываются в резолюциях (поручениях) к Обращениям и регистрационной карточке в информационно-поисковой системе "АСОГ". При приближении сроков рассмотрения Обращений исполнителям направляются уведомления о наступлении сроков.

6.5. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения и принятия исчерпывающих мер по рассмотрению обращений граждан.

6.6. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан, поступивших в Госкомрегистр, осуществляет Отдел контроля.

7. Ответственность за нарушение законодательства об обращениях граждан

7.1. Персональная ответственность за несоблюдение сроков исполнения Обращений, отсутствие полноты рассмотрения вопросов, принятие необоснованных, незаконных решений, представление недостоверной информации либо разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия), за несвоевременное представление проектов писем - ответов или промежуточных ответов (уведомлений о продлении сроков рассмотрения) на Обращения, оформление их ненадлежащим образом, потерю документов, возлагается на исполнителя.