Приложение N 1. Положение об архиве Министерства строительного комплекса Московской области

Приложение N 1

к распоряжению Министерства

строительного комплекса

Московской области

от 25.09.2019 N 134

Положение
об архиве Министерства строительного комплекса Московской области

1. Общие положения

1.1. Архив Министерства строительного комплекса Московской области (далее - архив) создается в Министерстве строительного комплекса Московской области (далее - Министерство) для хранения, учета, упорядочения и использования законченных делопроизводством документов структурных подразделений Министерства.

1.2. Документы Министерства, имеющие историческое, экономическое, социальное и научно-техническое значение, составляют часть Архивного фонда Московской области и подлежат постоянному хранению в Государственном казенном учреждении Московской области "Центральный государственный архив Московской области" (далее - ГКУ МО "ЦГАМО").

До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в архиве Министерства в течение установленного срока.

1.3. Министерство обеспечивает сохранность, учет, упорядочение и использование документов, образующихся в процессе его деятельности и отнесенных к составу Архивного фонда Московской области, и осуществляет своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в ГКУ МО "ЦГАМО".

1.4. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов Министерства на хранение в ГКУ МО ЦГАМО, производится силами и за счет средств Министерства.

1.5. Функции ведения архива возлагаются приказом министра строительного комплекса Московской области (далее - министр) на работника Управления по обеспечению деятельности Министерства, ответственного за архив. Ответственность за хранение, учет и использование архивных документов определяется должностными обязанностями этого работника в соответствии с его должностным регламентом.

1.6. Работник, ответственный за ведение архива, руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации и Московской области, приказами и распоряжениями министра, нормативными правовыми актами и методическими рекомендациями Главного архивного управления Московской области (далее - Главархив Московской области), ГКУ МО ЦГАМО, государственного бюджетного учреждения Московской области "Московский областной архивный центр" (далее - ГБУ МО МОАЦ) и настоящим положением.

1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет Управление по обеспечению деятельности Министерства.

1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Министерства осуществляет Главное архивное управление Московской области, ГКУ МО ЦГАМО и постоянно действующая Центральная экспертная комиссия Министерства (далее - ЦЭК).

2. Состав документов архива

2.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности структурных подразделений Министерства, передаются на хранение в архив согласно сроку, установленного законодательством Московской области, после завершения их делопроизводством.

2.2. Передаче на хранение в архив Министерства подлежат следующие документы структурных подразделений Министерства:

- законченные делопроизводством документы постоянного хранения;

- законченные делопроизводством документы по личному составу;

- законченные делопроизводством документы временного (свыше 10 лет) хранения;

- научно-справочный аппарат к документам архива (описи, исторические справки и т.д.)

- служебные и ведомственные издания Министерства.

2.3. Документы временного (до 10 лет включительно) срока хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основные задачи архива Министерства:

3.1.1. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование документов, состав которых предусмотрен п. 2.2. настоящего Положения.

3.1.2. Создание, пополнение и совершенствование научно-справочного аппарата хранящихся в архиве документов, обеспечение его преемственности с научно-справочным аппаратом ГКУ МО ЦГАМО и ГБУ МО МОАЦ.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов, отнесенных к Архивному фонду Московской области, на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством, Главархивом Московской области и ГКУ МО ЦГАМО.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений Министерства.

3.2. В соответствие с возложенными на него задачами, архив Министерства осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает от структурных подразделений Министерства документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, учитывает и хранит эти документы, оформленные в соответствии с требованиями, установленными Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила).

3.2.2. Принимает участие в работе по составлению сводной номенклатуры дел.

3.2.3. Разрабатывает и согласовывает с ГКУ МО ЦГАМО и ГБУ МО МОАЦ графики представления описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Главархива Московской области.

3.2.4. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после передачи структурными подразделениями в архив годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЦЭК Министерства и ЭПК Главархива Московской области.

3.2.5. Осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение дел.

3.2.6. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКУ МО ЦГАМО и ГБУ МО МОАЦ;

3.2.7. Организует использование документов, хранящихся в архиве:

- информирует руководство и работников Министерства о составе и содержании документов архива;

- в установленном порядке выдает дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

- предоставляет структурным подразделениям Министерства необходимые документы для исполнения тематических запросов организаций и запросов социально-правового характера.

3.2.7. Ежегодно представляет в ГКУ МО ЦГАМО и ГБУ МО МОАЦ сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.8. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГКУ МО ЦГАМО документы Министерства, отнесенные к составу Архивного фонда Московской области.

4. Права архива

Для выполнения возложенных на него задач и функций архив имеет право:

4.1. Требовать от структурных подразделений Министерства своевременной и в полном объеме передачи документов на хранение в архив.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений сведения, необходимые для выполнения возложенных на архив задач и функций, осуществлять контроль соблюдения установленных правил работы с документами и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях Министерства.

4.3. Проводить проверки организации и состояния хранения документов в делопроизводстве структурных подразделений Министерства, информировать руководство Министерства об итогах проведенных проверок.

4.4. Информировать ЦЭК Министерства о нарушениях сроков передачи документов на хранение, некачественной и небрежной подготовке документов, подлежащих передаче на хранение, о выявленных случаях утраты, порчи и незаконного уничтожения документов постоянного хранения, по личному составу и временного хранения.

4.5. Вносить предложения руководству Министерства и ЦЭК по вопросам совершенствования делопроизводства и архивного хранения документов.

4.6. Принимать участие в мероприятиях, проводимых Главархивом Московской области, ГКУ МО ЦГАМО и ГБУ МО МО АД по вопросам организации делопроизводства и архивного дела.

5. Ответственность

Работник, ответственный за ведение архива, несет ответственность за:

- выполнение возложенных на архив задач и функций;

- несоблюдение условий обеспечения сохранности принятых в архив документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение принятых в архив документов; нарушение установленных законодательством правил использования принятых в архив документов;

- нарушение установленных законодательством правил доступа пользователей к хранящимся в архиве документам.

Общее руководство и контроль за деятельностью архива осуществляет заместитель министра строительного комплекса Московской области, курирующий Управление по обеспечению деятельности министерства.

Блок схема
сдачи документов в архив

     /---------------------------------------\

     |Документы,  образующиеся   в   процессе|

     |деятельности структурного подразделения|

     |          Министерства (опись)         |

     \---------------------------------------/

     /---------------------------------------\

     |Приемка документов в Архив Министерства|

     |в  соответствии  с     номенклатурой на|

     |               хранение                |

     \---------------------------------------/

     /---------------------------------------\

     |Подготовка  документов  к    передаче в|

     |        Архив (ГБУ МО ЦГАМО)           |

     \---------------------------------------/

     /---------------------------------------\

     |Доставка документов  в  Архив   (ГБУ МО|

     |                 ЦГАМО)                |

     \---------------------------------------/