Раздел IV. Регистрация договоров

Раздел IV. Регистрация договоров

1. Регистрация договоров осуществляется регистраторами.

2. Процедура регистрации проектов договоров осуществляется в электронном виде посредством СЭД "Дело".

3. Для прохождения процедуры регистрации договор, оформленный в соответствии с требованиями, установленными разделом IV настоящего порядка, передается ответственным исполнителем регистратору.

4. Факт передачи договора на регистрацию обязательно фиксируется ответственным исполнителем в журнале с указанием количества листов и даты передачи. Ответственность за полноту договора, переданного на регистрацию, несет ответственный исполнитель.

5. Регистрация договора посредством СЭД "Дело" осуществляется регистратором не позднее одного рабочего дня, следующего за днем его поступления.

6. Порядок регистрации проектов договоров в СЭД "Дело" определен в инструкции.

7. Проекты договоров управления по опеке и попечительству АГ регистрируются в электронном виде посредством СЭД "Дело" без добавления скан - образа договоров в СЭД "Дело" в случае, если в них содержатся персональные данные.

8. Если договор поступил на регистрацию уже зарегистрированный контрагентом, дата при регистрации договора регистратором указывается та же, а регистрационный номер присваивается новый с учетом действующей номенклатуры в СЭД "Дело" и проставляется рядом с номером контрагента через знак "/".

9. При поступлении на регистрацию дополнительных соглашений к договору в СЭД "Дело" ответственным исполнителем устанавливается связь с первичной карточкой договора.

10. Договор, поступивший на регистрацию прошитым, не подлежит расшитию, в связи с чем скан-образ документа в СЭД "Дело" добавляется путем снятия копии с прошитого договора.

11. После регистрации оригинал договора, заключенного Главой города, исполняющим обязанности главы Администрации города или высшими должностными лицами, передается регистратором ответственному за доставку корреспонденции специалисту МКУ "ХЭУ" или МУ из рук в руки с отметкой в регистрационной карточке СЭД "Дело", которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала договора. Параллельно регистратор осуществляет рассылку договора посредством СЭД "Дело" руководителю ответственного СП АГ, МУ, ответственному исполнителю и лицам, указанным в листе согласования (за исключением договоров управления по опеке и попечительству АГ).

12. После регистрации оригинал договора, заключенного руководителем СП АГ, передается регистратором ответственному исполнителю из рук в руки с отметкой в регистрационной карточке СЭД "Дело", которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала договора. Параллельно регистратор осуществляет рассылку договора посредством СЭД "Дело" руководителю ответственного СП АГ, МУ, ответственному исполнителю и лицам, указанным в листе согласования (за исключением договоров управления по опеке и попечительству АГ).

13. Ответственный за доставку корреспонденции специалист МКУ "ХЭУ" или МУ передает оригинал договора, заключенного Главой города, исполняющим обязанности главы Администрации города или высшими должностными лицами, руководителю ответственного СП АГ, МУ для работы и организации хранения.

14. Рассылку договора всем заинтересованным лицам осуществляет ответственный исполнитель либо иное лицо по поручению руководителя ответственного СП АГ, МУ.

15. Каждый факт передачи оригинала договора сопровождается подписями передающих и получающих лиц, с указанием фамилии, имени, отчества, должности, места работы и даты получения на регистрационной карточке договора, распечатанной из СЭД "Дело".

16. Регистрационная карточка с подписями передающих и получающих лиц сканируется регистратором в СЭД "Дело" с добавлением ее скан-образа к регистрационной карточке договора при каждом факте передачи оригинала договора.

17. Оригиналы регистрационных карточек с подписями передающих и получающих лиц хранятся в отделах обеспечения деятельности МКУ "ХЭУ" или у специалистов, ответственных за делопроизводство в МУ.

18. Контроль за соблюдением процедуры передачи оригиналов договоров осуществляют начальники отделов управления обеспечения деятельности Администрации города и структурных подразделений Администрации города МКУ "ХЭУ".