Распоряжение Администрации г. Тюмени от 3 октября 2019 г. N 859 "О внесении изменений в распоряжение Администрации города Тюмени от 03.02.2011 N 163"

Руководствуясь статьей 58 Устава города Тюмени:

1. Внести в распоряжение Администрации города Тюмени от 03.02.2011 N 163 "Об организационно-документационном обеспечении деятельности Администрации города Тюмени" (с изменениями, внесёнными распоряжениями Администрации города Тюмени от 29.04.2011 N 540, от 23.09.2011 N 1017, от 03.10.2011 N 1045, от 14.12.2011 N 1184, от 30.01.2012 N 33, от 26.04.2012 N 184, от 08.11.2012 N 691, от 15.11.2012 N 710, от 14.01.2013 N 12, от 01.07.2013 N 424, от 22.07.2013 N 491, от 29.08.2013 N 649, от 17.12.2013 N 904, от 13.01.2014 N 3, от 13.01.2014 N 5, от 05.02.2014 N 38, от 14.04.2014 N 260, от 13.05.2014 N 347, от 04.06.2014 N 409, от 27.06.2014 N 500, от 14.07.2014 N 557, от 30.07.2014 N 642, от 05.08.2014 N 667, от 11.08.2014 N 691, от 31.12.2014 N 1100, от 13.01.2015 N 2, от 27.01.2015 N 42, от 10.02.2015 N 87, от 17.03.2015 N 177, от 10.04.2015 N 268, от 26.05.2015 N 371, от 31.07.2015 N 630, от 09.11.2015 N 896, от 26.11.2015 N 947, от 10.12.2015 N 999, от 22.12.2015 N 1032, от 29.12.2015 N 1049, от 09.02.2016 N 56, от 02.03.2016 N 108, от 26.04.2016 N 240, от 11.05.2016 N 291, от 25.05.2016 N 319, от 08.06.2016 N 350, от 22.07.2016 N 460, от 09.09.2016 N 591, от 21.10.2016 N 698, от 08.11.2016 N 745, от 07.12.2016 N 829, от 16.12.2016 N 854, от 20.02.2017 N 83, от 09.03.2017 N 99, от 17.03.2017 N 119, от 31.03.2017 N 196, от 15.05.2017 N 303, от 07.06.2017 N 368, от 02.08.2017 N 496, от 04.08.2017 N 500, от 14.08.2017 N 516, от 16.08.2017 N 546, от 23.08.2017 N 562, от 25.08.2017 N 567, от 26.10.2017 N 727, от 15.01.2018 N 9, от 17.01.2018 N 12, от 13.02.2018 N 74, от 04.05.2018 N 270, от 23.05.2018 N 318, от 13.06.2018 N 366, от 06.07.2018 N 461, от 19.07.2018 N 484, от 27.07.2018 N 554, от 01.08.2018 N 575, от 31.08.2018 N 661, от 05.10.2018 N 768, от 12.10.2018 N 798, от 30.10.2018 N 927, от 17.12.2018 N 1090, от 26.12.2018 N 1124, от 26.11.2018 N 1130, от 08.02.2019 N 75, от 29.04.2019 N 292, от 05.07.2019 N 506, от 08.07.2019 N 508, от 15.07.2019 N 551, от 30.07.2019 N 613, от 01.10.2019 N 833) следующие изменения:

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо слов "от 26.11.2018 N 1130" имеется в виду "от 26.12.2018 N 1130"

в абзаце четвертом пункта 2.1 приложения 1 к распоряжению слово "Администрации" исключить;

в абзаце первом пункта 2.7 приложения 1 к распоряжению слова "курирующим направления работы в соответствии с распределением обязанностей" заменить словами "непосредственно координирующим и контролирующим их деятельность";

в абзаце первом пункта 4.4 приложения 1 к распоряжению слова "(на бумажном и электронном носителях)" исключить;

в абзаце третьем пункта 4.6 приложения 1 к распоряжению слова "на любом внешнем носителе, кроме дискеты," исключить;

в пункте 4.7 приложения 1 к распоряжению слова "рассылки пакета документов" заменить словами "направления приглашения с пакетом документов";

в абзаце третьем пункта 4.8 приложения 1 к распоряжению слова "может осуществляться на бумажном и (или) электронном носителях" заменить словами "осуществляется в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени (приложение 2 к настоящему распоряжению, далее - Инструкция по ДОУ)";

в абзаце втором пункта 4.9 приложения 1 к распоряжению слова "Инструкцией по документационному обеспечению управления в Администрации города (далее - Инструкция по ДОУ)" заменить словами Инструкцией по ДОУ";

пункт 4.17 приложения 1 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"4.17. Письма и телефонограммы, содержащие приглашение на совещание, протоколы совещаний, проводимых заместителями Главы города Тюмени, регистрируются в приемных заместителей Главы города Тюмени; письма и телефонограммы, содержащие приглашение на совещание, протоколы совещаний, проводимых руководителями органов Администрации города, - в соответствующих органах Администрации города. Регистрация осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и Инструкцией по ДОУ.";

пункт 4.1.13 приложения 1 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"4.1.13. Организационно-документационное (в том числе регистрация и рассылка приглашений, пакета документов к ним, формирование пакета документов для рассмотрения совещательным органом, регистрация и рассылка протоколов совещательного органа) и правовое обеспечение деятельности совещательного органа осуществляется органом Администрации города, определенным положением о совещательном органе.";

в пункте 5.3 приложения 1 к распоряжению слова "(на бумажном и электронном носителях)" исключить;

в пункте 6.3 приложения 1 к распоряжению слова "курирующего департамент культуры Администрации города Тюмени" заменить словами "координирующего и контролирующего деятельность департамента культуры Администрации города Тюмени";

пункт 7.3 приложения 1 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"7.3. Организационно-документационное обеспечение работы по рассмотрению обращений граждан, организаций и запросов пользователей информацией, поступивших в адрес Главы города Тюмени, заместителей Главы города, в адрес Администрации города, осуществляется управлением по обращениям граждан и делопроизводству. Организационно-документационное обеспечение работы по рассмотрению обращений граждан, поступивших в адрес Главы города Тюмени, Администрации города через государственную информационную систему жилищно-коммунального хозяйства осуществляется департаментом городского хозяйства Администрации города Тюмени.

Организационно-документационное обеспечение работы по рассмотрению обращений граждан, организаций и запросов пользователей информацией, поступивших в адрес руководителей, заместителей руководителей органов Администрации города, в адрес органов Администрации города, осуществляется уполномоченными сотрудниками или службами делопроизводства соответствующего органа Администрации города.

Информационно-технологическое, программное, материально-техническое (в части обеспечения компьютерными накопительными устройствами) обеспечение работы Администрации города, органов Администрации города (за исключением материально-технического обеспечения органов Администрации города, наделенных правами юридического лица) с обращениями граждан, организаций и запросами пользователей информацией осуществляется муниципальным казенным учреждением "Комитет по информатизации города Тюмени.";

пункт 7.5 приложения 1 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"7.5. Органы Администрации города при рассмотрении обращений граждан, организаций и запросов пользователей информацией обязаны:

обеспечить их объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение;

запросить, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращений граждан, организаций документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

направить работников на места для проверки, принять другие меры для объективного рассмотрения обращения;

уведомить гражданина, организацию, пользователя информацией о переадресации его обращения, запроса на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

принимать обоснованные решения по обращениям граждан, организаций и запросам пользователей информацией, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

разъяснять порядок обжалования принятого по обращению, запросу решения или действия (бездействия) в связи с рассмотрением обращения, запроса в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

сообщать гражданам, организациям пользователям информацией в письменной форме о решениях, принятых по их обращениям, за исключением случаев, указанных в статье 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ);

направлять ответ в письменной форме с личной подписью уполномоченного лица по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме;

направлять ответ в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в форме электронного документа, в формате PDF/A, с отображением в нем регистрационной информации и штампа электронной подписи;

направлять ответ в форме электронного документа в личный кабинет гражданина на портале государственных услуг Тюменской области в формате PDF/A, с отображением в нем регистрационной информации и штампа электронной подписи, на обращение, поступившее в форме электронного документа с портала государственных услуг Тюменской области;

при этом, если гражданин, при направлении обращения в форме электронного документа поставил отметку отправки ответа на бумаге, после оформления проекта ответа в СЭДД направлять ответ в письменной форме с личной подписью уполномоченного лица по почтовому адресу, указанному в обращении;

направлять ответ на запрос, поступивший в письменной форме, в том числе в форме электронного документа, на почтовый адрес либо адрес электронной почты, указанный в запросе для направления ответа на запрос;

принимать решение по отдельным обращениям, порядок рассмотрения которых установлен в статье 11 Федерального закона N 59-ФЗ;

анализировать и обобщать обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией с целью устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, организаций, пользователей информацией, результаты анализа, обобщения прикладывать к отчетам, указанным в пункте 7.26 настоящего Регламента;

обеспечить системный контроль за соблюдением сроков и порядка рассмотрения обращений граждан, организаций, запросов пользователей информацией в рамках компетенции.";

в пункте 7.11 приложения 1 к распоряжению слово "Администрации" исключить;

в абзаце седьмом пункта 7.21 приложения 1 к распоряжению слова "ставит на заявление об ознакомлении штамп подразделения (службы) со словами: "Заявитель ознакомлен с документами и материалами", указывает," заменить словами "указывает на заявлении об ознакомлении";

абзац первый пункта 7.26 приложения 1 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"7.26. Органы Администрации города и организации, находящиеся в муниципальной собственности предоставляют в установленные сроки через СЭДД в управление по обращениям граждан и делопроизводству отчеты об организации работы с обращениями граждан по формам, определенным Аппаратом Губернатора Тюменской области, административным департаментом либо иными уполномоченными органами соответственно отчетному периоду: месяц, квартал, полугодие, год.";

абзац второй пункта 8.2 приложения 1 к распоряжению после слов "заместителями Главы города в соответствии с распределением обязанностей между ними" дополнить словами "либо должностными лицами, указанными в поручении Главы города Тюмени, заместителя Главы города, для направления ответа по существу обращения";

в пункте 16.4 приложения 1 к распоряжению слова "осуществляется заместителем Главы города Тюмени, координирующим и контролирующим деятельность административного департамента" заменить словами "заместителями Главы города Тюмени в соответствии с распределением обязанностей между ними"; слова ", курирующим вопросы разработки и реализации основных направлений бюджетной и налоговой политики на территории города Тюмени" заменить словами "Администрации города Тюмени";

в абзаце первом пункта 16.5 приложения 1 к распоряжению слова "директор департамента имущественных отношений Администрации города, руководители иных органов Администрации города в соответствии с компетенцией" заменить словами "руководители органов Администрации города в соответствии с их компетенцией;

в абзаце третьем пункта 16.5 приложения 1 к распоряжению слово "рабочих" исключить;

в пункте 16.6 приложения 1 к распоряжению слова "принимает участие официальный представитель Главы города Тюмени в Тюменской городской Думе, а также" исключить;

пункт 1.1 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"1.1. Настоящая Инструкция по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени (далее - Инструкция по ДОУ) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в Администрации города Тюмени (далее - Администрация города), территориальных, отраслевых (функциональных) органах Администрации города (далее - органы Администрации города).

Положения настоящей Инструкции по ДОУ распространяются на муниципальные казенные учреждения города Тюмени. Муниципальные казенные учреждения могут разрабатывать документы, регулирующие вопросы документационного обеспечения учреждения, не противоречащие действующему законодательству и настоящей Инструкции по ДОУ.

Особенности работы с документами с грифом "Для служебного пользования" установлены распоряжением Администрации города Тюмени от 10.02.2014 N 61-рк "Об утверждении Положения о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени".

Кадровое делопроизводство осуществляется в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права.

Особенности оформления и выдачи доверенностей регулируется главой 14 Регламента Администрации города Тюмени (приложение 1 к настоящему распоряжению).

Порядок подготовки муниципальных правовых актов Администрации города регулируется Инструкцией по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города (приложение 4 к настоящему распоряжению).

Особенности организации договорной работы в Администрации города и в отраслевых (функциональных), территориальных органах Администрации города при заключении договоров (соглашений) от имени муниципального образования городской округ город Тюмень, Администрации города, а также дополнительных соглашений к указанным договорам, изменяющих их условия или прекращающих их действие, определены Инструкцией по организации договорной работы в Администрации города Тюмени (приложение 5 к настоящему распоряжению).

Положения Инструкции по ДОУ распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Система электронного делопроизводства и документооборота (далее - СЭДД), применяемая в Администрации города, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции по ДОУ.

Техническое обеспечение работоспособности СЭДД в соответствии с требованиями муниципальных правовых актов осуществляет муниципальное казенное учреждение "Комитет по информатизации города Тюмени.

Документооборот и делопроизводство при предоставлении муниципальных и государственных услуг (выполнении функций) в органах Администрации города, муниципальных казенных учреждениях может осуществляться в государственных или муниципальных информационных системах (далее - ВИС). В этом случаи документооборот и делопроизводство ведется исключительно в ВИС без дублирования в СЭДД и такие информационные системы приравниваются к системе электронного делопроизводства и документооборота Администрации города. В указанных информационных системах в автоматическом режиме может осуществляться регистрация входящих и исходящих документов, направление межведомственных запросов и получение ответов на них, подготовка результатов рассмотрения входящих документов и могут выполняться иные действия в пределах функциональных возможностей системы. Документооборот и делопроизводство в ВИС осуществляется с особенностями, обусловленными нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление соответствующей муниципальной и государственной услуги (выполнение функции), использование ВИС, и функциональными возможностями ВИС. О применении таких ВИС при ведении документооборота и делопроизводства издается приказ руководителя органа Администрации города (муниципального казенного учреждения), в котором указываются: наименование ВИС, наименование муниципальной или государственной услуги (функции), при предоставлении (выполнении) которой документооборот и делопроизводство будет вестись в ВИС, перечень действий по документообороту и делопроизводству, которые будут осуществляться в ВИС. Копия такого приказа в течение 5 рабочих дней со дня издания направляется в управление по обращениям граждан и делопроизводства административного департамента Администрации города (далее - управление по обращениям граждан и делопроизводства).";

пункт 1.2 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"1.2. Инструкция по ДОУ разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, информационных технологий и защиты информации, архивного дела, нормативными правовыми и правовыми актами Тюменской области, национальными стандартами в сфере делопроизводства и архивного дела, Уставом города Тюмени, Регламентом работы Администрации города (приложение 1 к настоящему распоряжению).";

в пункте 1.9 приложения 2 к распоряжению слова "административного департамента (далее - управление по обращениям граждан и делопроизводству)" исключить;

раздел I приложения 2 к распоряжению дополнить пунктами 1.10 - 1.11 следующего содержания:

"1.10. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции по ДОУ:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации города;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

входящие документы - поступившие электронные или документы на бумажном носителе, в том числе обращения граждан и организаций;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

официальный документ - документ, созданный должностным лицом Администрации города Тюмени либо органом Администрации города, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации города, органа Администрации города;

документ на бумажном носителе - документ, изготовленный на бумажном носителе, оформленный по общим правилам делопроизводства и имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать;

метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе;

электронный документ - документ, созданный и хранящийся в СЭДД в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронный документ, согласованный электронной подписью, - документ, имеющий электронную подпись пользователя СЭДД, уполномоченного на его согласование;

электронное дело - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел;

электронная подпись - усиленная квалифицированная электронная подпись в соответствии с федеральным законодательством в области использования электронных подписей;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации города, органе Администрации города, с указанием сроков их хранения.

1.11. Иные понятия используются в настоящей Инструкции по ДОУ в тех же значениях, что и в нормативных правовых актах Российской Федерации, Тюменской области и муниципальных правовых актах города Тюмени.";

пункт 2.1.1 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"2.1.1. Документирование управленческой деятельности в Администрации города осуществляется с помощью электронного делопроизводства и документооборота.

Документ изготавливается на бумажном носителе (выводится на печать) в следующих случаях:

федеральными законами или принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа на бумажном носителе;

документы, согласно номенклатуре дел, относятся к документам постоянного срока хранения или срока хранения более 10 лет;

документы, направляются в адрес организаций, не являющихся участниками СЭДД;

документы, в отношении которых отсутствует техническая возможность размещения их в СЭДД;

регламент процесса в отношении документооборота данного вида управленческой деятельности в СЭДД не разработан либо технически не осуществим.

Администрация города, органы Администрации города исключают дублирование в бумажном виде процессов делопроизводства и документооборота, доступных в СЭДД, кроме случаев, когда документ изготавливается на бумажном носителе (выводится на печать) в соответствии с настоящим пунктом.";

главу 2.1 приложения 2 к распоряжению дополнить пунктами 2.1.2 - 2.1.4 следующего содержания:

"2.1.2. Работа с электронными документами в СЭДД осуществляется в Администрации города в соответствии с типовым маршрутом "Согласование документов" и регламентами процессов прохождения документов, обязательными для исполнения всеми участниками СЭДД.

Регламенты процессов в СЭДД утверждаются приказами директора административного департамента после обеспечения технической возможности осуществления документооборота и доводятся до сведения участников документооборота.

Ответственными за исполнение типовых маршрутов и регламентов процессов в СЭДД являются должностные лица, являющиеся исполнителями по документу. Служба делопроизводства Администрации города, органов Администрации города либо лицо, уполномоченное на осуществление делопроизводства, осуществляет контроль за соблюдение типовых маршрутов и регламентов процессов в СЭДД.

2.1.3. Типовой маршрут "Согласование документов" автоматизирует процесс согласования (визирования) инициативного документа, создаваемого в Администрации города, органах Администрации города, от создания его инициатором, согласования и до утверждения документа руководителем (лицом, его замещающим), с созданием новой регистрационно-контрольной карточки регистратором (в случае если требуется регистрация инициативного документа).

Участниками процесса являются сотрудники Администрации города, органов Администрации города и подведомственных им муниципальных казенных учреждений.

2.1.4. В Администрации города, органах Администрации города используются следующие регламенты процессов в СЭДД:

а) регламент процесса "Рассмотрение, регистрация входящих документов и вынесение резолюции, контроль исполнения по резолюции", регламентирующий вопросы рассмотрения, регистрации входящих документов, включая обращения граждан, организаций, запрос пользователей информации, вопросы вынесения резолюции и контроля исполнения резолюции;

б) регламент процесса "Подготовка, согласование, регистрация исходящих документов, контроль получения ответа на инициативный исходящий документ", регламентирующий вопросы подготовки, согласования и регистрации всех исходящих документов, в том числе ответного письма, включая исходящие письма на обращения граждан, организаций, запрос пользователей информации, а также вопросы контроля получения ответа на инициативный исходящий документ;

в) регламент процесса "Работа с модулем "Контроль", регламентирующий выполнение процессов контроля исполнения федеральных нормативных правовых актов, нормативных правовых актов Тюменской области, решений Тюменской городской Думы, постановлений и распоряжений Администрации города, поручений Губернатора Тюменской области, поручений Правительства Тюменской области, поручений Главы города Тюмени, заместителей Главы города Тюмени (далее - заместители Главы), поручений Коллегии Администрации города Тюмени;

г) регламент процесса "Работа с модулем "Муниципальные правовые акты Администрации города Тюмени", регламентирующий выполнение процессов подготовки и согласования проектов муниципальных правовых актов Администрации города.";

главу 2.2 приложения 2 к распоряжению исключить;

пункт 3.10, 3.11 приложения 2 к распоряжению исключить;

в пунктах 4.3.1, 4.3.2 - 4.3.7, 4.7.5, 4.10.2, 4.10.5, 4.13.2, 6.5.2, 7.1.13 приложения 2 к распоряжению, приложении 25 к Инструкции по ДОУ слово "личная" исключить;

пункт 4.3.1 приложения 2 к распоряжению после слов "или на бланке: Директор" дополнить словом "департамента";

в пункте 4.3.3 приложения 2 к распоряжению слово "Администрации" исключить;

в пункте 4.3.8 приложения 2 к распоряжению слова "цифровая" исключить;

пункт 4.6.1 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"4.6.1. Согласование документов осуществляется в СЭДД с использованием электронных подписей по типовому маршруту "Согласование документов".

В случае, если требуется изготовление документа на бумажном носителе (вывод на печать) в соответствии с пунктом 2.1.1 Инструкции по ДОУ, гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование организации), его подписи, инициалов, фамилии и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал 1,5)

Директор правового департамента

Администрации города Тюмени

Подпись И.И. Иванов

01.01.2020";

Если согласование осуществляется другим документом (письмом, протоколом), то в листе согласования указывается вид документа, его дата и номер.

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.";

пункт 4.6.2 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"4.6.2. В случае если требуется изготовление документа на бумажном носителе (вывод на печать) в соответствии с пунктом 2.1.1 Инструкции по ДОУ гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Слово "СОГЛАСОВАНО" печатается прописными буквами без кавычек от нулевой отметки табулятора.";

пункты 4.6.3 - 4.6.5 приложения 2 к распоряжению исключить;

пункт 4.7.2 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"4.7.2. Визирование документов осуществляется в СЭДД с использованием электронных подписей. В случае, если требуется изготовление документа на бумажном носителе (вывод на печать) в соответствии с пунктом 2.1.1 Инструкции по ДОУ, после завершения процедуры визирования лист согласования с визами распечатывается.";

пункт 4.7.4 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"4.7.4. Визы включают в себя: должность лица, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования.

Например:

     Директор правового департамента

     Администрации города Тюмени

     Подпись И.И. Иванов

     01.01.2010";

пункты 4.7.5, 4.7.6 приложения 2 к распоряжению исключить;

пункт 4.8.1 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"4.8.1. Ознакомление с документом осуществляется в СЭДД с использованием электронных подписей, кроме случаев, когда требуется изготовление документа на бумажном носителе (вывод на печать) в соответствии с пунктом 21.1. Инструкции по ДОУ либо резолюцией руководителя установлено требование о необходимости ознакомления на бумажном носителе.

В случае изготовления листа ознакомления на бумажном носителе виза ознакомления оформляется следующим образом:

     С приказом (распоряжением) ознакомлен

     Подпись И.И. Иванова

     01.01.2020";

пункт 4.8.2 приложения 2 к распоряжению после слова "Виза ознакомления" дополнить словами "(, в случае изготовления документа на бумажном носителе)";

пункт 4.9.1 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"4.9.1. Резолюция оформляется, подписывается и направляется исполнителям с помощью СЭДД. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилии (я) и инициалы исполнителей (исполнителя), указание по исполнению, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. Резолюция оформляется на специальном бланке по формам согласно приложениям 17, 18 к настоящей Инструкции по ДОУ.";

пункты 4.9.3, 4.9.4 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"4.9.3. В случаях, когда поручение дается нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным.

4.9.4. Проект резолюции готовится и оформляется помощником (консультантом, советником) руководителя, иным уполномоченным лицом, а затем представляется руководителю на подпись. В резолюции содержатся сведения о лице ее подготовившем (оформившем). В случае если резолюция написана руководителем от руки на бумажном носителе, текст резолюции переносится в СЭДД помощником (консультантом, советником) руководителя и подписывается электронной подписью помощника (консультантом, советником) руководителя, что подтверждает ее идентичность с бумажным носителем. Резолюции, написанные руководителем на бумажном носителе, подлежат сканированию в СЭДД.";

пункт 4.15.3 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"4.15.3 Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита "подпись" и включает указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию).

Например:

     Подлинник    документа  находится  в  отделе  по  работе  с  деловой

документацией    управления  по  обращениям  граждан  и  делопроизводству

административного департамента в деле N ___ за _____ год.

     ВЕРНО

     Специалист подпись С. С. Сидоров

     01.01.2010

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о местонахождении подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп, содержащий информацию в соответствии с абзацем первым настоящего пункта.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя или уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 7.10 Регламента Администрации города Тюмени (приложения 1 к настоящему распоряжению).

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N...".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном абзацами первым - восьмым настоящего пункта с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.";

пункты 4.18.4 - 4.18.7 приложения 2 к распоряжению исключить;

пункт 6.1.1 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"6.1.1. Поручение оформляется, подписывается и направляется исполнителям электронным способом с помощью СЭДД. Поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, преимущественно по оперативным вопросам. В состав поручение входят следующие элементы: фамилии(я) и инициалы исполнителей (исполнителя), содержание поручения, срок исполнения, подпись лица, выдавшего поручение, дата.";

абзац второй пункта 6.1.2 приложения 2 к распоряжению после слов "советниками Главы города Тюмени" дополнить словами ", работниками отдела контроля";

в абзаце третьем пункта 6.1.2 приложения 2 к распоряжению слова "работниками управления организационной работы административного департамента (далее - управления организационной работы)" заменить словами "работниками отдела контроля";

пункт 6.1.3 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"6.1.3. Поручения формируются в СЭДД по формам согласно приложениям 20, 21 к настоящей Инструкции по ДОУ. В случае если поручение дано руководителем на бумажном носителе, текст поручения переносится в СЭДД помощником (консультантом, советником) руководителя и подписывается электронной подписью помощника (консультанта, советника) руководителя, что подтверждает его идентичность с бумажным носителем. Поручение снимается с контроля руководителем, давшим поручение.";

пункт 6.1.4 приложения 2 к распоряжению исключить;

пункт 6.1.5 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"6.1.5. Все поручения регистрируются в день подписания в СЭДД:

поручения Главы города Тюмени - отделом контроля,

поручения заместителей Главы города - помощниками заместителей Главы города;

поручения руководителей органов Администрации города - уполномоченными сотрудниками органов Администрации города.";

в пункте 6.2.3 приложения 2 к распоряжению слова "печатаются на общем бланке Администрации города или органа Администрации города или на обычных листах бумаги формата А4 и" исключить;

пункт 6.2.13 приложения 2 к распоряжению дополнить предложением следующего содержания:

"Протоколы регистрируются в СЭДД в номенклатуре "Протоколы".";

пункт 6.2.14 приложения 2 к распоряжению дополнить предложениями следующего содержания:

"Рассылка протоколов организациям, участвующим в СЭДД, осуществляется посредством СЭДД. Рассылка протоколов организациям, не участвующим в СЭДД осуществляется посредством электронной почты либо почтовой связи.";

пункт 6.3.1 приложения 2 к распоряжению слова "по почтовой связи" дополнить словами ", по средствам СЭДД";

в пункте 6.3.4 приложения 2 к распоряжению слова "Если служебное письмо содержит приложения, то все приложения должны быть подписаны руководителем органа Администрации города, подготовившим эту информацию." исключить;

пункт 6.3.5 приложения 2 к распоряжению дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"Деловые (служебные) письма в Администрации города подлежат регистрации в СЭДД. Деловые (служебные) письма в форме электронного документа подписываются электронной подписью уполномоченного должностного лица.";

главу 6.7 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"6.7. Служебная записка

6.7.1. Служебная записка - это форма внутренней переписки между структурными подразделениями или должностными лицами одного органа Администрации города по вопросам, входящим в их компетенцию.

Текст служебной записки делится на две части: первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы и предложения составителя.

Обязательным реквизитом служебной записки является дата и подпись.";

пункт 6.8.6 приложения 2 к распоряжению исключить;

в пункте 6.9.1 приложения 2 к распоряжению слово "цифровой" исключить;

абзац первый пункта 8.1.1 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"8.1.1 Документооборот в Администрации города и в органах Администрации города осуществляется с помощью СЭДД.

Все входящие документы, полученные на бумажном носителе, подлежат сканированию в СЭДД.

Исходящие документы, имеющие временные сроки хранения согласно номенклатуре дел (до 10 лет включительно) создаются, используются и хранятся в форме электронных документов, кроме случаев, установленных пунктом 2.1.1 Инструкции по ДОУ.

Исходящие документы, которые в соответствии с пунктом 2.1.1 Инструкции по ДОУ изготавливаются на бумажном носителе (выводятся на печать), могут создаваться в электронной форме в случаях, установленных Инструкцией по ДОУ, а используются и хранятся на бумажном носителе.";

в абзаце четвертом пункта 8.1.2 приложения 2 к распоряжению слова "докладных записок, объяснительных записок" заменить словами "служебных записок";

пункт 8.2.2 приложения 2 к распоряжению после слов "в сети Интернет" дополнить словами ", портал государственных услуг Тюменской области";

пункт 8.3.1 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"8.3.1. Документы, поступающие в адрес Администрации города, Главы города Тюмени, заместителей Главы города Тюмени принимаются и обрабатываются в управлении по обращениям граждан и делопроизводству.

Документы, поступающие в адрес органов Администрации города, руководителей органов Администрации города принимаются и обрабатываются в службе делопроизводства либо уполномоченным специалистом органа Администрации города.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, форме, цвету, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений не вскрываются и подлежат уничтожению.";

пункт 8.3.6 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"8.3.6. Для своевременной регистрации документов, поступающих в адрес Администрации города, органов Администрации города в электронном виде посредством СЭДД и электронной почты, сотрудники соответствующих отделов управления по обращениям граждан и делопроизводству, специалисты (службы) органов Администрации города, отвечающие за работу в СЭДД, ежедневно проверяют папку "Входящие РКК" в СЭДД, электронную почту";

пункт 8.5.2 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"8.5.2. Документы регистрируются в следующие сроки:

входящие - в течение трех дней с момента поступления, кроме случаев, установленных пунктами 8.5.7, 8.10.8 Инструкции по ДОУ;

исходящие (ответные) - в день подписания либо на следующий рабочий день;

внутренние - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.";

абзацы пятый - девятый пункта 8.5.6 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"Например, для исходящих документов, зарегистрированных в 2019 году, регистрационный номер документа 03-08-000116/19, означает:

03 - документ зарегистрирован в отделе по работе с деловой документацией,

08 - номер по номенклатуре: этот документ является исходящим документом,

000116 - порядковый регистрационный номер документа с начала года в документопотоке "Исходящие",

19 - год регистрации 2019.";

пункт 8.5.7 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"Документы с пометкой "срочно" регистрируются в день поступления".

пункт 8.5.11 приложения 2 к распоряжению исключить;

в пункте 8.5.13 приложения 2 к распоряжению слова ", внутренние документы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года и регистрируются в СЭДД" исключить;

пункт 8.5.18 приложения 2 к распоряжению исключить;

главу 8.6 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"8.6. Распределение обязанностей по регистрации документов и контролю за сроками исполнения документов

8.6.1. Регистрация документов и контроль за сроками исполнения документов осуществляется разными органами и структурными подразделениями органов Администрации города в зависимости от видов документов:

N п/п	Виды документов	Служба, осуществляющая регистрацию	Служба, осуществляющая контроль за сроками исполнения документов
1.	Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации; постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Тюменской области, решения и постановления Тюменской областной Думы; законы Тюменской области; решения и постановления Тюменской городской Думы	Отдел контроля	Отдел контроля
2.	Запросы, предписания, представления, служебные письма Счетной палаты; решения, запросы, служебные письма Избирательной комиссии города Тюмени	Отдел по работе с деловой документацией	Отдел по работе с деловой документацией
3.	Постановления, распоряжения Главы города Тюмени. Постановления, распоряжения Администрации города. Распоряжения заместителей Главы города Тюмени. Постановления, распоряжения по вопросам выделения и расходования финансовых средств	Сектор подготовки и выпуска постановлений, распоряжений	Отдел контроля Департамент финансов и налоговой политики
4.	Поручения Президента Российской Федерации, поручения Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, поручения Губернатора Тюменской области, Правительства Тюменской области, поручения Главы города Тюмени (в том числе поручения, содержащиеся в протоколах Коллегии Администрации города, совещаний с участием Главы города Тюмени)	Отдел контроля	Отдел контроля
5.	Письменные и устные обращения граждан по всем вопросам (кроме пункта 11 настоящей таблицы), документы прокуратуры в интересах граждан, запросы и обращения депутатов всех уровней, поступающие в адрес Главы города Тюмени, заместителей Главы города; обращения граждан во время "Прямых линий"; через средства массовой информации; устные, письменные обращения, поступившие во время личного приема в отделе по обращениям граждан; переписка по ним; запросы пользователей информацией (граждан), ответы на вышеуказанные обращения граждан, депутатов, прокуратуры, запросы пользователей информацией (граждан)	Отдел по обращениям граждан	Отдел по обращениям граждан
6.	Обращения организаций, запросы пользователей информацией (организации, общественные объединения) в адрес Главы города Тюмени, заместителей Главы города; телеграммы, факсы (входящие, исходящие) за подписью Главы города Тюмени, заместителей Главы города	Отдел по работе с деловой документацией	Отдел по работе с деловой документацией
7.	Документы прокуратуры (протесты, представления, запросы, информации и т.д.), за исключением документов прокуратуры в интересах граждан	Отдел по работе с деловой документацией	Отдел по работе с деловой документацией
8.	Приказы органов Администрации города	Органы Администрации города	Органы Администрации города
9.	Обращения граждан и юридических лиц по вопросам: выдачи разрешения на строительство; выдачи разрешения на ввод объекта в эксплуатацию; выдачи градостроительного плана земельного участка; согласования паспорта фасадов зданий, строений, сооружений; предоставления сведений информационной системы обеспечения градостроительной деятельности (ИСОГД); внесения изменений в Генеральный план города Тюмени; подготовки разрешений на отклонение от предельных параметров разрешенного строительства, реконструкции объектов капитального строительства; подготовки разрешений на условно разрешенный вид использования земельного участка или объекта капитального строительства; установления публичного сервитута	Служба по делопроизводству и приему документов департамента земельных отношений и градостроительства Администрации города Тюмени	Служба по делопроизводству и приему документов департамента земельных отношений и градостроительства Администрации города Тюмени
10.	Устные запросы пользователей информацией, поступившие по телефонам Справочной службы: 45-15-20, 051.	МКУ "Единый центр оперативного реагирования города Тюмени"	МКУ "Единый центр оперативного реагирования города Тюмени"
11.	Документы с грифом "Секретно", "Для служебного пользования", полученные спецсвязью	Комитет специальных мероприятий Администрации города	Комитет специальных мероприятий Администрации города
12.	Документы с грифом "Для служебного пользования", кроме случаев установленных в пункте 11 настоящей таблицы	Органы Администрации города и муниципальные казенные учреждения	Органы Администрации города и муниципальные казенные учреждения
13.	Входящие документы в адрес органа Администрации города, его руководителя, заместителей; исходящие документы за подписью руководителя органа Администрации города, его заместителей; внутренняя переписка	Органы Администрации города	Органы Администрации города
14.	Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, электронной почте в адрес Главы города Тюмени, заместителей Главы города	в соответствующих отделах управления по обращениям граждан и делопроизводству	в соответствующих отделах управлении по обращениям граждан и делопроизводству
15.	Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, электронной почте в адрес руководителей органов Администрации города	в органах Администрации города	в органах Администрации города
16.	Заявления граждан о заключении договора о целевом обучении	Департамент по спорту и молодежной политике Администрации города Тюмени	Департамент по спорту и молодежной политике Администрации города Тюмени
17.	Сообщения о безнадзорных домашних животных	Управы административных округов Администрации города, МКУ "Единый центр оперативного реагирования города Тюмени" либо МКУ "ЛесПаркХоз" в зависимости от адресата сообщения	Департамент городского хозяйства Администрации города
18.	Входящие, исходящие, внутренние документы совещательных органов Администрации города (комиссии, рабочие группы, штабы и т.п.)	Секретарь (руководитель аппарата) совещательного органа Администрации города либо службы делопроизводства органа Администрации города Тюмени, обеспечивающий работу совещательного органа	Секретарь (руководитель аппарата) совещательного органа Администрации города либо службы делопроизводства органа Администрации города Тюмени, обеспечивающий работу совещательного органа";

пункт 8.7.1 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"8.7.1. Зарегистрированные документы службы делопроизводства либо уполномоченные специалисты направляют на рассмотрение и исполнение руководителям Администрации города, органам Администрации города с помощью СЭДД.

Документы, зарегистрированные в отделе по обращениям граждан, отделе по работе с деловой документацией, поступившие в адрес Главы города Тюмени, заместителей Главы города, Администрации города, направляются на рассмотрение Главе города Тюмени, заместителям Главы города согласно распределению обязанностей между ними.

Документы, зарегистрированные в органах Администрации города, поступившие в адрес органов Администрации города, руководителей органов Администрации города либо поступившие к ним с резолюциями Главы города Тюмени, заместителей Главы города, направляются на рассмотрение руководителям органов Администрации города, в день их поступления.";

пункты 8.7.3, 8.7.4 приложения 2 к распоряжению исключить;

пункт 8.8.1 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"8.8.1. Исходящие документы, отправляемые за подписью Главы города Тюмени, заместителей Главы города, регистрируются в управлении по обращениям граждан и делопроизводству, а за подписью руководителей органов Администрации города - в органах Администрации города.

Исходящие документы, подписанные Главой города Тюмени, заместителями Главы города и отправляемые органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, регистрируются отделом по работе с деловой документацией, а отправляемые гражданам (в том числе индивидуальным предпринимателям, объединениям граждан) - отделом по обращениям граждан.

Исходящие документы в адрес органов прокуратуры, иных надзорных органов, не являющихся участниками СЭДД, подписываются на бумажном носителе.

Исходящие документы в форме электронного документа в адрес граждан после регистрации направляются адресатам сотрудниками отдела по обращениям граждан, в том числе посредством СЭДД.

Исходящие документы в адрес граждан в форме документа на бумажном носителе после регистрации незамедлительно передаются сотрудниками отдела по обращениям граждан в отдел по работе с деловой документацией для оформления и отправки.

Исходящие документы, отправляемые за подписью Главы города Тюмени, заместителей Главы города, отправляются отделом по работе с деловой документацией через отделение почтовой связи, посредством телеграфной связи, электронной почты, доставляются нарочным. Организациям, участвующим в СЭДД документы направляются посредством СЭДД.";

пункт 8.8.2 приложения 2 к распоряжению после слова "Документы для отправки" дополнить словами "в адрес организаций, не участвующих в СЭДД,";

наименование главы 8.9 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"8.9. Особенности работы с документами, поступающими и отправляемыми по каналам факсимильной связи, телеграммами, телефонограммами. Особенности работы с электронными документами в СЭДД";

главу 8.9 приложения 2 к распоряжению дополнить пунктом 8.9.2 следующего содержания:

"8.9.2. При работе с электронными документами в СЭДД необходимо руководствоваться "ГОСТ Р 53898-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению", с учетом следующих требований:

а) документы, создаваемые и поступающие в Администрацию города, орган Администрации города на бумажном носителе, подлежат сканированию для введения в СЭДД. Создание электронных документов (электронных копий документов), содержащих информацию, доступ к которой ограничен не допускается;

б) электронные документы (электронные копии документов) оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по ДОУ в формате OpenDocumentFormat в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 либо PDF/A, размер которых не должен превышать 20 МБ;

в) электронный документ, заверенный электронной подписью, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу, в случае если лицо, заверившее электронной подписью электронный документ, имеет право на подписание данного документа согласно распределению обязанностей, должностной инструкции, служебному контракту (трудовому договору) и идентично лицу, указанному в сертификате ключа проверки электронной подписи, и сертификат ключа проверки электронной подписи действителен на день проверки действительности указанного сертификата;

г) выдача, проверка, хранение и использование сертификатов ключей электронной подписи, урегулирование конфликтов, связанных с использованием электронной подписи, осуществляется в порядке, установленном распоряжением Правительства Тюменской области от 23.04.2012 N 636-рп "О введении в эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства" и регламентом удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа проверки электронной подписи;

д) для подтверждения соответствия документа на бумажном носителе и электронного документа пользователь, уполномоченный на изготовление документа, визирует документ на бумажном носителе собственноручной подписью, за исключением случаев, когда пользователь, изготовивший документ на бумажном носителе, и пользователь, уполномоченный на подписание документа на бумажном носителе, совпадают;

е) создаваемые электронные документы, подписываемые Главой города Тюмени, заместителями Главы города, которые направляются в виде документа на бумажном носителе, после их согласования в СЭДД изготавливаются в виде документа на бумажном носителе советниками, консультантами, помощниками Главы города, помощниками заместителей Главы города и предоставляются на подпись руководителям. После подписания руководителем документа на бумажном носителе помощник руководителя заверяет своей электронной подписью электронный документ, идентичный собственноручно подписанному руководителем;

ж) пользователи СЭДД обеспечивают использование типового маршрута, разработанного в СЭДД.";

пункты 8.10 - 8.11 приложения 2 к распоряжению исключить;

раздел VIII приложения 2 к распоряжению дополнить главами 8.10 - 8.12 следующего содержания:

"8.10 Особенности работы с письменными обращениями граждан (в том числе в форме электронного документа), организаций, запросами пользователей информацией

8.10.1. На каждое обращение граждан, организаций, запрос пользователей информацией в СЭДД формируется электронное дело. Регистрация обращений граждан, организаций, запросов пользователей информацией, поступающих в СЭДД автоматически в форме электронных документов с портала государственных услуг Тюменской области, осуществляется в порядке, установленном для письменных обращений. Исчисление сроков рассмотрения обращений граждан, организаций, запросов пользователей информацией, поступающих в форме электронных документов, осуществляется с даты регистрации в СЭДД.

8.10.2. Не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией, поступившие в адрес Главы города Тюмени, заместителей Главы города, направляются на рассмотрение Главе города Тюмени, заместителям Главы города в соответствии с распределением обязанностей между ними; обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией, поступившие в адрес органов (должностных лиц органов) Администрации города, - на рассмотрение руководителям органов Администрации города.

8.10.3. Подготовка ответов на обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией осуществляется с учетом требований пункта 7.5 Регламента Администрации города (приложение 1 к настоящему распоряжению).

Ответы на обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией подготавливаются в СЭДД в форме электронного документа в формате ODT, с использованием на официальном бланке тегов, обеспечивающих отображение регистрационной информации (<SED-DATE>, <SED-NUM>) и штампа подписи (<SED-SIGN>).

Согласование ответов на обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией осуществляется в СЭДД.

В случае если ответ на обращение гражданина, организации, запрос пользователей информацией по выбору заявителей дается в электронной форме, то отправка ответа на обращение осуществляется в формате PDF/A, с отображением в нем регистрационной информации и штампа электронной подписи.

Подписанный электронной подписью ответ (электронный документ) и его отображение в формате PDF/A хранится в СЭДД в течение срока, установленного действующим законодательством Российской Федерации.

При направлении ответа на обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией, подписанного электронной подписью, в обязательном порядке в сопроводительном письме указывается информация о способах проверки подлинности электронной подписи.

8.10.4. В сроки, установленные действующим законодательством, заявитель вправе обратиться в Администрацию города за предоставлением ответа, подписанного электронной подписью, на бумажном носителе.

Ответ на обращение, запрос, поступившие в письменной форме, подписываемые руководителем органа Администрации города, которые направляются в виде документа на бумажном носителе, после их согласования в СЭДД изготавливаются в виде документа на бумажном носителе службой делопроизводства органа и предоставляются на подпись руководителю. После подписания руководителем документа на бумажном носителе помощник руководителя, уполномоченное лицо службы делопроизводства заверяет своей электронной подписью электронный документ, идентичный собственноручно подписанному руководителем.

Обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией, направленные для принятия мер (подготовки ответов) в органы Администрации города на бумажном носителе, взятые на контроль управлением по обращениям граждан и делопроизводству, если на них поставлен штамп "Подлежит возврату", в обязательном порядке подлежат возврату вместе с ответом в управление по обращениям граждан и делопроизводству.

8.10.5. В случае подачи заявителем заявления о прекращении рассмотрения обращения, в том числе заявления о предоставлении государственной услуги или муниципальной услуги (далее по тексту пункта - обращение), находящегося на рассмотрении в органах Администрации города Тюмени, ее должностных лиц, рассмотрение такого обращения прекращается, о чем заявителю направляется (вручается) уведомление не позднее 3 рабочих дней со дня регистрации заявления о прекращении рассмотрения обращения. В этом случае прилагаемые к обращению оригиналы документов либо их нотариально засвидетельствованные копии подлежат возврату заявителю по его требованию. При возврате с оригиналов приложенных к обращению документов, подтверждающих полномочия представителя заявителя, подписавшего обращения, ответственным сотрудником изготавливаются и заверяются копии, которые прикладываются к обращению. Возврат документов осуществляется путем их вручения заявителю под расписку либо путем направления документов в адрес заявителя по почте не позднее 3 рабочих дней со дня регистрации заявления о прекращении рассмотрения обращения либо со дня поступления требования об их возврате (если такое требование поступило отдельно от заявления о прекращении рассмотрения обращения).

Если нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление государственной или муниципальной услуги, установлен иной порядок действий при подаче заявителем заявления о прекращении рассмотрения обращения, применяется порядок, установленный указанными нормативными правовыми актами.

8.10.6. В случае, если к заявлению о предоставлении муниципальной услуги (государственной услуги), приложены документы, предоставление заявителем которых не предусмотрено административным регламентом предоставления муниципальной услуги (государственной услуги), такие документы не учитываются при предоставлении услуги.

В случае, если указанные документы представлены на бумажном носителе, они подлежат возврату заявителю при выдаче (направлении) результата предоставления муниципальной услуги (государственной услуги) тем же способом, что и для выдачи (направления) результата муниципальной услуги (государственной услуги). При этом, если результат предоставления муниципальной услуги (государственной услуги) предоставляется заявителю в электронном виде либо выдается многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 18.03.2015 N 250, либо результатом предоставления муниципальной услуги (государственной услуги) является перечисление денежных средств указанные документы подлежат возврату заявителю посредством почтового отправления в пределах срока предоставления муниципальной услуги (государственной услуги).

8.10.7. Предоставление органами Администрации города (муниципальными учреждениями), являющимися главными администраторами (администраторами) доходов бюджета города Тюмени, информации по запросу органов Администрации города, уполномоченных на предоставление субсидий (бюджетных инвестиций) из бюджета города Тюмени, осуществляется в течение 3 рабочих дней со дня регистрации соответствующего запроса в органе Администрации города (муниципальном учреждении), если иное не установлено муниципальным правовым актом города Тюмени.

8.10.8. Особенности работы с уведомлениями о проведении публичных мероприятий (митингов, шествий, демонстраций, пикетирования) регулируется законодательством Российской Федерации и Тюменской области о проведении публичных мероприятий.

Во исполнение требований законодательства сотрудники управления по обращениям граждан и делопроизводству при получении уведомления о проведении публичного мероприятия незамедлительно (в течение 30 минут с момента регистрации):

регистрируют уведомление с указанием в регистрационных реквизитах даты, времени (часы, минуты) поступления уведомления;

передают его для дальнейшей работы в комитет по межнациональным отношениям Администрации города.

8.10.9. Особенности работы с публикациями о деятельности Администрации города в средствах массовой информации осуществляется в соответствии с общим порядком учета, регистрации, рассмотрения, исполнения и контроля исполнения обращений граждан, организаций, запросами пользователей информацией, установленной настоящей Инструкции по ДОУ, с учетом требований Регламента Администрации города (приложение 1 к настоящему распоряжению).

8.11. Особенности работы с документами личного приема граждан, руководителей (представителей) организаций

8.11.1. Запись граждан на прием к Главе города Тюмени, заместителям Главы города проводят специалисты отдела по обращениям граждан.

Запись руководителей (представителей) организаций на прием к Главе города Тюмени, заместителям Главы города проводят помощники, советники, консультанты Главы города Тюмени, помощники заместителей Главы города.

Запись граждан, руководителей (представителей) организаций на прием к руководителям органов Администрации города проводят уполномоченные сотрудники органов Администрации города.

8.11.2. При записи на прием начинается оформление регистрационно-контрольной карточки личного приема в СЭДД, в которую заносятся паспортные данные гражданина или наименование организации, должность руководителя (представителя) организации, ее юридический адрес, в обоих случаях - контактные телефоны и, при согласии заявителей, содержание устного обращения, информация о льготах и социальном статусе. При записи на прием заявитель может оставить необходимые для рассмотрения вопроса материалы и документы, о чем делается отметка в регистрационно-контрольной карточке личного приема в поле "Отметка об исполнении". Регистрационно-контрольная карточка личного приема установлена приложением 35 к настоящей Инструкции по ДОУ.

8.11.3. Специалисты отдела по обращениям граждан совместно с советниками, консультантами, помощниками Главы города Тюмени, консультантами, помощниками заместителей Главы города, уполномоченными сотрудниками органов Администрации города:

готовят информацию по существу вопросов, предлагаемых посетителем для рассмотрения во время личного приема, при этом они вправе запрашивать необходимую информацию у должностных лиц и органов Администрации города, организаций, находящихся в муниципальной собственности;

не позднее чем за 2 рабочих дня до дня личного приема уведомляют заявителя о времени и месте проведения приема (способом, обеспечивающим получение данного уведомления заявителем).

8.11.4. Во время личного приема по решению должностного лица, осуществляющего прием, и с согласия заявителя может осуществляться аудио - и (или) видеозапись.

8.11.5. В течение 1 рабочего дня после приема помощники, советники, консультанты Главы города Тюмени, помощники заместителей Главы города, начальник отдела по обращениям граждан, уполномоченные лица органов Администрации города заносят сведения, поручения, отметки, в том числе согласие с ответом в устной форме (при наличии) в соответствующую регистрационно-контрольную карточку личного приема в СЭДД.

В случае если факты и обстоятельства, изложенные в устном обращении, требуют проверки либо необходимо предоставление письменного ответа, такое обращение рассматривается в порядке, предусмотренном для письменных обращений.

8.11.6. Во время приема пользователям информацией в устной форме предоставляется информация о деятельности Администрации города. Указанная информация предоставляется также по телефонам справочных служб Администрации города, по телефонам должностных лиц Администрации города, уполномоченных на ее представление.

8.12. Особенности работы с документами комиссии Тюменской городской Думы по проведению опроса граждан в городе Тюмени, подлежащими передаче в Администрацию города

8.12.1. Должностные лица архивного отдела принимают от председателя комиссии первый экземпляр итогового протокола комиссии, опросные листы, списки участников опроса в прошитом и пронумерованном виде по акту.

8.12.2. Переданные документы хранятся в течение срока, установленного в номенклатуре дел Администрации города, после чего уничтожаются по акту.";

раздел IX приложения 2 к распоряжению исключить;

пункт 10.1.5 приложения 2 к распоряжению дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"Ответственный за исполнение контрольного документа представляет в указанный в поручении срок информацию о ходе выполнения документа в отдел контроля в виде справки, информации, с обязательным указанием, что конкретно сделано по выполнению данного документа, и вносится предложение о продлении срока исполнения или снятии с контроля.";

пункт 10.2.1 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"10.2.1. Постановке на контроль подлежат обращения граждан и организаций, запросы пользователей информацией, предусматривающие подготовку ответа за подписью Главы города Тюмени, заместители Главы города Тюмени, все муниципальные правовые акты, содержащие пункт о контроле или конкретные сроки выполнения поручений, поручения по итогам заседаний Коллегий Администрации города и поручения, содержащиеся в протоколах совещаний с участием Главы города Тюмени.";

пункт 10.2.3 приложения 2 к распоряжению исключить;

в пункте 10.3.2 приложения 2 к распоряжению предложение "Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов." исключить.

пункт 10.3.10 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"10.3.10 Административный департамент по поручению Главы города Тюмени, заместителей Главы города готовит сводную информацию о документах, находящихся на контроле, готовят реестры документов с истекшим сроком исполнения для информирования о состоянии исполнительской дисциплины.";

пункт 10.4.3 приложения 2 к распоряжению после слов "обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией - в течение 30 дней со дня регистрации" дополнить словами ", заявление о прекращении рассмотрения обращения - не позднее 3 рабочих дней со дня регистрации заявления о прекращении рассмотрения обращения";

абзац второй пункта 10.4.4 приложения 2 к распоряжению дополнить предложением следующего содержания:

"Направление уведомления заявителю о переадресации его письменного обращения, содержащего информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) - в течение 5 дней со дня регистрации (осуществляется управлением по обращениям граждан и делопроизводству либо должностным лицом, на рассмотрение которому обращение поступило)";

в пункте 10.5.2 приложения 2 к распоряжению слова "проставляется на самом документе и" исключить;

раздел X приложения 2 к распоряжению дополнить главой 10.6 следующего содержания:

"10.6. Контроль исполнения поручений Главы города Тюмени

10.6.1. Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение работы с поручениями Главы города Тюмени возлагается на отдел контроля.

10.6.2. Руководитель, на которого возложено выполнение поручения:

организует исполнение данного поручения и письменно докладывает Главе города Тюмени о его выполнении (или ходе его выполнения) в установленные сроки;

в случае невозможности выполнения в установленный срок поручения обращается в письменной форме к Главе города Тюмени с мотивированным объяснением причин неисполнения и (или) просьбой об установлении нового (конкретного) срока его реализации;

для координации и обобщения работы по контролю за исполнением поручений назначает в своем аппарате ответственного работника по обеспечению взаимодействия с отделом контроля;

при личном докладе Главе города Тюмени о выполнении поручения письменно информирует отдел контроля о принятом на встрече решении.

10.6.3. Информация о выполнении поручения соисполнителями направляется ответственному исполнителю для свода, обобщения и подготовки информации за 3 дня до срока, указанного в поручении, если иной срок направления такой информации не установлен в поручении. Информация о выполнении поручений Главы города Тюмени представляется в отдел контроля в форме справки с обязательным указанием, что конкретно сделано по выполнению данного поручения. При необходимости информация представляется в виде презентации (с графиками, схемами, в динамике, с расчетами и предложениями).

По поручениям, требующим выполнения продолжительное время, информация представляется в виде сравнительной таблицы (в динамике, с указанием % выполненных работ, финансирования, применения штрафных санкций в случае невыполнения и т.д.).

10.6.4. Отдел контроля делает отметку о представлении информации по выполнению поручения в СЭДД и направляет ее Главе города Тюмени на рассмотрение.

Информация по исполнению поручения может быть доведена ответственным исполнителем Главе города Тюмени устно или передана лично, в таком случае ответственный исполнитель направляет служебное письмо через СЭДД в отдел контроля.

10.6.5. После рассмотрения информации Главой города Тюмени помощники, советники, консультанты Главы города Тюмени направляют документы в отдел контроля для снятия поручения с контроля или дальнейшей работы.";

раздел XI приложения 2 к распоряжению исключить;

абзац второй пункта 12.2.18 приложения 2 исключить;

пункты 3.1.2, 13.1.3 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "пункты 13.1.2, 13.1.3"

"13.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации города создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК).

В органах Администрации города - источниках комплектования архивных фондов муниципального архива города Тюмени, организациях - источниках комплектования архивных фондов муниципального архива города Тюмени создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК).

13.1.3. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются для Администрации города - приказом административного департамента, для органов Администрации города - приказами органов Администрации города, после согласования с ЭПК управления по делам архивов Тюменской области.";

в пункте 14.2 приложения 2 к распоряжению слово "местонахождение;" исключить;

приложение 21 к Инструкции по ДОУ дополнить формой бланка поручения руководителя отраслевого (функционального) территориального органа Администрации города Тюмени:

Герб
Наименование должности руководители
отраслевого (функционального) территориального органа Администрации города Тюмени
ПОРУЧЕНИЕ
От		N
					(кому)
Текст
								И.О. Фамилия
						(дата)	(подпись)
Исполнитель				Телефон

в приложении 35 к Инструкции по ДОУ форму карточки личного приема после слов "льготная категория" дополнить словами "социальное положение", слова "Записал на прием ___________" исключить;

в приложении 43а к Инструкции по ДОУ слова "Номер печати должен соответствовать номеру пункта приложения к решению Тюменской городской Думы от 20.03.2008 N 818 "О структуре Администрации города Тюмени", в котором указан соответствующий орган Администрации города Тюмени" заменить словами "Печати, используемые органами Администрации города для заверения копий распоряжений и постановлений Главы города Тюмени, Администрации города, должны иметь следующие номера: в Управе Калининского административного округа - 1, в Управе Ленинского административного округа - 2, в Управе Центрального административного округа - 3, в Управе Восточного административного округа - 4, в административном департаменте - 5, в департаменте безопасности жизнедеятельности - 6, в департаменте городского хозяйства - 7, в департаменте дорожной инфраструктуры и транспорта - 9, в комитете здравоохранения - 10, в департаменте земельных отношений и градостроительства - 11, в департаменте имущественных отношений - 12, в департаменте культуры - 13, в департаменте образования - 14, в департаменте по спорту и молодежной политике - 15, в департаменте потребительского рынка - 16, в департаменте экономики и стратегического развития - 17, в департаменте финансов и налоговой политики - 18, в правовом департаменте - 19, в комитете специальных мероприятий - 20, в комитете по межнациональным отношениям - 21";

абзац второй пункта 4.6 приложения 4 к распоряжению после слов "связанные с" дополнить словами "включением, исключением из резерва управленческих кадров Администрации города Тюмени, включением, исключением из резерва управленческих кадров города Тюмени,";

абзац одиннадцатый пункта 6.3 приложения 4 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"МФЦ в случае принятия административного регламента или внесения изменений в административный регламент предоставления муниципальной услуги, предоставление которой частично или в полном объеме возложено на МФЦ.";

абзац двенадцатый пункта 6.3 приложения 4 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"В список рассылки муниципальных правовых актов, указанных в абзаце втором пункта 4.6 настоящей Инструкции, включается административный департамент Администрации города Тюмени, а также комитет специальных мероприятий Администрации города Тюмени, если указанные муниципальные правовые акты затрагивают компетенцию данного комитета.";

пункт 6.3.1 приложения 4 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"Рассылка муниципальных правовых актов в органы Администрации города, внутри органов Администрации города осуществляется через СЭДД, за исключением муниципальных правовых актов, указанных в абзаце втором пункта 4.6 настоящей Инструкции, рассылка которых осуществляется в финансовый комитет и комитет муниципальной службы и кадров административного департамента Администрации города Тюмени на бумажном носителе.";

абзацы пятый, шестой пункта 6.9 приложения 4 к распоряжению исключить.

2. Административному департаменту Администрации города Тюмени в срок до 04.10.2019 обеспечить принятие приказов директора об утверждении регламентов процессов системы электронного документооборота, в отношении которых имеется техническая возможность осуществления документооборота на день издания настоящего распоряжения, и довести их до сведения участников документооборота.

3. Установить, что настоящее распоряжение вступает в силу с 04.10.2019.

Глава города Тюмени

Р.Н. Кухарук