Приложение N 1. Положение об архивном отделе администрации муниципального образования "Краснознаменский городской округ"

Приложение N 1
к распоряжению главы администрации
МО "Краснознаменский городской округ
от "20" сентября 2019 г. N 820

Положение
об архивном отделе администрации муниципального образования "Краснознаменский городской округ"

1. Общие положения

1.1. В соответствии ст. 4 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" к полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся:

1.1.1. хранение, комплектование (формирование), учёт и использование архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек, муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации);

1.1.2. решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Калининградской области, иных муниципальных образований.

1.2. Администрация муниципального образования "Краснознаменский городской округ" (далее - администрация) осуществляет деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

1.3. В целях реализации полномочий в сфере архивного дела администрация образует в своём составе архивный отдел (далее по тексту - отдел), выполняющий функции муниципального архива.

1.4. Отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации без права юридического лица, имеет собственную печать, которой заверяют архивные документы.

1.5. В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов отдел в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти - Федеральным архивным агентством), законодательством Калининградской области и муниципальными правовыми актами, решениями окружного Совета депутатов, законодательством Калининградской области, методическими рекомендациями отдела модернизации и архивного дела Министерства по культуре и туризму Калининградской области и настоящим Положением.

1.6. Положение об отделе утверждается главой муниципального образования. В положении закрепляются организационно - правовой статус отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, совершенствование и развитие архивного дела в муниципальном образовании.

1.7. Штатная численность работников отдела устанавливается главой муниципального образования.

1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств бюджета администрации муниципального образования в составе расходов муниципального образования "Краснознаменский городской округ".

1.9. В соответствии со ст. 15 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" отдел, как структурное подразделение администрации, не вправе осуществлять приносящую доход деятельность.

1.10. Дополнительными источниками финансирования могут быть: целевые средства из бюджета Калининградской области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании), реализация отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, спонсорские и иные средства, полученные законным путем.

1.11. Администрация обязана обеспечивать финансовые, материально - технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения и учета, использования архивных документов, представлять отделу здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников отдела.

1.12. В случае принятия решения о реконструкции, сносе или передаче здания, в котором размещается муниципальный архив, администрация обязана предоставить отделу помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.

1.13. Официальное название отдела - Архивный отдел администрации муниципального образования "Краснознаменский городской округ".

1.14. Место нахождения отдела - ул. Калининградская, дом 39, г. Краснознаменск.

2. Задачи и функции отдела

Основными задачами и функциями архивного отдела являются:

2.1. Управление архивным делом по поручению администрации на территории муниципального образования.

2.2. Обеспечение сохранности и учёт архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

- хранение и учёт документов, принятых в отдел, представление в установленном порядке учётных данных в Министерство по культуре и туризму Калининградской области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, представление администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.

2.2.1. Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек, муниципальных предприятий и учреждений (далее - муниципальные организации);

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных ранее на законных основаниях в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, относящихся к документам Архивного фонда Калининградской области;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций независимо от форм собственности (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;

- печатных, аудиовизуальных и иных материалов, дополняющих фонды отдела;

- научно-технической документации на бумажных носителях;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для работы отдела.

2.2.2. Отдел по согласованию с администрацией на договорных условиях может принимать на депозитарное хранение, при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих организаций, общественных организаций и граждан.

2.2.3. Документы Архивного фонда Калининградской области, находящиеся в частной собственности, могут быть переданы в отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и отделом, действующим от имени администрации муниципального образования при наличии доверенностей.

2.3. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

2.3.1. составление списков организаций - источников комплектования отдела для утверждения администрацией муниципального образования и согласование их в экспертно-проверочной комиссии при Министерстве по культуре и туризму Калининградской области, систематическая работа по их уточнению;

2.3.2. отбор и приём документов постоянного (долговременного) срока хранения в отдел;

2.3.3. проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе;

2.3.4. ведение в установленном порядке учета архивных документов, хранящихся в отделе, в организациях - источниках комплектования, представление в Министерство по культуре и туризму Калининградской области необходимых учетных данных для ведения централизованного государственного учета документов Архивного фонда Калининградской области;

2.3.5. рассмотрение и представление в Министерство по культуре и туризму Калининградской области на утверждение описей дел постоянного срока хранения, на согласование - описи дел по личному составу;

2.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в этих вопросах на основании соглашений об отношениях и сотрудничестве, включая:

2.4.1. анализ состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов и подготовка предложений по совершенствованию данной работы;

2.4.2. рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству;

2.4.3. рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, входящих в список предполагаемых источников комплектования архивного отдела документами по личному составу;

2.4.4. изучение и обобщение практики работы с документами в организациях муниципального образования (в ведомственных архивах и делопроизводственных службах), распространение их положительного опыта;

2.4.5. оказание организационно-методической помощи работникам учреждений, организаций, предприятий, проведение консультаций по вопросам постановки делопроизводства (работы с документами);

2.4.6. организация и участие в семинарах, совещаниях по делопроизводству;

2.4.7. разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственных стандартов, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

2.5.1. информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов отдела, исполнение запросов граждан и учреждений на документную информацию;

2.5.2. организация работы пользователей с архивными документами, создание для них условий, необходимых для поиска и изучения архивных документов, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и т.п.;

2.5.3. исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб граждан, приём граждан;

2.5.4. создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.6. Составление годовых, перспективных планов работы архивного отдела, утверждение их в установленном порядке в администрации.

3. Права отдела

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение администрации и Министерства по культуре и туризму Калининградской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и использованию архивных документов, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования, рекомендации в целях улучшения состояния делопроизводства.

3.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проводимых администрацией, других мероприятиях.

3.6. Принимать участие в работе экспертных комиссий учреждений, организаций, предприятий.

3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций, предприятий, для решения вопросов сохранности документов.

3.8. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, муниципальными и иными организациями, Министерством по культуре и туризму Калининградской области для рассмотрения и решения различных организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

4. Организация работы отдела

4.1. Отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности главой муниципального образования.

Начальник и специалист архивного отдела являются муниципальными служащими.

Начальник отдела исполняет в порядке, определенном, Уставом муниципального образования, настоящим Положением, обязанности по должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела.

При смене начальника архивного отдела приём-передача дел проводится специально созданной комиссией, в состав которой входят представители администрации муниципального образования. Акт приёма-передачи утверждается главой муниципального образования и представляется для сведения в Министерство по культуре и туризму Калининградской области.

4.2. Начальник отдела:

- организует деятельность отдела и несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций;

- обеспечивает соблюдение специалистом отдела Правил внутреннего трудового распорядка, должностных регламентов, порядка работы со служебными документами;

- отчитывается о работе архивного отдела перед администрацией и в установленном порядке - перед Министерством по культуре и туризму Калининградской области.

4.3. Специалист архивного отдела:

- назначается и освобождается от должности главой муниципального образования;

- подчиняется непосредственно начальнику архивного отдела;

- руководствуется постановлениями и распоряжениями администрации муниципального образования, Положением об архивном отделе, должностной инструкцией.

4.4. Деятельность отдела организуется в соответствии с нормативными документами, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе планов работы, утверждаемых администрацией, с учётом методических рекомендаций Министерства по культуре и туризму Калининградской области.

4.5. Реорганизация, ликвидация отдела осуществляется главой администрации муниципального образования в установленном действующем законодательством порядке. При его реорганизации архивные документы отдела передаются структуре - правопреемнику. При ликвидации отдела место хранения архивных документов определяется главой муниципального образования по согласованию с Министерством по культуре и туризму Калининградской области.