III. Функции Подразделения

III. Функции Подразделения

12. Подразделение выполняет следующие функции:

1) осуществляет подготовку правовых актов Управления по вопросам делопроизводства и архивного дела;

2) принимает участие в совершенствовании СЭД, используемой в делопроизводстве Управления;

3) организовывает технологические процессы работы с документами, принимает меры по оптимизации документооборота Управления на основе использования СЭД;

4) организовывает и осуществляет прием, обработку, регистрацию, хранение, передачу и отправку документов (поступивших, отправляемых, внутренних), в том числе документов с пометкой "Для служебного пользования", и обращений граждан, осуществляет информационно-справочную работу по документам, зарегистрированным в СЭД;

5) организовывает своевременное предварительное рассмотрение поступивших документов, представляемых для доклада руководству Управления;

6) осуществляет проверку оформления документов, представляемых на подпись руководству Управления;

7) организовывает и осуществляет контроль за исполнением документов в соответствии с указаниями и поручениями руководства Управления по их исполнению;

8) анализирует состояние исполнительской дисциплины, информирует руководство Управления и начальников структурных подразделений Управления о ходе исполнения документов;

9) организовывает личный прием граждан в Управлении и подчиненных таможенных органах;

10) осуществляет контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан в Управлении;

11) организовывает формирование документального фонда Управления, доступ к документам и их использование;

12) осуществляет подготовку и передачу дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу Подразделения в архив Управления;

13) составляет сводную номенклатуру дел Управления, номенклатуру дел Подразделения;

14) разрабатывает образцы бланков организационно-распорядительных документов (далее - гербовые бланки) Управления и подчиненных таможенных органов;

15) оформляет заказы на изготовление гербовых бланков, осуществляет их учет, хранение и выдачу в структурные подразделения Управления, а также контроль за соблюдением правил их использования;

16) организовывает проведение проверок наличия и хранения гербовых бланков, наличия документов с пометкой "Для служебного пользования" в Управлении;

17) осуществляет сбор сведений, формирование и представление в соответствующее функциональное подразделение ФТС России в установленные сроки статистических отчетов по формам, утвержденным ФТС России;

18) осуществляет контроль за организацией работы с документами, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", в структурных подразделениях Управления;

19) осуществляет контроль за соблюдением правил формирования и оформления дел и обеспечением их сохранности в структурных подразделениях Управления;

20) осуществляет организационное, методическое руководство и контроль за деятельностью подразделений документационного обеспечения подчиненных таможенных органов;

21) оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям Управления и подчиненным таможенным органам по вопросам делопроизводства и архивного дела;

22) организовывает и проводит мероприятия (занятия, семинары, совещания) по повышению уровня подготовки должностных лиц и работников Управления, подразделений документационного обеспечения подчиненных таможенных органов по вопросам делопроизводства и архивного дела;

23) организовывает работу архива и экспертной комиссии Управления;

24) участвует в инспекторских проверках деятельности подчиненных таможенных органов, организовывает и проводит функциональные проверки деятельности подчиненных таможенных органов по вопросам, отнесенным к компетенции Подразделения.