III. Функции Подразделения

III. Функции Подразделения

12. Подразделение выполняет следующие функции:

1) осуществляет подготовку правовых актов таможни по вопросам делопроизводства и архивного дела;

2) принимает участие в совершенствовании СЭД, используемой в делопроизводстве таможни;

3) организовывает технологические процессы работы с документами, принимает меры по оптимизации документооборота таможни на основе. использования СЭД;

4) организовывает и осуществляет прием, обработку, регистрацию, хранение, передачу и отправку документов (поступивших, отправляемых, внутренних), в том числе документов с пометкой "Для служебного пользования", и обращений граждан, осуществляет информационно-справочную работу по документам, зарегистрированным в СЭД;

5) организовывает своевременное предварительное рассмотрение поступивших документов, представляемых для доклада руководству таможни;

6) осуществляет проверку оформления документов, представляемых на подпись руководству таможни;

7) организовывает и осуществляет контроль за исполнением документов в соответствии с указаниями и поручениями руководству таможни по их исполнению;

8) анализирует состояние исполнительской дисциплины, информирует руководство таможни, начальников структурных подразделений таможни и подчиненных таможенных постов о ходе исполнения документов;

9) организовывает личный прием граждан в таможне и подчиненных таможенных постах;

10) осуществляет контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан в таможне и подчиненных таможенных постах;

11) организовывает формирование документального фонда таможни, доступ к документам и их использование;

12) осуществляет подготовку и передачу дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу Подразделения в архив таможни;

13) составляет сводную номенклатуру дел таможни, номенклатуру дел Подразделения;

14) разрабатывает образцы бланков организационно-распорядительных документов подчиненных таможенных постов ³ (далее - гербовые бланки);

------------------------------

³ Подразделение таможни, непосредственно подчиненной ФТС России, разрабатывает образцы бланков организационно-распорядительных документов таможни и подчиненных таможенных постов.

------------------------------

15) оформляет заказы на изготовление гербовых бланков, осуществляет их учет, хранение и выдачу в структурные подразделения таможни и подчиненные таможенные посты, а также контроль за соблюдением правил их использования;

16) организовывает проведение проверок наличия и хранения гербовых бланков, наличия документов с пометкой "Для служебного пользования" в таможне;

17) осуществляет сбор сведений, формирование и представление в подразделение документационного обеспечения Управления в установленные сроки статистических отчетов по формам, утвержденным ФТС России ⁴;

------------------------------

⁴ Подразделение таможни, непосредственно подчиненной ФТС России, представляет статистические отчеты в Управление делами ФТС России.

------------------------------

18) осуществляет контроль за организацией работы с документами, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", в структурных подразделениях таможни и подчиненных таможенных постах;

19) осуществляет контроль за соблюдением правил формирования и оформления дел и обеспечением их сохранности в структурных подразделениях таможни и подчиненных таможенных постах;

20) осуществляет организационное, методическое руководство и контроль за деятельностью подразделений документационного обеспечения (должностных лиц, на которых возложены функции по документационному обеспечению) подчиненных таможенных постов;

21) оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям таможни и подчиненным таможенным постам по вопросам делопроизводства и архивного дела;

22) организовывает и проводит мероприятия (занятия, семинары, совещания) по повышению уровня подготовки должностных лиц и работников таможни, подразделений документационного обеспечения (должностных лиц, на которых возложены функции по документационному обеспечению) подчиненных таможенных постов по вопросам делопроизводства и архивного дела;

23) организовывает работу архива и экспертной комиссии таможни;

24) участвует в инспекторских проверках деятельности подчиненных таможенных постов, организовывает и проводит функциональные проверки деятельности подчиненных таможенных постов по вопросам, отнесенным к компетенции Подразделения.