Приложение N 5

Приложение N 5
к распоряжению
администрации
городского округа
город Воронеж
от 08.10.2019 N 800-р

Приложение N 10
к Регламенту управления проектами
в администрации городского округа
город Воронеж

Методические рекомендации
по завершению проекта

1. Общие положения

1.1. Настоящие методические рекомендации по завершению проекта (далее - методические рекомендации) разработаны в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.2018 N 1288 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации" и постановлением правительства Воронежской области от 29.03.2019 N 301 "Об организации проектной деятельности в правительстве Воронежской области и исполнительных органах государственной власти Воронежской области".

1.2. Методические рекомендации содержат рекомендации по порядку завершения проекта и заполнению итогового отчета о реализации проекта (далее - отчет).

1.3. Отчет подготавливается при плановом или досрочном завершении проекта.

1.4. Организация работы по подготовке отчета осуществляется руководителем проекта на основании сводных данных, полученных от участников проекта.

1.5. Руководитель проекта обеспечивает подготовку отчета в течение 20 рабочих дней с момента согласования функциональным заказчиком предложения о завершении проекта, если иной срок не установлен решением Комитета управления проектами при главе городского округа город Воронеж (далее - Проектный комитет).

Отчет подлежит согласованию с функциональным заказчиком проекта, участниками проекта и городским проектным офисом.

1.6. Отчет утверждается Проектным комитетом.

2. Рекомендации по подготовке итогового отчета о реализации проекта

2.1. Отчет разрабатывается по форме согласно приложению N 9к Регламенту управления проектами в администрации городского округа город Воронеж в соответствии с рекомендациями по ее заполнению, приведенными в настоящем разделе методических рекомендаций.

Итоговый отчет включает следующие разделы:

- раздел 1 "Основные положения";

- раздел 2 "Сводная информация о реализации проекта";

- раздел 3 "Отчет о достижении цели проекта";

- раздел 4 "Отчет о достижении результатов проекта";

- раздел 5 "Отчет о соблюдении сроков проекта";

- раздел 6 "Отчет об исполнении бюджета проекта";

- раздел 7 "База знаний по проекту".

2.2. В наименовании проекта указывается полное наименование проекта в соответствии с паспортом проекта.

2.3. Раздел "Основные положения" содержит следующую информацию:

- "Дата отчета" - указывается дата направления отчета для согласования в соответствии с Положением о системе управления проектной деятельностью в администрации городского округа город Воронеж;

- "Регистрационный номер проекта" - номер, присвоенный городским проектным офисом при регистрации предложения проекта;

- "Краткое наименование проекта" - краткое наименование проекта, утвержденное паспортом проекта.

- "Срок начала и окончания проекта" - плановая дата начала реализации проекта и плановая дата завершения проекта в формате "ДД.ММ.ГГГГ", утвержденные в паспорте проекта;

- "Куратор проекта/должность" - Ф.И.О. и должность лица, исполняющего роль куратора проекта, утвержденного в паспорте проекта;

- "Функциональный заказчик/должность" - Ф.И.О. и должность лица, исполняющего роль функционального заказчика проекта, утвержденного в паспорте проекта;

- "Руководитель проекта/должность" - Ф.И.О. и должность лица, исполняющего роль руководителя проекта, определенного Проектным комитетом в качестве руководителя проекта и утвержденного в паспорте проекта;

- "Исполнители и соисполнители мероприятий проекта" - перечень (наименования) структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж и организаций, выполняющих работы в рамках мероприятий проекта;

- "Проект завершен (планово/досрочно)" - указывается, каким образом завершен проект: планово или досрочно.

2.4. Раздел "Сводная информация о реализации проекта" содержит обобщенную информацию о фактическом достижении цели, показателей,сроков, бюджета проекта. В графе "Оценка достижения" указываются количественные и процентные оценки достижения цели, сроков и бюджета проекта в соответствии с информацией, содержащейся в соответствующих разделах отчета. Применяемая в графе "Статус достижения" цветовая индикация соответствует процентным оценкам, представленным в таблице 1.

Таблица 1

Параметр статуса	Цвет индикации
реализуется без отклонений	"зеленый"
реализуется с отклонением не более 10-15%	"желтый"
реализуется с отклонением более 10-15%	"красный"

Итоговый статус реализации проекта соответствует наихудшему статусу данного раздела отчета.

Графа "Комментарий" заполняется при наличии желтого или красного индикатора статуса. В этом случае в строке соответствующего индикатора приводятся основные причины отклонений.

2.5. Раздел "Отчет о достижении цели проекта" содержит сведения о фактическом достижении цели проекта на момент завершения проекта:

- "Цель проекта" - цель проекта в соответствии с паспортом проекта;

- "Показатели проекта" - показатели проекта в соответствии с паспортом проекта.

По каждому показателю приводятся базовые, целевые (плановые) и фактические значения на момент завершения проекта.

В столбце "Достижение, %" указывается процент достижения планового значения по каждому показателю проекта (фактическое значение, деленное на плановое значение, умноженное на 100%).

В строке "Итого достижение цели и показателей проекта" указывается среднее арифметическое (сумма чисел, деленная на их количество)значений процентов достижения плановых показателей проекта.

В случае недостижения значения одного или нескольких показателей цели проекта при итоговой оценке достижения цели проекта, значения иных показателей, по которым целевые значения перевыполнены, приравниваются к 100%.

В случае если значения одного или нескольких показателей не достигнуты,в строке "Комментарий о достижении цели и показателей проекта" указываются причины отклонений.

2.6. Раздел "Отчет о достижении результатов проекта" содержит информацию о фактическом достижении плановых значений результатов проекта.

Информация в разделе приводится по результатам, утвержденным в паспорте проекта.

Наименования результатов, требования к результатам (определяются их характеристикой в паспорте проекта) указываются в соответствии с паспортом проекта.

В строке "Итого достигнуто результатов" указывается доля (процент) результатов, по которым плановые значения достигнуты, от общего количества результатов проекта. В графе "Комментарий и причины отклонений" указываются причины, по которым результаты достигнуты не были.

2.7. Раздел "Отчет о соблюдении сроков проекта" содержит следующую информацию:

- информацию о сроках реализации проекта-плановую, фактическую длительность проекта в месяцах, сведения о наличии отклонений (в процентах) фактической от плановой длительности, а также причины отклонений (при наличии) и иные комментарии;

- информацию об исполнении контрольных точек проекта-перечень контрольных точек, утвержденных паспортом проекта, их плановую и фактическую длительность (в месяцах), сведения о наличии отклонений (в процентах), а также причины отклонений (при наличии) или комментарии.

2.8. Раздел "Отчет об исполнении бюджета проекта" содержит информацию о фактическом достижении плановых значений освоения средств бюджета проекта по годам реализации проекта.

Плановые значения освоения бюджета проекта по годам реализации проекта в разрезе источников финансового обеспечения проекта указываются в соответствии со значениями, утвержденными в паспорте проекта.

По каждому источнику финансового обеспечения проекта указываются фактические значения объема средств бюджета проекта, освоенного в рамках реализации проекта на конец каждого года реализации проекта, а также итоговые значения по годам реализации проекта в разрезе всех источников финансового обеспечения проекта(строка "Итого, млн руб.") и итоговые значения на момент завершения проекта(графа "Всего, млн руб.").

Объемы расходов указываются в миллионах рублей, до двух знаков после запятой.

В строке "Отклонение, %" указывается процент отклонения фактического значения бюджета проекта от планового значения на конец каждого года реализации проекта, а также итоговое отклонение на момент завершения проекта.

В случае наличия отклонений фактических от плановых значений освоения средств бюджета проекта в строке "Комментарий об исполнении бюджета" указываются причины данных отклонений, приводятся иные комментарии.

2.9. Отчет считается сформированным наиболее полно при заполнении всех его разделов достоверной и объективной информацией.

2.10 Раздел "База знаний по проекту" - свод лучшего опыта, накопленного на протяжении всего срока реализации проекта, с разбивкой по этапам жизненного цикла проекта.

База знаний содержит информацию по следующим параметрам: фаза жизненного цикла проекта, описание событий (риск, возможность, мероприятие, факты, закономерности и т.д.), которые могли оказать/оказали влияние на проект, описание предпринятых действий (выход из ситуации в проекте), рекомендации для будущих проектов.

3. Передача архива проекта

По поручению руководителя проекта администратор проекта формирует пакет документов проекта для передачи в архив проектов городского проектного офиса. Администратор проекта заполняет контрольный лист передачи архива проекта (таблица 2), который содержит перечень документов, информация в которых свидетельствует о полноте произведенных действий по достижению целей проекта. Напротив каждого пункта контрольного листа указывается дата передачи документов в формате "ДД.ММ.ГГГГ". Администратор проекта организует подписание контрольного листа руководителем проекта и руководителем городского проектного офиса.

Таблица 2

Пример контрольного листа передачи архива проекта

N п/п	Пункт контрольного листа	Дата передачи
1	Электронные версии документов размещены в ИСУП
2	Все подтверждающие выполнение результатов проекта документы (электронные копии) переданы в городской проектный офис
3	Обязательные проектные документы переданы в городской проектный офис